【導(dǎo)讀】所謂組織，是指一個有共同目標(biāo)和一定邊界的社會實體和活動過程及活動系統(tǒng)。及其活動，組織自身才得到延續(xù)和發(fā)展?，F(xiàn)代組織理論認(rèn)為，任何組織都是一個整體、一個系統(tǒng)，它的。功能是由其結(jié)構(gòu)決定的。指派給一定的為其工作的人員。因此，辦公室組織涉及的是人與人、人與事之間構(gòu)成的活動，在特定的。由此可見，組織一個辦公室就是正確安排布置好它的各個部分及每一個人，使各個部門、各個人之間形成關(guān)系明確的有機(jī)的整體，使彼此協(xié)調(diào)有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。明確性是指各部門、各個工作人員之間的關(guān)系是明確的，不存在職責(zé)不分、責(zé)權(quán)混亂的情況。適當(dāng)性是指每一個辦公室工作人員都要有適當(dāng)?shù)墓芾硐聦偃藛T的幅度。同為達(dá)到組織的總目標(biāo)而努力。線性組織方式是指按照縱向關(guān)系逐級安排責(zé)、權(quán)的組織方式。責(zé)權(quán)清楚，相對穩(wěn)定性較大，易于保持良好的紀(jì)律，不易發(fā)生責(zé)權(quán)混亂的現(xiàn)象。①確定調(diào)查對象并擬定有關(guān)文件。②規(guī)劃調(diào)查測定范圍及測定方法。

　　

【正文】 是什么？ 優(yōu)點： ①可以獲得更多的信息。 ②能夠充分觀察申請者 的自我表達(dá)、禮貌、沉著、自信等因素。 缺點： ①費(fèi)時。 ②需要對面談進(jìn)行控制，以防離題太遠(yuǎn)。 典 型 面 談 使用包括一些特定關(guān)鍵問題的問題進(jìn)行提問，又叫做有結(jié)構(gòu)的或標(biāo)準(zhǔn)化的面談。 (1)你有多少年工作經(jīng)驗？ (2)你能流利地講哪些語言？ (3)你將如何接手這一工作，希望每月得到多少工資？ (4)一星期中的哪天或哪些晚上你不愿用于加班。 (5)你什么時候能開始工作？ 優(yōu)點： ①適用于對許多人進(jìn)行篩選。 ②從申請者那里取得同一類型信息，既省時又可以進(jìn)行比較。 ③獲取的信息比較完整。 很多 時候，僅僅是面談并不能確定是否錄用某一位求職者，測試選拔也是人員招聘工作中的一個重要環(huán)節(jié)。 (1)選拔測驗的原則 ①測驗在執(zhí)行和解釋上必須公正。 ②確保測驗與職務(wù)的聯(lián)系。 ③測驗不是惟一的手段，而是對人員進(jìn)行全面評價的輔助工具。 ④測驗必須遵循效率原則。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) (2)選拔測驗的類型 ①智力測驗。用來衡量智力和推理能力。 ②能力傾向測驗。衡量完成某種特定工作的能力 (如以數(shù)值表示概念的敏捷性 )，預(yù)測未來工作績效。 ③水平測驗。衡量精通某類工作的程度，如打字及有關(guān)的辦公技能。 ④人格測驗。衡量抽象的概念，如進(jìn)取心、自主 性、服從性等。 ⑤興趣測驗。類似于個人好惡的清單，一般用于職業(yè)咨詢。 在選拔辦公人員時，應(yīng)綜合運(yùn)用一整套測驗，以檢驗合乎特定職務(wù)要求的多種能力。 通過面談和測驗，辦公室主任獲得了充分的信息，通過對這些信息的分析，就可以做出最后的選拔決策。如果面談和測驗證明沒有合適的人選，辦公室應(yīng)重新刊登招聘廣告，而不能任命一個沒有達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的申請人。一旦做出錄用決定，應(yīng)當(dāng)盡快通知申請者本人，并簽訂工作合同 (協(xié)議 )。工作合同應(yīng)包括以下內(nèi)容： (1)準(zhǔn)確的頭銜和職務(wù)名稱。 (2)工作場所。 (3)員工的任務(wù)和責(zé) 任。 (4)員工的權(quán)力范圍，以及向誰負(fù)責(zé)。 (5)如有可能，規(guī)定工作時間 (對于高級職位，常常不采用這一條 )。 (6)現(xiàn)時工資及有關(guān)增加工資和加班工資的規(guī)定。 (7)獎金、紅利的正式規(guī)定。 (8)休假方面的權(quán)利。 (9)病假和疾病補(bǔ)助金的規(guī)定。 (10)產(chǎn)假規(guī)定。 (11)退休規(guī)定，包括退休年齡、退休金以及退休的資格條件。 (12)有關(guān)解聘和員工自愿離職的規(guī)定。如果涉及解聘，應(yīng)規(guī)定預(yù)先通知的期限和報酬支付的方法。 (13)缺勤 (疾病和正常休假除外 )規(guī)定，包括帶薪的缺勤，例如參加婚禮、葬禮。 上述條目當(dāng)然不可能 包括工作合同所有的內(nèi)容。在有些情況下，必須做出細(xì)則規(guī)定。很多合同，尤其是工作合同，經(jīng)常會引發(fā)解釋爭議。因此，工作合同一般由企業(yè)的律師或法律部門起草，起碼應(yīng)經(jīng)過他們的審查。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 二、辦公室人員的培訓(xùn) 企業(yè)在招聘到合格的辦公室人員后，就要對其進(jìn)行一些基本工作技能的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)主要是入門介紹，目的是使其能盡快地熟悉新環(huán)境，適應(yīng)新工作。此外，對于原有的辦公室人員，企業(yè)也要對其進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使他們不斷提高業(yè)務(wù)水平與工作效率。因此，對辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn)是辦公室主任的一項重要職責(zé)。 對辦公室人員進(jìn)行培訓(xùn) ，能給企業(yè)帶來許多利益。最切實的是可以使辦公室人員的工作效率得到提高。研究表明：培訓(xùn)與員工效率有密切的關(guān)系。許多人，尤其是第一次找工作的年輕人，都希望在那些能提供培訓(xùn)機(jī)會的企業(yè)中供職，因此，培訓(xùn)有助于招聘工作的開展。培訓(xùn)還能提高企業(yè)的形象。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)勞動力短缺，尤其是熟練人員短缺時，培訓(xùn)可消除或減輕這個問題。培訓(xùn)可以提高和維持員工的士氣。當(dāng)員工經(jīng)培訓(xùn)后能輕松地完成自己的工作時，其士氣經(jīng)常是最高的。而且員工還可能因此形成對企業(yè)的向心力。對員工的培訓(xùn)還可以為辦公室提供未來的經(jīng)理人員和監(jiān)督人員，這些內(nèi)部晉升對員工 是一種激勵。培訓(xùn)對采用新的設(shè)備和工藝方法來說也是必不可少的，它可以縮短機(jī)器達(dá)到滿負(fù)荷運(yùn)轉(zhuǎn)所必須經(jīng)歷的時間，同時也節(jié)省大量的經(jīng)費(fèi)。 對員工進(jìn)行培訓(xùn)必須先制定合適的培訓(xùn)計劃。任何一項培訓(xùn)計劃在制定和實施前，必須先解決其目的問題。辦公室培訓(xùn)計劃的目的一般包括： (1)提供入門訓(xùn)練，使新員工具備接受新分配工作的條件。 (2)為在職人員提供進(jìn)修機(jī)會，提高他們的專業(yè)知識和技能。 (3)為工作任務(wù)發(fā)生變化的辦公人員提供再訓(xùn)練。 (4)提供管理培訓(xùn)和進(jìn)修，使辦公人員具有承擔(dān)更多責(zé)任和更高職務(wù)的能力。