【導讀】所謂組織，是指一個有共同目標和一定邊界的社會實體和活動過程及活動系統(tǒng)。及其活動，組織自身才得到延續(xù)和發(fā)展。現(xiàn)代組織理論認為，任何組織都是一個整體、一個系統(tǒng)，它的。功能是由其結構決定的。指派給一定的為其工作的人員。因此，辦公室組織涉及的是人與人、人與事之間構成的活動，在特定的。由此可見，組織一個辦公室就是正確安排布置好它的各個部分及每一個人，使各個部門、各個人之間形成關系明確的有機的整體，使彼此協(xié)調(diào)有效地運轉。明確性是指各部門、各個工作人員之間的關系是明確的，不存在職責不分、責權混亂的情況。適當性是指每一個辦公室工作人員都要有適當?shù)墓芾硐聦偃藛T的幅度。同為達到組織的總目標而努力。線性組織方式是指按照縱向關系逐級安排責、權的組織方式。責權清楚，相對穩(wěn)定性較大，易于保持良好的紀律，不易發(fā)生責權混亂的現(xiàn)象。①確定調(diào)查對象并擬定有關文件。②規(guī)劃調(diào)查測定范圍及測定方法。

　　

【正文】 是什么？ 優(yōu)點： ①可以獲得更多的信息。 ②能夠充分觀察申請者 的自我表達、禮貌、沉著、自信等因素。 缺點： ①費時。 ②需要對面談進行控制，以防離題太遠。 典 型 面 談 使用包括一些特定關鍵問題的問題進行提問，又叫做有結構的或標準化的面談。 (1)你有多少年工作經(jīng)驗？ (2)你能流利地講哪些語言？ (3)你將如何接手這一工作，希望每月得到多少工資？ (4)一星期中的哪天或哪些晚上你不愿用于加班。 (5)你什么時候能開始工作？ 優(yōu)點： ①適用于對許多人進行篩選。 ②從申請者那里取得同一類型信息，既省時又可以進行比較。 ③獲取的信息比較完整。 很多 時候，僅僅是面談并不能確定是否錄用某一位求職者，測試選拔也是人員招聘工作中的一個重要環(huán)節(jié)。 (1)選拔測驗的原則 ①測驗在執(zhí)行和解釋上必須公正。 ②確保測驗與職務的聯(lián)系。 ③測驗不是惟一的手段，而是對人員進行全面評價的輔助工具。 ④測驗必須遵循效率原則。 惠州 培訓網(wǎng) (2)選拔測驗的類型 ①智力測驗。用來衡量智力和推理能力。 ②能力傾向測驗。衡量完成某種特定工作的能力 (如以數(shù)值表示概念的敏捷性 )，預測未來工作績效。 ③水平測驗。衡量精通某類工作的程度，如打字及有關的辦公技能。 ④人格測驗。衡量抽象的概念，如進取心、自主 性、服從性等。 ⑤興趣測驗。類似于個人好惡的清單，一般用于職業(yè)咨詢。 在選拔辦公人員時，應綜合運用一整套測驗，以檢驗合乎特定職務要求的多種能力。 通過面談和測驗，辦公室主任獲得了充分的信息，通過對這些信息的分析，就可以做出最后的選拔決策。如果面談和測驗證明沒有合適的人選，辦公室應重新刊登招聘廣告，而不能任命一個沒有達到規(guī)定標準的申請人。一旦做出錄用決定，應當盡快通知申請者本人，并簽訂工作合同 (協(xié)議 )。工作合同應包括以下內(nèi)容： (1)準確的頭銜和職務名稱。 (2)工作場所。 (3)員工的任務和責 任。 (4)員工的權力范圍，以及向誰負責。 (5)如有可能，規(guī)定工作時間 (對于高級職位，常常不采用這一條 )。 (6)現(xiàn)時工資及有關增加工資和加班工資的規(guī)定。 (7)獎金、紅利的正式規(guī)定。 (8)休假方面的權利。 (9)病假和疾病補助金的規(guī)定。 (10)產(chǎn)假規(guī)定。 (11)退休規(guī)定，包括退休年齡、退休金以及退休的資格條件。 (12)有關解聘和員工自愿離職的規(guī)定。如果涉及解聘，應規(guī)定預先通知的期限和報酬支付的方法。 (13)缺勤 (疾病和正常休假除外 )規(guī)定，包括帶薪的缺勤，例如參加婚禮、葬禮。 