【正文】 ，獲得報(bào)酬?！北本┣嗄耆瞬欧?wù)中心鄭主任認(rèn)為：鐘點(diǎn)秘書的出現(xiàn)和增多是人才市場(chǎng)日益活躍的體現(xiàn)，也為企業(yè)在組織會(huì)議時(shí)提供了其急需的專業(yè)人才。要想成為一名出色的鐘點(diǎn)秘書，其條件還是比較嚴(yán)格的，上海某鐘點(diǎn)秘書事務(wù)所的陳小姐提到了鐘點(diǎn)秘書的入行條件。形象好、氣質(zhì)佳。雖然不是靠青春資本吃飯，但雇主雇用你，你就在這段時(shí)間內(nèi)代表這個(gè)公司的形象，尤其是工作時(shí)間的短暫性，更決定了你要在短時(shí)間內(nèi)發(fā)揮個(gè)人魅力，所以一個(gè)形象好、氣質(zhì)佳的知識(shí)型秘書更能得到雇主的青睞。反應(yīng)靈敏，口譯準(zhǔn)確。如果你的外在形象不是很出色，那也不必氣餒，靈活的頭腦加上出色的語(yǔ)言翻譯能力也會(huì)使你的身價(jià)驟然提升。具有全方位的整體素質(zhì)。要有較強(qiáng)的公關(guān)才能和組織能力，精通外語(yǔ)，掌握大量的計(jì)算機(jī)、經(jīng)濟(jì)管理和通信等高科技知識(shí)，此外，還要精通現(xiàn)代化辦公用品的使用方法。第二章 秘書的素質(zhì)與職業(yè)道德學(xué)習(xí)目標(biāo)通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，了解一般秘書工作應(yīng)具備的素養(yǎng)：秘書的知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)要求，健康的秘書職業(yè)心理素質(zhì)要求，秘書的職業(yè)道德要求。使學(xué)生理解秘書職業(yè)素質(zhì)的重要性，客觀正確地分析和認(rèn)識(shí)自己，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，培養(yǎng)自身良好的秘書素質(zhì)與職業(yè)道德修養(yǎng)。情景案例善于學(xué)習(xí)——第一次當(dāng)秘書的心得 經(jīng)過(guò)層層的面試，過(guò)五關(guān)斬六將，我終于成了企業(yè)公關(guān)部的一名秘書。這是我第一次當(dāng)秘書，我本來(lái)以為，所謂秘書就是打打字、倒倒荼、接接電話什么的，對(duì)于像我這樣一個(gè)大學(xué)畢業(yè)生來(lái)說(shuō)應(yīng)該是手到擒來(lái)，可是在公關(guān)部做了一年多，我卻覺(jué)得要真正做好這份工作，當(dāng)一個(gè)好的秘書真的很不容易。 由于缺乏實(shí)踐，光有書本知識(shí)、只會(huì)紙上談兵的我，剛開始的很多工作做得很不好。記得剛來(lái)公關(guān)部的第一天，部長(zhǎng)布置我打一份表格并且要我盡快交給他。那份表格有點(diǎn)類似現(xiàn)在的職工評(píng)分表，其實(shí)非常簡(jiǎn)單。我雖然由于喜歡網(wǎng)上聊天，打字很熟練，但是對(duì)于做表格卻一竅不通，對(duì)WORD使用非常不熟練。我在電腦前坐了整整一個(gè)下午，可是電腦總是不聽(tīng)話，怎么也做不好，又不好意思請(qǐng)教別的同事，因?yàn)榇蠹叶己苊?，而這又是我的分內(nèi)工作。直到晚上下班同事都走了表格也沒(méi)做出來(lái)，我急得都快要哭了，最后部長(zhǎng)實(shí)在等不及了， (整理. 版權(quán)歸原作者所有)土 如果您不是在 .. 網(wǎng)站下載此資料的, 不要隨意相信. 請(qǐng)?jiān)L問(wèn)., 加入 ..必要時(shí)可將此文件解密成可編輯的doc或ppt格式過(guò)來(lái)三下五除二幫我把表格搞好?！氨砀袷录焙蟛痪茫?dāng)時(shí)的部長(zhǎng)助理布置我寫一篇叫做《企業(yè)公關(guān)工作的策劃方法》的文章。雖然在學(xué)校里學(xué)了公文寫作，考試得分也不低，但是面對(duì)帶點(diǎn)專業(yè)性質(zhì)的公文，我還是感到手足無(wú)措。拿著助理給的幾句話的提綱，構(gòu)思了整整兩天，連吃飯睡覺(jué)都在構(gòu)思才總算湊出一篇兩千多字的文章，數(shù)量尚且如此，質(zhì)量就可想而知。還有后來(lái)的辦公設(shè)備故障的簡(jiǎn)單維修、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、文檔管理、人際關(guān)系的運(yùn)作，甚至連接聽(tīng)電話的方法這樣的小事，都不斷給我很多的震動(dòng)和教訓(xùn)，那短短的一個(gè)月時(shí)間超過(guò)了大學(xué)生活4年給我的全部，使我有“脫胎換骨”之感。我第一次體會(huì)出做一名秘書專門的知識(shí)和實(shí)踐技能的重要性，學(xué)習(xí)和實(shí)踐的緊迫感和動(dòng)力也油然而生。 作為一名部門秘書，我做的最多的是寫文章、寫報(bào)告，但是我最怕的也是這個(gè)。