辦公室秘書工作職責(zé)-資料下載頁
2025-04-21 02:12本頁面
【正文】 會接觸到公司的一些內(nèi)部的文件 ,保守秘密就顯得分外關(guān)鍵 .另外 ,秘書是工作在老板身邊最親近的人 ,老板出差不便看郵件時 ,我們要處理一些文件 ,有時需要立即替他批復(fù) .所以一個好秘書 ,除了講一口流利的英語、熟練使用計算機(jī)和擬寫各種文件外 ,還有很重要的是應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力、協(xié)調(diào)能力、判斷能力、預(yù)見能力、一定的決策能力以及隨機(jī)應(yīng)變的能力 .這些有時候需要多年的鍛 煉和培養(yǎng) .所以很多大公司在挑選秘書時會視其工作經(jīng)歷 .最后 ,要講究公私分明 .千萬別搞老板秘書戀 ,真正的好秘書是不會倚仗這種手段在職場上攀升的 .溝通最重要 Jessy 年齡： 22 歲任職：1 年時常聽到一些對秘書的普遍性描述：聰明、細(xì)心、謹(jǐn)慎、考慮周到 .除此之外 ,秘書還應(yīng)該有靈氣、有悟性、有團(tuán)結(jié)能力；能提出有創(chuàng)造性的建議 ,并且凡事懂得分出輕重 .而在我看來 ,最為重要的是交際和溝通能力 .我和領(lǐng)導(dǎo)在一間辦公室 ,但是客戶們一進(jìn)門先瞅見我 ,形象當(dāng)然很重要 .其實不用穿得很時尚、另類 ,只要大方得體就行 ,儀表看上去舒服即可 .我的工作要 求我有很好的溝通能力 ,不僅要和客戶打交道 ,還要和公司內(nèi)部的人員保持良好的人際關(guān)系 .領(lǐng)導(dǎo)常說我可以算作是領(lǐng)導(dǎo)和下屬之間的橋梁 ,夾在上下兩級之間 ,一定要尋求到好的一個平衡點 ,正確傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意思表示 ,不能讓雙方產(chǎn)生不必要的誤會和矛盾 .做助理、秘書這一行不僅僅等同于打雜、操辦瑣碎的事務(wù) ,其實還要求人員有較廣的知識面 .在我的工作中 ,難以避免要打電話去催客戶支付費(fèi)用 ,說得難聽點有點“討債”的味道 ,但這是我工作的一部分 ,不得不直面 .現(xiàn)在我也習(xí)慣了這些事務(wù) ,總結(jié)了一套經(jīng)驗技巧 ,這也是一種溝通的能力 .小心那些潛在的危機(jī)艾小姐 年齡： 26 歲任職： 3年我曾經(jīng)在一家公司做文秘 ,老板是個臺灣人 .工作辛苦點就算了 ,最怕上司是個好色的半老頭 .當(dāng)我發(fā)現(xiàn)他想占自己便宜時 ,深覺女秘書不好當(dāng) ,特別碰著這么一個上司 ,自己再怎么端莊嚴(yán)謹(jǐn) ,有時候也很無奈！上司不好伺候 ,更不好得罪 ,那時我就隱隱意識到潛在的危機(jī)：萬一工作出了什么紕漏 ,被他抓到什么把柄 ,要么就受其以工作相威脅 ,要么就被炒魷魚 .我不會因為想保住工作而失去原則 ,畢竟我知道我是為了什么而工作 ,所以我開始暗地尋找機(jī)會跳槽 .一個月后 ,我就遞交了辭呈 .現(xiàn)在我的老板是女的 ,讓我安心許多 .我的工作重心是安排 一些重大的會議和活動、銜接好各種差旅日程、起草財務(wù)或者人事方面的報告、有時候幫老板做一些決定 .但也有煩心之事 ,我這個女老板性子急起來容易沖人發(fā)脾氣 ,通常情況而言 ,往往與工作有關(guān) .我又一次意識到：萬一在老板心情不好時處理不當(dāng) ,要么使老板小看你 ,要么激化雙方的矛盾 ,后果都不好 .然而 ,這還是有辦法避免的 .我必須學(xué)會察言觀色 ,同時提高工作能力和辦事效率。 === 高級秘書應(yīng)具備的素質(zhì) 享受高薪、上寵下舉的高級秘書無疑備受職場女性的青睞。隨著各類中外秘書證書蜂擁而至，很多初級秘書會認(rèn)為考證是攀登高峰的唯 一捷徑。然而，經(jīng)驗告訴我們，理論知識固然重要，實踐經(jīng)歷和敬業(yè)精神更是不可或缺的兩項法寶。要成為一位“全能型”的高級秘書，你需要具備以下的素質(zhì)： 高效的工作能力。 能將瑣碎繁忙的工作變得井然有序，能適應(yīng)各種環(huán)境的變化和工作節(jié)奏的突變。做到臨危受命、忙而不亂。 善于人際溝通。 秘書最重要的職能是上傳下達(dá)。當(dāng)老板和員工之間的溝通有了障礙，甚至影響到了團(tuán)隊關(guān)系和公司的動作，秘書應(yīng)該用溝能的藝術(shù)，化解上下級之間的尷尬和猜疑。 有外交家的平衡術(shù)。 躋身于公司各 種勢力格局中，善于靈巧應(yīng)對，能把握各種利害關(guān)系，找到一個最佳平衡點。 能擔(dān)當(dāng)重要責(zé)任。 高級秘書負(fù)責(zé)各領(lǐng)導(dǎo)層的溝通和聯(lián)絡(luò)，甚至草擬文件、替上級制訂計劃。大膽謹(jǐn)慎地扮演好一個管理者的角色。此外，作為領(lǐng)導(dǎo)最親近的人，非常容易暴露缺點和犯錯。因此，謹(jǐn)言慎行、張弛有度，深入了解領(lǐng)導(dǎo)的喜好是有用的護(hù)身符。 有良好的社交能力。 熟悉地方政府官員、公司客戶、上級的親朋好友等與上級相關(guān)的“人脈圈”，并與他們建立良好的公共關(guān)系。這時公關(guān)技巧的運(yùn)用是必不可少的。 此外，服務(wù)于不同 的行業(yè)，對高級秘書的要求也會有所差異，如律師事務(wù)所需要懂得相關(guān)法律知識的秘書，而商務(wù)公司中又需要有良好的商務(wù)談判能力和協(xié)調(diào)能力，最好還能具備企業(yè)管理知識、財務(wù)知識等。作為一個重實踐的工作，需要長期經(jīng)驗的累積，因此一般年齡在 3040歲左右的女性是最合適的
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