上述條目當然不可能 包括工作合同所有的內(nèi)容。在有些情況下，必須做出細則規(guī)定。很多合同，尤其是工作合同，經(jīng)常會引發(fā)解釋爭議。因此，工作合同一般由企業(yè)的律師或法律部門起草，起碼應經(jīng)過他們的審查。 惠州 培訓網(wǎng) 二、辦公室人員的培訓 企業(yè)在招聘到合格的辦公室人員后，就要對其進行一些基本工作技能的培訓，這種培訓主要是入門介紹，目的是使其能盡快地熟悉新環(huán)境，適應新工作。此外，對于原有的辦公室人員，企業(yè)也要對其進行必要的培訓，使他們不斷提高業(yè)務水平與工作效率。因此，對辦公室人員進行培訓是辦公室主任的一項重要職責。 對辦公室人員進行培訓 ，能給企業(yè)帶來許多利益。最切實的是可以使辦公室人員的工作效率得到提高。研究表明：培訓與員工效率有密切的關系。許多人，尤其是第一次找工作的年輕人，都希望在那些能提供培訓機會的企業(yè)中供職，因此，培訓有助于招聘工作的開展。培訓還能提高企業(yè)的形象。當企業(yè)出現(xiàn)勞動力短缺，尤其是熟練人員短缺時，培訓可消除或減輕這個問題。培訓可以提高和維持員工的士氣。當員工經(jīng)培訓后能輕松地完成自己的工作時，其士氣經(jīng)常是最高的。而且員工還可能因此形成對企業(yè)的向心力。對員工的培訓還可以為辦公室提供未來的經(jīng)理人員和監(jiān)督人員，這些內(nèi)部晉升對員工 是一種激勵。培訓對采用新的設備和工藝方法來說也是必不可少的，它可以縮短機器達到滿負荷運轉所必須經(jīng)歷的時間，同時也節(jié)省大量的經(jīng)費。 對員工進行培訓必須先制定合適的培訓計劃。任何一項培訓計劃在制定和實施前，必須先解決其目的問題。辦公室培訓計劃的目的一般包括： (1)提供入門訓練，使新員工具備接受新分配工作的條件。 (2)為在職人員提供進修機會，提高他們的專業(yè)知識和技能。 (3)為工作任務發(fā)生變化的辦公人員提供再訓練。 (4)提供管理培訓和進修，使辦公人員具有承擔更多責任和更高職務的能力。培訓 目的根據(jù)履行職務的實際情況來確定，并應在培訓前將其傳達給受訓人員。在確定了培訓目的后，負責實施辦公室培訓的人員就可以編制培訓計劃了。 (1)用特設的表格列出培訓目標。 (2)概述計劃的范圍和要點。 (3)可采用的培訓方法和技術。 (4)說明與訓練有關的受訓人員和教員類型。 惠州 培訓網(wǎng) (5)指定編寫教材和大綱的負責人。 (6)列舉訓練成本。 (7)培訓計劃呈最高管理部門審批。 (8)定期跟蹤評價計劃成效。 入門培訓的目的是使新進人員具備接受所分配的工作應具備的條件。在這種培訓中，新進人 員所學到的大部分知識是從上下級關系的工作環(huán)境中獲得的。入門培訓一般由辦公室監(jiān)督人員或培訓部主任負責。入門培訓的方法和技術選擇基于以下因素：受訓人員的人數(shù)和地址；他們在教育、經(jīng)驗、能力、職責和專業(yè)水平方面的相似點和不同點；培訓人員的能力；教學場地、設備和培訓計劃的現(xiàn)有手段；以及各種方法和技術的成本。在選擇培訓方法和技術時，要充分考慮培訓的目標。 培訓的目標不論是為了增加知識、提高技能，還是為了影響態(tài)度和改變行為方式，都對技術和方法的選擇有很大影響。下面列出一些入門培訓的方法和技術問題，它們同樣適于升級培訓和再 培訓。 (1)在職訓練 在職訓練是培訓新辦公室人員最常見的方法，一般利用現(xiàn)有設備和資料為受訓人員提供完成工作所需要的知識和技能。采用在職訓練的方法，新工作人員可以在同事、辦公室監(jiān)督者或辦公室經(jīng)理的指導下，以一對一的方式，在工作崗位上學會自己的工作。