【正文】 識(見圖三)。 發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于 22mm15mm(高寬)。 聯(lián)合行文時應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前， “文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。 發(fā)文機關(guān)標識即人們通常所稱的“紅頭”。它是由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成的。發(fā)文機關(guān)全稱應(yīng)以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準。規(guī)范化簡稱應(yīng)由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。 有一些特定的公文在發(fā)文機關(guān)名稱后面不加“文件”二字， 如國務(wù)院就有“國務(wù)院任免通知”紅頭形式，本標準給這類“紅頭”留了余地，未規(guī)定一律要加“文件”二字，但只限于特定的公文。一般來說，行政機關(guān)的重要公文特別是上報的公文均應(yīng)加 “文件”二字。9 / 120 發(fā)文機關(guān)標識的字體，本標準推薦使用小標宋體字，是因為小標宋體字顯得莊重，其他字體如楷體、隸書、魏碑等都帶有某 些書法藝術(shù)的成分，應(yīng)該說不適于標識具有執(zhí)法職能的國家行政機關(guān)的公文。 發(fā)文機關(guān)標識的字號，本標準以 22mm15mm 為高限，現(xiàn)行“國務(wù)院文件”的字號即是22mm15mm。本標準以此為高限，就是要求除“國務(wù)院文件”以外，其他各級行政機關(guān)標識的字號要小于“國務(wù)院文件”，以顯示國務(wù)院作為最高國家行政機關(guān)的地位，具體字號各行政機關(guān)可根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來定。 關(guān)于發(fā)文機關(guān)標識的位置，本標準提出了兩種。第一種是用于平行文或下行文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 25mm，也就是留出 25mm(約 2 行)位置用于標識上述的份數(shù)序號、密級和緊急程度。要注意，即使上述 3 項要素均不需要標識，也要留出這段空白，也就是說，在設(shè)計文件紅頭時，發(fā)文機關(guān)位置應(yīng)自上頁邊起留出天頭 37mm 十 25mm＝62mm 的距離。 第二種僅限于上行文，凡上報的公文發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm，即要留出 80mm 一 25mm＝55mm 的空白供上級機關(guān)批示文件用，也就是說上行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為天頭 37mm 十 25mm 十 55mm＝117mm。 各行政機關(guān)在設(shè)計文件“紅頭”時，兩種形式均應(yīng)具備，即平行文或下行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為 62mm，上行文發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊為 117mm。 關(guān)于聯(lián)合行文，本標準規(guī)定“文件”兩字居于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)上下居中。本標準還特別提出“文件首頁必須顯示正文”這一明確要求。如果聯(lián)合行文的機關(guān)過多(我們曾發(fā)現(xiàn)過有 14 家聯(lián)合行文)，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況，而公文如果首頁沒有正文，使人一看首頁還不知道文件內(nèi)容是什么，是極不嚴肅甚至可以說是很滑稽的事。因此公文首頁必須顯示正文，發(fā)文機關(guān)過多只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文，可將發(fā)文機關(guān)字號縮小，行距縮小，直至保證公文首頁顯示正文為止(還要考慮留出發(fā)文字號、主送機關(guān)、標題以及最少一行正文的位置)。8，1．5 發(fā)文字號 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。發(fā)文機關(guān)標識下空 2 行，用 3 號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔 ]”括入；序號不編虛位(即 1 不編為 O01)，不加“第”字。 發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心等寬的紅色反線。 發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序號組成。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等，“鐵”代鐵道部，“辦”、“財”代主辦這份鐵道部文件的鐵道部的辦公部門、財務(wù)部門。讀懂機關(guān)代字很重要，特別是知道了文件的主辦部門是誰，可以比較準確地對文件進行分辦、查詢和保存歸檔。有的機關(guān)代字還包合其他的層次，如國務(wù)院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”、 “國函”，“國”代國務(wù)院，而“發(fā)”和“函”則代“國務(wù)院文件”和“國務(wù)院函”這兩種發(fā)文形式。