【正文】 3年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 78頁 內(nèi)部文件，注意保密 文件處理中心的設(shè)置，將有助于 WD信息的辦公效率的提高 文件處理中心的設(shè)置，使 WD信息的文件處理流程和原有流程相比 較有很大的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)在： 一、永遠(yuǎn)不變的業(yè)務(wù)流程 二、最安全的權(quán)限系統(tǒng) 三、最及時的督辦系統(tǒng) 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 79頁 內(nèi)部文件，注意保密 重組后的文件處理流程優(yōu)勢一－－永遠(yuǎn)不變的業(yè)務(wù)流程 因為文件處理中心的設(shè)置，文件的傳遞由文件處理中心負(fù)責(zé)，具體傳遞的流程申請人并不關(guān)心，文件處理中心根據(jù)公司規(guī)定一個環(huán)節(jié)一個環(huán)節(jié)的報送、審批、催辦。一旦流程更改，文件處理中心隨時做出調(diào)整。而這一切，申請人并沒有感覺到。 所以，對我們每一個人來講，只要知道將需要審批的文件發(fā)給文件處理中心就行了，這是一個 永遠(yuǎn)不變的業(yè)務(wù)流程 。 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 80頁 內(nèi)部文件，注意保密 重組后的文件處理流程優(yōu)勢二－－最安全的權(quán)限系統(tǒng) 原有的文件處理流程設(shè)置了非常復(fù)雜的權(quán)限系統(tǒng)，但存在以下問題： ? 權(quán)限的復(fù)雜性使權(quán)限設(shè)置的出錯機(jī)會增多，并且難以發(fā)現(xiàn)。 ? 權(quán)限的設(shè)置往往和人事調(diào)整、變動聯(lián)系在一起，甚至還會有臨時授權(quán)的情況，這就需要專人管理和維護(hù)權(quán)限系統(tǒng)，一旦管理疏忽、維護(hù)滯后，都會造成泄密。 重組后的文件處理流程是這樣解決的： ? 公司所有的文件發(fā)送和接收均經(jīng)過文件處理中心過濾，垃圾郵件、帶有病毒的郵件、不利于公司發(fā)展的郵件均被過濾。 ? 公司機(jī)密文件由文件處理中心管理，每次查閱均要提出申請、記錄在案。 ? 文件處理中心為每一員工提供了公司級的安全服務(wù)，所以說是最安全的權(quán)限系統(tǒng)。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 81頁 內(nèi)部文件，注意保密 重組后的文件處理流程優(yōu)勢三－－最及時的督辦系統(tǒng) ? 文件處理中心專門負(fù)責(zé)文件的督辦工作。 ? 緊急郵件在發(fā)送的同時，由文件處理中心與審批人聯(lián)系，請及時處理。 ? 如果審批人暫時無法接收文件，文件處理中心將采用其它方式與審批人 聯(lián)系。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 82頁 內(nèi)部文件，注意保密 申請單位 文件處理中心 職能部門 n 公司領(lǐng)導(dǎo) 這樣，重組后的文件處理中心成為每一個部門，每一位員工的行政秘書 申請單位 職能部門 n 職能部門 1 公司領(lǐng)導(dǎo) 職能部門 1 原有文件處理流程 重組后的文件處理流程 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 83頁 內(nèi)部文件，注意保密 文件處理流程重組后的效果 ? 大大方便了專業(yè)技術(shù)人員，可以安心本職工作 ? 減少了專業(yè)技術(shù)人員非價值創(chuàng)造時間，提高了專業(yè)技術(shù)人員的利用率，從而從整體上降低了產(chǎn)品開發(fā)成本 ? 因為有專門的督辦機(jī)構(gòu)，文件審批流程速度加快，普遍比重組前提高了一倍以上 ? 文件泄密現(xiàn)象基本得到控制 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 84頁 內(nèi)部文件，注意保密 流程優(yōu)化的案例目錄 不相容職務(wù)一定要分離 ―― 某國有企業(yè)采購流程重組案例 建立能夠持續(xù)改善的成本控制系統(tǒng) ―― 某流程型制造企業(yè)成本控制流程重組案例 中國式的 “ 看板管理 ” ―― 某生產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)管理流程優(yōu)化紀(jì)實 為每個員工都配備一個貼身 “ 秘書 ” ―― 某高科技企業(yè)文件處理流程優(yōu)化案例 財務(wù)部成了老板的 “ 出納 ” ―― 某民營企業(yè)資金管理流程改造紀(jì)實 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 85頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY有限公司背景介紹 ? XY有限公司成立于 1995年 ， 位于河北省邢臺市 ， 是在國家工商行政管理局登記注冊從事煉焦制氣的有限責(zé)任公司 。 ? 