【正文】 的文書(shū)及另行訂冊(cè)的報(bào)告書(shū)表、應(yīng)留待將來(lái)使用的存取或保管現(xiàn)金票據(jù)證券財(cái)物等的憑證、應(yīng)轉(zhuǎn)送其他機(jī)關(guān)的文件或應(yīng)退還的單據(jù)、其他事實(shí)上不能或不應(yīng)附于傳票訂冊(cè)的文件等各種原始憑證，因其性質(zhì)特殊可不附于記帳憑證之后，惟應(yīng)于所屬記帳憑證上注明其保管處所及其檔案編號(hào)或其他便于查對(duì)的事實(shí)。 D．各項(xiàng)會(huì)計(jì)報(bào)告及其留底，應(yīng)按其種類、分別年度，加具面頁(yè)、底頁(yè)，裝訂成冊(cè)；并在面頁(yè)記載報(bào)告名稱、起訖年月日、頁(yè)數(shù)，按冊(cè)編列總號(hào)，按頁(yè)編列分號(hào)，登記(會(huì)計(jì)報(bào)告目錄簿)。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)告及已記載完畢的會(huì)計(jì)簿籍應(yīng)于年度決算程序辦理終了時(shí)交由管理會(huì)計(jì)檔案人員保管的。上述各項(xiàng)會(huì)計(jì)資料應(yīng)裝箱或另置的。各部門(mén)如須調(diào)閱時(shí)，應(yīng)經(jīng)主辦會(huì)計(jì)人員的同意，并作成登記后才得取出。 E．各種會(huì)計(jì)憑證除權(quán)責(zé)存在的憑證或應(yīng)予永久保存者外，應(yīng)于年度決算程序辦理終了后按規(guī)定予以保存。 F．各種會(huì)計(jì)報(bào)告及帳簿應(yīng)于各該年決算程序辦理終了后按規(guī)定予以保存。 G．預(yù)決算案及其他與會(huì)計(jì)事務(wù)有關(guān)的重要資料等，會(huì)計(jì)部門(mén)應(yīng)設(shè)立專卷妥為保管。 11)會(huì)計(jì)交接的處理程序 A．會(huì)計(jì)人員經(jīng)解除或變更其職務(wù)時(shí)，應(yīng)詳列移交事項(xiàng)、編寫(xiě)清冊(cè)辦理交換，但短告假或因公出差不在此限。 B．主辦會(huì)計(jì)人員辦理交接，應(yīng)由所在部門(mén)主管人員或其代表監(jiān)交。 c．主辦會(huì)計(jì)人員辦理交接，應(yīng)于交接日，編寫(xiě)科目余額表交付后任，后任應(yīng)即據(jù)以核對(duì)總分類帳及各種明細(xì)分類帳冊(cè)的余額，檢查其內(nèi)容。 D．主辦會(huì)計(jì)人員于接收時(shí)，對(duì)于各項(xiàng)帳目，如有疑問(wèn)及不明了之處，應(yīng)由前任詳加說(shuō)明，必要時(shí)得要求前任以書(shū)面解答，其接收前各項(xiàng)帳目，如發(fā)現(xiàn)有不符情事，仍由前任負(fù)責(zé)。 E．主辦會(huì)計(jì)人員交接時(shí)，應(yīng)將助理人員名冊(cè)及經(jīng)管各種圖記、文件、案卷、保管品、傳票、帳簿報(bào)表連同經(jīng)辦未了事情，編寫(xiě)清冊(cè)，交付后任。 F．主辦會(huì)計(jì)人員辦理交接完畢，應(yīng)將各項(xiàng)移交清冊(cè)，連同科目余額表等，由前后任及監(jiān)交人員分別蓋章，一份存查，一份呈報(bào)董事長(zhǎng)核示。 G．會(huì)計(jì)助理人員辦交接，應(yīng)由主辦會(huì)計(jì)人員或代表監(jiān)交。 H．會(huì)計(jì)助理人員辦理交接時(shí)，應(yīng)在經(jīng)管帳簿的經(jīng)營(yíng)帳簿人員一覽表內(nèi)，注明交出接管日期，由后任署名簽章。如經(jīng)管會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)報(bào)告或其他會(huì)計(jì)事項(xiàng)，應(yīng)于各該項(xiàng)目錄最后一冊(cè)簽章證明。 I．主辦會(huì)計(jì)人員的交接，應(yīng)自后任接替之日起一周內(nèi)，辦理清楚。會(huì)計(jì)助理人員的交接，應(yīng)自后任接替日起三日內(nèi)，辦理清楚，如事實(shí)需要或特種情形，得呈準(zhǔn)延長(zhǎng)之。 8 現(xiàn)金交易的內(nèi)部控制 8—1 目的 1)確保所有門(mén)市現(xiàn)金收入均已收取，且正確開(kāi)立發(fā)票，記錄于(收銀日?qǐng)?bào)表)，并按規(guī)定迅速送存金融機(jī)構(gòu)匯存公司指定帳戶。 2)所有現(xiàn)金支出需經(jīng)權(quán)責(zé)單位核準(zhǔn)的目的事項(xiàng)，且正確歸入該部門(mén)費(fèi)用。 3)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)根據(jù)營(yíng)運(yùn)收支預(yù)測(cè)，隨時(shí)保持一個(gè)適當(dāng)?shù)陌踩F(xiàn)金余額。 4)總部現(xiàn)金收入處理原則及內(nèi)容。 8—2 原則 1)不要允許一位員工從頭至尾包辦一項(xiàng)交易。 2)出納與會(huì)計(jì)分開(kāi)。 