【正文】 可分為群體服務(wù)的秘書機構(gòu)和為個人服務(wù)的秘書機構(gòu)。它們一般屬辦公廳(室)下設(shè)的部門機構(gòu)，具體負責文書、會議、聯(lián)絡(luò)、接待等工作。 廣義的秘書部門，是指處于機關(guān)單位綜合樞紐地位，直接隸屬于機關(guān)首長，全面輔助領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)工作服務(wù)，具有參謀、助手、溝通、協(xié)調(diào)、督查等功能的辦公部門。是對秘書工作在紀律上的要求。準確。秘書機構(gòu)素有“關(guān)口”、“窗口”之稱。秘書工作的樞紐作用，從縱向上，是做好承上啟下、上傳下達工作。秘書工作是一項既處理事務(wù)又與人打交道的工作，因此要求秘書具有靈活應(yīng)變的能力。秘書工作機構(gòu)就是一個綜合性服務(wù)部門。我國的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的，與黨和國家的根本利益密切相關(guān)，它要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定和貫徹各項方針政策，它要經(jīng)常接觸黨和國家的機密。② 能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會議并共同研究問題，能提出各種解決問題的方案，但只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)。上述見解，仁者見仁，智者見智，互有交叉，提法不一。一是貼近領(lǐng)導(dǎo)核心，輔助領(lǐng)導(dǎo)工作；二是不在領(lǐng)導(dǎo)職位，參謀領(lǐng)導(dǎo)之政；三是沒有領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力，隱含領(lǐng)導(dǎo)權(quán)力；四是貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，反映群眾利益。上海、武漢秘書學者概括為“兩性”，即輔助性：指秘書從屬、接近領(lǐng)導(dǎo)，而不擔任領(lǐng)導(dǎo)工作。但就其基本的工作性質(zhì)來看，不外乎都擔負著協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)加工信息，綜合情況，研究決策，協(xié)調(diào)關(guān)系，辦理文書檔案，處理來信來訪，管理機關(guān)事務(wù)這樣一些任務(wù)。另一方面，在同一機關(guān)、單位，秘書人員的職位也有高低之分，以一個省市級政府機關(guān)為例，高級秘書指秘書長、辦公廳（室）主任，他們參政議政，深入到?jīng)Q策的全過程，是領(lǐng)導(dǎo)的重要助手，有的人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。把種差確定為“輔助管理、綜合服務(wù)”，是從秘書的服務(wù)對象和職能兩方面揭示它的本質(zhì)屬性，并把它和其他人員區(qū)別開來。如說秘書是“職務(wù)的名稱之一，是領(lǐng)導(dǎo)助手”?！薄懊貢穷I(lǐng)導(dǎo)、專家、管理人員在履行其職務(wù)時的輔助人員?！熬暋睂?jīng)而言，是方士化的儒生編集起來附會儒家經(jīng)典的各種著作。分一等秘書、二等秘書和三等秘書。眼下做秘書很鍛煉人，也能學到很多東西，增長很多見識，可以豐富自己的人生經(jīng)歷。人物之三：丁霞，女，23歲，漢族，畢業(yè)于首都經(jīng)貿(mào)大學公共管理專業(yè)，英語四級，現(xiàn)就職于上海某臺資生物工程公司，任董事長秘書。他認為，做秘書形象是很重要的，年齡并非很重要，因為秘書對外是代表公司形象的，不一定很漂亮，但是要求氣質(zhì)比較好，整潔、干練。下面是記者的采訪側(cè)記。 人物之一：付小秋，男，29歲，滿族，畢業(yè)于沈陽大學冶金機械專業(yè)，英語四級，現(xiàn)就職于遼寧宏遠商業(yè)(沈陽)有限公司，擔任秘書科科長。人物之二：任曉晶，女，25歲，漢族，畢業(yè)于東北財經(jīng)大學金融專業(yè)，英語四級，現(xiàn)就職于遼寧宏遠商業(yè)(沈陽)有限公司，擔任辦公室負責人。 在讀大學三年級時，她就開始在父親的房地產(chǎn)公司幫忙，當父親的助手。第一節(jié) 秘 書秘書與工人、農(nóng)民、教師、工程師、律師等一樣，已成為一種社會職業(yè)。受使館館長之命進行工作，享有外交特權(quán)與豁免權(quán)。“圖箓”即讖書。”（楊永清：《領(lǐng)導(dǎo)殊不知領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的各個部門的工作人員無不是領(lǐng)導(dǎo)助手。