指導者除了傳授知識和技能外，還可以時常討論部門中的一些問題，而且還可以把一些職責交給受訓人員。 在職培訓適用于多種辦公室事務性工作的傳授，比如信件的開啟和分類、為用戶開票、為買方和賣方的賬目過賬、直接記錄和操作電話交換機等。 (2)企業(yè)學習班 企業(yè)學習班可由企業(yè)在 工作時間內(nèi)或工作時間外舉辦。許多企業(yè)，如美國電話電報公司、通用電氣公司、通用汽車公司、國際商用機器公司和施樂公司，都為其員工的入門培訓建立了專門的學習班。這種內(nèi)部培訓的費用很高，但對需要大量文書工作人員的公司來說，仍不失為最好的解決辦法。 (3)工作輪換 工作輪換是指讓受訓人員在不長的一段時間內(nèi)輪流到公司各部門或部門各環(huán)節(jié)去見習一些職能工作，以使受訓人在觀察或擔任各項工作時親自體會各種業(yè)務，學會各種技能。例如，一個公司在招聘一般文書、速記和秘書人員時，不按具體職務聘任，而是把他們派到培訓中心去。新員工在獲得 一個合適的職位之前，臨時從一個部門調(diào)到另一個部門，各種工作都做一做，最后回到培訓中心，以便進一步培訓。 (4)內(nèi)部講授 — 示范 在規(guī)模較大的企業(yè)中，當指導者需要把大量實際知識傳授給一批辦公室新職員時，經(jīng)常使用講授 —— 惠州 培訓網(wǎng) 示范法。為了說明辦公室程序中的主要步驟，如如何處理新來的訂單、如何記錄或如何使每月銀行里的結賬單與工資賬目余額保持一致，一般都親自示范或用電影和錄像磁帶示范來輔助講授。但示范法是一種單向溝通，在影響辦公人員的態(tài)度或塑造辦公人員的行為等方面的作用不如雙向溝通方法的作用大。 入門培訓的其他方法還有循序 漸進教學法、計算機輔助教學法、電影、電視和其他視聽媒介教學法等等。 管理培訓和進修的目標是使工作人員在辦公室內(nèi) (或企業(yè)內(nèi) )能夠擔當更高一級職位的任務和責任。舉辦管理培訓和進修，為辦公室人員提供晉升機會，將極大地提高辦公室人員的士氣。許多企業(yè)為其基層管理人員和中層管理人員提供內(nèi)部培訓，培訓計劃是定期安排的，例如每周 4 小時，共 6 周；每月 1 天，共 6 個月；或每年一周。但大部分管理培訓和進修都由外部組織負責，中層管理人員參加外部計劃比基層管理人員更常見。 管理培訓和進修的訓練方法主要有： (1)討 論法 由小組長領導受訓人員進行討論。主持討論的人可以為參加學習的受訓人員進行講解，或指導受訓人員自己作出部分或全部決定。在利用典型例證從人際關系和改變?nèi)后w態(tài)度與行為方面訓練未來的管理人員上看，討論法很有效。但討論法的費用一般較講授法高，而且要求主持討論的人有較高的敏感性和技能。 (2)案例研究 在培訓班集合之前給每一個受訓人員發(fā)一份書面案例，說明公司過去或現(xiàn)在存在的問題或情況，要求每個受訓人員在研究背景材料后在班上提出一個解決問題的方案，然后受訓人員互相評價提出的方案。由于一個案例問題往往有多種解決方案，所 以受訓人員通過對一些可能的解決方法進行分析和討論，能逐步加深對管理行為的了解。 (3)評價中心 評價中心采用的模擬管理練習近似于受訓人員在較高級職務中將遇到的某種工作情形。評價中心一般用于鑒定工作人員的管理才干，如分析問題的能力、判斷力、領導能力、人際敏感性、創(chuàng)造性和組織規(guī)劃能力等。評價中心典型的練習包括文件處理決策、無領導小組討論、模擬面談、分析問題及調(diào)查問題等。這些模擬練習由受到專門訓練的評價員主持，他們以評價小組的形式對受訓者作出一致評價。 (4)決策模擬 決策模擬原是為高、中級管理人員設計的，通常稱 作企業(yè)對策。這種方法模擬的是企業(yè)的實況或其中的一個職能。