生怕自己寫出來(lái)的文章領(lǐng)導(dǎo)不滿意。因?yàn)椴块T文件肩負(fù)著對(duì)外宣傳、對(duì)內(nèi)傳達(dá)的重要作用，不僅在行文上受到固定格式的限制，而且在內(nèi)容上還要充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，得到領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。記得有一次我給部里整理一份會(huì)議紀(jì)要，以為是件很簡(jiǎn)單的事情，既沒(méi)有按正式的格式寫，也沒(méi)有認(rèn)真檢查就交了上去。下午，部長(zhǎng)就把我叫了去，我看見(jiàn)那份會(huì)議紀(jì)要上滿篇都是部長(zhǎng)改過(guò)的字跡，連標(biāo)點(diǎn)符號(hào)也沒(méi)放過(guò)，還有幾個(gè)錯(cuò)別字被醒目地標(biāo)了出來(lái)。那天部長(zhǎng)說(shuō)了很多話，記得最清楚的一句是：“年輕人犯錯(cuò)誤不要緊，但是一個(gè)年輕人做事要認(rèn)真，做出來(lái)的事情還要有專業(yè)水準(zhǔn)”。我低著頭，心里不知道有多么的慚愧，簡(jiǎn)直無(wú)地自容。那次錯(cuò)誤，使我刻骨銘心，在以后的工作中我就時(shí)時(shí)提醒自己：認(rèn)真一些。秘書工作比較繁雜瑣碎，所以要把事情做得有條不紊和有效率也成了努力目標(biāo)。剛開始我不知道怎么辦，總是忘記重要的事情，有的事情還丟三落四，后來(lái)我請(qǐng)教了別的部一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的老秘書，她告訴寒要準(zhǔn)備一個(gè)備忘錄，或者記事本，一邊寫應(yīng)當(dāng)完成的工作，一邊留出空白，事情一旦做完，就在空白處畫上一個(gè)符號(hào)，不時(shí)地看看記事本，就不會(huì)忘記事情了?，F(xiàn)在我準(zhǔn)備了一個(gè)辦公記錄，幾乎每天都要記下領(lǐng)導(dǎo)和自己正在做的事情，看哪些事情正在辦，哪些事情辦得差不多了，一時(shí)未完成，記得去督促，一年下來(lái)還可以看看共做了哪些工作。在工作中我覺(jué)得記住電話號(hào)碼也很重要，特別是經(jīng)常來(lái)往的領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部室的電話號(hào)碼，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)很忙，可能會(huì)忘記這些號(hào)碼，當(dāng)他需要的時(shí)候如果馬上回答出來(lái)，他就可以不用翻電話簿，節(jié)省了好多時(shí)間，領(lǐng)導(dǎo)也因此夸我“是個(gè)有心人”。我平時(shí)還要注意收集一些有用的信息，比如定期統(tǒng)計(jì)我們部門接待了多少人，搞了大大小小多少活動(dòng)，從外面聘請(qǐng)了多少專家講課，讓領(lǐng)導(dǎo)從數(shù)字上有一個(gè)精確的概念；我也花了很多時(shí)間將部里大量凌亂的文檔整理出來(lái)，用統(tǒng)一格式打印標(biāo)簽?zāi)夸?，?biāo)記不同檔案，使檔案清晰美觀，更方便了領(lǐng)導(dǎo)和同事查詢。 在公文的寫作上，我也體會(huì)出要寫出質(zhì)量好的文件，不但要多讀重要的經(jīng)典文件，還要多讀領(lǐng)導(dǎo)講話，多揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意思。了解他們思想的“關(guān)注點(diǎn)”，這樣寫作時(shí)才能站在他們的角度，對(duì)事物的方方面面進(jìn)行分析，才能達(dá)到稿件中要求的對(duì)事物的預(yù)見(jiàn)性、針對(duì)性和操作性?，F(xiàn)在送部長(zhǎng)審定的稿子上還是時(shí)常有被修補(bǔ)、添改的地方，這使我知道自己的膚淺，也愈知一個(gè)秘書的成長(zhǎng)并非一蹴而就的事情，而是一個(gè)外因和內(nèi)因不斷磨合，充分調(diào)動(dòng)主觀能動(dòng)性的循序漸進(jìn)的過(guò)程。 現(xiàn)在，在領(lǐng)導(dǎo)和同事的幫助下，我在不斷地成長(zhǎng)，我也越來(lái)越喜歡自己的工作。而我覺(jué)得一個(gè)人剛開始做什么，可能會(huì)做得不好，但是只要能夠調(diào)整好自己的心態(tài)，不斷地學(xué)習(xí)，全身心地投入工作，經(jīng)常反省，看到自己的不足，并且力求做得更好，在工作中不斷地思考、不斷地總結(jié)，不斷地創(chuàng)新，終有一天會(huì)發(fā)現(xiàn)你比以前真的做得更好。思考：從這個(gè)例子中，你覺(jué)得當(dāng)秘書應(yīng)該具備怎樣的素質(zhì)？秘書最重要的心態(tài)是什么？你覺(jué)得什么是使一個(gè)秘書盡快成熟的好方法?