【正文】 議，一位秘書負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。要素：公司名稱、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議討論的重要事項(xiàng)、會(huì)議進(jìn)行的次序格式示范： XX公司 XXX會(huì)議 會(huì)議時(shí)間：X年X月X日在XX舉行 會(huì)議議程： 缺席致歉 對(duì)上次會(huì)議記錄的確認(rèn) 由上次會(huì)議記錄提出的問(wèn)題 市場(chǎng)營(yíng)銷經(jīng)理的報(bào)告 銷售主觀的報(bào)告 關(guān)于新產(chǎn)品的報(bào)告和市場(chǎng)營(yíng)銷戰(zhàn)略的討論 其他事項(xiàng) 下次會(huì)議的日期及時(shí)間會(huì)議記錄：作用：用來(lái)概括會(huì)議所討論的要點(diǎn)，并被存檔以供今后參考。要素：公司名稱、參加會(huì)議的特定人群、會(huì)議舉行的時(shí)間和地點(diǎn)、參加會(huì)議的人員。注意：會(huì)議主席是關(guān)鍵人物，因?yàn)樗麑Q定誰(shuí)有發(fā)言權(quán)有及說(shuō)多長(zhǎng)時(shí)間。 XXX公司 XXX會(huì)議 會(huì)議時(shí)間：X年X月X日在XX舉行 與會(huì)人員： 會(huì)議議程缺席致歉對(duì)上次會(huì)議記錄的確認(rèn)（提出質(zhì)疑）由上次會(huì)議記錄提出的問(wèn)題消防演習(xí).急救證書.無(wú)煙政策的強(qiáng)制實(shí)施.工業(yè)傷害其他事項(xiàng) 下次會(huì)議的日期及時(shí)間報(bào)告報(bào)告是涵蓋一個(gè)特定主題的正式的書面溝通形式，通常為內(nèi)部使用。報(bào)告是由某些人收集并研究材料、然后把它送達(dá)給那些為某特定目的而要求收集并研究這些資料的他人或小組的一種書面溝通形式。報(bào)告是形式成決策的依據(jù)。報(bào)告的應(yīng)用于：（1）以標(biāo)準(zhǔn)格式記錄工作中的意外或因病缺勤等情況。（2）提交某些調(diào)查研究的結(jié)果，并建議后續(xù)行動(dòng)。（3）評(píng)估政策變更的可能性。要求：內(nèi)容簡(jiǎn)潔、版面安排清晰并合乎邏輯。要素：標(biāo)題頁(yè)（組織名稱、作者姓名、職位、主題）、目錄、執(zhí)行摘要、授權(quán)范圍、程序、研究結(jié)果、結(jié)論、建議、附錄。通告（在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)時(shí)使用的公文）用來(lái)告知某些事宜，不應(yīng)用于批評(píng)或評(píng)論。注意：通告必須與當(dāng)前問(wèn)題相關(guān)，具有時(shí)效性。格式示范： 組織名稱 標(biāo)題：…… 企業(yè)內(nèi)部刊物是傳播企業(yè)信息的一種方式有效的企業(yè)內(nèi)部刊物包括有以下列大部份的特點(diǎn)：（1） 有一個(gè)老齡員工專欄（2） 設(shè)置專注于員工事宜的板塊（3） 關(guān)注運(yùn)動(dòng)及社交活動(dòng)（4） 開辟杰出員工專欄（5） 設(shè)置討論專區(qū)（6） 關(guān)注公司未來(lái)可能發(fā)生的變化（7） 由組織支持的任何慈善事業(yè)詳情（8） 關(guān)注一兩場(chǎng)比賽第七章 書面商務(wù)文件――外部溝通文件外部溝通文件：指組織內(nèi)部的人員與其組織外部的利益相關(guān)者進(jìn)行溝通時(shí)所采用的書面形式。這些利益相關(guān)者可能包括供應(yīng)商、客戶、銀行等等要求：溝通活動(dòng)必須被充分并準(zhǔn)確地完成，以便實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。具有公關(guān)職能，所以應(yīng)盡可能展現(xiàn)組織最好的方面。致意便條包括：公司名稱，禮節(jié)性的問(wèn)候語(yǔ)，經(jīng)辦人的簽名和一條短信息格式示范： 自己?jiǎn)挝幻Q 謹(jǐn)向您致意XXX（禮節(jié)性短信） 自己名字（可寫可不寫，手寫體） 商務(wù)信函外部溝通文件最常見(jiàn)的形式就是信函。它具有以下的作用：（1） 安排會(huì)議（2） 確認(rèn)已安排會(huì)議的日期及時(shí)間（3） 申請(qǐng)工作（4） 回復(fù)申請(qǐng)信，發(fā)出面試邀請(qǐng)、推薦信要求及雇傭通知（5） 給顧客的廣告或推銷函件（6） 檢查潛在客戶的信用狀況（7） 投訴有缺陷的商品或供應(yīng)商的其他問(wèn)題（8） 回復(fù)客戶投訴（9） 提供成本或合同標(biāo)的估算（10）詢價(jià)或要求供應(yīng)商提供有關(guān)產(chǎn)品及服務(wù)的附加信息（11）提交訂單發(fā)送商務(wù)信函的原因：（1） 提供或?qū)で笮畔ⅲ?） 確保一些事情已經(jīng)完成（3） 與客戶及供應(yīng)商保持或發(fā)展良好的關(guān)系。好的商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn)：清楚簡(jiǎn)潔、具體和特定、準(zhǔn)確和完整、禮貌而得體、及時(shí)處理。