二、秘書的分類橫向分類，就是秘書的類別。中級秘書一般指文字秘書。這些任務(wù)有一個共同的特點，可以概括為“輔助管理，綜合服務(wù)”。 秘書只是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作，而沒有決策權(quán)。學術(shù)界對秘書工作性質(zhì)的看法還可歸納為“七性”：一是工作位置的政治性（公務(wù)秘書工作的政治性更加明顯）。但經(jīng)過實踐的檢驗，其基本精神至今仍是正確的。③ 秘書人員在處理任何問題時，一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其事。因此，秘書工作具有強烈的政治色彩。新時期，秘書工作的綜合性隨著現(xiàn)代化管理進程的加快而愈顯得突出。秘書工作經(jīng)常會遇到突發(fā)情況，這就要求秘書能隨機應(yīng)變，正確而又妥善地待人接物，順利完成任務(wù)。秘書機構(gòu)掌握著大量的、各種各樣的信息，上級的精神通過這里傳達下去，基層的動向通過這里反饋上來。說它“關(guān)口”，是因為文件、信息的上承下達都要經(jīng)過這里傳遞和輸送，它要把好文字關(guān)、用印關(guān)、保密關(guān)等好些關(guān)。是對秘書工作質(zhì)量的要求，也是提高效率的基礎(chǔ)。古今中外，“秘書”一詞，都含有秘密、機要之義，保守黨和國家的機密，是對秘書部門的基本要求，也是其神圣職責。一般來說，在高層稱為辦公廳，在基層稱為辦公室，包括其下屬的秘書、文書、機要、信息、調(diào)研、協(xié)調(diào)、督查、信訪、接待、值班等部門。三是以秘書組織承擔的具體職能來命名的秘書機構(gòu)。 三、秘書部門的設(shè)置 秘書部門的組織形式是與秘書部門的組織職能聯(lián)系在一起的，兩者之間是表里關(guān)系。企事業(yè)單位無論其規(guī)模大小，秘書部門都不能叫做辦公廳，只能稱為辦公室。 總之，秘書部門的組織形式是根據(jù)工作的實際需要而確定的。 2．分設(shè)制結(jié)構(gòu)模式 秘書部門的分設(shè)制，又稱為職能分工式結(jié)構(gòu)，是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人員和領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)的工作實際和需要，在設(shè)置辦公室的同時，又設(shè)置若干與辦公室平級的其他秘書部門，如對調(diào)研、檔案、信息、信訪、接待、文書、督查、機要等工作分別設(shè)立專職部門，以適應(yīng)秘書機構(gòu)職能分工的需要。 這種結(jié)構(gòu)模式的秘書部門的一個最大特點就是一個單位或機關(guān)只設(shè)置一個綜合性的秘書部門，雖然還有其他一些分支機構(gòu)，但整個秘書工作全部集中在秘書機構(gòu)管理。有人戲稱秘書部門是“上管天文地理，下管雞毛蒜皮”，可見秘書部門所管理的范圍是如此的廣泛。因此，秘書部門便作為輔助領(lǐng)導(dǎo)人員之領(lǐng)導(dǎo)的輔助機關(guān)應(yīng)運而生。秘書部門的事務(wù)性工作很多，如文件的起草收發(fā)，電話傳真的接收，會議的組織安排，來信來訪的接待，也要輔助決策，充當助手參謀的角色，又要溝通協(xié)調(diào)，督促檢查，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”的作用。不少專家學者認為，協(xié)調(diào)是最富藝術(shù)性的一項管理活動。有人把一個機關(guān)單位獨立管理體系比作人的肌體，領(lǐng)導(dǎo)決策機構(gòu)是大腦，各職能部門和基層單位是四肢，秘書部門則是聯(lián)結(jié)大腦與四肢的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，起著傳導(dǎo)上下、協(xié)調(diào)四肢的特殊作用。 信息工作既是領(lǐng)導(dǎo)掌握情況、進行決策和指揮工作不可或缺的手段，也是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)聯(lián)系實際、聯(lián)系群眾、改進作風的重要方面。在領(lǐng)導(dǎo)活動中，決策是其主要職能。在決策實施過程中，秘書部門通過督促檢查，可以發(fā)現(xiàn)許多新情況、新問題，并進行歸納概括和研究分析，向領(lǐng)導(dǎo)提出有觀點、有深度的參謀意見，使決策進一步完善，更加符合實際，最終達到最佳的效果。看似細枝末節(jié)的事情，如果處理不好，就會影響整個單位正常工作。 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的其他任務(wù)，如陪同領(lǐng)導(dǎo)深入基層或看望病員，代表領(lǐng)導(dǎo)參加某些活動等?？