【正文】 3年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 78頁 內部文件，注意保密 文件處理中心的設置，將有助于 WD信息的辦公效率的提高 文件處理中心的設置，使 WD信息的文件處理流程和原有流程相比 較有很大的優(yōu)勢，具體表現在： 一、永遠不變的業(yè)務流程 二、最安全的權限系統(tǒng) 三、最及時的督辦系統(tǒng) 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 79頁 內部文件，注意保密 重組后的文件處理流程優(yōu)勢一－－永遠不變的業(yè)務流程 因為文件處理中心的設置，文件的傳遞由文件處理中心負責，具體傳遞的流程申請人并不關心，文件處理中心根據公司規(guī)定一個環(huán)節(jié)一個環(huán)節(jié)的報送、審批、催辦。一旦流程更改，文件處理中心隨時做出調整。而這一切，申請人并沒有感覺到。 所以，對我們每一個人來講，只要知道將需要審批的文件發(fā)給文件處理中心就行了，這是一個 永遠不變的業(yè)務流程 。 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 80頁 內部文件，注意保密 重組后的文件處理流程優(yōu)勢二－－最安全的權限系統(tǒng) 原有的文件處理流程設置了非常復雜的權限系統(tǒng)，但存在以下問題： ? 權限的復雜性使權限設置的出錯機會增多，并且難以發(fā)現。 ? 權限的設置往往和人事調整、變動聯系在一起，甚至還會有臨時授權的情況，這就需要專人管理和維護權限系統(tǒng)，一旦管理疏忽、維護滯后，都會造成泄密。 重組后的文件處理流程是這樣解決的： ? 公司所有的文件發(fā)送和接收均經過文件處理中心過濾，垃圾郵件、帶有病毒的郵件、不利于公司發(fā)展的郵件均被過濾。 ? 公司機密文件由文件處理中心管理，每次查閱均要提出申請、記錄在案。 ? 文件處理中心為每一員工提供了公司級的安全服務，所以說是最安全的權限系統(tǒng)。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 81頁 內部文件，注意保密 重組后的文件處理流程優(yōu)勢三－－最及時的督辦系統(tǒng) ? 文件處理中心專門負責文件的督辦工作。 ? 緊急郵件在發(fā)送的同時，由文件處理中心與審批人聯系，請及時處理。 ? 如果審批人暫時無法接收文件，文件處理中心將采用其它方式與審批人 聯系。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 82頁 內部文件，注意保密 申請單位 文件處理中心 職能部門 n 公司領導 這樣，重組后的文件處理中心成為每一個部門，每一位員工的行政秘書 申請單位 職能部門 n 職能部門 1 公司領導 職能部門 1 原有文件處理流程 重組后的文件處理流程 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 83頁 內部文件，注意保密 文件處理流程重組后的效果 ? 大大方便了專業(yè)技術人員，可以安心本職工作 ? 減少了專業(yè)技術人員非價值創(chuàng)造時間，提高了專業(yè)技術人員的利用率，從而從整體上降低了產品開發(fā)成本 ? 因為有專門的督辦機構，文件審批流程速度加快，普遍比重組前提高了一倍以上 ? 文件泄密現象基本得到控制 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 84頁 內部文件，注意保密 流程優(yōu)化的案例目錄 不相容職務一定要分離 ―― 某國有企業(yè)采購流程重組案例 建立能夠持續(xù)改善的成本控制系統(tǒng) ―― 某流程型制造企業(yè)成本控制流程重組案例 中國式的 “ 看板管理 ” ―― 某生產企業(yè)生產管理流程優(yōu)化紀實 為每個員工都配備一個貼身 “ 秘書 ” ―― 某高科技企業(yè)文件處理流程優(yōu)化案例 財務部成了老板的 “ 出納 ” ―― 某民營企業(yè)資金管理流程改造紀實 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 85頁 內部文件，注意保密 XY有限公司背景介紹 ? XY有限公司成立于 1995年 ， 位于河北省邢臺市 ， 是在國家工商行政管理局登記注冊從事煉焦制氣的有限責任公司 。 ? 公司通過幾年的卓越努力 ， 贏得了非凡的業(yè)績 ， 員工 500余人 ， 其中中高級人才 60余人 ， 大中專員工占總公司總數的 65%， 公司年產冶金焦 70萬噸 ， 焦油30000噸 ， 粗苯 10000噸 ， 年外供應煤氣 15000萬立方米 ， 2023年銷售額達到 5個億 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 86頁 內部文件，注意保密 一般來說， 生產經營過程 中 資金主要有四種形態(tài) 貨幣資金 成品資金 生產資金 儲備資金 結算資金 銷售過程 生產過程 供應過程 結算過程 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 87頁 內部文件，注意保密 XY公司在 資金管理上存在的問題主要體現在缺乏對貨幣資金、儲備資金、 成品資金 、 結算資金 的有效控制上 貨幣資金 儲備資金 風險描述 目前存在的問題 貨幣資金在企業(yè)中流動性最強。 貨幣資金留存不足，將發(fā)生財務風險； 留存過多，則可能導致經濟損失 儲備資金是企業(yè)重要的流動資金。出于保證生產經營的需要，出自價格的考慮，企業(yè)不可避免的要儲備各種材料物資。但是儲備過多的材料物資不僅要占用較多的資金從而影響企業(yè)資金的流轉，而且會增加倉儲費、維護費；材料物資占用過多的資金還會增加利息支出，導致利潤的損失。 XY公司領導只能通過閱讀財務部門每月提供一次的資產負債表來了解企業(yè)貨幣資金占用情況，由于時滯長，報表反映的數據又是月末靜態(tài)數據，所以難以對貨幣資金實現有效的控制 一、由于采購計劃、價格、檢驗、倉儲缺乏監(jiān)控制約，造成物資價高質次、缺斤少兩的現象屢見不鮮； 二、由于供應部門不了解生產部門所需和采購人員之間缺乏溝通，造成重復采購的現象較為嚴重； 三、材料實物管理缺乏有效的管理手段； 四、由于在市場經濟條件下材料的價格經常會發(fā)生變動，使原有的計劃價格難以有效的發(fā)揮作用。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 88頁 內部文件，注意保密 由于缺乏對資金流程的有效控制，財務部門提供信息緩慢、提供數據不準，使 XY公司 企業(yè)管理者難以根據市場變化做出快速的反應 成品資金 風險描述 目前存在的問題 產成品往往要占用企業(yè)很多資金，這部分資金變現能力差，容易轉變?yōu)椴涣假Y產。 產成品的去留直接關系到一個企業(yè)的資金周轉速度。 為了保證成品資金的快速周轉，企業(yè)必須抓好產品的銷售環(huán)節(jié) 產品銷售一部分通過中間商經銷，另一部分依靠企業(yè)專業(yè)隊伍營銷。中間商經銷過程中常常會封閉有利于公司的市場信息，使企業(yè)旺銷時產成品沉淀在中間環(huán)節(jié)，市場疲軟時產品積壓在倉庫；盡管企業(yè)在全國一些大中城市都設置了銷售網點，但由于專業(yè)人員信息獨占，導致高層經理往往受制于經銷人員產品銷售慢，一些人員暗箱操作、損公肥私，而產品積壓、降價甩賣拖欠貨款現象屢屢出現。 結算資金 在市場經濟條件下，企業(yè)為了增加銷售，增強市場競爭力；減少庫存，加速資金周轉，自然要采用賒銷政策。 企業(yè)賒銷政策的實施常常帶來的是企業(yè)間相互拖欠貨款，應收帳款居高不下，嚴重影響了企業(yè)資金周轉，嚴重時還會導致企業(yè)產生大量的壞帳損失。 應收帳款居高不下 尚未建立 一套有效的信用控制機制 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 89頁 內部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之一 －－對 貨幣資金的控制 貨幣資金 財務部門 各級審批 部門 使用資金 單位 成品資金 生產資金 儲備資金 總經辦 結算資金 銷售過程 銷售部門 信用部門 生產過程 供應過程 明確收支事項授權批準權限，將審批過的使用資金計劃通知總經辦 建立貨幣資金收支的職責分工與內部牽制制度，總經辦通知銷售部將匯票款項存入銀行，財務部門作為執(zhí)行部門付款， 成了老板的“出納” 