【正文】 ，獲得報酬。”北京青年人才服務(wù)中心鄭主任認為：鐘點秘書的出現(xiàn)和增多是人才市場日益活躍的體現(xiàn)，也為企業(yè)在組織會議時提供了其急需的專業(yè)人才。要想成為一名出色的鐘點秘書，其條件還是比較嚴格的，上海某鐘點秘書事務(wù)所的陳小姐提到了鐘點秘書的入行條件。形象好、氣質(zhì)佳。雖然不是靠青春資本吃飯，但雇主雇用你，你就在這段時間內(nèi)代表這個公司的形象，尤其是工作時間的短暫性，更決定了你要在短時間內(nèi)發(fā)揮個人魅力，所以一個形象好、氣質(zhì)佳的知識型秘書更能得到雇主的青睞。反應靈敏，口譯準確。如果你的外在形象不是很出色，那也不必氣餒，靈活的頭腦加上出色的語言翻譯能力也會使你的身價驟然提升。具有全方位的整體素質(zhì)。要有較強的公關(guān)才能和組織能力，精通外語，掌握大量的計算機、經(jīng)濟管理和通信等高科技知識，此外，還要精通現(xiàn)代化辦公用品的使用方法。第二章 秘書的素質(zhì)與職業(yè)道德學習目標通過本章的學習，了解一般秘書工作應具備的素養(yǎng)：秘書的知識和能力結(jié)構(gòu)要求，健康的秘書職業(yè)心理素質(zhì)要求，秘書的職業(yè)道德要求。使學生理解秘書職業(yè)素質(zhì)的重要性，客觀正確地分析和認識自己，加強學習與訓練，培養(yǎng)自身良好的秘書素質(zhì)與職業(yè)道德修養(yǎng)。情景案例善于學習——第一次當秘書的心得 經(jīng)過層層的面試，過五關(guān)斬六將，我終于成了企業(yè)公關(guān)部的一名秘書。這是我第一次當秘書，我本來以為，所謂秘書就是打打字、倒倒荼、接接電話什么的，對于像我這樣一個大學畢業(yè)生來說應該是手到擒來，可是在公關(guān)部做了一年多，我卻覺得要真正做好這份工作，當一個好的秘書真的很不容易。 由于缺乏實踐，光有書本知識、只會紙上談兵的我，剛開始的很多工作做得很不好。記得剛來公關(guān)部的第一天，部長布置我打一份表格并且要我盡快交給他。那份表格有點類似現(xiàn)在的職工評分表，其實非常簡單。我雖然由于喜歡網(wǎng)上聊天，打字很熟練，但是對于做表格卻一竅不通，對WORD使用非常不熟練。我在電腦前坐了整整一個下午，可是電腦總是不聽話，怎么也做不好，又不好意思請教別的同事，因為大家都很忙，而這又是我的分內(nèi)工作。直到晚上下班同事都走了表格也沒做出來，我急得都快要哭了，最后部長實在等不及了， (整理. 版權(quán)歸原作者所有)土 如果您不是在 .. 網(wǎng)站下載此資料的, 不要隨意相信. 請訪問., 加入 ..必要時可將此文件解密成可編輯的doc或ppt格式過來三下五除二幫我把表格搞好?！氨砀袷录焙蟛痪?，當時的部長助理布置我寫一篇叫做《企業(yè)公關(guān)工作的策劃方法》的文章。雖然在學校里學了公文寫作，考試得分也不低，但是面對帶點專業(yè)性質(zhì)的公文，我還是感到手足無措。拿著助理給的幾句話的提綱，構(gòu)思了整整兩天，連吃飯睡覺都在構(gòu)思才總算湊出一篇兩千多字的文章，數(shù)量尚且如此，質(zhì)量就可想而知。還有后來的辦公設(shè)備故障的簡單維修、對外聯(lián)絡(luò)、文檔管理、人際關(guān)系的運作，甚至連接聽電話的方法這樣的小事，都不斷給我很多的震動和教訓，那短短的一個月時間超過了大學生活4年給我的全部，使我有“脫胎換骨”之感。我第一次體會出做一名秘書專門的知識和實踐技能的重要性，學習和實踐的緊迫感和動力也油然而生。 作為一名部門秘書，我做的最多的是寫文章、寫報告，但是我最怕的也是這個。生怕自己寫出來的文章領(lǐng)導不滿意。因為部門文件肩負著對外宣傳、對內(nèi)傳達的重要作用，不僅在行文上受到固定格式的限制，而且在內(nèi)容上還要充分體現(xiàn)領(lǐng)導的意圖，得到領(lǐng)導認可。記得有一次我給部里整理一份會議紀要，以為是件很簡單的事情，既沒有按正式的格式寫，也沒有認真檢查就交了上去。下午，部長就把我叫了去，我看見那份會議紀要上滿篇都是部長改過的字跡，連標點符號也沒放過，還有幾個錯別字被醒目地標了出來。那天部長說了很多話，記得最清楚的一句是：“年輕人犯錯誤不要緊，但是一個年輕人做事要認真，做出來的事情還要有專業(yè)水準”。我低著頭，心里不知道有多么的慚愧，簡直無地自容。那次錯誤，使我刻骨銘心，在以后的工作中我就時時提醒自己：認真一些。