【導讀】山東省青年管理干部學院。山東省青年管理干部學院辦公自動化系統(tǒng)使用說明書

　　

【正文】 群組有新建、刪除和翻頁等幾項功能 . 新建功能 點擊“個人群組頁面”中的“ ”按鈕，得到以下頁面： 在“群組名稱”輸入您想增加的群組名，在“群組成員”中選擇該群組中包含的人員；然后點擊“ ”，彈出以下提示： 點擊“確定”，系統(tǒng)自動返回 “個人群組頁面”，此時新建用語也出現(xiàn)在其中。如下圖： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 15 . 刪除功能 點擊“ ”按鈕進行刪除，點擊時必須先選擇要刪除的對象，否則將會彈出： . 如何翻頁 在 “ 個人群組 頁面”的 底部，顯示了當前的頁數(shù)和記錄總數(shù)。如下圖： 用戶可以通過點擊“ ”，進行翻頁的操作。當用戶知道具體文檔的頁數(shù)的時候，用戶可在輸入框中輸入相應的頁數(shù)，然后點擊“ ”按鈕，就可以轉到相應的頁面進行查看文檔。 . 如何在選擇時使用個人群組 如在分發(fā)過程中，點擊“ ”按鈕，彈出人員選擇窗口： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 16 用戶可以選擇您事先定義好的群組名稱，會自動顯 示出該群組中所有的成員列表，可以全選，也可以只選擇其中的一部分成員。 二、 公文處理 1. 收文管理使用說明 . 如何進入收文管理（面向所有使用用戶） 用戶登陸自動化辦公系統(tǒng)后，進入 OA 系統(tǒng)的首頁，如下圖所示： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 17 (OA首頁 ) 用戶登陸自動化辦公系統(tǒng)后 ,點擊左邊菜單中的“ ” ， 顯示收文管理頁面(系統(tǒng)授權用戶有新增和刪除權限，不是系統(tǒng)授權用戶將沒有新增刪除權限 )，如下所示： (收文管理頁面 ) 該頁面顯示收文管理的當前處理人、當前狀態(tài)、來文字號、文件標題和收文登記時間。用戶可點擊其中 一條記錄，查看文件的具體內(nèi)容。 . 如何起草文件（收文登記員使用須知） 收文管理只有辦公室秘書有權限登記， 例以 院辦秘書 為登記人，開始登記文件。 點擊“收文管理頁面”中的“ ”按鈕，得如下頁面： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 18 （收文管理擬稿稿紙） 起草文件的注意事項： （ 1）其中標題為必填項；如未填直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)會提示： （ 2）來文原文：當用戶填寫完相應資料，點擊“ ”按鈕后，點擊“ ”按鈕，選擇相應的附件點擊“ ”按鈕進行添加，如未選擇附件直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將提示： 附件添加如有誤，用戶可以在相應附件前方框里標注“ ”，點擊“ ”按鈕刪除附件。 其中附件的格式一般都為 PDF格式，因為外來文件大多是紙質(zhì)文件，因此需要先通過掃描儀掃描后再上傳；對于外來文件為電子的文件即可直接上傳。 （ 3）點擊收文管理稿紙頁面的“ ”按鈕，保存所填寫的項。 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 19 點擊“ ”按鈕，可查看流轉信息。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 用戶可以根據(jù)需要選擇相應的 下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應的辦理人員，完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 20 文件發(fā)送成功。 . 辦公室主任擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，從首頁“待辦時宜”中點擊需要處理的文件： 點擊文件標題，進入后顯示如下頁面： 辦公室主任會根據(jù)文件的實際情況來進行擬辦，在“來文原文”里面可以看到文件的原始文件；看完原文后，辦公室主任可以選擇常用的意見，也可以在填寫意見欄目中手動輸入；點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 21 點擊“ ”按鈕，可查看流轉信息。