【正文】 檢索和利用 整理工作的第一道工序 : 分類 整理工作的第二道工序 : 案卷排列 整理工作的第三道工序 : 編制案卷目錄 返回目錄 78 2. 傳真管理 ? 需要上級(jí)本人審閱的，根據(jù)上級(jí)授意處理 ? 由文秘代為處理的： ? 轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人 ? 由文秘本人回復(fù) ? 使用公司的標(biāo)準(zhǔn)傳真格式 ? 遵守公文寫作規(guī)范 ? 保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)。 ? 需請(qǐng)對(duì)方協(xié)助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍 ? 務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。 ? 必要的傳真分類存檔 返回目錄 79 3. 郵件管理 ? 根據(jù)郵件類型分類（如急閱件 .待處理件 .須知通知 .一般通知 .報(bào)表 .報(bào)告 /總結(jié) .新聞 /通報(bào) .私人郵件等等）或按具體項(xiàng)目設(shè)置子文件夾。 ? 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分類如下： ? 需要上司本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根據(jù)上司授意回復(fù)郵件，或督促 .協(xié)助上司在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。 ? 以上司名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上予以注意，并從上司信箱發(fā)出； ? 以文秘名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為上司授意。 ? 由文秘來代為處理的： ? 轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人 。 ? 由文秘本人回復(fù) ? 如發(fā)出的郵件需要追蹤結(jié)果或確認(rèn)對(duì)方是否收到，需要設(shè)置回執(zhí)，如對(duì)方未能及時(shí)查看，需電話說明。 ? 需要上司審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)； ? 重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔 返回目錄 80 4. 信件管理 ? 信件的收進(jìn) ? 分類 ? 拆封 ? 登記 ? 分送 ? 閱辦 ? 收信件細(xì)節(jié) ? 上司或同事的私人信件原封送交。 ? “ 誤拆 ” 應(yīng)立即封口、簽名、致歉 ? 裁開或剪開封口，保持信件完整 ? 檢查信封內(nèi)有無單據(jù)或名片，避免遺漏 ? 如有必要，可以登記信封的信息 ? 信件的發(fā)出 ? 內(nèi)容校核 ? 信封、封皮查對(duì) ? 郵件寄發(fā) 返回目錄 81 5. 公文寫作技巧 ? 公文的寫作方法與技巧 ? 寫作特點(diǎn) ? 寫作要求 ? 寫作程序 ? 寫作內(nèi)容 ? 寫作技巧 返回目錄 82 ? 寫作特點(diǎn) ? 簡(jiǎn)明：是指用詞簡(jiǎn)單準(zhǔn)確 ， 不會(huì)造成誤解 ? 準(zhǔn)確：是指用詞含義準(zhǔn)確 ， 不會(huì)造成誤解 ? 樸實(shí)：是指用詞通俗自然 ， 恰如其分 ? 莊重：是指用詞嚴(yán)肅端莊 ， 不帶感情色彩 ? 規(guī)范：是指用詞符合語法與邏輯要求 ? 分清寫作文類 ? 指揮性：如命令 、 指示 、 決定 、 批復(fù) ? 規(guī)范性：如規(guī)章 、 條例 、 規(guī)定等 ? 報(bào)請(qǐng)性：如請(qǐng)示等 ? 通知性：如公告 、 通知等 ? 記錄性：如會(huì)議記錄等 ? 報(bào)道性：新聞稿 ， 宣傳稿 返回目錄 83 ? 寫作要求 ? 意思明確：明白無誤地把要說的話寫出來 ， 讓別人一目了然 ， 看得懂 ， 這是最起碼的要求 ? 文理通順：這無論對(duì)于準(zhǔn)確表達(dá)或?qū)τ谀銈€(gè)人寫作都是極其重要的 。 ? 