秘書工作比較繁雜瑣碎，所以要把事情做得有條不紊和有效率也成了努力目標。剛開始我不知道怎么辦，總是忘記重要的事情，有的事情還丟三落四，后來我請教了別的部一個經(jīng)驗豐富的老秘書，她告訴寒要準備一個備忘錄，或者記事本，一邊寫應當完成的工作，一邊留出空白，事情一旦做完，就在空白處畫上一個符號，不時地看看記事本，就不會忘記事情了?，F(xiàn)在我準備了一個辦公記錄，幾乎每天都要記下領(lǐng)導和自己正在做的事情，看哪些事情正在辦，哪些事情辦得差不多了，一時未完成，記得去督促，一年下來還可以看看共做了哪些工作。在工作中我覺得記住電話號碼也很重要，特別是經(jīng)常來往的領(lǐng)導或有關(guān)部室的電話號碼，因為領(lǐng)導很忙，可能會忘記這些號碼，當他需要的時候如果馬上回答出來，他就可以不用翻電話簿，節(jié)省了好多時間，領(lǐng)導也因此夸我“是個有心人”。我平時還要注意收集一些有用的信息，比如定期統(tǒng)計我們部門接待了多少人，搞了大大小小多少活動，從外面聘請了多少專家講課，讓領(lǐng)導從數(shù)字上有一個精確的概念；我也花了很多時間將部里大量凌亂的文檔整理出來，用統(tǒng)一格式打印標簽目錄，標記不同檔案，使檔案清晰美觀，更方便了領(lǐng)導和同事查詢。 在公文的寫作上，我也體會出要寫出質(zhì)量好的文件，不但要多讀重要的經(jīng)典文件，還要多讀領(lǐng)導講話，多揣摩領(lǐng)導的意思。了解他們思想的“關(guān)注點”，這樣寫作時才能站在他們的角度，對事物的方方面面進行分析，才能達到稿件中要求的對事物的預見性、針對性和操作性。現(xiàn)在送部長審定的稿子上還是時常有被修補、添改的地方，這使我知道自己的膚淺，也愈知一個秘書的成長并非一蹴而就的事情，而是一個外因和內(nèi)因不斷磨合，充分調(diào)動主觀能動性的循序漸進的過程。 現(xiàn)在，在領(lǐng)導和同事的幫助下，我在不斷地成長，我也越來越喜歡自己的工作。而我覺得一個人剛開始做什么，可能會做得不好，但是只要能夠調(diào)整好自己的心態(tài)，不斷地學習，全身心地投入工作，經(jīng)常反省，看到自己的不足，并且力求做得更好，在工作中不斷地思考、不斷地總結(jié)，不斷地創(chuàng)新，終有一天會發(fā)現(xiàn)你比以前真的做得更好。思考：從這個例子中，你覺得當秘書應該具備怎樣的素質(zhì)？秘書最重要的心態(tài)是什么？你覺得什么是使一個秘書盡快成熟的好方法?美國“全美秘書協(xié)會”對秘書職業(yè)有以下要求： 1．像心理學家一樣善于觀察和理解他人； 2．像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3．像外交官一樣有瀟灑的風度； 4．有調(diào)查各種棘手問題的豐富經(jīng)驗； 5．有良好的速記能力以及文字功夫； 6．熟諳各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系； 7．能熟練地使用各種辦公自動化設(shè)備； 8．具備相當?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識； 9．能熟練地對各種文件資料進行整理歸類。對上面的秘書條件，你是否感到吃驚？因為秘書這種職業(yè)遠比你想象中的要復雜、豐富得多，對秘書人員的素質(zhì)要求也就更高。《中華人民共和國國家職業(yè)標準秘書》規(guī)定，秘書是“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導決策及其實施提供服務(wù)的人員”，并同時規(guī)定，秘書應當“具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等”。秘書人員要勝任工作，必須具備相當?shù)幕A(chǔ)知識、專業(yè)知識和適應各種工作的不同能力；必須具有一定的馬克思主義理論修養(yǎng)、政策修養(yǎng)、良好的思想和作風；必須具有穩(wěn)定健康的心理狀態(tài)；還必須遵守本行業(yè)的職業(yè)道德。 第一節(jié) 秘書的基本素質(zhì)一、秘書的知識結(jié)構(gòu) 秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識。 （一）基礎(chǔ)知識 秘書應具有的基礎(chǔ)知識分為兩個方面：一方面是社會科學基礎(chǔ)知識，即語文、政治、歷史、地理、外語知識；另一方面是自然科學知識，即物理、化學、數(shù)學、生物等知識。這些基礎(chǔ)知識對其秘書工作起著直接或間接的作用。 （二）專業(yè)知識 專業(yè)知識是指秘書人員都應具有的秘書業(yè)務(wù)知識，包括應用文寫作、文書制作和文書處理、檔案保管、辦公室管理、調(diào)查研究、會議組織、信訪工作、信息科學和公共關(guān)系知識等等。秘書崗位所在的部門往往是樞紐所在，與領(lǐng)導者聯(lián)系最為密切，秘書在輔助領(lǐng)導進行科學決策管理過程中發(fā)揮著重要作用，因此，具備管理學知識對于提高秘書工作效率、實現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化、科學化意義重大。 （三）行業(yè)知識 行業(yè)知識是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識，如在政府機關(guān)工作的必須具有行政管理知識，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識、市場營銷知識。其他處在教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識。秘書在日常工作中必然會大量接觸行業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)知識，如不了解這些知識則對所處理事務(wù)的輕重緩急程度不甚清楚，可能造成失誤和損失。 （四）相關(guān)知識這是秘書人員為適應時代需要應加以進修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，主要涉及經(jīng)濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領(lǐng)導科學、統(tǒng)計學等。學習這些知識，可以使秘書人員從更廣闊的領(lǐng)域去從事秘書工作。在當前市場經(jīng)濟條件下，各項改革措施不斷深化，不管是哪行哪業(yè)的秘書人員，不懂得點經(jīng)濟學、統(tǒng)計學是不行的。為把我國建設(shè)成法治國家，全國都進行法制教育，秘書也不能例外。有些知識可以使秘書人員從更深的角度去認識秘書工作和秘書活動。比如社會學、心理學，它有助于秘書人員認識自己的社會地位和社會價值，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，運用科學的方法更自覺地、更有效地適應秘書工作和秘書活動。還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導科學、信息傳播學等等。秘書人員應根據(jù)崗位的需要和自我的要求，有針對性、有目的性地建構(gòu)合理的知識結(jié)構(gòu)，不斷優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)。隨著社會的不斷發(fā)展，“終身學習”的觀念正深人人心，日益成為對各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求，因此，要想勝任秘書工作，不能指望通過幾年大學的專業(yè)學習便可坐享終生。只有不斷學習，不斷提高才能順應時代和社會的發(fā)展需要。秘書從業(yè)人應根據(jù)自身實際有意識地擴大知識面，不斷加強專業(yè)知識與行業(yè)知識的廣度和深度。二、秘書的能力要求秘書工作的復雜性、多樣性和秘書活動的豐富性、廣泛性，要求秘書人員必須具有多種能力。(一) 表達能力 表達能力包括口頭表達能力和書面表達能力，“能說會寫”是秘書給人的第一印象。1．口頭表達能力 秘書雖然很少走上發(fā)言臺，但卻要經(jīng)常說話：上傳下達、匯報情況、接待來訪、接打電話等等。秘書應會說一口標準而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對領(lǐng)導講話語言要簡明扼要，對群眾講話也切忌羅嗦冗長，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說話清楚。