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 為方便辦公室主任處理，下一環(huán)節(jié)將返回到辦公室秘書，辦公室秘書會根據(jù)文件實際情況來執(zhí)行?？梢灾苯釉谟疫叺倪x擇框中選擇相應的辦理人員，完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 . 辦公室秘書如何處理（辦公室秘書使用須知） 以辦公室秘書為例，從首頁“待辦時宜”中點擊需要處理的文件，點擊文件標題，進入后顯示如下頁面： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 22 辦公室秘書進入后可以看到收文的內(nèi)容，可以做適當?shù)恼{(diào)整 ； 點擊“ ”按鈕，可查看整個文件的流轉信息。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 辦公室秘書需要根據(jù)文件的實際情況以及領導的批示意見來選擇相應的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應的辦理人員， 說明：“辦公室秘書辦理”這個環(huán)節(jié)是收文 流程中的關鍵環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用。根據(jù)學校流程規(guī)定，文件流轉到辦公室秘書后，辦公室秘書下一步將送交“辦公室主任擬 辦”，然后根據(jù)辦公室主任的意見送交“院領導批示 ”，“ 院領導批示”完成后返回到辦公室秘書 ；同時秘書要根據(jù)領導的批示意見來分發(fā)給哪些部門進行辦理。 辦公室秘書選擇人員 完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 23 文件發(fā)送成功。 . 院 領導如何批示（ 院 領導使用須知） 以 院 領導的身份登陸進入 OA 系統(tǒng)，從首頁“待辦時宜”中點擊需要處理的文件： 點擊文件標題，進入后顯示如下頁面：： 院領導 可以查 看文件的所有內(nèi)容，最后給出批示意見； 院領導 可以選擇常用的意見，也可以在填寫意見欄目中手動輸入；點擊“ ”按鈕，彈出窗口： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 24 選擇常用的意見后，點擊“ ”按鈕即可； 點擊“ ”按鈕，可查看流轉信息。 點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 為方便 院領導 處理，下一環(huán)節(jié)將返回到辦公室秘書，辦公室秘書會根據(jù)文件實際情況來執(zhí)行。因此 院領導 可以直接在右邊的人員選擇框中選擇相應的辦理人員，完畢后點擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 . 如何分發(fā)、辦理（辦公室秘書使用須知） 以辦公室秘書為例，點擊文件記錄 進入后顯示如下頁面： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 25 點擊“ ”按鈕，彈出分發(fā)人員窗口： 點擊“ ”按鈕，彈出人員選擇窗口： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 26 用戶可以根據(jù)需要選擇相應的人員。選擇完畢后，點擊“ ”按鈕。人員選擇完畢，如下圖： 點擊“ ”按鈕，如無異常，系統(tǒng)將彈出發(fā)送成功窗口： 分發(fā)成功。 再以分發(fā)人員的身份登記進入，點擊文件記錄進入后顯示如下頁面： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 27 分發(fā)人員可以看到文件的辦理過程，需要填寫辦理意見，如上圖所示，在填寫意見欄內(nèi)填寫辦理情況， 完成操作后點擊“提交”按鈕 ，同時分發(fā)人員也由未 辦 人員變?yōu)橐艳k 人員： 通過點擊“ ”如 下圖所示 ： . 