【正文】 快，即報(bào)道迅速快捷；新，即內(nèi)容新鮮；實(shí)，即真實(shí)準(zhǔn)確。(3)簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾。(4)簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)頭有以下內(nèi)容：簡(jiǎn)報(bào)名稱(chēng)、期號(hào)、編印單位、印發(fā)日期。(5)簡(jiǎn)報(bào)報(bào)核主要結(jié)構(gòu)：(按語(yǔ))+標(biāo)題+導(dǎo)語(yǔ)+主體+結(jié)尾。(6)簡(jiǎn)報(bào)報(bào)尾：寫(xiě)明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。13．會(huì)議記錄(1)概念：會(huì)議記錄是開(kāi)會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來(lái)的文書(shū)。(2)特點(diǎn)：真實(shí)性、資料性。(3)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。(4)會(huì)議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。14．意向書(shū)(1)概念：意向書(shū)是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書(shū)。(2)特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡(jiǎn)略性。(3)意向書(shū)的類(lèi)型。(4)意向書(shū)的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。15．訂貨單(1)概念：訂貨單是訂購(gòu)產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。(2)特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴(yán)肅性。(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法：標(biāo)題+16．產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)(1)概念：產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)是生產(chǎn)商或者銷(xiāo)售商向消費(fèi)者介紹其生產(chǎn)、銷(xiāo)售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說(shuō)明性文書(shū)。(2)特點(diǎn)：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。(3)產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示 一、鑒定要點(diǎn) 掌握會(huì)議議程、日程的擬定方法；正確選擇會(huì)址；做好會(huì)議記錄、會(huì)議中的信息溝通和會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作以及會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作；掌握開(kāi)放參觀活動(dòng)方案的擬定和安排宴請(qǐng)活動(dòng)的要求、商務(wù)旅行計(jì)劃和旅程表的制定方法。 熟悉會(huì)議議程與日程的區(qū)別；掌握會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式；學(xué)會(huì)會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟和國(guó)外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。 二、重點(diǎn)提示 1．會(huì)議議程表的設(shè)計(jì)方法 (1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無(wú)對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。 (2)議程表中第一項(xiàng)是宣布議題，安排討論問(wèn)題時(shí)應(yīng)盡量將同類(lèi)性質(zhì)問(wèn)題集中安排在一起。 (3)保密性較強(qiáng)的議題一般安排在后面。 2．會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)方法 (1)會(huì)議的日程表一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。 (2)將會(huì)議時(shí)間按每天上午、下午、晚上三個(gè)單元將議題具體化。 3．安排會(huì)議議程和日程應(yīng)注意的問(wèn)題 (1)會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同。 (2)會(huì)議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會(huì)議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。 (3)會(huì)議議程與日程必須吻合。 (4)會(huì)議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。 4．選擇會(huì)址應(yīng)考慮的因素 (1)交通便利。 (2)會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符。 (3)場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。 (4)應(yīng)盡量避開(kāi)鬧市區(qū)，場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。 (5)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無(wú)停車(chē)場(chǎng)。 (6)場(chǎng)地租借的成本必須合理。 5．做好會(huì)議記錄 (1)會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作 1)準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機(jī)和磁帶。 2)備有會(huì)議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會(huì)人員的座位圖。 (2)會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述；與會(huì)者姓名；會(huì)議過(guò)程；主席、記錄員簽名。 (3)會(huì)議記錄的方法 1)重點(diǎn)應(yīng)將會(huì)議主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來(lái)，其他內(nèi)容概括記錄。 2)漏記內(nèi)容對(duì)照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做簡(jiǎn)要的解釋。 3)與會(huì)者提出的意見(jiàn)、建議，要把人名記錄下來(lái)。 (4)會(huì)議記錄的修改 1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。 