要使說話有條有理，秘書要多思考，說話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問一句答一句。因為是工作上的說話，所以必然要講究藝術(shù)。比如，領(lǐng)導在批閱業(yè)務(wù)部門的請示時，經(jīng)常會讓秘書去把當事人找來，以便了解一些具體情況。如果秘書打電話通知對方時簡單地說“經(jīng)理找你”，那么突如其來的通知多少會令對方忐忑不安，如果對方因此而難以把事情說清楚，則會影響到領(lǐng)導的工作。假如秘書換一種表達方式，如“經(jīng)理正在審閱你們上次提交的X X請示，現(xiàn)在他想找你了解一些具體情況”，這樣當事人有了心理準備，自然容易將事情說明白。2．寫作能力 具體是指公文和事務(wù)應用文的寫作能力。秘書人員要寫好公文和應用文，應具有語法、修辭、邏輯知識，應掌握大量的詞匯和不同的句式，應具有公文和應用文文體知識，應掌握常用漢字和簡化字，掌握標點符號用法，并通過長期實踐，將這些知識綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應該認識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。秘書還要練習書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。(二) 辦事能力 秘書活動具有鮮明的事務(wù)性特征，辦事是秘書基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作。對于領(lǐng)導者來說，每天要忙于抓具有全局性的大事，具體的事務(wù)性工作要由秘書來承擔。對于各職能部門來說，每一個職能部門都有自己分管的專門業(yè)務(wù)和職責范圍，因而，凡是別的部門不管的事和領(lǐng)導交辦的事秘書部門都要管，因此辦事能力是秘書的一種最基本又是最重要的能力，也是一種綜合能力，它大致包括以下幾個方面： 1．理解領(lǐng)會能力 理解領(lǐng)會能力是高效辦事的前提。經(jīng)常聽到有的領(lǐng)導說某某人“悟性好，一點就透”，有的領(lǐng)導說某某人“不機靈，交代多次也不明白”。全面正確地理解領(lǐng)會領(lǐng)導的意圖(當然也包括其他交往對象的意圖)才能將事情辦好。如果理解領(lǐng)會得慢則會耽誤工作，如果理解領(lǐng)會錯了則更是會辦錯事。 2．觀察分析能力 秘書工作可謂千頭萬緒，巨細皆備，所以在工作中要時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時提請領(lǐng)導注意，要善于做拾遺補闕工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問題，而且要善于分析問題，把各種事情綜合考慮，分出緩急輕重、主次難易，有條不紊地分別辦好。秘書有了觀察分析能力就能深入實際，經(jīng)過分析研究提出解決問題的辦法，供領(lǐng)導參考。觀察分析能力是秘書工作由被動服務(wù)轉(zhuǎn)為主動服務(wù)的前提條件。 3．應變能力秘書的大部分工作都有章可循，應嚴格按照政策和規(guī)章制度辦事。在生活節(jié)奏不斷加快，市場競爭異常激烈的現(xiàn)代社會，有些工作尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時間、地點、條件下，常會出現(xiàn)意想不到的突發(fā)性意外事件。處理此類問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。遇到突發(fā)性的危機又聯(lián)系不上領(lǐng)導或得不到批示時，就要求秘書能審時度勢，處變不驚，隨機應變，在短時間內(nèi)拿出對策。這些都是對秘書應變能力的考驗。 (三) 社交能力隨著社會的發(fā)展，人類的社會交往將更加頻繁?，F(xiàn)代社會中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常要參加各種社會活動，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進行協(xié)調(diào)，參加各種會議、會談或宴會，甚至有參加外事活動的機會。秘書人員必須具有一定的社會活動能力，懂得