如何結束流轉（辦公室秘書使用須知） 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 28 為保證文件辦理的效率和質(zhì)量，結束流程操作由 院辦秘書 決定，以 院辦秘書 為例，點擊文件記錄進入后顯示如下頁面： 點擊“ ”按鈕，可查看流轉信息。點擊“ ”按鈕，結束流轉。該文件也將由“在辦文件”轉為“辦結文件”； . 如何查詢文檔 如需要查詢，可點擊“ ”按鈕，得到相應的頁面如下： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 29 可以全文搜索，也可以通過文件標題、來文機關、主題詞和來文日期進行關鍵字查找。需要注意的是“來文日期”一欄有兩個時間選擇，只填前一個，表示查找此時間之后的所有文檔；只填后一個，表示查找在此 時間之前的所有文檔；如果兩個都填寫，則表示查找在這兩個時間之間的所有文檔。 . 如何刪除文件 當用戶是起草人或者具有系統(tǒng)管理員權限時，可以在收文管理擬稿頁面看見“ ”按鈕。 當用戶需要刪除文檔時，點擊“ ”按鈕 ,系統(tǒng)會提示： 點擊“確定”按鈕，文檔將被刪除；點擊“取消”按鈕，文檔刪除將被取消。 當用戶是具有管理員權限時，在開戶 銷戶頁面點擊“ ”按鈕直接進行刪除。點擊時必須先選擇要刪除的對象，否則將會彈出： . 如何翻頁 在“收文管理頁面”的底部，顯示了當前的頁數(shù)和記錄總數(shù)。如下圖： 用戶可以通過點擊“ ”，進行翻頁的操作。當用戶知道具體文檔的頁數(shù)的時候，用戶可在輸入框中輸入相應的頁數(shù)，然后點擊“ ”按鈕，就可以轉到相應的頁面進行查看文檔。 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 30 發(fā)文管理使用說明 ． 如何進入發(fā)文管理（所有人員使用須知） 用戶登陸自動化辦公系統(tǒng)后，進入 OA 系統(tǒng)的首頁，如下圖所示： 點擊首頁上的工具條“ ”，再點擊左邊菜單中的“ ”，顯示發(fā)文管理頁面 (系統(tǒng)授權用戶有新增、刪除權限，不是系統(tǒng)授權用戶將沒有新增、刪除權限 )，如下所示： 該頁面顯示發(fā)文管理的當前處理人、當前狀態(tài)、文件標題、擬稿時間和擬稿部門。用戶可點擊其中一條記錄，查看文件的具體內(nèi)容。 . 如何起草文件（所有人員使用須知） . 如何擬稿 例以財務處普通人員為起草人，開始起草文件。 1. 點擊“發(fā)文管理頁面”中的“ ”按鈕，彈出如下圖所示的發(fā)文稿紙單： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 31 （發(fā)文管理擬稿稿紙） 2. 起草文件的注意事項： （ 1）必填項：其中標題為必填項；如未填直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)會提示； （ 2）所屬類別：該項內(nèi)容由擬稿人員在擬文時填寫，在起草正文時根據(jù)所選擇的“發(fā)文類別”來調(diào)用對應的紅頭模板； （ 3）附件：當用戶填寫完相應資料，點擊“ ”按鈕后，點擊“ ”按鈕，選擇相應的附件點擊“ ”按鈕進行添加，如未選擇附件直接點擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將提示： 附件添加如有誤，用戶可以在相應附件前選擇框內(nèi)標注“ ”，點擊“ ”按鈕刪除附件 。 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 32 （ 4）點擊“發(fā)文管理擬稿頁面”的“ ”按鈕，保存所填寫的項。 . 如何起草正文 在稿紙單填寫完成后點擊“ ”按鈕，得到如下圖所示的表單： 點擊發(fā)文管理稿紙中標題右側的“ ”圖標，進行正文起草，系統(tǒng)會調(diào)用 WORD 控件，彈出窗口如下所示： 可以在窗口內(nèi)編輯正文，使用方法與 WORD類似，也可以將事先起草好的文件復制過來。 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 33 起草完后，點擊“ ”，然后點擊“ ”，或者直接點擊“ ”，返回擬稿頁面。 點擊“ ”，可以對原文內(nèi)容進行修改。 . 擬稿人修改原文或發(fā)送文件 如果擬稿人在文件保存后還需要對原文進行修 改或增加時，可以通過點擊“ ”按鈕，彈出窗口如下所示： 山東省青年管理干部學院 辦公自動化系統(tǒng)使用說明 書 34 用戶可以直接進行修