荚嚳颇堪ㄆ髽I(yè)法、企業(yè)行為科學、企業(yè)管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等。 三、劍橋秘書證書考試劍橋秘書證書考試是國家教育部考試中心和英國劍橋大學考試委員會(UCLES)合作，在我國實施的社會化職業(yè)證書考試項目，由教育部考試中心中英中心(SBC)具體負責項目管理和推廣。3．初級劍橋秘書證書：完成三門初級核心模塊和一門初級選修模塊。2．情景模擬；考生根據(jù)所觀看的情景錄像，就書面問題進行筆答；均有兩段錄像，每段錄像考15個知識點。該考試采取單科累計制，單科成績有效期2年。技能訓(xùn)練訓(xùn)練1如何正確對待秘書的事務(wù)性工作畢業(yè)于名牌大學的蘇云躊躇滿志地踏上了外企秘書的工作崗位，今天她上班的第一天，一路上蘇云想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進行腦操作；用流利的英文為總經(jīng)理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對外活動……她興沖沖地趕到辦公室報到，老外經(jīng)理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說：“請?zhí)K小姐先把辦公室收拾一下。思考題；1．請問，案例中的端茶倒水的雜事該不該由秘書來干?為什么?2．秘書的從屬性和輔助性應(yīng)體現(xiàn)在哪些方面?3．怎樣看待秘書的事務(wù)性工作?訓(xùn)練2關(guān)于對秘書職業(yè)的不同看法為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制的建立和完善，我國秘書行業(yè)正以積極的態(tài)勢快速跟進。一位同學說：“我認為秘書是一種高雅的職業(yè)，屬白領(lǐng)階層，做這項工作的人，頭腦要十分靈活，要精明能干?！痹谛４髮W生的看法：為了了解大學生對此專業(yè)的看法，調(diào)查人員對兩個群體進行了調(diào)查，一個是秘書專業(yè)的學生，另一個是非秘書專業(yè)的學生。工作任務(wù)：以上是就社會大眾對秘書的看法所做的一項調(diào)查，那么你對秘書及秘書職業(yè)所持的觀點是什么?請你分析一下形成人們對秘書不同看法的主要原因。 “是這樣的，我昨天到的北京。”瑪麗見我這么費勁，便在旁邊小聲提醒我。”我明知道自己失職了，但還是不由自主地給自己找借口：“因為我們家一直住城南，我很少去清華園那邊，所以對那邊的公交車情況不是很了解?！?“哇！”瑪麗夸張地叫了起來，“除了我家門口的幾條公交線，我只知道坐長安街上的大一路，大四路。要想成為一個優(yōu)秀的職業(yè)秘書，沒有什么訣竅，也沒有什么捷徑，除了向別人請教，就是自己多留心，多積累；積累多了，悟性也就高了。 “秘書的工作具體而繁雜，從待人接物到給領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程，如何作到恰到好處，很大程度取決于秘書的經(jīng)驗；而這種經(jīng)驗又很難從教科書上得到，因此，除了年紀大的同事言傳身教，只有靠你們自己在實際工作中去摸索和積累。你們秘書大多年輕，在工作中容易出差錯。留心是什么意思？留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多聽，多問，最后多想。 聽著瑪麗和科長的調(diào)侃，我臉上開始有些發(fā)熱。附近幾家外地客商紛紛邀請她提供“鐘點秘書”服務(wù)。打字輸入、導(dǎo)游陪同、會展接待、同聲傳譯、商務(wù)咨詢、商務(wù)談判等都可以叫做“鐘點秘書”。據(jù)了解，一般雇主支付給他們的薪水是每小時80—100元人民幣，而做高級鐘點秘書，按天計價每天的收入為2000—3000元人民幣。反應(yīng)靈敏，口譯準確。 由于缺乏實踐，光有書本知識、只會紙上談兵的我，剛開始的很多工作做得很不好。拿著助理給的幾句話的提綱，構(gòu)思了整整兩天，連吃飯睡覺都在構(gòu)思才總算湊出一篇兩千多字的文章，數(shù)量尚且如此，質(zhì)量就可想而知。那天部長說了很多話，記得最清楚的一句是：“年輕人犯錯誤不要緊，但是一個年輕人做事要認真，做出來的事情還要有專業(yè)水準”。 在公文的寫作上，我也體會出要寫出質(zhì)量好的文件，不但要多讀重要的經(jīng)典文件，還要多讀領(lǐng)導(dǎo)講話，多揣摩領(lǐng)導(dǎo)的意思。秘書》規(guī)定，秘書是“從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)及日常事務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實施提供服務(wù)的人員”，并同時規(guī)定，秘書應(yīng)當“具備較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調(diào)能力與合作能力、邏輯思維與分析能力等”。