公司通過幾年的卓越努力 ， 贏得了非凡的業(yè)績 ， 員工 500余人 ， 其中中高級人才 60余人 ， 大中專員工占總公司總數(shù)的 65%， 公司年產(chǎn)冶金焦 70萬噸 ， 焦油30000噸 ， 粗苯 10000噸 ， 年外供應(yīng)煤氣 15000萬立方米 ， 2023年銷售額達(dá)到 5個億 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 86頁 內(nèi)部文件，注意保密 一般來說， 生產(chǎn)經(jīng)營過程 中 資金主要有四種形態(tài) 貨幣資金 成品資金 生產(chǎn)資金 儲備資金 結(jié)算資金 銷售過程 生產(chǎn)過程 供應(yīng)過程 結(jié)算過程 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 87頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY公司在 資金管理上存在的問題主要體現(xiàn)在缺乏對貨幣資金、儲備資金、 成品資金 、 結(jié)算資金 的有效控制上 貨幣資金 儲備資金 風(fēng)險描述 目前存在的問題 貨幣資金在企業(yè)中流動性最強(qiáng)。 貨幣資金留存不足，將發(fā)生財務(wù)風(fēng)險； 留存過多，則可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失 儲備資金是企業(yè)重要的流動資金。出于保證生產(chǎn)經(jīng)營的需要，出自價格的考慮，企業(yè)不可避免的要儲備各種材料物資。但是儲備過多的材料物資不僅要占用較多的資金從而影響企業(yè)資金的流轉(zhuǎn)，而且會增加倉儲費、維護(hù)費；材料物資占用過多的資金還會增加利息支出，導(dǎo)致利潤的損失。 XY公司領(lǐng)導(dǎo)只能通過閱讀財務(wù)部門每月提供一次的資產(chǎn)負(fù)債表來了解企業(yè)貨幣資金占用情況，由于時滯長，報表反映的數(shù)據(jù)又是月末靜態(tài)數(shù)據(jù)，所以難以對貨幣資金實現(xiàn)有效的控制 一、由于采購計劃、價格、檢驗、倉儲缺乏監(jiān)控制約，造成物資價高質(zhì)次、缺斤少兩的現(xiàn)象屢見不鮮； 二、由于供應(yīng)部門不了解生產(chǎn)部門所需和采購人員之間缺乏溝通，造成重復(fù)采購的現(xiàn)象較為嚴(yán)重； 三、材料實物管理缺乏有效的管理手段； 四、由于在市場經(jīng)濟(jì)條件下材料的價格經(jīng)常會發(fā)生變動，使原有的計劃價格難以有效的發(fā)揮作用。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 88頁 內(nèi)部文件，注意保密 由于缺乏對資金流程的有效控制，財務(wù)部門提供信息緩慢、提供數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，使 XY公司 企業(yè)管理者難以根據(jù)市場變化做出快速的反應(yīng) 成品資金 風(fēng)險描述 目前存在的問題 產(chǎn)成品往往要占用企業(yè)很多資金，這部分資金變現(xiàn)能力差，容易轉(zhuǎn)變?yōu)椴涣假Y產(chǎn)。 產(chǎn)成品的去留直接關(guān)系到一個企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)速度。 為了保證成品資金的快速周轉(zhuǎn)，企業(yè)必須抓好產(chǎn)品的銷售環(huán)節(jié) 產(chǎn)品銷售一部分通過中間商經(jīng)銷，另一部分依靠企業(yè)專業(yè)隊伍營銷。中間商經(jīng)銷過程中常常會封閉有利于公司的市場信息，使企業(yè)旺銷時產(chǎn)成品沉淀在中間環(huán)節(jié)，市場疲軟時產(chǎn)品積壓在倉庫；盡管企業(yè)在全國一些大中城市都設(shè)置了銷售網(wǎng)點，但由于專業(yè)人員信息獨占，導(dǎo)致高層經(jīng)理往往受制于經(jīng)銷人員產(chǎn)品銷售慢，一些人員暗箱操作、損公肥私，而產(chǎn)品積壓、降價甩賣拖欠貨款現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。 結(jié)算資金 在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)為了增加銷售，增強(qiáng)市場競爭力；減少庫存，加速資金周轉(zhuǎn)，自然要采用賒銷政策。 企業(yè)賒銷政策的實施常常帶來的是企業(yè)間相互拖欠貨款，應(yīng)收帳款居高不下，嚴(yán)重影響了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)，嚴(yán)重時還會導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生大量的壞帳損失。 應(yīng)收帳款居高不下 尚未建立 一套有效的信用控制機(jī)制 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 89頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之一 －－對 貨幣資金的控制 貨幣資金 財務(wù)部門 各級審批 部門 使用資金 單位 成品資金 生產(chǎn)資金 儲備資金 總經(jīng)辦 結(jié)算資金 銷售過程 銷售部門 信用部門 生產(chǎn)過程 供應(yīng)過程 明確收支事項授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限，將審批過的使用資金計劃通知總經(jīng)辦 建立貨幣資金收支的職責(zé)分工與內(nèi)部牽制制度，總經(jīng)辦通知銷售部將匯票款項存入銀行，財務(wù)部門作為執(zhí)行部門付款， 成了老板的“出納” 利用現(xiàn)代化的管理手段及時反饋資金收入信息 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 90頁 內(nèi)部文件，注意保密 