【正文】 快，即報道迅速快捷；新，即內(nèi)容新鮮；實，即真實準(zhǔn)確。(3)簡報的結(jié)構(gòu)：報頭+報核+報尾。(4)簡報的報頭有以下內(nèi)容：簡報名稱、期號、編印單位、印發(fā)日期。(5)簡報報核主要結(jié)構(gòu)：(按語)+標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾。(6)簡報報尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。13．會議記錄(1)概念：會議記錄是開會時當(dāng)場將會議基本情況和會議報告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實記錄下來的文書。(2)特點：真實性、資料性。(3)會議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。(4)會議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。14．意向書(1)概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對某項事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟意圖和目的的意向性文書。(2)特點：協(xié)商性、靈活性、簡略性。(3)意向書的類型。(4)意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。15．訂貨單(1)概念：訂貨單是訂購產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。(2)特點：協(xié)約性、嚴(yán)肅性。(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標(biāo)題+16．產(chǎn)品說明書(1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點、規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。(2)特點：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。(3)產(chǎn)品說明書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。 會議與商務(wù)活動鑒定要點與重點提示 一、鑒定要點 掌握會議議程、日程的擬定方法；正確選擇會址；做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費結(jié)算工作；掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務(wù)旅行計劃和旅程表的制定方法。 熟悉會議議程與日程的區(qū)別；掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學(xué)會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。 二、重點提示 1．會議議程表的設(shè)計方法 (1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。 (2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應(yīng)盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。 (3)保密性較強的議題一般安排在后面。 2．會議日程表的設(shè)計方法 (1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。 (2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。 3．安排會議議程和日程應(yīng)注意的問題 (1)會議議程和會議日程的功能不同。 (2)會議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。 (3)會議議程與日程必須吻合。 (4)會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。 4．選擇會址應(yīng)考慮的因素 (1)交通便利。 (2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。 (3)場地要有良好的設(shè)備配置。 (4)應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。 (5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場。 (6)場地租借的成本必須合理。 5．做好會議記錄 (1)會議記錄的準(zhǔn)備工作 1)準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。 2)備有會議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會人員的座位圖。 (2)會議記錄的內(nèi)容：會議描述；與會者姓名；會議過程；主席、記錄員簽名。 (3)會議記錄的方法 1)重點應(yīng)將會議主要討論的觀點、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。 2)漏記內(nèi)容對照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡要的解釋。 3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。 (4)會議記錄的修改 1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。 2)經(jīng)會議批準(zhǔn)，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。 3)會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。 (5)會議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡潔、條理清楚。 6．會議期間的信息溝通 (1)做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作 1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。 2)要深入實際，掌握第一手資料。 3)注重信息的加工。 4)注重實效，狠抓反饋信息的收集。 (2)會議期間的對外宣傳工作 1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。 2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。 3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、實效、費用的原則綜合考慮。 4)注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道。 5)為召開記者招待會提供必需的信息資料。 6)信息收集力求全面、真實、及時、適用、重點突出。 7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。 (3)信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。 (4)信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專人傳遞。7．會議的值班、保衛(wèi)工作 (1)會議值班工作的內(nèi)容 1)搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。 2)控制與會議無關(guān)人員隨便出入會場。 3)備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。 4)堅守崗位、人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。 (2)會議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會場和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。 8．會議文件資料立卷歸檔的步驟 (1)會議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。 (2)會議文件收集整理工作的方法 1)責(zé)任落實到人。 2)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時采取補救措施。 3)注意保密。 9．會議經(jīng)費結(jié)算工作 (1)會議收款的方法和時機 1)在會議通知中注明收費標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。 2)如用信用卡收費，要問清姓名、卡號、有效期等。 3)與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序。 (2)會議付款的方法和時機：演講者費用、場租費、租用設(shè)備費等事先商定好費用，會議結(jié)束后付費。 10．?dāng)M定開放參觀活動方案 (1)開放參觀活動方案的主要內(nèi)容 1)確定開放參觀活動的主題。 2)安排開放參觀的內(nèi)容。 3)選擇開放參觀的時機。 4)確定邀請對象。 5)選擇參觀路線。 6)策劃宣傳工作。 7)做好解說及接待準(zhǔn)備。 (2)安排開放參觀活動的注意事項 1)目的明確。 2)時機選擇要得當(dāng)。 3)處理好公開與保密的關(guān)系。 4)安排好細(xì)節(jié)問題。 5)精心做好展示工作。 11．安排宴請活動的方法與要求 (1)宴請活動的準(zhǔn)備工作 1)列出賓客名單，發(fā)出正式請柬。 2)確定宴請時間、選好宴請場所。 3)確定菜單。 4)排定桌次、座次。 5)宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。 (2)宴請形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等。 (3)宴請目的：為代表團(tuán)來訪；為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日；為展覽會的開幕、閉幕；為某項工程動工、竣工等。 12．?dāng)M定商務(wù)旅行計劃 (1)商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容：時間、啟返日期、住宿安排、會晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費用。 (2)旅程表的主要內(nèi)容：日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注。 13．出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作 (1)辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請，辦理護(hù)照，辦理簽證，辦理《國際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機票，辦理保險。 (2)出行前的準(zhǔn)備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準(zhǔn)備隨身攜帶物品，為上司準(zhǔn)備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國的背景資料。 (3)出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫。16 / 1