【導(dǎo)讀】山東省青年管理干部學(xué)院。山東省青年管理干部學(xué)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明書(shū)

　　

【正文】 群組有新建、刪除和翻頁(yè)等幾項(xiàng)功能 . 新建功能 點(diǎn)擊“個(gè)人群組頁(yè)面”中的“ ”按鈕，得到以下頁(yè)面： 在“群組名稱”輸入您想增加的群組名，在“群組成員”中選擇該群組中包含的人員；然后點(diǎn)擊“ ”，彈出以下提示： 點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)自動(dòng)返回 “個(gè)人群組頁(yè)面”，此時(shí)新建用語(yǔ)也出現(xiàn)在其中。如下圖： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 15 . 刪除功能 點(diǎn)擊“ ”按鈕進(jìn)行刪除，點(diǎn)擊時(shí)必須先選擇要?jiǎng)h除的對(duì)象，否則將會(huì)彈出： . 如何翻頁(yè) 在 “ 個(gè)人群組 頁(yè)面”的 底部，顯示了當(dāng)前的頁(yè)數(shù)和記錄總數(shù)。如下圖： 用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊“ ”，進(jìn)行翻頁(yè)的操作。當(dāng)用戶知道具體文檔的頁(yè)數(shù)的時(shí)候，用戶可在輸入框中輸入相應(yīng)的頁(yè)數(shù)，然后點(diǎn)擊“ ”按鈕，就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁(yè)面進(jìn)行查看文檔。 . 如何在選擇時(shí)使用個(gè)人群組 如在分發(fā)過(guò)程中，點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出人員選擇窗口： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 16 用戶可以選擇您事先定義好的群組名稱，會(huì)自動(dòng)顯 示出該群組中所有的成員列表，可以全選，也可以只選擇其中的一部分成員。 二、 公文處理 1. 收文管理使用說(shuō)明 . 如何進(jìn)入收文管理（面向所有使用用戶） 用戶登陸自動(dòng)化辦公系統(tǒng)后，進(jìn)入 OA 系統(tǒng)的首頁(yè)，如下圖所示： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 17 (OA首頁(yè) ) 用戶登陸自動(dòng)化辦公系統(tǒng)后 ,點(diǎn)擊左邊菜單中的“ ” ， 顯示收文管理頁(yè)面(系統(tǒng)授權(quán)用戶有新增和刪除權(quán)限，不是系統(tǒng)授權(quán)用戶將沒(méi)有新增刪除權(quán)限 )，如下所示： (收文管理頁(yè)面 ) 該頁(yè)面顯示收文管理的當(dāng)前處理人、當(dāng)前狀態(tài)、來(lái)文字號(hào)、文件標(biāo)題和收文登記時(shí)間。用戶可點(diǎn)擊其中 一條記錄，查看文件的具體內(nèi)容。 . 如何起草文件（收文登記員使用須知） 收文管理只有辦公室秘書(shū)有權(quán)限登記， 例以 院辦秘書(shū) 為登記人，開(kāi)始登記文件。 點(diǎn)擊“收文管理頁(yè)面”中的“ ”按鈕，得如下頁(yè)面： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 18 （收文管理擬稿稿紙） 起草文件的注意事項(xiàng)： （ 1）其中標(biāo)題為必填項(xiàng)；如未填直接點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示： （ 2）來(lái)文原文：當(dāng)用戶填寫(xiě)完相應(yīng)資料，點(diǎn)擊“ ”按鈕后，點(diǎn)擊“ ”按鈕，選擇相應(yīng)的附件點(diǎn)擊“ ”按鈕進(jìn)行添加，如未選擇附件直接點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將提示： 附件添加如有誤，用戶可以在相應(yīng)附件前方框里標(biāo)注“ ”，點(diǎn)擊“ ”按鈕刪除附件。 其中附件的格式一般都為 PDF格式，因?yàn)橥鈦?lái)文件大多是紙質(zhì)文件，因此需要先通過(guò)掃描儀掃描后再上傳；對(duì)于外來(lái)文件為電子的文件即可直接上傳。 （ 3）點(diǎn)擊收文管理稿紙頁(yè)面的“ ”按鈕，保存所填寫(xiě)的項(xiàng)。 