利用現代化的管理手段及時反饋資金收入信息 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 90頁 內部文件，注意保密 市場 銷售 財務 銀 行 總經辦 總經理 文件批號 財務部 借 單 控制 預審 回款 計 劃 使 用 使用資金單位 資金程序 XY公司 資金流動程序 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 91頁 內部文件，注意保密 XY公司資金管理制度 各單位提出資金計劃 ， 經有關部門審批后上報總經理 ， 待總經理批準后方可填報借據 ， 總經理辦每天晚下班以前要把 “ 未付借據明細日報表 ” 報給總經理 。 綜合資金情況主要包括：今日銷售到款 、 今日轉款 、 今日付款情況 、 未付款情況 、 未存戶匯票明細 、 銀行存款明細 、 現金余額等 。 總經理辦公室 、 財務部 、 銷售部的資金情況必須平衡一致 。 付哪筆款 、 用哪筆款付都必須經總經理批示 。 各有關人員必須保證辦事效率 ， 務必使資金的運作及時而準確 。 各有關人員對資金的情況必須保密 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 92頁 內部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之二 －－對儲備資金 的控制 把好進貨價格關 ， 降低采購成本 建立和完善網絡監(jiān)控體系 核定庫存儲備量 實行動態(tài)管理 按實際成本核算 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 93頁 內部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之三 －－對成品資金 的控制 ? 2023年 ， 企業(yè)在 20個銷售子公司都建立了計算機網絡 ， 實現了信息化管理 。 ? 各銷售網點每兩天都要通過因特網將當天的銷售情況輸入到公司的數據庫和計算機系統(tǒng) 。 ? 公司經理層隨時可以了解市場動態(tài) ， 在萬里之外調度各銷售網點的庫存產品 。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 94頁 內部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造具體操作之四 －－對結算資金 的控制 為了防止資金流失，造成新的欠款， XY公司建立了資金使用個人責任制。不論是大筆匯款，還是公出借款，全部輸入計算機備案，同時建立個人帳戶，規(guī)定： “發(fā)貨款或采購款在一個月內不結清的立即轉入個人帳戶，并扣個人利息 ”，從而實現了資金使用的有效制約。 財務部門對有關業(yè)務數據處理后通過計算機網絡提供債權信息 公司經理每天可通過計算機網絡掌握重要的債權資金占用 建立有效的 制約機制 信用管理部門的職責是： ① 搜集 、 整理和分析客戶信息； ② 進行信用評級和信用額度核決； ③ 控制發(fā)貨； ④ 信用額度監(jiān)控與審核； ⑤ 客戶信用變化情況監(jiān)控； ⑥ 應收賬款監(jiān)控和逾期賬款催收； ⑦ 進行法律訴訟及客戶破產清理 。 組建信用管理部門 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 95頁 內部文件，注意保密 XY公司 資金流程改造后的效果 XY公司的銷售部通過信息網絡及時掌握各銷售網點的貨幣資金收入情況；公司的經理人員不論在什么地方 ， 只要打開筆記本電腦 ， 就能利用網上信息了解和掌握公司當日的貨幣資金收付情況 2023年 采購平均價格下降了 %， 按當年 ， 僅此一項就節(jié)省資金近千萬元 。 2023年 9月 ,XY公司對各種物資進行了一次全面盤點 ， 結果各種物資盈虧正常 。 2023年在銷售人員沒有增加的條件下 ， 公司自銷份額上升到 90%以上 ， 銷售形勢好轉 ， 公司產銷率達到 102%。 實行動態(tài)管理 XY公司通過加強債權項目的管理使企業(yè)銷售回款率逐年得到了提高 。 2023年以前 ，公司回款率平均為 85%左右； 2023年回款率達 103%。 2023年 2月 26日 流程優(yōu)化工具 第 96頁 內部文件，注意保密 演講完畢，謝謝觀看！