培訓(xùn) 目的根據(jù)履行職務(wù)的實際情況來確定，并應(yīng)在培訓(xùn)前將其傳達(dá)給受訓(xùn)人員。在確定了培訓(xùn)目的后，負(fù)責(zé)實施辦公室培訓(xùn)的人員就可以編制培訓(xùn)計劃了。 (1)用特設(shè)的表格列出培訓(xùn)目標(biāo)。 (2)概述計劃的范圍和要點。 (3)可采用的培訓(xùn)方法和技術(shù)。 (4)說明與訓(xùn)練有關(guān)的受訓(xùn)人員和教員類型。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) (5)指定編寫教材和大綱的負(fù)責(zé)人。 (6)列舉訓(xùn)練成本。 (7)培訓(xùn)計劃呈最高管理部門審批。 (8)定期跟蹤評價計劃成效。 入門培訓(xùn)的目的是使新進(jìn)人員具備接受所分配的工作應(yīng)具備的條件。在這種培訓(xùn)中，新進(jìn)人 員所學(xué)到的大部分知識是從上下級關(guān)系的工作環(huán)境中獲得的。入門培訓(xùn)一般由辦公室監(jiān)督人員或培訓(xùn)部主任負(fù)責(zé)。入門培訓(xùn)的方法和技術(shù)選擇基于以下因素：受訓(xùn)人員的人數(shù)和地址；他們在教育、經(jīng)驗、能力、職責(zé)和專業(yè)水平方面的相似點和不同點；培訓(xùn)人員的能力；教學(xué)場地、設(shè)備和培訓(xùn)計劃的現(xiàn)有手段；以及各種方法和技術(shù)的成本。在選擇培訓(xùn)方法和技術(shù)時，要充分考慮培訓(xùn)的目標(biāo)。 培訓(xùn)的目標(biāo)不論是為了增加知識、提高技能，還是為了影響態(tài)度和改變行為方式，都對技術(shù)和方法的選擇有很大影響。下面列出一些入門培訓(xùn)的方法和技術(shù)問題，它們同樣適于升級培訓(xùn)和再 培訓(xùn)。 (1)在職訓(xùn)練 在職訓(xùn)練是培訓(xùn)新辦公室人員最常見的方法，一般利用現(xiàn)有設(shè)備和資料為受訓(xùn)人員提供完成工作所需要的知識和技能。采用在職訓(xùn)練的方法，新工作人員可以在同事、辦公室監(jiān)督者或辦公室經(jīng)理的指導(dǎo)下，以一對一的方式，在工作崗位上學(xué)會自己的工作。指導(dǎo)者除了傳授知識和技能外，還可以時常討論部門中的一些問題，而且還可以把一些職責(zé)交給受訓(xùn)人員。 在職培訓(xùn)適用于多種辦公室事務(wù)性工作的傳授，比如信件的開啟和分類、為用戶開票、為買方和賣方的賬目過賬、直接記錄和操作電話交換機(jī)等。 (2)企業(yè)學(xué)習(xí)班 企業(yè)學(xué)習(xí)班可由企業(yè)在 工作時間內(nèi)或工作時間外舉辦。許多企業(yè)，如美國電話電報公司、通用電氣公司、通用汽車公司、國際商用機(jī)器公司和施樂公司，都為其員工的入門培訓(xùn)建立了專門的學(xué)習(xí)班。這種內(nèi)部培訓(xùn)的費(fèi)用很高，但對需要大量文書工作人員的公司來說，仍不失為最好的解決辦法。 (3)工作輪換 工作輪換是指讓受訓(xùn)人員在不長的一段時間內(nèi)輪流到公司各部門或部門各環(huán)節(jié)去見習(xí)一些職能工作，以使受訓(xùn)人在觀察或擔(dān)任各項工作時親自體會各種業(yè)務(wù)，學(xué)會各種技能。例如，一個公司在招聘一般文書、速記和秘書人員時，不按具體職務(wù)聘任，而是把他們派到培訓(xùn)中心去。新員工在獲得 一個合適的職位之前，臨時從一個部門調(diào)到另一個部門，各種工作都做一做，最后回到培訓(xùn)中心，以便進(jìn)一步培訓(xùn)。 (4)內(nèi)部講授 — 示范 在規(guī)模較大的企業(yè)中，當(dāng)指導(dǎo)者需要把大量實際知識傳授給一批辦公室新職員時，經(jīng)常使用講授 —— 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 示范法。為了說明辦公室程序中的主要步驟，如如何處理新來的訂單、如何記錄或如何使每月銀行里的結(jié)賬單與工資賬目余額保持一致，一般都親自示范或用電影和錄像磁帶示范來輔助講授。但示范法是一種單向溝通，在影響辦公人員的態(tài)度或塑造辦公人員的行為等方面的作用不如雙向溝通方法的作用大。 入門培訓(xùn)的其他方法還有循序 漸進(jìn)教學(xué)法、計算機(jī)輔助教學(xué)法、電影、電視和其他視聽媒介教學(xué)法等等。 管理培訓(xùn)和進(jìn)修的目標(biāo)是使工作人員在辦公室內(nèi) (或企業(yè)內(nèi) )能夠擔(dān)當(dāng)更高一級職位的任務(wù)和責(zé)任。舉辦管理培訓(xùn)和進(jìn)修，為辦公室人員提供晉升機(jī)會，將極大地提高辦公室人員的士氣。許多企業(yè)為其基層管理人員和中層管理人員提供內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)計劃是定期安排的，例如每周 4 小時，共 6 周；每月 1 天，共 6 個月；或每年一周。但大部分管理培訓(xùn)和進(jìn)修都由外部組織負(fù)責(zé)，中層管理人員參加外部計劃比基層管理人員更常見。 管理培訓(xùn)和進(jìn)修的訓(xùn)練方法主要有： (1)討 論法 由小組長領(lǐng)導(dǎo)受訓(xùn)人員進(jìn)行討論。主持討論的人可以為參加學(xué)習(xí)的受訓(xùn)人員進(jìn)行講解，或指導(dǎo)受訓(xùn)人員自己作出部分或全部決定。在利用典型例證從人際關(guān)系和改變?nèi)后w態(tài)度與行為方面訓(xùn)練未來的管理人員上看，討論法很有效。但討論法的費(fèi)用一般較講授法高，而且要求主持討論的人有較高的敏感性和技能。 (2)案例研究 在培訓(xùn)班集合之前給每一個受訓(xùn)人員發(fā)一份書面案例，說明公司過去或現(xiàn)在存在的問題或情況，要求每個受訓(xùn)人員在研究背景材料后在班上提出一個解決問題的方案，然后受訓(xùn)人員互相評價提出的方案。由于一個案例問題往往有多種解決方案，所 以受訓(xùn)人員通過對一些可能的解決方法進(jìn)行分析和討論，能逐步加深對管理行為的了解。 (3)評價中心 評價中心采用的模擬管理練習(xí)近似于受訓(xùn)人員在較高級職務(wù)中將遇到的某種工作情形。評價中心一般用于鑒定工作人員的管理才干，如分析問題的能力、判斷力、領(lǐng)導(dǎo)能力、人際敏感性、創(chuàng)造性和組織規(guī)劃能力等。評價中心典型的練習(xí)包括文件處理決策、無領(lǐng)導(dǎo)小組討論、模擬面談、分析問題及調(diào)查問題等。這些模擬練習(xí)由受到專門訓(xùn)練的評價員主持，他們以評價小組的形式對受訓(xùn)者作出一致評價。 (4)決策模擬 決策模擬原是為高、中級管理人員設(shè)計的，通常稱 作企業(yè)對策。這種方法模擬的是企業(yè)的實況或其中的一個職能。進(jìn)行對抗賽的兩組受訓(xùn)人員，分別扮演企業(yè)管理部門的各種角色，培訓(xùn)人員會給他們一份 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 虛擬的業(yè)務(wù)說明，然后要求他們完成任務(wù)和制定決策 (經(jīng)常借助于電子計算機(jī) )。所要制定的決策，可能是要通過削減費(fèi)用、改進(jìn)生產(chǎn)和增加銷售等措施來提高企業(yè)的效益。 企業(yè)對策能使受訓(xùn)者深入了解組織的狀況，促進(jìn)參與者之間的協(xié)作，進(jìn)一步提高參與者解決實際問題的能力。 (5)文件待處理訓(xùn)練 在這種決策模擬技術(shù)中，先向未來的辦公室管理人員簡單說明一個高級職位，然后將受訓(xùn)人員“提升”到這個職位上， 再給受訓(xùn)人員一份有代表性的問題樣本，通常是郵來的備忘錄和業(yè)務(wù)函件，要求受訓(xùn)人員在規(guī)定時間內(nèi)制定全部決策和解決所有問題，而且不能從外界獲得幫助。 (6)講授法 這是一種非參與性的單向溝通技術(shù)。運(yùn)用這種方法，小組領(lǐng)導(dǎo)、教員或訓(xùn)練專家能夠把許多實際知識在較短時期內(nèi)傳授給一大批人。在所有訓(xùn)練方法中，講授法費(fèi)用最低，運(yùn)用得最多。講授法在影響受訓(xùn)人員的態(tài)度和樹立一種行為模式方面的能力是有限的，而且在這種方法中受訓(xùn)人員因不能參加實踐而得不到什么激勵。 ⑦角色扮演 它要求將來的管理人員和其他受訓(xùn)人員在模擬條件下扮演他們自己 的或別人的角色。受訓(xùn)人員可以扮演高級管理人員的角色，并對這一級人員可能遇到的問題提出解決辦法。在扮演結(jié)束之后，由直接上級或訓(xùn)練專家來評定成績。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 管 理 工 具 1 辦公室人員著裝管理規(guī)定 第一條 為樹立和保持公司良好的社會形象，進(jìn)一步規(guī)范管理，本公司員工應(yīng)按本規(guī)定的要求著裝。 第二條 員工在上班時間內(nèi)，要注意儀容儀表，總體要求是：得體、大方、整潔。 第三條 男員工的著裝要求：夏天穿襯衣、系領(lǐng)帶；穿襯衣時，不得挽起袖子或不系袖扣；穿西裝時，要佩戴公司徽標(biāo)。不準(zhǔn)穿 皮鞋以外的其他鞋類 (包括皮涼鞋 )。 第四條 女員工上班不得穿牛仔服、運(yùn)動服、超短裙、低胸衫或其他有礙觀瞻的奇裝異服，并一律穿肉色絲襪。 第五條 女員工上班必須佩戴公司徽標(biāo)；男員工穿西裝時要求戴公司徽標(biāo)。公司徽標(biāo)應(yīng)佩戴在左胸前適當(dāng)位置上。 第六條 部門副經(jīng)理以上的員工，辦公室一定要備有西服，以便有外出活動或重要業(yè)務(wù)洽談時穿用。 第七條 員工上班應(yīng)注意將頭發(fā)梳理整齊。男員工發(fā)不過耳，并一般不準(zhǔn)留胡子；女員工上班提倡化淡妝，金銀或其他飾物的佩戴應(yīng)得當(dāng)。 第八條 員工違反本規(guī)定的，除通報批評外， 每次罰款 50元；一個月連續(xù)違反三次以上的，扣發(fā)當(dāng)月獎金。 第九條 各部門、各線負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合、督促下屬員工遵守本規(guī)定。一月累計員工違反本規(guī)定人次超過三人次或該部室員工總數(shù) 20%的，該負(fù)責(zé)人亦應(yīng)罰 100元。 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 惠州 培訓(xùn)網(wǎng) 管 理 工 具 2 員工上下班打卡管理辦法 第一條 本公司全體員工上下班打卡，依照本辦法辦理。 第二條 本公司內(nèi)勤員工上午上下班，下午上下班應(yīng)打卡，住在市區(qū)內(nèi)的業(yè)務(wù)人員，上午及下午到公司打進(jìn)卡，外出工作時打退卡。 第三條 本公司 員工下午加班者，普通下班時間不必打卡，待加班完畢才予打卡。 第四條 本公司員工因事早退或出差需要離開公司，且當(dāng)天不再返回公司者，應(yīng)打退卡后才能離開公司。 第五條 員工上下班，必須親自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均給予各記大過一次處分。 第六條