2)經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議記錄如有錯(cuò)誤，主席或秘書(shū)可以更改。 3)會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。 (5)會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚。 6．會(huì)議期間的信息溝通 (1)做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作 1)秘書(shū)人員要多聽(tīng)、多記、多想、多跑，全面收集信息。 2)要深入實(shí)際，掌握第一手資料。 3)注重信息的加工。 4)注重實(shí)效，狠抓反饋信息的收集。 (2)會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作 1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。 2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。 3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、實(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。 4)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道。 5)為召開(kāi)記者招待會(huì)提供必需的信息資料。 6)信息收集力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。 7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠(chéng)相待、平等相待、迅速及時(shí)。 (3)信息加工的形式：綜合加工；提煉加工；推導(dǎo)加工。 (4)信息傳遞的方式：口頭傳遞；影像傳遞；電子系統(tǒng)傳遞；專(zhuān)人傳遞。7．會(huì)議的值班、保衛(wèi)工作 (1)會(huì)議值班工作的內(nèi)容 1)搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。 2)控制與會(huì)議無(wú)關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)。 3)備有公司和各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門(mén)主管的聯(lián)絡(luò)方式。 4)堅(jiān)守崗位、人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無(wú)阻。 (2)會(huì)議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會(huì)人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。 8．會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟 (1)會(huì)議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。 (2)會(huì)議文件收集整理工作的方法 1)責(zé)任落實(shí)到人。 2)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。 3)注意保密。 9．會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作 (1)會(huì)議收款的方法和時(shí)機(jī) 1)在會(huì)議通知中注明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。 2)如用信用卡收費(fèi)，要問(wèn)清姓名、卡號(hào)、有效期等。 3)與財(cái)務(wù)部門(mén)確定正確的收費(fèi)開(kāi)票程序。 (2)會(huì)議付款的方法和時(shí)機(jī)：演講者費(fèi)用、場(chǎng)租費(fèi)、租用設(shè)備費(fèi)等事先商定好費(fèi)用，會(huì)議結(jié)束后付費(fèi)。 10．?dāng)M定開(kāi)放參觀活動(dòng)方案 (1)開(kāi)放參觀活動(dòng)方案的主要內(nèi)容 1)確定開(kāi)放參觀活動(dòng)的主題。 2)安排開(kāi)放參觀的內(nèi)容。 3)選擇開(kāi)放參觀的時(shí)機(jī)。 4)確定邀請(qǐng)對(duì)象。 5)選擇參觀路線(xiàn)。 6)策劃宣傳工作。 7)做好解說(shuō)及接待準(zhǔn)備。 (2)安排開(kāi)放參觀活動(dòng)的注意事項(xiàng) 1)目的明確。 2)時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)。 3)處理好公開(kāi)與保密的關(guān)系。 4)安排好細(xì)節(jié)問(wèn)題。 5)精心做好展示工作。 11．安排宴請(qǐng)活動(dòng)的方法與要求 (1)宴請(qǐng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作 1)列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬。 2)確定宴請(qǐng)時(shí)間、選好宴請(qǐng)場(chǎng)所。 3)確定菜單。 4)排定桌次、座次。 5)宴請(qǐng)程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。 (2)宴請(qǐng)形式：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、冷餐會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。 (3)宴請(qǐng)目的：為代表團(tuán)來(lái)訪(fǎng)；為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日；為展覽會(huì)的開(kāi)幕、閉幕；為某項(xiàng)工程動(dòng)工、竣工等。 12．?dāng)M定商務(wù)旅行計(jì)劃 (1)商務(wù)旅行計(jì)劃的內(nèi)容：時(shí)間、啟返日期、住宿安排、會(huì)晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費(fèi)用。 (2)旅程表的主要內(nèi)容：日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、備注。 13．出國(guó)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作 (1)辦理各種必要的出國(guó)手續(xù)：撰寫(xiě)出國(guó)申請(qǐng)，辦理護(hù)照，辦理簽證，辦理《國(guó)際預(yù)防接種證書(shū)》，辦理出境登記卡，訂購(gòu)機(jī)票，辦理保險(xiǎn)。 (2)出行前的準(zhǔn)備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準(zhǔn)備隨身攜帶物品，為上司準(zhǔn)備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國(guó)的背景資料。 (3)出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫。16 / 1