【正文】 后文件就應(yīng)馬上離開(kāi)一項(xiàng)工作完成后文件就應(yīng)馬上離開(kāi)桌面，歸入適當(dāng)?shù)臋n案桌面，歸入適當(dāng)?shù)臋n案? 堅(jiān)決扔掉不必要的文件堅(jiān)決扔掉不必要的文件98時(shí)間管理時(shí)間管理Time Management錦囊妙計(jì)錦囊妙計(jì)99充分利用記事本充分利用記事本 . 待辦瑣事待辦瑣事. 物品清單物品清單讓腦子空下來(lái)讓腦子空下來(lái)，裝更有創(chuàng)造，裝更有創(chuàng)造性的事情性的事情100善用零星時(shí)間善用零星時(shí)間* 通勤時(shí)間通勤時(shí)間* 旅途時(shí)間旅途時(shí)間* 等候時(shí)間等候時(shí)間不要隨便打發(fā)你不要隨便打發(fā)你的零星時(shí)間的零星時(shí)間 101背包原則背包原則將同類的事情盡可能成將同類的事情盡可能成批量處理批量處理 瑣事也有瑣事瑣事也有瑣事的處理方式的處理方式102逆勢(shì)操作逆勢(shì)操作當(dāng)別人不去做的當(dāng)別人不去做的時(shí)候我就去做時(shí)候我就去做? 每天讀一點(diǎn)沒(méi)有每天讀一點(diǎn)沒(méi)有人讀的東西人讀的東西? 每天想一些沒(méi)有每天想一些沒(méi)有人想的事情人想的事情103時(shí)間管理時(shí)間管理Time Management降龍十八掌降龍十八掌104掌控每天 — 被 牽 著鼻子走n 生活就象 馬戲團(tuán) ，有 訓(xùn)獸師 也有 動(dòng) 物。n 改 變 原有思 維 ，找到正確的行 動(dòng) 方法。n 積 極的努力行 動(dòng) ，掌控到每天每 時(shí) 。n 靜下心來(lái)思考，更有耐心的分析。n 每天做有效 規(guī) 劃，要有次序和條理。n 一次只 認(rèn) 真做好一件事，不急于求成。105確定目 標(biāo) — 窮 于 應(yīng) 付n 把目 標(biāo) 寫(xiě)下來(lái)，寫(xiě)下要做的事。n 寫(xiě)下的目 標(biāo) 任 務(wù) 越多，付出的就越多，成功的機(jī)會(huì)就越多。n 目 標(biāo) 是往何 處 去，想干什么，最 終 的 結(jié) 果是什么， 針對(duì)結(jié) 果做整體 規(guī) 劃。n 目 標(biāo) 決定 結(jié) 果和方向，勾畫(huà)出清晰的 藍(lán)圖 ，提供明確的行 動(dòng) 指南。n 明確自己與全局的目 標(biāo) 、老板的需求及內(nèi)外客戶 的期望是什么。106 實(shí) 事求是 — 盲目 樂(lè)觀n 承 認(rèn)問(wèn)題 和差 錯(cuò) 隨 時(shí) 會(huì) 發(fā) 生。要留出犯 錯(cuò)誤、被干 擾 和出 現(xiàn) 意外的余地。n 少做 過(guò) 多的承 諾 ，不要盲目 樂(lè)觀 。n 不做 “三拍干部 ”，不要抱怨埋怨。n 開(kāi)始行 動(dòng)時(shí) ，要充分利用 經(jīng)驗(yàn) ， 總結(jié) 以往教訓(xùn) ，考 慮 所需的 資 源。107制定 計(jì) 劃 — 貿(mào) 然行 動(dòng)n 拖拉和冒 進(jìn) 的 現(xiàn) 象：有人 馬 上行 動(dòng) —— 躊躇不決者易 敗 ，有人不慌不忙 —— 欲速 則 不達(dá)。 應(yīng)該 制定 計(jì) 劃。n 對(duì) 任 務(wù) 的每個(gè)部分都要明確其 預(yù) 期 結(jié) 果、理由和時(shí)間 期限。 