美國(guó)“全美秘書協(xié)會(huì)”對(duì)秘書職業(yè)有以下要求： 1．像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人； 2．像政治家一樣有靈敏的頭腦； 3．像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度； 4．有調(diào)查各種棘手問(wèn)題的豐富經(jīng)驗(yàn)； 5．有良好的速記能力以及文字功夫； 6．熟諳各種商業(yè)往來(lái)中的法律關(guān)系； 7．能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備； 8．具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)； 9．能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類。對(duì)上面的秘書條件，你是否感到吃驚？因?yàn)槊貢@種職業(yè)遠(yuǎn)比你想象中的要復(fù)雜、豐富得多，對(duì)秘書人員的素質(zhì)要求也就更高。《中華人民共和國(guó)國(guó)家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)秘書》規(guī)定，秘書是“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供服務(wù)的人員”，并同時(shí)規(guī)定，秘書應(yīng)當(dāng)“具備較強(qiáng)的文字與語(yǔ)言表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等”。秘書人員要?jiǎng)偃喂ぷ鳎仨毦邆湎喈?dāng)?shù)幕A(chǔ)知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和適應(yīng)各種工作的不同能力；必須具有一定的馬克思主義理論修養(yǎng)、政策修養(yǎng)、良好的思想和作風(fēng)；必須具有穩(wěn)定健康的心理狀態(tài)；還必須遵守本行業(yè)的職業(yè)道德。 第一節(jié) 秘書的基本素質(zhì)一、秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu) 秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識(shí)面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點(diǎn)，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識(shí)。 （一）基礎(chǔ)知識(shí) 秘書應(yīng)具有的基礎(chǔ)知識(shí)分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，即語(yǔ)文、政治、歷史、地理、外語(yǔ)知識(shí)；另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，即物理、化學(xué)、數(shù)學(xué)、生物等知識(shí)。這些基礎(chǔ)知識(shí)對(duì)其秘書工作起著直接或間接的作用。 （二）專業(yè)知識(shí) 專業(yè)知識(shí)是指秘書人員都應(yīng)具有的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，包括應(yīng)用文寫作、文書制作和文書處理、檔案保管、辦公室管理、調(diào)查研究、會(huì)議組織、信訪工作、信息科學(xué)和公共關(guān)系知識(shí)等等。秘書崗位所在的部門往往是樞紐所在，與領(lǐng)導(dǎo)者聯(lián)系最為密切，秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策管理過(guò)程中發(fā)揮著重要作用，因此，具備管理學(xué)知識(shí)對(duì)于提高秘書工作效率、實(shí)現(xiàn)秘書工作現(xiàn)代化、科學(xué)化意義重大。 （三）行業(yè)知識(shí) 行業(yè)知識(shí)是秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，如在政府機(jī)關(guān)工作的必須具有行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的必須具有企業(yè)管理知識(shí)、市場(chǎng)營(yíng)銷知識(shí)。其他處在教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)。秘書在日常工作中必然會(huì)大量接觸行業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)知識(shí)，如不了解這些知識(shí)則對(duì)所處理事務(wù)的輕重緩急程度不甚清楚，可能造成失誤和損失。 （四）相關(guān)知識(shí)這是秘書人員為適應(yīng)時(shí)代需要應(yīng)加以進(jìn)修提高的知識(shí)，是秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，主要涉及經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。學(xué)習(xí)這些知識(shí)，可以使秘書人員從更廣闊的領(lǐng)域去從事秘書工作。在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，各項(xiàng)改革措施不斷深化，不管是哪行哪業(yè)的秘書人員，不懂得點(diǎn)經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)是不行的。為把我國(guó)建設(shè)成法治國(guó)家，全國(guó)都進(jìn)行法制教育，秘書也不能例外。有些知識(shí)可以使秘書人員從更深的角度去認(rèn)識(shí)秘書工作和秘書活動(dòng)。比如社會(huì)學(xué)、心理學(xué)，它有助于秘書人員認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)地位和社會(huì)價(jià)值，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，運(yùn)用科學(xué)的方法更自覺(jué)地、更有效地適應(yīng)秘書工作和秘書活動(dòng)。還有些知識(shí)可以幫助秘書人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、信息傳播學(xué)等等。秘書人員應(yīng)根據(jù)崗位的需要和自我的要求，有針對(duì)性、有目的性地建構(gòu)合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，“終身學(xué)習(xí)”的觀念正深人人心，日益成為對(duì)各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求，因此，要想勝任秘書工作，不能指望通過(guò)幾年大學(xué)的專業(yè)學(xué)習(xí)便可坐享終生。只有不斷學(xué)習(xí)，不斷提高才能順應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展需要。秘書從業(yè)人應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際有意識(shí)地?cái)U(kuò)大知識(shí)面，不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)與行業(yè)知識(shí)的廣度和深度。二、秘書的能力要求秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，要求秘書人員必須具有多種能力。(一) 表達(dá)能力 表達(dá)能力包括口頭表達(dá)能力和書面表達(dá)能力，“能說(shuō)會(huì)寫”是秘書給人的第一印象。1．口頭表達(dá)能力 秘書雖然很少走上發(fā)言臺(tái)，但卻要經(jīng)常說(shuō)話：上傳下達(dá)、匯報(bào)情況、接待來(lái)訪、接打電話等等。秘書應(yīng)會(huì)說(shuō)一口標(biāo)準(zhǔn)而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話語(yǔ)言要簡(jiǎn)明扼要，對(duì)群眾講話也切忌羅嗦冗長(zhǎng)，更不要拖音帶腔。同樣，思維清楚才能說(shuō)話清楚。要使說(shuō)話有條有理，秘書要多思考，說(shuō)話前要善于打腹稿，不要信口開河，滔滔不絕，也不能沉默寡言，問(wèn)一句答一句。因?yàn)槭枪ぷ魃系恼f(shuō)話，所以必然要講究藝術(shù)。比如，領(lǐng)導(dǎo)在批閱業(yè)務(wù)部門的請(qǐng)示時(shí)，經(jīng)常會(huì)讓秘書去把當(dāng)事人找來(lái)，以便了解一些具體情況。如果秘書打電話通知對(duì)方時(shí)簡(jiǎn)單地說(shuō)“經(jīng)理找你”，那么突如其來(lái)的通知多少會(huì)令對(duì)方忐忑不安，如果對(duì)方因此而難以把事情說(shuō)清楚，則會(huì)影響到領(lǐng)導(dǎo)的工作。假如秘書換一種表達(dá)方式，如“經(jīng)理正在審閱你們上次提交的X X請(qǐng)示，現(xiàn)在他想找你了解一些具體情況”，這樣當(dāng)事人有了心理準(zhǔn)備，自然容易將事情說(shuō)明白。2．寫作能力 具體是指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力。