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 19 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。 點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的 下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員，完畢后點(diǎn)擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 20 文件發(fā)送成功。 . 辦公室主任擬辦（辦公室主任使用須知） 以辦公室主任為例，從首頁(yè)“待辦時(shí)宜”中點(diǎn)擊需要處理的文件： 點(diǎn)擊文件標(biāo)題，進(jìn)入后顯示如下頁(yè)面： 辦公室主任會(huì)根據(jù)文件的實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行擬辦，在“來(lái)文原文”里面可以看到文件的原始文件；看完原文后，辦公室主任可以選擇常用的意見(jiàn)，也可以在填寫(xiě)意見(jiàn)欄目中手動(dòng)輸入；點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出窗口： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 21 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。 點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 為方便辦公室主任處理，下一環(huán)節(jié)將返回到辦公室秘書(shū)，辦公室秘書(shū)會(huì)根據(jù)文件實(shí)際情況來(lái)執(zhí)行。可以直接在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員，完畢后點(diǎn)擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 . 辦公室秘書(shū)如何處理（辦公室秘書(shū)使用須知） 以辦公室秘書(shū)為例，從首頁(yè)“待辦時(shí)宜”中點(diǎn)擊需要處理的文件，點(diǎn)擊文件標(biāo)題，進(jìn)入后顯示如下頁(yè)面： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 22 辦公室秘書(shū)進(jìn)入后可以看到收文的內(nèi)容，可以做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整 ； 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看整個(gè)文件的流轉(zhuǎn)信息。 點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 辦公室秘書(shū)需要根據(jù)文件的實(shí)際情況以及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)來(lái)選擇相應(yīng)的下一環(huán)節(jié)操作，可以在右邊的選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員， 說(shuō)明：“辦公室秘書(shū)辦理”這個(gè)環(huán)節(jié)是收文 流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，起到承上啟下的作用。根據(jù)學(xué)校流程規(guī)定，文件流轉(zhuǎn)到辦公室秘書(shū)后，辦公室秘書(shū)下一步將送交“辦公室主任擬 辦”，然后根據(jù)辦公室主任的意見(jiàn)送交“院領(lǐng)導(dǎo)批示 ”，“ 院領(lǐng)導(dǎo)批示”完成后返回到辦公室秘書(shū) ；同時(shí)秘書(shū)要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)來(lái)分發(fā)給哪些部門進(jìn)行辦理。 辦公室秘書(shū)選擇人員 完畢后點(diǎn)擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 23 文件發(fā)送成功。 . 