計(jì) 劃越具體，任 務(wù) 就會(huì)越 實(shí)際 ， 處 理起來(lái)就越有條理。n 計(jì) 劃 詳細(xì) 、充分溝通、分步 實(shí) 施、完成 獎(jiǎng) 勵(lì)。108決不拖拉 — 不 緊 不慢n 繁 雜 的任 務(wù) 、工作 過(guò) 重、 壓 力太大、 資 源缺乏、令人 厭煩 、沒(méi)有條理、目 標(biāo) 模糊、 時(shí)間不 夠 、精力不 夠 、常被打斷 …n 克服拖拉的 辦 法：分割任 務(wù) 、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成 獎(jiǎng) 勵(lì)，正面 強(qiáng) 化。n 及早開(kāi)始、自我激勵(lì)、精神放松。109管理表 單 — 眉毛胡子一把抓n 周 計(jì) 劃 報(bào) 表和日 計(jì) 劃 報(bào) 表， 計(jì) 劃適量。n 計(jì) 劃工作 細(xì)節(jié) ，要快速、及 時(shí) 、隨手 記錄 ，一日之 計(jì) 在于晨？n 不斷回 顧 周 計(jì) 劃表，每天做 調(diào) 整增減。n 你無(wú)法完成所有 計(jì) 劃的事情，留有余地。n 把周 計(jì) 劃表 時(shí) 刻 帶 在身上，理智 應(yīng)對(duì) 。n 中午是期限，保持工作生活的平衡。n 休息片刻，適當(dāng) 調(diào) 整， 90分 鐘 注意力。110 有效 規(guī) 劃 — 隨心所欲n 注重聚焦于重要任 務(wù) ，首先完成。n 圍繞 要 項(xiàng) 工作安排，分批 處 理小任 務(wù) ，不要讓 干 擾 和突 發(fā) 事件主宰你。n 不要工作得太晚。及早開(kāi)始，按 時(shí) 下班。n 周一的早晨最重要，不要安排 見(jiàn) 面或 電話 會(huì)議 。合理安排。111 輕 重有 別 — 急事急 辦n 分清 輕 重 緩 急的次序n 辨 認(rèn)緊 急的、容易的、喜 歡 的、花 時(shí)間 短的事件n 聚焦于目 標(biāo) 和價(jià) 值112溝通 細(xì)節(jié) —— 粗枝大葉n 接受任 務(wù)時(shí) 的 5W1H法：何因、何事、何人、何 時(shí) 、何地、具體做法等n 控制任 務(wù) 流，向交通警察學(xué) 習(xí)n 寫(xiě)下任 務(wù) ，圈出最后期限，信守承 諾n 發(fā) 布任 務(wù)時(shí) 的多媒介使用、反 饋 確 認(rèn)n 保持適當(dāng)?shù)?進(jìn) 度追蹤控制113 專 心致志 — 多 頭 并 舉n 多 頭 并 舉 的 結(jié) 果是目 標(biāo) 分散，效率低下，會(huì)弄糟幾件事情，好象 電腦 死機(jī)n 聚焦于目 標(biāo) 不放松，離 現(xiàn)實(shí) 越近n 在一英寸的地方深挖一英里n 多 頭 任 務(wù) 并 舉時(shí) 思考：接收的原因，重要程度，征求老板意 見(jiàn) 。1141 合理分配 — 加班加點(diǎn)n 一日之 計(jì) 在于晨，一年之 計(jì) 在于春？n 檢查 日表中的任 務(wù) ，再 統(tǒng) 籌 協(xié)調(diào) 安排。n 能否最好利用 時(shí)間 ？是否合適的 時(shí)間 完成合適的任 務(wù) ？n 分析分 類 任 務(wù) ：可以 刪 除的、可以少花 時(shí)間的、可以委派 別 人的、 類 似合并的？n 上午是可以取得最大工作效益的 時(shí) 機(jī)。