市場 銷售 財務(wù) 銀 行 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 文件批號 財務(wù)部 借 單 控制 預(yù)審 回款 計 劃 使 用 使用資金單位 資金程序 XY公司 資金流動程序 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 91頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY公司資金管理制度 各單位提出資金計劃 ， 經(jīng)有關(guān)部門審批后上報總經(jīng)理 ， 待總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可填報借據(jù) ， 總經(jīng)理辦每天晚下班以前要把 “ 未付借據(jù)明細(xì)日報表 ” 報給總經(jīng)理 。 綜合資金情況主要包括：今日銷售到款 、 今日轉(zhuǎn)款 、 今日付款情況 、 未付款情況 、 未存戶匯票明細(xì) 、 銀行存款明細(xì) 、 現(xiàn)金余額等 。 總經(jīng)理辦公室 、 財務(wù)部 、 銷售部的資金情況必須平衡一致 。 付哪筆款 、 用哪筆款付都必須經(jīng)總經(jīng)理批示 。 各有關(guān)人員必須保證辦事效率 ， 務(wù)必使資金的運作及時而準(zhǔn)確 。 各有關(guān)人員對資金的情況必須保密 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 92頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之二 －－對儲備資金 的控制 把好進(jìn)貨價格關(guān) ， 降低采購成本 建立和完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控體系 核定庫存儲備量 實行動態(tài)管理 按實際成本核算 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 93頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之三 －－對成品資金 的控制 ? 2023年 ， 企業(yè)在 20個銷售子公司都建立了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò) ， 實現(xiàn)了信息化管理 。 ? 各銷售網(wǎng)點每兩天都要通過因特網(wǎng)將當(dāng)天的銷售情況輸入到公司的數(shù)據(jù)庫和計算機(jī)系統(tǒng) 。 ? 公司經(jīng)理層隨時可以了解市場動態(tài) ， 在萬里之外調(diào)度各銷售網(wǎng)點的庫存產(chǎn)品 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 94頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之四 －－對結(jié)算資金 的控制 為了防止資金流失，造成新的欠款， XY公司建立了資金使用個人責(zé)任制。不論是大筆匯款，還是公出借款，全部輸入計算機(jī)備案，同時建立個人帳戶，規(guī)定： “發(fā)貨款或采購款在一個月內(nèi)不結(jié)清的立即轉(zhuǎn)入個人帳戶，并扣個人利息 ”，從而實現(xiàn)了資金使用的有效制約。 財務(wù)部門對有關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)處理后通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供債權(quán)信息 公司經(jīng)理每天可通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)掌握重要的債權(quán)資金占用 建立有效的 制約機(jī)制 信用管理部門的職責(zé)是： ① 搜集 、 整理和分析客戶信息； ② 進(jìn)行信用評級和信用額度核決； ③ 控制發(fā)貨； ④ 信用額度監(jiān)控與審核； ⑤ 客戶信用變化情況監(jiān)控； ⑥ 應(yīng)收賬款監(jiān)控和逾期賬款催收； ⑦ 進(jìn)行法律訴訟及客戶破產(chǎn)清理 。 組建信用管理部門 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 95頁 內(nèi)部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造后的效果 XY公司的銷售部通過信息網(wǎng)絡(luò)及時掌握各銷售網(wǎng)點的貨幣資金收入情況；公司的經(jīng)理人員不論在什么地方 ， 只要打開筆記本電腦 ， 就能利用網(wǎng)上信息了解和掌握公司當(dāng)日的貨幣資金收付情況 2023年 采購平均價格下降了 %， 按當(dāng)年 ， 僅此一項就節(jié)省資金近千萬元 。 2023年 9月 ,XY公司對各種物資進(jìn)行了一次全面盤點 ， 結(jié)果各種物資盈虧正常 。 2023年在銷售人員沒有增加的條件下 ， 公司自銷份額上升到 90%以上 ， 銷售形勢好轉(zhuǎn) ， 公司產(chǎn)銷率達(dá)到 102%。 實行動態(tài)管理 XY公司通過加強(qiáng)債權(quán)項目的管理使企業(yè)銷售回款率逐年得到了提高 。 2023年以前 ，公司回款率平均為 85%左右； 2023年回款率達(dá) 103%。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 96頁 內(nèi)部文件，注意保密 演講完畢，謝謝觀看！