商務(wù)信函包括的基本內(nèi)容有：公司名稱、地址及電話號(hào)碼、公司標(biāo)志、歸檔號(hào)、收件人姓名及地址、日期、問(wèn)候詞、標(biāo)題、內(nèi)容的編排、恭敬的結(jié)尾方式、寫信人的簽名、姓名的印刷體、說(shuō)明其他情況。格式示范： 發(fā)件人的公司名稱 地址： 公司標(biāo)志發(fā)件人的電話 電子郵箱： 歸檔號(hào)： 日期： 收件人（如親愛(ài)的XX）：收件人地址主題 內(nèi)容：。您真誠(chéng)的XXX（手寫簽名）XXX（印刷體簽名）附件商業(yè)計(jì)劃制訂商業(yè)計(jì)劃的原因：（1） 闡明他們的想法及目標(biāo)（2） 支持資金申請(qǐng)（3） 通過(guò)將進(jìn)展與計(jì)劃做對(duì)比評(píng)估，來(lái)監(jiān)測(cè)公司的業(yè)績(jī)（4） 設(shè)定銷售及利潤(rùn)目標(biāo)（5） 明確所需資源以及所涉及的成本商業(yè)計(jì)劃包括以下的要件：（1） 解釋你的商業(yè)構(gòu)想 （2） 概述能夠被滿足的潛在市場(chǎng)（3） 列出有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)者、競(jìng)爭(zhēng)者的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)，以及你將如何應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者的詳細(xì)信息（4） 說(shuō)明你將如何營(yíng)銷產(chǎn)品或服務(wù)及其所涉及成本的多少（5） 涵蓋有關(guān)房屋和附屬場(chǎng)地及所需的所有資本方面的計(jì)劃（6） 提供有關(guān)個(gè)人背景、資質(zhì)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的詳細(xì)信息（7） 說(shuō)明你準(zhǔn)備投入多少資金（8） 說(shuō)明你需要資助資金的數(shù)量及償還計(jì)劃（9） 概述你所能提供的貸款抵押（10） 列出詳盡的財(cái)政預(yù)算。商業(yè)計(jì)劃5個(gè)關(guān)鍵部分：經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、（即企業(yè)未來(lái)索要實(shí)現(xiàn)的經(jīng)營(yíng)成果）銷售與市場(chǎng)營(yíng)銷、（即企業(yè)如何聽過(guò)銷售或市場(chǎng)營(yíng)銷來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)）生產(chǎn)、（即企業(yè)是如何安排產(chǎn)品的生產(chǎn)）資源需求、（即企業(yè)生產(chǎn)所需的資金、原材料是如何工供應(yīng)的）資金支持方面的數(shù)據(jù)。（具體來(lái)說(shuō)，包括集中財(cái)務(wù)報(bào)表）制定一份好的商業(yè)計(jì)劃書，對(duì)不同的利益相關(guān)者有著不同的作用：（1） 對(duì)于企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，可以使領(lǐng)導(dǎo)者的想法及對(duì)企業(yè)的設(shè)想書面化（2） 對(duì)于投資者或股東而言，有利于他們對(duì)公司的發(fā)展及盈利情況有一個(gè)直觀的理解（3） 對(duì)政府而言，在企業(yè)徐亞政府資助的時(shí)候，政府需要看企業(yè)的商業(yè)計(jì)劃書，有助于政府決策（4） 對(duì)于金融機(jī)構(gòu)而言，金融機(jī)構(gòu)要給企業(yè)發(fā)放貸款，商業(yè)計(jì)劃書是相當(dāng)重要的文件（5） 在對(duì)外合作時(shí)，商業(yè)計(jì)劃書也是最有說(shuō)服力的年度報(bào)告三要素：利潤(rùn)表、資產(chǎn)負(fù)債表、連同相關(guān)賬目附注、董事會(huì)報(bào)告和審計(jì)報(bào)告在內(nèi)的年度報(bào)告這些賬目由董事會(huì)編寫這些賬目和報(bào)告必須發(fā)送給：公司的每一位成員，公司債券的每一位持有人，以及每一位有資格收到股東大會(huì)通知的人電子郵件的特點(diǎn)1. 快捷性2. 適用性強(qiáng)3. 費(fèi)用較低4. 傳播范圍廣5. 及時(shí)性6. 多樣化第8章 視覺(jué)溝通 表格用于說(shuō)明涉及大量數(shù)據(jù)的情形。優(yōu)點(diǎn)是：非常容易閱讀、易于理解。 條形圖用于說(shuō)明某給定時(shí)點(diǎn)上一組特定數(shù)據(jù)中所有類別的情況。優(yōu)點(diǎn)：更直觀地看到變化。缺點(diǎn)：不能準(zhǔn)確讀出條形圖所示數(shù)值，喪失了數(shù)字的準(zhǔn)確性。 柱狀圖具有量的連續(xù)性，借助條形描述各變量數(shù)據(jù)的另一種方式。當(dāng)X軸不做均等劃分時(shí)，就使用柱狀圖。 曲線圖/線形圖目的是表示兩個(gè)變量之間的關(guān)系，即特定變量的值隨另一個(gè)變量的值變化的規(guī)