1151 清理桌面 — 先工作后整理n 只保留近期文件，要 專 注于當(dāng)前的文件：正在 處理和未來(lái)四周內(nèi)需要使用的文件n 清空 辦 公桌面，按使用 頻 率重新 擺 放物品n 在 顯 目的地方 擺 上 時(shí)鐘 、戴手表、 設(shè) 定 時(shí) 限，建立 時(shí)間觀 念n 歸類 文具于一起，足 夠 一月使用1161 辦 公室 5S— 亂成一堆n 整理、整 頓 、清 掃 、清 潔 、素養(yǎng)n 分 類 一般 為 710個(gè)文 擋 ， 標(biāo) 準(zhǔn)適當(dāng) 寬 些n 常用信息、即刻行 動(dòng) 、當(dāng)前 項(xiàng) 目、日常工作、客 戶 工作、有待解決、委派他人等n 文件 夾紙頁(yè) 適當(dāng)，把大文件 夾 分成幾個(gè)小文件夾 ，文件 夾 取名彩色 標(biāo)簽 、彩色文件 夾類別 更好n 桌面上只放一件 東 西，每天整理一點(diǎn)點(diǎn)，每天清理 辦 公桌，收起文 擋 ，掌控一切1171 減少干 擾 — 隨叫隨到n 每天上午至少三次 詢問(wèn)團(tuán)隊(duì) 成 員 是否有 問(wèn)題 或需要什么，他 們 看到你的機(jī)會(huì)越多，需要 進(jìn) 你辦 公室的次數(shù)就會(huì)越少n 干 擾 會(huì)耗去 69分 鐘 ，再需要 45分 鐘 恢復(fù)，打攪 三次后，你的 專 注力會(huì)消散n 轉(zhuǎn)換 桌椅方位，把多余椅子拿走， 閉 關(guān)、掛免戰(zhàn) 牌、 躲進(jìn) 無(wú)人 辦 公室， 躲 避噪音n 分析干 擾 事件， 緊 急、重要、目 標(biāo) 性等n 近期干 擾 的 頻 率、程度、減少方法等1181 管理 郵 件 — 受制于它n 初次看到 郵 件即刻 處 理， 瀏覽 一遍， 刪 除垃圾文件、無(wú)聊內(nèi)容，回 應(yīng) 重要內(nèi)容n 專時(shí)處 理，關(guān) 閉郵 件提醒功能， 電話 及 時(shí) 回復(fù)可保私密性，建立二 級(jí) 文件 夾 ， 設(shè) 置 過(guò)濾器 攔 截信息n 善用附件，內(nèi)容 5W1H， 認(rèn) 真 簡(jiǎn)潔 ，當(dāng)天回復(fù)，敏感 問(wèn)題 使用 電話n 利用 1530分 鐘 分批集中 處 理 郵 件，然后關(guān) 閉郵 箱， 處 理下面的任 務(wù)1191 管理 電話 — 隨意接打n 鼓勵(lì)來(lái) 電 者盡快 進(jìn) 入主 題 ，不斷 詢問(wèn) 以清楚其真 實(shí) 意 圖 和想法，方便 時(shí) 回 電n 記錄 分析一周的 電話 情況，是否必要、授 權(quán)、 縮 短 電話時(shí)間n 回復(fù) 電話時(shí)問(wèn) “我能 為 你做些什么 ”n 讓 人 們 知道找你和回避的 時(shí)間 ，留出回 電 的時(shí)間 ，特定 時(shí)間 中午前批量打 電話1201管理會(huì) 議 — 文山會(huì)海n 有理由才開(kāi)會(huì)，而不是工作例會(huì)，目的是提供信息、解決 問(wèn)題 、集體 討論n 開(kāi)會(huì)的成本很高，可用 郵 件代替n 與會(huì)者、起止 時(shí)間 、地點(diǎn)、主 題 、 議 程、主持、會(huì) 議紀(jì) 要等，控制在 90分 鐘 內(nèi)n 知道自己參加會(huì) 議 的理由和作用，可以委派 別人、以其他方式提供信息、只參加一部分，下午開(kāi)會(huì) 較 好，不要定整點(diǎn)121