有的文件機關(guān)代字有七八個、十幾個字之多，可能各有所代的層次，但盡量以簡化為好。 年份要用全稱，不應(yīng)簡化，如“87”、“93”等均屬標識不正確。年份應(yīng)用六角括號“〔 〕”括起。注意六角括號不是數(shù)學(xué)公式的中括號，因為當引用公文時，標題后面的發(fā)文字號要用圓括號“( )”括起，如果年份用中括號括起，就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則。 因此稱之為“六角括號”是基于與數(shù)學(xué)的中括號相區(qū)別。另外，二者形狀也略有不同。有的文件把年份用圓括號括起，今后也要按本標準的規(guī)定使用六角括號。序號是發(fā)文的流水號。一般都是按文件的形式統(tǒng)一編，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容劃分編序號，是一種較繁瑣的辦法。本標準規(guī)定序號不編虛位，不加“第” (有的單位加“字”)等虛字，主要是講究實用，盡量減少公文的字數(shù)。 發(fā)文字號的位置，本標準規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標識下空 2 行，規(guī)定在發(fā)文字號之下 4mm 處印一條與版心同寬的紅色反線，這樣就明確了發(fā)文機關(guān)標識與紅色反線之間的距離是 3 行位置，發(fā)文字號應(yīng)標在第 3 行，并且不要緊貼紅色反線，空出約 4mm 的距離(實際掌握只要不貼紅色反線即可)。發(fā)文字號應(yīng)居中。8，1．6 簽發(fā)人10 / 120 上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空 1 字，簽發(fā)人姓名居右空 1 字；簽發(fā)人用 3 號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用 3 號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第 l 行，其他簽發(fā)人姓名從第 2 行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為 4mm。 簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn)。在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導(dǎo)人了解下級單位誰對上報事項負責(zé)。因此上報的公文需要標注簽發(fā)人。本標準規(guī)定應(yīng)平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，也就是要和發(fā)文字號同處在第 3 行，不過此時發(fā)文字號便不要居中了，要居左空 1 字，簽發(fā)人則右空 1 字，這樣排列起來對稱、美觀。還要注意“簽發(fā)人(會簽人)”三字用仿宋體，簽發(fā)人(會簽人)姓名用楷體。這樣規(guī)定是使簽發(fā)人(會簽人)的姓名突出、醒目。 如果有多個簽發(fā)人，或者有的文件按規(guī)定還需要標注會簽人，這時的標識方法是，發(fā)文字號應(yīng)始終放在紅色反線之上的最后一行，文件主辦單位的簽發(fā)人要始終放在最上面的位置；其他簽發(fā)人或會簽人在主辦單位簽發(fā)人之下按發(fā)文機關(guān)標識的順序排列，最后的簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處一行平行排列；如果 3 行位置放不下，將紅色反線下移，但排列順序和原則不變，發(fā)文字號居左空 1 字和簽發(fā)人．姓名居右空 l 字的要求不變。8，2 主體8．2．1 公文標題 紅色反線下空 2 行，用 2 號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 本標準規(guī)定公文標題在紅色反線之下空 2 行標識，居中排布。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標準規(guī)定原則的前提下適當變通。例如，本標準規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當變通，如前所述發(fā)文機關(guān)多、簽發(fā)人會簽人多，本節(jié)所講的標題長以及下面講到的主送機關(guān)多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機關(guān)多但主辦機關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定；標題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。這樣，在執(zhí)行本標準時便不會出現(xiàn)機械執(zhí)行而不顧公文實際的做法，因為格式畢竟是為公文的內(nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。8．2．2 主送機關(guān) 標題下空 l 行，左側(cè)頂格用 3 專仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 本標準規(guī)定主送機關(guān)在標題下空 l 行頂格標識，回行時仍頂格。本標準又講了當主送機關(guān)過多而使首頁不能顯示正文的變通辦法，即將主送機關(guān)移至版記中的主題詞之下。如果因僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關(guān)在標題下也可以不空 1 行，道理不再贅述。 標識主送機關(guān)時應(yīng)標明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機關(guān)的統(tǒng)稱如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府”。