歸檔文件整理規(guī)則機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及文書檔案保管期-資料下載頁(yè)
2024-09-29 08:21本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】歸檔文件的管理主要由以下幾個(gè)步驟組成：。需要?dú)w檔人員熟悉本單位的工作職能與主要業(yè)務(wù)。的具體保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定。立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)。（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證。（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要。議記錄、計(jì)劃總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯報(bào)材料等。件形成或承辦的一部分。A拆除金屬物、主要是為了防止金屬物氧化、腐蝕，損害歸檔文件的紙張，影響其壽。主要資格是立檔單位具有獨(dú)立法人資格。，避免庫(kù)房的倒架。沒(méi)有內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)少、同一機(jī)構(gòu)歸檔文件少的立檔單位。①與“年度—機(jī)構(gòu)—保管期限分類法”相對(duì)應(yīng)的分類方案。
【正文】 等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )等選擇項(xiàng) (見(jiàn)圖 A1。 圖中“ *”號(hào)欄為選擇項(xiàng)，不選用時(shí)無(wú)須設(shè)置。以下同 )如歸檔文件有發(fā)文簽發(fā)單或收文處理單（有領(lǐng)導(dǎo)實(shí)質(zhì)性意見(jiàn)時(shí)，收文單才歸檔），可放在這份歸檔文件的首頁(yè)，并在其上蓋歸檔章，以保護(hù)檔案原件，歸檔章填寫應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或印泥油、原子印油。 ?：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。 ?；文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 1978。 ?：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。 ?：文件的排列順序號(hào)。 ? 件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從“ 1”開(kāi)始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。 (問(wèn)題 )：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 ? ? 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄 。 。 來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí) ， 只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目 。 歸檔文件目錄設(shè)件號(hào) 、 責(zé)任者 、 文號(hào) 、 題名 、 日期 、 頁(yè)數(shù) 、 備注等項(xiàng)目 (見(jiàn)圖 A2)。 歸檔文件目錄 *歸檔文件目錄采用 A4紙橫版正反打印 件 號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題名 日期 頁(yè) 數(shù) 備注 1 XX市檔案局 X市檔字［ XX年］ XX號(hào) XXX市檔案局關(guān)于 XXXXXX的通知 XXXX XX ：填寫室編件號(hào)。 ：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱太長(zhǎng)，可填寫規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。 ：文件的發(fā)文字號(hào) 。無(wú)文號(hào)的不填。 ：文件標(biāo)題。有的文件除正題名外，還有并列題名、副題名、說(shuō)明題名的文字的，視正題名是否能反映文件內(nèi)容，如可反映文件內(nèi)容，只填寫正題名即可，反之，應(yīng)寫全正副題名；如果說(shuō)明題名的文字可在目錄表的題名、責(zé)任者、日期等項(xiàng)目中得反映，不必抄錄，否則，應(yīng)如實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“〔〕”號(hào)。 ：文件的形成時(shí)間，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 19990909。 ：每一件歸檔文件的頁(yè)數(shù)。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，大于或小于 A4幅面的紙張，有內(nèi)容的 1幅面算 1頁(yè)。來(lái)文與復(fù)文及其它合成作為一件的文件材料，為合成的總頁(yè)數(shù)。 ?：注釋文件需說(shuō)明的情況。如：缺損、復(fù)印件、聲像檔案的參見(jiàn)號(hào)、密級(jí)、歸檔后修復(fù)歸檔后又插入新文件、歸檔后移出、銷毀等。個(gè)別文件的條目需補(bǔ)充和說(shuō)明的情況較多時(shí)，可將其內(nèi)容填到備考表中“盒內(nèi)文件情況說(shuō)明”部分。 ?。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )等項(xiàng)目 (見(jiàn)圖 )。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。為了更好地保護(hù)手工目錄檢索工具，應(yīng)按照保管期限裝訂成冊(cè)，并使用目錄夾。歸檔文件目錄應(yīng)一式 3份。 ?將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒 ， 并填寫檔案盒封面 、 盒脊及備考表項(xiàng)目 。 ? ? 。 檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm(長(zhǎng) 寬 )， 盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm、 30mm、 40mm等 (見(jiàn)圖 A4a)。 ?，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu) (問(wèn)題 )等選擇項(xiàng)，見(jiàn)圖。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文的件號(hào)，中間用“ — ”號(hào)連接； ?盒號(hào)即檔盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或印泥油、原子印油蓋記。 ? 。 ? ?備考表置于盒內(nèi)文件之后 ， 項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說(shuō)明 、 整理人 、 檢查人和日期 。 ：填寫盒內(nèi)文件缺損 、 修改 、 補(bǔ)充 、 移出 、 銷毀等情況。 ?：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名 。 ?：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名 。 ?：歸檔文件整理完畢的日期 。 ? ?歸檔文件按分類方案、裝盒順序排架。 ? 年度 ―― 保管期限排架法。即先將歸檔文件按年度分開(kāi)，同一年度中的歸檔文件按保管期限分開(kāi)，同一保管期限中的歸檔文件按整理時(shí)的自然順序排架。 ?這種排架方法除具有分年度排架法的共同優(yōu)缺點(diǎn)外，還具有檔案的保管、鑒定、銷毀方便等優(yōu)點(diǎn)。 謝 謝
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