秘書人員要寫好公文和應(yīng)用文，應(yīng)具有語(yǔ)法、修辭、邏輯知識(shí)，應(yīng)掌握大量的詞匯和不同的句式，應(yīng)具有公文和應(yīng)用文文體知識(shí)，應(yīng)掌握常用漢字和簡(jiǎn)化字，掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法，并通過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，將這些知識(shí)綜合起來(lái)轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，寫作能力并不僅僅是文字表達(dá)能力，還反映了一個(gè)人的思維能力、觀察能力和語(yǔ)言組織能力，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。秘書還要練習(xí)書法，雖不必成為書法家，但要求把字寫得端正、勻稱、流利。(二) 辦事能力 秘書活動(dòng)具有鮮明的事務(wù)性特征，辦事是秘書基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，每天要忙于抓具有全局性的大事，具體的事務(wù)性工作要由秘書來(lái)承擔(dān)。對(duì)于各職能部門來(lái)說(shuō)，每一個(gè)職能部門都有自己分管的專門業(yè)務(wù)和職責(zé)范圍，因而，凡是別的部門不管的事和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事秘書部門都要管，因此辦事能力是秘書的一種最基本又是最重要的能力，也是一種綜合能力，它大致包括以下幾個(gè)方面： 1．理解領(lǐng)會(huì)能力 理解領(lǐng)會(huì)能力是高效辦事的前提。經(jīng)常聽(tīng)到有的領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)某某人“悟性好，一點(diǎn)就透”，有的領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)某某人“不機(jī)靈，交代多次也不明白”。全面正確地理解領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖(當(dāng)然也包括其他交往對(duì)象的意圖)才能將事情辦好。如果理解領(lǐng)會(huì)得慢則會(huì)耽誤工作，如果理解領(lǐng)會(huì)錯(cuò)了則更是會(huì)辦錯(cuò)事。 2．觀察分析能力 秘書工作可謂千頭萬(wàn)緒，巨細(xì)皆備，所以在工作中要時(shí)時(shí)、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時(shí)提請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補(bǔ)闕工作。不僅善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，而且要善于分析問(wèn)題，把各種事情綜合考慮，分出緩急輕重、主次難易，有條不紊地分別辦好。秘書有了觀察分析能力就能深入實(shí)際，經(jīng)過(guò)分析研究提出解決問(wèn)題的辦法，供領(lǐng)導(dǎo)參考。觀察分析能力是秘書工作由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)為主動(dòng)服務(wù)的前提條件。 3．應(yīng)變能力秘書的大部分工作都有章可循，應(yīng)嚴(yán)格按照政策和規(guī)章制度辦事。在生活節(jié)奏不斷加快，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈的現(xiàn)代社會(huì)，有些工作尤其是事務(wù)性工作，在特殊的時(shí)間、地點(diǎn)、條件下，常會(huì)出現(xiàn)意想不到的突發(fā)性意外事件。處理此類問(wèn)題既要符合原則，又要有一定的機(jī)動(dòng)性和靈活性。遇到突發(fā)性的危機(jī)又聯(lián)系不上領(lǐng)導(dǎo)或得不到批示時(shí)，就要求秘書能審時(shí)度勢(shì)，處變不驚，隨機(jī)應(yīng)變，在短時(shí)間內(nèi)拿出對(duì)策。這些都是對(duì)秘書應(yīng)變能力的考驗(yàn)。 (三) 社交能力隨著社會(huì)的發(fā)展，人類的社會(huì)交往將更加頻繁?，F(xiàn)代社會(huì)中的秘書已不再是整天坐在辦公室里整理文件或是伏案寫作，而是經(jīng)常要參加各種社會(huì)活動(dòng)，外出聯(lián)系工作，調(diào)查情況，收集信息，進(jìn)行協(xié)調(diào)，參加各種會(huì)議、會(huì)談或宴會(huì)，甚至有參加外事活動(dòng)的機(jī)會(huì)。秘書人員必須具有一定的社會(huì)活動(dòng)能力，懂得