院 領(lǐng)導(dǎo)如何批示（ 院 領(lǐng)導(dǎo)使用須知） 以 院 領(lǐng)導(dǎo)的身份登陸進(jìn)入 OA 系統(tǒng)，從首頁(yè)“待辦時(shí)宜”中點(diǎn)擊需要處理的文件： 點(diǎn)擊文件標(biāo)題，進(jìn)入后顯示如下頁(yè)面：： 院領(lǐng)導(dǎo) 可以查 看文件的所有內(nèi)容，最后給出批示意見(jiàn)； 院領(lǐng)導(dǎo) 可以選擇常用的意見(jiàn)，也可以在填寫(xiě)意見(jiàn)欄目中手動(dòng)輸入；點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出窗口： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 24 選擇常用的意見(jiàn)后，點(diǎn)擊“ ”按鈕即可； 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。 點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將彈出窗口： 為方便 院領(lǐng)導(dǎo) 處理，下一環(huán)節(jié)將返回到辦公室秘書(shū)，辦公室秘書(shū)會(huì)根據(jù)文件實(shí)際情況來(lái)執(zhí)行。因此 院領(lǐng)導(dǎo) 可以直接在右邊的人員選擇框中選擇相應(yīng)的辦理人員，完畢后點(diǎn)擊“ ”按鈕，將彈出發(fā)送成功窗口： 文件發(fā)送成功。 . 如何分發(fā)、辦理（辦公室秘書(shū)使用須知） 以辦公室秘書(shū)為例，點(diǎn)擊文件記錄 進(jìn)入后顯示如下頁(yè)面： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 25 點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出分發(fā)人員窗口： 點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出人員選擇窗口： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 26 用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的人員。選擇完畢后，點(diǎn)擊“ ”按鈕。人員選擇完畢，如下圖： 點(diǎn)擊“ ”按鈕，如無(wú)異常，系統(tǒng)將彈出發(fā)送成功窗口： 分發(fā)成功。 再以分發(fā)人員的身份登記進(jìn)入，點(diǎn)擊文件記錄進(jìn)入后顯示如下頁(yè)面： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 27 分發(fā)人員可以看到文件的辦理過(guò)程，需要填寫(xiě)辦理意見(jiàn)，如上圖所示，在填寫(xiě)意見(jiàn)欄內(nèi)填寫(xiě)辦理情況， 完成操作后點(diǎn)擊“提交”按鈕 ，同時(shí)分發(fā)人員也由未 辦 人員變?yōu)橐艳k 人員： 通過(guò)點(diǎn)擊“ ”如 下圖所示 ： . 如何結(jié)束流轉(zhuǎn)（辦公室秘書(shū)使用須知） 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 28 為保證文件辦理的效率和質(zhì)量，結(jié)束流程操作由 院辦秘書(shū) 決定，以 院辦秘書(shū) 為例，點(diǎn)擊文件記錄進(jìn)入后顯示如下頁(yè)面： 點(diǎn)擊“ ”按鈕，可查看流轉(zhuǎn)信息。點(diǎn)擊“ ”按鈕，結(jié)束流轉(zhuǎn)。該文件也將由“在辦文件”轉(zhuǎn)為“辦結(jié)文件”； . 如何查詢文檔 如需要查詢，可點(diǎn)擊“ ”按鈕，得到相應(yīng)的頁(yè)面如下： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 29 可以全文搜索，也可以通過(guò)文件標(biāo)題、來(lái)文機(jī)關(guān)、主題詞和來(lái)文日期進(jìn)行關(guān)鍵字查找。需要注意的是“來(lái)文日期”一欄有兩個(gè)時(shí)間選擇，只填前一個(gè)，表示查找此時(shí)間之后的所有文檔；只填后一個(gè)，表示查找在此 時(shí)間之前的所有文檔；如果兩個(gè)都填寫(xiě)，則表示查找在這兩個(gè)時(shí)間之間的所有文檔。 . 如何刪除文件 當(dāng)用戶是起草人或者具有系統(tǒng)管理員權(quán)限時(shí)，可以在收文管理擬稿頁(yè)面看見(jiàn)“ ”按鈕。 