企業(yè)辦公室管理常識(shí)概論-資料下載頁
2025-01-22 07:12本頁面
【正文】 傳達(dá)： 有意識(shí)的吹風(fēng)o 傳達(dá)原意o 傳達(dá)原件o 注意傳達(dá)技巧o 注意保密o 重要指示重點(diǎn)對(duì)待注意！進(jìn)言方法進(jìn)言的意義和作用：⑴ 參謀作用⑵ 補(bǔ)缺作用⑶ 增進(jìn)關(guān)系作用進(jìn)言的方法和要求： ⑴ 適事 ⑵ 適時(shí) ⑶ 適地 ⑷ 適度進(jìn)言是一把雙刃劍，要把握進(jìn)言的分寸，學(xué)會(huì)進(jìn)言的藝術(shù)！進(jìn)言 :是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出意見、建議、批評(píng) 或規(guī)勸。變通方法和擋駕方法o （ 1）變通方法 通常情況下，文員必須照章辦事，但在特殊情況下，文員可采用變通方法，靈活從事。重大、緊急的事，可以越級(jí)請(qǐng)示，甚至先處理再報(bào)告。來信來訪者有特殊困難，文員可以在政策允許的范圍內(nèi)給予特殊的照顧或臨時(shí)安置。對(duì)新情況、新問題，無章可循時(shí)，上司又沒有明確的指示，文員可參照有關(guān)政策，作出合乎情理的處理。o （ 2）擋駕方法 對(duì)于上司不必要接見的來訪者、邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。擋駕的目的是保護(hù)上司，使之有時(shí)間、精力、有效地進(jìn)行工作，但要注意方式方法，以不損害人際關(guān)系和公務(wù)活動(dòng)為原則。文員沒有必要把真正原因告訴對(duì)方，只需要禮貌地、委婉地達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。分工方法與合作方法o 既要 “集中領(lǐng)導(dǎo)，分工負(fù)責(zé) ”，又要善于合作，密切配合。o 教材是從辦公室負(fù)責(zé)人的角度而言，在我們現(xiàn)實(shí)生活中，文員應(yīng)與同事處理好關(guān)系：互敬互愛，體諒對(duì)方，不要互相拆臺(tái)，互不信任。（這又涉及到交際與禮儀）真題鏈接 o 單項(xiàng)選擇題： 文員傳達(dá)上司的指示時(shí)，哪一項(xiàng)做法是不適宜的？（ ）o A. 傳達(dá)可以根據(jù)上司主要意思，夾進(jìn)自己的意見o B．必要時(shí)可形成文字材料，照本宣科o C．不可在普通電話、普通函件里傳達(dá)有秘密內(nèi)容的指示o D．重要的指示，應(yīng)該要求被傳達(dá)者復(fù)述一遍，以免漏聽或漏記o 判斷題：文員代替上司傳達(dá)不利消息時(shí)，因?yàn)楫?dāng)這個(gè)信差很困難，所以要拖到最后一刻行動(dòng)。因?yàn)樯纤菊鹋?，自己轉(zhuǎn)達(dá)口信的語氣也應(yīng)該變成上司的語氣。（ ）善于合作指每一個(gè)文秘人員都要謙虛、謹(jǐn)慎，對(duì)同事尊重和理解，即不能違反同事的意愿。（ ） 文員傳達(dá)上司信息時(shí)，可以把上司的話語加多或減少，以個(gè)人的口吻來轉(zhuǎn)達(dá)。（ ）真題鏈接 o 案例分析題： 文員小曹向分管營銷業(yè)務(wù)的孫副經(jīng)理請(qǐng)示了業(yè)務(wù)處理的意見后，又遇到了負(fù)責(zé)宣傳的張副經(jīng)理，小曹又向他作了請(qǐng)示，結(jié)果兩位領(lǐng)導(dǎo)的意見很不一致，小曹無所適從，兩位領(lǐng)導(dǎo)也因此矛盾加深。孫認(rèn)為小曹與張關(guān)系親近些，支持過張，認(rèn)為小曹有意與他作對(duì)；而張認(rèn)為此業(yè)務(wù)是他引介的，小曹應(yīng)先同他通氣。 請(qǐng)你分析小曹這樣做對(duì)不對(duì)？錯(cuò)在哪里？面對(duì)這種情況小曹應(yīng)該怎么辦？真題鏈接 參考答案o Ao o o o （ 1）小曹犯了多頭請(qǐng)示的錯(cuò)誤。遵照領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)分工、單向請(qǐng)示的原則，既然向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示了，就應(yīng)按孫的意見辦，不應(yīng)多頭請(qǐng)示； （ 2）在工作中不應(yīng)過分親近或疏遠(yuǎn)某領(lǐng)導(dǎo)，以至落到尷尬的境地； （ 3）兩位領(lǐng)導(dǎo)都作了指示，如果張通情達(dá)理，小曹應(yīng)向他說明只能按職權(quán)分工辦事，求得諒解后，按孫的意見辦； （ 4）如果不能求得諒解時(shí)，小曹應(yīng)向兩位領(lǐng)導(dǎo)分別自我檢討，再建議兩位商議一個(gè)方法遵照?qǐng)?zhí)行； （ 5）如果矛盾不能統(tǒng)一，應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)示，遵照總經(jīng)理的意見辦，并請(qǐng)他對(duì)孫或張作解釋，這是文員執(zhí)行主要決策人的意見。 思考題o 文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？ o 什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？o 文員進(jìn)言是指什么 ?進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？ 謝謝大家！謝謝大家！
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