其他處在教育、軍事、外事、科學、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員，也應(yīng)分別具有各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識。還有些知識可以幫助秘書人員從更好更先進的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科學、信息傳播學等等。秘書應(yīng)會說一口標準而且流利的普通話，要口齒清晰，不緊不慢。2．寫作能力 具體是指公文和事務(wù)應(yīng)用文的寫作能力。全面正確地理解領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖(當然也包括其他交往對象的意圖)才能將事情辦好。處理此類問題既要符合原則，又要有一定的機動性和靈活性。這些都是對秘書應(yīng)變能力的考驗。 2．觀察分析能力 秘書工作可謂千頭萬緒，巨細皆備，所以在工作中要時時、事事、處處做有心人，善于觀察，善于發(fā)現(xiàn)“死角”，及時提請領(lǐng)導(dǎo)注意，要善于做拾遺補闕工作。應(yīng)該認識到，寫作能力并不僅僅是文字表達能力，還反映了一個人的思維能力、觀察能力和語言組織能力，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。同樣，思維清楚才能說話清楚。隨著社會的不斷發(fā)展，“終身學習”的觀念正深人人心，日益成為對各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求，因此，要想勝任秘書工作，不能指望通過幾年大學的專業(yè)學習便可坐享終生。 （四）相關(guān)知識這是秘書人員為適應(yīng)時代需要應(yīng)加以進修提高的知識，是秘書人員知識結(jié)構(gòu)中的較高層次，主要涉及經(jīng)濟學、法學、社會學、心理學、傳播學、領(lǐng)導(dǎo)科學、統(tǒng)計學等。 第一節(jié) 秘書的基本素質(zhì)一、秘書的知識結(jié)構(gòu) 秘書工作的綜合性，要求秘書人員橫向具有較寬廣的知識面；秘書工作又有自己的專業(yè)特點，這又要求秘書人員縱向具有較深厚的專業(yè)知識?，F(xiàn)在送部長審定的稿子上還是時常有被修補、添改的地方，這使我知道自己的膚淺，也愈知一個秘書的成長并非一蹴而就的事情，而是一個外因和內(nèi)因不斷磨合，充分調(diào)動主觀能動性的循序漸進的過程。那次錯誤，使我刻骨銘心，在以后的工作中我就時時提醒自己：認真一些。我第一次體會出做一名秘書專門的知識和實踐技能的重要性，學習和實踐的緊迫感和動力也油然而生。那份表格有點類似現(xiàn)在的職工評分表，其實非常簡單。具有全方位的整體素質(zhì)?！拔覈尤隬TO和北京申奧成功以來，來我國進行商務(wù)考察活動的外商外企和政府及民間團體越來越多，他們大多數(shù)不帶自己的專職秘書同行，在人地生疏的情況下，特別需要知曉當?shù)厍闆r又懂外語的臨時秘書來幫助處理一些文秘事務(wù)。曾經(jīng)有位英國商人到上海來買畫，需要找一個懂得鑒賞和識別真?zhèn)蔚摹扮婞c秘書”。這樣“應(yīng)召”式的“鐘點秘書服務(wù)”，收入也很可觀。 (摘自譚一平《一個外企女秘書的日記》)“鐘點秘書”正流行時下，一種全新的女性職業(yè)悄然出現(xiàn)，它就是“鐘點秘書”。 “明白了‘處處留心皆學問’的道理，就一定能成為一個優(yōu)秀的秘書嗎？”瑪麗問，那神情看不出她是認真的還是在開玩笑。只要你們能夠堅持留心，你們的進步肯定會很快。在我們的日常工作中，只要處處做個有心人，學會觀察周圍的事，就會有收獲。” 說完，科長起身要走。聽說從動物園到頤和園的老332路就改線了。你們對北京市的交通情況的了解，就應(yīng)該像熟悉自己的掌紋一樣。 “馬總您好！”科長的嗓音洪亮，顯得熱情親切。幾年沒到北京來了，變化挺大的。兩年前的今天，我被公司聘用，正式成為一名外企的秘書。有人認為，可以先做秘書工作，然后再向其他方向發(fā)展。一位同學說：“我比較喜歡這個職業(yè)，它對于開朗、善于交際的人來說比較適合。在當前錯綜復(fù)雜的社會形勢下，每個人對秘書的看法都不相同，各有見解?？墒菦]想到，經(jīng)理頭也不抬地說：“請幫我倒杯水。六、上海市職業(yè)秘書專業(yè)技術(shù)水平認證考試該考試由上海市人事局和上海市職業(yè)能力考試院共同組織。4．綜合測試；涉外秘書的英語考試包括聽力題、選擇題、寫作題。5．高級劍橋秘書證書：完成三門高級核心模塊和二門高級選修模塊?？忌皇苣挲g、職業(yè)、學歷等背景的限制，可根據(jù)其學習和工作的實際情況，選擇不同級