商務(wù)電子郵件撰寫(xiě)禮儀-資料下載頁(yè)
2025-08-15 21:12本頁(yè)面
【正文】 部門(mén)向受 雙重領(lǐng)導(dǎo) 的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級(jí)部門(mén)； （ 4）隔級(jí)溝通： 下級(jí)因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)抄送被越過(guò)的上級(jí)；上級(jí)越級(jí)向下級(jí)行文時(shí)，可以抄送受文人的直接上級(jí)。 2．不應(yīng)當(dāng)抄送的情況 （ 1）請(qǐng)示郵件不得抄送其下級(jí)部門(mén)或個(gè)人； （ 2）接受抄送公文的部門(mén)或個(gè)人不必再向其他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送； （ 3） 凡與公文辦理無(wú)關(guān)的單位一律不予抄送 。 ? 如果一次要和對(duì)方討論的事情是不同的主題，建議分開(kāi)不同的電郵傳送 ? 也就是說(shuō)，每封信的主題最好只有一個(gè)，這樣對(duì)方會(huì)比較好針對(duì)單純的主題加以回信。 ? 撰寫(xiě)商務(wù)電郵前，不妨想到此時(shí)是面對(duì)著對(duì)方，而不是面對(duì)鍵盤(pán)與屏幕，這樣可以讓語(yǔ)氣溫暖一點(diǎn)； ? 書(shū)寫(xiě)時(shí)要比口語(yǔ)對(duì)話再稍微正式一點(diǎn) ? 設(shè)想對(duì)方看了你的信之后可能有的觀點(diǎn)，也就是要在別人的思考里思考 ? 了解對(duì)方和你一樣都是大忙人，講重點(diǎn)即可 ? 多一點(diǎn)體貼，想辦法讓你的電郵，看起來(lái)簡(jiǎn)短扼要，有親和力但不失禮。 ? 電子郵件的撰寫(xiě)，應(yīng)該掌握由上而下的重點(diǎn)，也就是說(shuō)，重點(diǎn)在最前面的第一段 ? 如果信件很長(zhǎng)，最好在結(jié)尾的部分，再度強(qiáng)調(diào)第一段的重點(diǎn)。 ? 當(dāng)你想要收件者采取行動(dòng)時(shí)，如果電郵的內(nèi)容長(zhǎng)，在信件的一開(kāi)始，就說(shuō)明你的要求 ? 如果內(nèi)容很短，不超過(guò)一個(gè)屏幕可以讀完的范圍，就直接在信件內(nèi)容的結(jié)尾提出要求即可。 ? 在電郵中提到的日期與時(shí)間，一定要具體，你說(shuō)的下個(gè)月或是下周三到底是什么時(shí)候 ?因此最好改成「下周三 (如 3月 7日 )」「下個(gè)月 (如 8月 )」，時(shí)間也要明確，是上午還是下午 ?是以自己或?qū)Ψ降臅r(shí)區(qū)為準(zhǔn) ?以免雙方認(rèn)知不同而產(chǎn)生誤會(huì)。 ? 如果你回復(fù)對(duì)方的來(lái)信時(shí)，使用對(duì)方的主旨回復(fù)，讓對(duì)方知道這是來(lái)自于你的回復(fù)。此外，如果想要在主旨點(diǎn)出回復(fù)的重點(diǎn)，可以在郵件本文內(nèi)容里寫(xiě)上「回復(fù)主旨： XXXXXX」讓對(duì)方知道這是回復(fù)哪一封信。 ? 檢查自己寫(xiě)的電郵時(shí)，試試看讀出聲音，對(duì)話式的寫(xiě)作風(fēng)格輕松但不失禮，而且也比較自然順暢。 ? 。 讓收信者知道，是誰(shuí)應(yīng)該來(lái)做這件事情。 ? ? 看得出來(lái)嗎 ?A比 B來(lái)得主動(dòng)而明確。 。 ? ! 。 在 D句里，計(jì)劃兩個(gè)字被用在動(dòng)詞的表現(xiàn)，會(huì)比 C句用在名詞有力量。 一份郵件結(jié)束后，一定要再檢查： 語(yǔ)句是否通順； 標(biāo)題符號(hào)是否正確； 金額是否有誤； 格式是否需要調(diào)整； 語(yǔ)氣是否符合此份郵件需要表達(dá)的意思； 標(biāo)題是否正確； 如果你是收件人，你是否能明白這封郵件需要表達(dá)的意思； 是否有署名。 細(xì)節(jié)決定成敗 ！
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