當(dāng)用戶需要?jiǎng)h除文檔時(shí)，點(diǎn)擊“ ”按鈕 ,系統(tǒng)會(huì)提示： 點(diǎn)擊“確定”按鈕，文檔將被刪除；點(diǎn)擊“取消”按鈕，文檔刪除將被取消。 當(dāng)用戶是具有管理員權(quán)限時(shí)，在開(kāi)戶 銷戶頁(yè)面點(diǎn)擊“ ”按鈕直接進(jìn)行刪除。點(diǎn)擊時(shí)必須先選擇要?jiǎng)h除的對(duì)象，否則將會(huì)彈出： . 如何翻頁(yè) 在“收文管理頁(yè)面”的底部，顯示了當(dāng)前的頁(yè)數(shù)和記錄總數(shù)。如下圖： 用戶可以通過(guò)點(diǎn)擊“ ”，進(jìn)行翻頁(yè)的操作。當(dāng)用戶知道具體文檔的頁(yè)數(shù)的時(shí)候，用戶可在輸入框中輸入相應(yīng)的頁(yè)數(shù)，然后點(diǎn)擊“ ”按鈕，就可以轉(zhuǎn)到相應(yīng)的頁(yè)面進(jìn)行查看文檔。 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 30 發(fā)文管理使用說(shuō)明 ． 如何進(jìn)入發(fā)文管理（所有人員使用須知） 用戶登陸自動(dòng)化辦公系統(tǒng)后，進(jìn)入 OA 系統(tǒng)的首頁(yè)，如下圖所示： 點(diǎn)擊首頁(yè)上的工具條“ ”，再點(diǎn)擊左邊菜單中的“ ”，顯示發(fā)文管理頁(yè)面 (系統(tǒng)授權(quán)用戶有新增、刪除權(quán)限，不是系統(tǒng)授權(quán)用戶將沒(méi)有新增、刪除權(quán)限 )，如下所示： 該頁(yè)面顯示發(fā)文管理的當(dāng)前處理人、當(dāng)前狀態(tài)、文件標(biāo)題、擬稿時(shí)間和擬稿部門。用戶可點(diǎn)擊其中一條記錄，查看文件的具體內(nèi)容。 . 如何起草文件（所有人員使用須知） . 如何擬稿 例以財(cái)務(wù)處普通人員為起草人，開(kāi)始起草文件。 1. 點(diǎn)擊“發(fā)文管理頁(yè)面”中的“ ”按鈕，彈出如下圖所示的發(fā)文稿紙單： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 31 （發(fā)文管理擬稿稿紙） 2. 起草文件的注意事項(xiàng)： （ 1）必填項(xiàng)：其中標(biāo)題為必填項(xiàng)；如未填直接點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)會(huì)提示； （ 2）所屬類別：該項(xiàng)內(nèi)容由擬稿人員在擬文時(shí)填寫(xiě)，在起草正文時(shí)根據(jù)所選擇的“發(fā)文類別”來(lái)調(diào)用對(duì)應(yīng)的紅頭模板； （ 3）附件：當(dāng)用戶填寫(xiě)完相應(yīng)資料，點(diǎn)擊“ ”按鈕后，點(diǎn)擊“ ”按鈕，選擇相應(yīng)的附件點(diǎn)擊“ ”按鈕進(jìn)行添加，如未選擇附件直接點(diǎn)擊“ ”按鈕，系統(tǒng)將提示： 附件添加如有誤，用戶可以在相應(yīng)附件前選擇框內(nèi)標(biāo)注“ ”，點(diǎn)擊“ ”按鈕刪除附件 。 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 32 （ 4）點(diǎn)擊“發(fā)文管理擬稿頁(yè)面”的“ ”按鈕，保存所填寫(xiě)的項(xiàng)。 . 如何起草正文 在稿紙單填寫(xiě)完成后點(diǎn)擊“ ”按鈕，得到如下圖所示的表單： 點(diǎn)擊發(fā)文管理稿紙中標(biāo)題右側(cè)的“ ”圖標(biāo)，進(jìn)行正文起草，系統(tǒng)會(huì)調(diào)用 WORD 控件，彈出窗口如下所示： 可以在窗口內(nèi)編輯正文，使用方法與 WORD類似，也可以將事先起草好的文件復(fù)制過(guò)來(lái)。 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 33 起草完后，點(diǎn)擊“ ”，然后點(diǎn)擊“ ”，或者直接點(diǎn)擊“ ”，返回?cái)M稿頁(yè)面。 點(diǎn)擊“ ”，可以對(duì)原文內(nèi)容進(jìn)行修改。 . 擬稿人修改原文或發(fā)送文件 如果擬稿人在文件保存后還需要對(duì)原文進(jìn)行修 改或增加時(shí)，可以通過(guò)點(diǎn)擊“ ”按鈕，彈出窗口如下所示： 山東省青年管理干部學(xué)院 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用說(shuō)明 書(shū) 34 用戶可以直接進(jìn)行修