觀點(diǎn)正確：表達(dá)的東西要有道理 ， 不要強(qiáng)詞奪理 ， 更不能講歪理 。 ? 事實(shí)求是：是什么說什么 ， 不掩飾 、 不夸張 ， 按事實(shí)本身描述與表達(dá) 。 ? 及時(shí)迅速 ? 簡(jiǎn)明生動(dòng) ? 層次分明 ? 格式規(guī)范 返回目錄 84 ?寫作程序 ?明確文書寫作主旨 ?收集資料信息 ?擬訂提綱 ?起草正文 ?反復(fù)檢查 ?寫作內(nèi)容 ? 有事而發(fā) ， 言之有物 ? 目的明確 ， 為了解決某件事 ? 內(nèi)容真實(shí) ， 不能虛擬 ? 內(nèi)容實(shí)在 ， 主要內(nèi)容有： ? 標(biāo)題 ? 題注 ? 收件單位或個(gè)人 ? 正文 、 導(dǎo)語 、 主體 ? 結(jié)束語 ? 附件或說明 ? 落款 、 日期 返回目錄 85 6. 會(huì)議管理 ? 主要工作內(nèi)容 ? 會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備 ? 會(huì)中協(xié)助 ? 會(huì)后整理 ? 會(huì)議內(nèi)容記錄 ? 會(huì)議落實(shí)與追蹤 返回目錄 86 ? 會(huì)前計(jì)劃與籌備 安排會(huì)議議題 邀請(qǐng)與會(huì)者 安排會(huì)議日程與議程 確定會(huì)議地點(diǎn) 布置會(huì)場(chǎng) 及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知 ? 選擇與會(huì)者 ? 評(píng)估與會(huì)者 ? 通知與會(huì)者 ? 禮堂式、教室式、玄月式、圓桌式、橢圓式、馬蹄式、方形中空式、六邊形 ? 場(chǎng)地大小與會(huì)議一致 ? 方便與會(huì)者 ? 照明、調(diào)溫、通風(fēng)設(shè)備、 ? 開會(huì)設(shè)備 ? 避免外界干擾 ? 成本 ? 內(nèi)部會(huì)議通知 ? 外部會(huì)議通知 ? 設(shè)計(jì)議程 ? 編寫議程 ? 分發(fā)議程 ? 收集議題 ? 篩選議題 ? 確定議題 返回目錄 87 ? 四個(gè)原則 ? 準(zhǔn)確性：表達(dá)的意思要準(zhǔn)確無誤 ? 完整性：表達(dá)的內(nèi)容要全面完整 ? 及時(shí)性：溝通要及時(shí)、迅速、快捷 ? 策略性：要注意表達(dá)的態(tài)度、技巧和效果 ? 溝通的方法 說 聽 問 看 返回目錄 88 ? 怎么聽 ? 有興趣 理解的態(tài)度 （ 人只想聽自己想聽的話 .走神 ） ? 會(huì)記錄 （ 確認(rèn)對(duì)方的要求 ） ? 回應(yīng) （ 肯定 引導(dǎo) ） ? 用心聽 （ 聽到?jīng)]說的話是最高境界 ） 溝通從心開始 ? 學(xué)會(huì)看 ? 學(xué)會(huì)觀察他人（衣著，舉止，使用工具，年齡，氣質(zhì)等判斷其特性） ? 看他怎么說（觀察身體語言） ? 怎么說 ? 不在于我們說了多少，而在于對(duì)方明白、理解了多少。 返回目錄 89 ? 溝通的方向 ? 向上溝通 ? 迎合上級(jí)是原則 ? 尊重、服從上級(jí)是方法 ? 理解、領(lǐng)會(huì)上級(jí)意圖是出發(fā)點(diǎn) ? 及時(shí)匯報(bào)（回報(bào)） ? 與上司溝通的方法 ? 事前聽明白 .看清楚上級(jí)意圖（個(gè)性 .領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格） ? 事中要時(shí)時(shí)匯報(bào) ? 事后及時(shí)總結(jié) ? 與上司溝通的態(tài)度 ? 尊重但不能吹捧 ? 請(qǐng)示但不能依賴 ? 主動(dòng)但不能越權(quán)（時(shí)間允許，時(shí)間緊急，時(shí)間不允許） 返回目錄 90 ? 與同級(jí)人員的溝通 ? 站在對(duì)方的立場(chǎng) ? 平時(shí)要注意建立信任關(guān)系 ? 把握時(shí)機(jī)和方式 ? 與下級(jí)人員的溝通 ? 把握文秘的管理角色 （ 傳達(dá) ， 協(xié)調(diào) ， 緩沖 ， 幫助 ） ? 平時(shí)注意多溝通 ， 盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況 ，并將信息及時(shí)整理反饋給上級(jí) ? 掌握原則性與靈活性 返回目錄 91 ? 溝通的要訣 ? 五大原則 ? 