歸檔文件整理流程課件-資料下載頁
2025-01-01 17:54本頁面
【正文】 日 歸檔文件整理新方法的優(yōu)越性 ? （一） 歸檔文件整理新方法簡便易行 ? 新的歸檔文件整理方法取消“卷”的概念，歸檔文件以“件”為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，一般情況下以每份文件（自然件）為一件。新的整理方法把歸檔整理人員從整理的復(fù)雜性、困難性中解放出來，免除了組卷不合理、案卷題名不規(guī)范、一個人一個標(biāo)準(zhǔn)的煩惱，大幅度地簡化了工作中的手工操作，縮短了時間，提高了工作效率，由于其方法簡便，一般新手可在較短時間內(nèi)理解和掌握歸檔文件整理新方法。 （ 二） 歸檔文件整理新方法提高了工作效率 ? 與以往傳統(tǒng)立卷相比，新的歸檔整理方法改變了每年集中整理歸檔，需要一個季度或更長時間整理的習(xí)慣做法，而是注重平時歸檔，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成日常工作，使歸檔工件更加貼近文書、更加貼近業(yè)務(wù)人員工作實際，進(jìn)一步規(guī)范和簡化了文件歸檔工作程序，明顯減輕了檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，檔案人員可將節(jié)省的時間用于開發(fā)信息資源，使他們有更多時間和精力在細(xì)管理、精檢索上下功夫。 （三） 歸檔文件整理新方法便于保密 和復(fù)制 ? 新的歸檔文件整理方法采用“一文一件”的形式，便于保密安全，能將不便查閱的保密文件控制使用，也便于歸檔文件的復(fù)印、縮微、掃描等處理，操作時不易損壞文件原貌，有利于延長檔案的保存壽命。 （四） 歸檔文件整理新方法能實現(xiàn)文檔一體化 ? 新的整理方法，調(diào)整了歸檔文件整理工作的流程，為計算機(jī)管理檔案工作提供條件平臺，使得文書工作與檔案工作有可能融為一體，實現(xiàn)文檔一體化管理，歸檔文件整理新方法采用的是“隨辦隨歸”的工作方式，檔案人員可在平時的文書處理環(huán)節(jié)中著錄和組織檢索條目，充分發(fā)揮計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢，做到一次輸入，多次利用，同時新的歸檔文件整理方法從簡化、高效目的出發(fā)，與電子文件整理在目的、原則等方面具有許多共同之處，整理的成果可以上網(wǎng)或遠(yuǎn)程網(wǎng)，實現(xiàn)更大范圍的檔案信息資源共享化。 新的整理方法與傳統(tǒng)立卷方法的區(qū)別 ? （ 1）取消案卷，實行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程； ? （ 2）界定“件”的概念時，從檢索的實際需要及減輕整理工作量出發(fā)，規(guī)定“正本與定稿為一件，來文與復(fù)文可為一件”； ? （ 3）分類方法固定為保管期 年度 機(jī)構(gòu)，保管期限 年度 2種； ? （ 4）裝訂以“件”為單位進(jìn)行，對裝訂材料不作統(tǒng)一規(guī)定，只要符合檔案保護(hù)要求即可，裝訂方法也不限于三孔一線； ? （ 5）排列方法強(qiáng)調(diào)按時間先后順序排列，事由等作為參考因素，根據(jù)實際情況選用； ? （ 6）明確規(guī)定了文件處理單必須歸檔。 ? （ 7）歸檔章的位置不限于首頁右上角，首頁上端空白處皆可；同時對章上項目加以調(diào)整，只保留檢索必備項目； ? （ 8）取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄； ? （ 9）一般不需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項； ? （ 10）歸檔文件直接裝盒保管； ? （ 11）無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒盒脊； ? （ 12）檔案盒的項目設(shè)置有了較大變化。封面只設(shè)“全宗名稱”項，取消了“類目名稱、案卷題名、起止時間、保管期限、件頁數(shù)量、全宗號、目錄號、案卷號、歸檔號”等項目；盒脊取消“目錄號、案卷號”項，保留“全宗號、年度”項，增設(shè)“保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號、盒號”項。
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