8．2．3 公文正文 主送機關(guān)名稱下 l 行，每自然段左空 2 字，回行頂格。數(shù)字、 年份不能回行。 正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關(guān)名稱之下第 1 行開始標注，每起一自然段均要左空 2 字。本標準特意規(guī)定公文，中的數(shù)字、年份、(用阿拉伯數(shù)碼標識的)均不能回行，這是根據(jù)公文的特點而定的。因為公文中的數(shù)字、年份不能出半點紙漏，數(shù)字、年份回行權(quán)易出現(xiàn)差錯，也易使讀者看錯。8．2．4 附件 公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用 3 號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼(如“附件：1．”)；附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第 1 行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第 1 行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件(或帶序號)。11 / 120 公文正文中有一些內(nèi)容，如圖表、名單、規(guī)定等，如穿插在公文正文中，往往隔斷公文前后意思的聯(lián)系而造成閱讀上的不便。這時需要將其從公文正文中抽出而作為公文的附件單獨表述，而 又是放在公文生效標識印章之后。需要明確的是，公文的附件是 正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。為了保證 這一點，需要在公文正文之后標注附件的序號和名稱，然后在附件同樣標識附件的序號和名稱， 以顯示附件與正文的不可分割的關(guān)系。如果正文之后的．附件序號和名稱與附件的序號和名稱不一致，在法律意義上講，可以不承認該附件是正文的附件，附件便失去了其本應(yīng)有的與正文同等的效力。因此，本標準對此做了較詳細的規(guī)定。其要點一是附件應(yīng)與正文一起裝訂；如果附件與正文不能一起裝訂，在附件上要標識所屬公文的發(fā)文字號及“附件”二字。二是正文后的附件標識應(yīng)與附件的標識前后一致。三是對一些細節(jié)做了規(guī)定，如：附件序號用阿拉伯數(shù)碼；附件名稱后不加標點符號。四是對標識的位置做了規(guī)定，正文后的附件標識要與正文空 l 行，左空 2 字；附件上的“附件”標識在左上角頂格第 l 行。8．2，5 成文日期 用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文日期的標識位置見 8．2．6。 成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內(nèi)容。公文如果沒有生效時間，在某種意義上說就是一紙空文。為了加強其準確性，本標準規(guī)定成文日期要用漢字書寫，即俗稱的“大寫”，不能用阿拉伯數(shù)字與漢字混用，同時年、月、日要齊全。規(guī)定零要寫成“O”，是因為“零”與漢字的另一種數(shù)字寫法“壹、貳、捌”等是一個序列，而采用“一、三、五”這種寫法用“O”比較協(xié)調(diào)?！? 由于印章一般要蓋在成文日期上，成文日期要依印章的位置而定，這一點在 8，2．6 條會分別介紹。 8．2．6 公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標識公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標識公文生效標識。 8．2，6．1 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。成文日期右空 4 字；力 g 蓋印章應(yīng)上距正文 1 行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 印章是公文的生效標志。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章還是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉酥尽ｈb于行政機關(guān)公文的法定性和印章的特定功能，《中華人民共和國刑法．》第二百八十條規(guī)定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關(guān)的公文、證件、 印章的，處 3 年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴重的，處 3 年以上 10 年以下有期徒刑”。為了保證印章的真實性，提高印章的防偽性，本標準對印章的格式做了詳密的規(guī)定。 對只蓋一個印章的單一機關(guān)發(fā)文，本標準規(guī)定落款處(即成文日期之上)不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。成文日期的橫向距離是右空 4 字；縱向與正文的距離要依印章的大小而定，其標準就是印章加蓋在成文日期上，上距正文 l 行之內(nèi)，也就是不到 l 行的空白。這樣要求是為了防止變造公文， 因為如果空白過大，就容易被人私自加入其他內(nèi)容，即“變造”公文。 本標準規(guī)定印章加蓋要端正、居個(即居成文日期之中)。此話說來簡單，但執(zhí)行起來卻要認真對待，特別是手工加蓋印章，稍一隨意就可能不符合標準。國家行政機關(guān)的印章均帶有國微，把國微蓋歪了是極不嚴肅和極不負責(zé)的態(tài)度。即使是采用印刷技術(shù)加蓋印章，制版時也要嚴肅認真，嚴格按本標準執(zhí)行。 本標準還提出了兩種印章加蓋方式。一種稱之為“下套”方式，適用于帶有國徽、印章下弧沒有文字的印章。掌握的標準是，印章的圖案(如國徽)和文字不壓成