進行對抗賽的兩組受訓人員，分別扮演企業(yè)管理部門的各種角色，培訓人員會給他們一份 惠州 培訓網(wǎng) 虛擬的業(yè)務說明，然后要求他們完成任務和制定決策 (經(jīng)常借助于電子計算機 )。所要制定的決策，可能是要通過削減費用、改進生產(chǎn)和增加銷售等措施來提高企業(yè)的效益。 企業(yè)對策能使受訓者深入了解組織的狀況，促進參與者之間的協(xié)作，進一步提高參與者解決實際問題的能力。 (5)文件待處理訓練 在這種決策模擬技術中，先向未來的辦公室管理人員簡單說明一個高級職位，然后將受訓人員“提升”到這個職位上， 再給受訓人員一份有代表性的問題樣本，通常是郵來的備忘錄和業(yè)務函件，要求受訓人員在規(guī)定時間內(nèi)制定全部決策和解決所有問題，而且不能從外界獲得幫助。 (6)講授法 這是一種非參與性的單向溝通技術。運用這種方法，小組領導、教員或訓練專家能夠把許多實際知識在較短時期內(nèi)傳授給一大批人。在所有訓練方法中，講授法費用最低，運用得最多。講授法在影響受訓人員的態(tài)度和樹立一種行為模式方面的能力是有限的，而且在這種方法中受訓人員因不能參加實踐而得不到什么激勵。 ⑦角色扮演 它要求將來的管理人員和其他受訓人員在模擬條件下扮演他們自己 的或別人的角色。受訓人員可以扮演高級管理人員的角色，并對這一級人員可能遇到的問題提出解決辦法。在扮演結束之后，由直接上級或訓練專家來評定成績。 惠州 培訓網(wǎng) 管 理 工 具 1 辦公室人員著裝管理規(guī)定 第一條 為樹立和保持公司良好的社會形象，進一步規(guī)范管理，本公司員工應按本規(guī)定的要求著裝。 第二條 員工在上班時間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔。 第三條 男員工的著裝要求：夏天穿襯衣、系領帶；穿襯衣時，不得挽起袖子或不系袖扣；穿西裝時，要佩戴公司徽標。不準穿 皮鞋以外的其他鞋類 (包括皮涼鞋 )。 第四條 女員工上班不得穿牛仔服、運動服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服，并一律穿肉色絲襪。 第五條 女員工上班必須佩戴公司徽標；男員工穿西裝時要求戴公司徽標。公司徽標應佩戴在左胸前適當位置上。 第六條 部門副經(jīng)理以上的員工，辦公室一定要備有西服，以便有外出活動或重要業(yè)務洽談時穿用。 第七條 員工上班應注意將頭發(fā)梳理整齊。男員工發(fā)不過耳，并一般不準留胡子；女員工上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應得當。 第八條 員工違反本規(guī)定的，除通報批評外， 每次罰款 50元；一個月連續(xù)違反三次以上的，扣發(fā)當月獎金。 第九條 各部門、各線負責人應認真配合、督促下屬員工遵守本規(guī)定。一月累計員工違反本規(guī)定人次超過三人次或該部室員工總數(shù) 20%的，該負責人亦應罰 100元。 惠州 培訓網(wǎng) 惠州 培訓網(wǎng) 管 理 工 具 2 員工上下班打卡管理辦法 第一條 本公司全體員工上下班打卡，依照本辦法辦理。 第二條 本公司內(nèi)勤員工上午上下班，下午上下班應打卡，住在市區(qū)內(nèi)的業(yè)務人員，上午及下午到公司打進卡，外出工作時打退卡。 第三條 本公司 員工下午加班者，普通下班時間不必打卡，待加班完畢才予打卡。 第四條 本公司員工因事早退或出差需要離開公司，且當天不再返回公司者，應打退卡后才能離開公司。 第五條 員工上下班，必須親自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均給予各記大過一次處分。 第六條