尊重：做人的第一前提； ? 信任：相互信任，互不猜疑； ? 寬容：人要有寬闊的胸懷，容人的雅量； ? 真誠(chéng)：“精誠(chéng)所致，金石為開”； “人心都是肉長(zhǎng)的”； ? 自制：自我克制是有涵養(yǎng)的表現(xiàn)（曾國(guó)藩）；發(fā)怒是拿別人的錯(cuò)誤懲罰自己。 記?。耗阍鯓訉?duì)待別人，別人也會(huì)同樣對(duì)待你；用對(duì)方喜歡的方式對(duì)待他 /她。 返回目錄 92 8. 時(shí)間管理 ? 分析時(shí)間 ? 在上班的路上大致計(jì)劃一下當(dāng)天的工作 ? 每天留出時(shí)間進(jìn)行回顧，調(diào)整優(yōu)先次序，舍棄無效的工作 ? 分解困難的任務(wù)，逐個(gè)擊破 ? 將工作日以 30分鐘進(jìn)行分割 ? 及時(shí)更新工作日志 記憶往往是不可靠的。 返回目錄 93 確立目標(biāo) 探尋達(dá)成目標(biāo)之各種途徑 轉(zhuǎn)化為每周或每日之工作事 編排每周或每日的行事次序并執(zhí)行 定期檢討 ? 確定自己的計(jì)劃 返回目錄 94 ? 時(shí)間管理的陷阱 ? 豬八戒踩西瓜皮 滑到哪里是哪里 ：沒時(shí)間做計(jì)劃；工作是程序化，規(guī)律化，根本沒必要做計(jì)劃；計(jì)劃常常被打斷；不喜歡被計(jì)劃束縛； “ 船到橋頭自然直 ” ? 不好意思拒絕別人 ：接受請(qǐng)托比拒絕更容易；拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托者從而；導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù)；我想做一個(gè)廣受愛戴的人；我不懂得如何拒絕 ? “ 反正時(shí)間還早 ” 拖延 ：（帕金森定律）工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間管理陷阱隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。 ? 文件滿桌病 ：安全感；猶豫的個(gè)性；半途而廢的工作習(xí)慣；個(gè)人的喜好 ? 喋喋不休的 “ 電話粥 ” ：不分優(yōu)先順序打電話；沒有充分準(zhǔn)備就打重要電話；電話的談話離題；與喜歡的人打電話，容易失去對(duì)時(shí)間的控制 ? 源源不斷的信息 ：紙張的形式：郵件、傳真、備忘錄、報(bào)紙、雜志、期刊、報(bào)告；電子的形式：電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)；聲音的形式：面談、電視、廣播、電話 返回目錄 95 ? 跨越時(shí)間陷阱 ? 要事第一 ：“大石頭”理論與“二八”定律 ； ABC法則 ；辦事的優(yōu)先次序；并行工作法 ? 以最終的結(jié)果來開始行動(dòng)（以終為始） ：是必須要做的嗎？不完成會(huì)怎樣？是自己想要的嗎？和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？回報(bào)及收益高嗎？ ? 學(xué)會(huì)說“ NO！” ：耐心傾聽；如無法當(dāng)場(chǎng)決定則要告訴他你還要考慮長(zhǎng)點(diǎn)時(shí)間；顯示慎重；表情應(yīng)和顏悅色；態(tài)度堅(jiān)定；指出拒絕的理由；拒絕的是請(qǐng)托而不是他；如有可能為他提供其他可行途徑；切忌透過第三者來拒絕 ? 辦公桌上的“ 5 S”運(yùn)動(dòng) ： 整理、整頓、清掃、清潔、修養(yǎng)；整理廢紙簍的作用；文件存檔系統(tǒng)；“各就各位”的擺置；集中精力做一件事；不要總是重復(fù)處理同一文件；不要為了表面的整潔而塞入一處；下班前的清理 ? 恰當(dāng)、有效地使用電話 ：選擇打電話的時(shí)間；按照優(yōu)先順序打電話；清楚每個(gè)電話要討論的要點(diǎn)；對(duì)于自己花在每個(gè)電話的時(shí)間，做到心中有數(shù) ? 篩選信息 ：迅速處理；妥善存放；沒有保存價(jià)值的資料就銷毀 返回目錄 96 ? 善于利用時(shí)間管理的工具 ? 熟練度：提高運(yùn)用 Excel、 Word、 PowerPoint和Outlook這些常用的辦公軟件的熟練程度 ? 使用其他輔助工具 ? 月歷 /行事歷 ? 鬧鐘 ? 手機(jī) ? 白紙 返回目錄 97 共同努力，一起成長(zhǎng)！ 謝謝！ 返回目錄