淺談電腦的基本操作doc-資料下載頁(yè)
2025-07-18 10:59本頁(yè)面
【正文】 dows的天下，軟件也越做越大，連一些文字資料的文件也不例外。如我們?cè)赪ord中打一點(diǎn)兒字，動(dòng)不動(dòng)就幾十k字節(jié)，文件一多，給我們交流、使用都帶來(lái)了不便（尤其是上網(wǎng)發(fā)附件）。其實(shí)，只要我們使用“文件”菜單下的“另存為”命令，Word則會(huì)重新將信息進(jìn)行整理存盤(pán)，這樣會(huì)使得文件的容量大大減少。如果你嫌每次都要“另存為”太麻煩的話(huà)，可以打開(kāi)Word，單擊“工具”菜單中的“選項(xiàng)”命令，再單擊“保存”選項(xiàng)卡，在設(shè)置窗口中取消選擇“快速保存”選項(xiàng)，以后Word就會(huì)在每次保存文件時(shí)自動(dòng)進(jìn)行信息整理并存盤(pán)，實(shí)現(xiàn)“減肥”操作“一勞永逸”。另外，如果我們使用了Word的嵌入字體技術(shù)，則在選中“嵌入TrueType字體”后，還應(yīng)選中“只嵌入所用字符”復(fù)選框，否則Word會(huì)把所用到的TrueType字體一同“打包”，使得文件增大。 用Word建立的文件默認(rèn)頁(yè)面是A4大小，即寬210毫米、高297毫米。但是有時(shí)由于工作的需要，我們不希望用A4大小的紙張，這樣每次都必須打開(kāi)“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框進(jìn)行設(shè)置，同時(shí)，Word中默認(rèn)生成的文檔文件是不自動(dòng)縮進(jìn)的，必須使用手工調(diào)整它們的縮進(jìn)，非常麻煩。其實(shí)，巧妙利用Word的模板文件功能可以設(shè)置Word的默認(rèn)頁(yè)面大小和自動(dòng)縮進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)性模板。 ①進(jìn)入WordXP的模板文件夾，在Windows 9x和Windows Me下為C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下，而在Windows 2000和Windows NT上為C:\Documents and Settings\用戶(hù)名\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下（此文件夾為隱藏文件夾，你必須對(duì)文件夾選項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置才能夠進(jìn)入，詳見(jiàn)Windows手冊(cè)），此文件就是Word的默認(rèn)模板文件。雙擊它，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)調(diào)用WordXP打開(kāi)它。 ②單擊“文件”→“頁(yè)面設(shè)置”，調(diào)出頁(yè)面設(shè)置對(duì)話(huà)框，將頁(yè)面大小及上下左右邊距設(shè)置自己所需的值，如圖5所示。筆者經(jīng)常使用它來(lái)寫(xiě)作，每次左右拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)查看文章不太方便，所以把寬度設(shè)置小了一些，為15厘米，高度不變，仍為24厘米。 ③單擊“格式”→“段落”，在段落設(shè)置對(duì)話(huà)框中選擇“縮進(jìn)和間距”標(biāo)簽，點(diǎn)擊“特殊格式”下拉框，選擇“首行縮進(jìn)”，（相當(dāng)于兩個(gè)漢字字符），即設(shè)置每段自動(dòng)縮進(jìn)兩格（中國(guó)人用中文的特色）。 ④單擊“文件”→“保存”命令，選擇保存類(lèi)型為文檔模板文件。在此。 ⑤再次進(jìn)入C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夾下。（老模板文件），按下F2鍵，選擇“重命名”。 ⑥上面的制作步驟完成后，使用起來(lái)就方便多了。單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵即可以用你剛才的設(shè)置來(lái)進(jìn)行文件處理了。 在WPS2000/Office中有一個(gè)“保存所有文件”命令，這個(gè)命令非常有用，只要執(zhí)行該命令，即相當(dāng)于將所有的文件進(jìn)行存盤(pán)操作，免去了一個(gè)文件窗口一個(gè)文件窗口切換、存盤(pán)之苦。其實(shí)，我們也可以在Word中一次保存多個(gè)文件：只要在要保存文件時(shí)按下Shift鍵就可以發(fā)現(xiàn)，原來(lái)的“保存”命令已經(jīng)變成了“全部保存”命令了，此時(shí)單擊這個(gè)命令相當(dāng)于WPS2000中的“保存所有文件”命令，即一次性將所有打開(kāi)的文件進(jìn)行存盤(pán)。 我們?cè)谑褂肳ord制作文檔時(shí)，經(jīng)常要與別人合作，一般情況下，我們都是把別人的文件拷貝過(guò)來(lái)打印，這雖然方便，但是不利于文件的管理。試著單擊“插入”菜單下的“文件”命令，在彈出的窗口中選擇“Word文件”，再找到同事的文件，點(diǎn)擊“插入”鈕。怎么樣？同事的文件是不是已經(jīng)歷歷在目了，而且圖片、表格、字體、字號(hào)、格式都絲毫沒(méi)有任何變化！ 在Word默認(rèn)情況下，我們都將文件存為Word的DOC格式，但是有時(shí)候我們出于特殊的需要，如投稿時(shí)需要TXT格式、多媒體軟件中需要RTF格式等。把Word文檔存為其余的格式固然很方便，只要單擊“文件”→“另存為”命令，然后在保存對(duì)話(huà)框中選擇欲保存的類(lèi)型再點(diǎn)擊“保存”鈕就行了。但是，每次這樣做未免有些麻煩。其實(shí)，只要我們單擊“工具”→“選項(xiàng)”，打開(kāi)設(shè)置窗口，點(diǎn)擊“保存”標(biāo)簽，在“將Word文件保存為”下拉框中的“Word文件（*.doc）”改為自己想要的格式，以后每次存盤(pán)時(shí)，Word就會(huì)自動(dòng)將文件存為你所預(yù)先設(shè)定的格式了。 遇到過(guò)突然停電而自己的文件沒(méi)有保存、文件找到卻無(wú)法打開(kāi)的情況嗎？那時(shí)候的你一定比失戀更痛苦！其實(shí)，在Word中設(shè)計(jì)了一個(gè)修復(fù)程序，只不過(guò)它比較隱蔽，你沒(méi)有注意罷了，巧妙地使用它說(shuō)不定還能夠把你的工作成果給恢復(fù)過(guò)來(lái)呢。請(qǐng)點(diǎn)擊“文件”→“打開(kāi)”，在打開(kāi)文件對(duì)話(huà)框中的文件類(lèi)型下拉框中選擇“從任意文件中恢復(fù)文本”項(xiàng)（請(qǐng)將鼠標(biāo)向下拖動(dòng)，否則無(wú)法看到這個(gè)項(xiàng)目），再點(diǎn)擊原先打不開(kāi)的文件，耐心等待一會(huì)兒凡是能夠被恢復(fù)的文本都會(huì)出現(xiàn)在Word窗口中，這時(shí)候就麻煩你按一下存盤(pán)圖標(biāo)吧！11 / 1
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