3)現(xiàn)金除保留適當(dāng)零用金外，其余應(yīng)盡速存入公司銀行帳戶集中管理。4)收到現(xiàn)金時(shí)，必須立即開(kāi)立發(fā)票入帳。 5)鼓勵(lì)顧客索取發(fā)票，并對(duì)照金額。 6)各門(mén)市須將收到的現(xiàn)金，原封不動(dòng)至金融機(jī)構(gòu)匯存公司指定帳戶。 7)除了零用金支出外，盡量以支票付款。 8)銀行調(diào)節(jié)表由出納編制，并經(jīng)權(quán)責(zé)主管加以覆核。 8—3 現(xiàn)金收入系統(tǒng)流程圖 1)門(mén)市現(xiàn)金收入系統(tǒng)流程圖 顧客 收銀員 總部會(huì)計(jì)部門(mén) 出納 作業(yè)控制 銀行匯款單開(kāi)始發(fā)票開(kāi)發(fā)票現(xiàn)金控制編號(hào)程序營(yíng)收管理系統(tǒng)總分類帳傳票匯款表匯款單收銀日?qǐng)?bào)表銀行對(duì)帳單匯款表 出納核對(duì)調(diào)節(jié)公司帳號(hào)與銀行帳 2)總部現(xiàn)金收入系統(tǒng)流程圖銀行作業(yè)控制總部會(huì)計(jì)課出納客戶開(kāi)始營(yíng)業(yè)管理系統(tǒng)匯款單匯款表傳票匯款單開(kāi)發(fā)票現(xiàn)金銀行對(duì)帳單總分類帳調(diào)節(jié)公司帳與銀行對(duì)帳匯款表 出納核對(duì) 9 有價(jià)證券的內(nèi)部控制 9—1 目的 1)確認(rèn)證券確實(shí)存在。 2)確認(rèn)證券屬于公司的財(cái)產(chǎn)。 3)確認(rèn)證券依公認(rèn)會(huì)計(jì)原則加以適當(dāng)評(píng)價(jià)。 4)確認(rèn)投資收入皆已迅速收取、入帳。 9—2 原則 1)劃清職責(zé)，使得核準(zhǔn)證券買(mǎi)賣、保管及記錄投資三項(xiàng)工作，由不同的人擔(dān)任。 2)對(duì)所擁有的證券及相關(guān)的投資收入，要完整、詳細(xì)的記錄(含名稱、面值、號(hào)碼、數(shù)目、取得日期、經(jīng)紀(jì)商名稱、成本、利息或股利)。3)證券要以公司名義登記。 4)內(nèi)部稽核人員要對(duì)證券進(jìn)行實(shí)地查核。 10 應(yīng)收帳款的內(nèi)部控制 101 目的 1)確認(rèn)應(yīng)收帳款完全回收。 2)防止過(guò)程漏失。 3)防止憑證失誤。 102 原則 1)劃清部門(mén)權(quán)責(zé)。 A．服務(wù)收入單編制；營(yíng)業(yè)部門(mén) B．開(kāi)寄發(fā)票：財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)計(jì)單位(或門(mén)市) C，發(fā)票復(fù)核：會(huì)計(jì)單位主管 D．統(tǒng)制帳戶的設(shè)置：會(huì)計(jì)單位 E．顧客明細(xì)帳的設(shè)置：會(huì)計(jì)單位 F．收款：營(yíng)業(yè)部門(mén)(門(mén)市) G．銷貨退回及折讓的核準(zhǔn)：營(yíng)業(yè)部門(mén) H．壞帳沖銷的授權(quán)：財(cái)務(wù)部門(mén)主管 2)以連續(xù)編號(hào)控制服務(wù)收入單及發(fā)票。 3)各單位以登記簿控制編號(hào)的單據(jù)。 103 應(yīng)收票據(jù)的內(nèi)部控制原則 1)保管應(yīng)收票據(jù)的人，不得經(jīng)手一般會(huì)計(jì)記錄。 2)票據(jù)的承兌和換新，須由主管以書(shū)面核準(zhǔn)。 3)違約票據(jù)的沖銷，亦須由主管以書(shū)面核準(zhǔn)。 4)對(duì)違約票據(jù)須作后期追蹤。 11 財(cái)產(chǎn)的內(nèi)部控制 111 目的1)確保所有財(cái)產(chǎn)的確實(shí)存在。 2)所有財(cái)產(chǎn)的投資資金獲得最大效率。 112 原則 1)各部門(mén)的財(cái)產(chǎn)支出必須編制資本預(yù)算。 2)由財(cái)務(wù)部門(mén)控制預(yù)算支出。 3)追加預(yù)算需經(jīng)最高主管核準(zhǔn)，并由支出單位迅速分析差異，并作出放益分析。 4)以明細(xì)帳記錄個(gè)別財(cái)產(chǎn)。 5)確定資本支出的最低金額(含列管財(cái)產(chǎn))。 6)所有財(cái)產(chǎn)的采購(gòu)，均須透過(guò)總務(wù)部門(mén)處理發(fā)展店的營(yíng)運(yùn)設(shè)備(采購(gòu)除外)。 7)所有財(cái)產(chǎn)的管理，均須由總務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)含驗(yàn)證財(cái)產(chǎn)存在與否、存放位置及實(shí)地盤(pán)存。 8)財(cái)產(chǎn)報(bào)廢須有正當(dāng)理由，并經(jīng)權(quán)限主管的核準(zhǔn)。 12 應(yīng)付帳款的內(nèi)部控制 121 目的 1)確保應(yīng)付帳款沒(méi)有漏失或重復(fù)。 2)確保折扣金額的扣除。 122 原則 1)劃清權(quán)責(zé)。 2)償付帳款前，須經(jīng)過(guò)采購(gòu)、驗(yàn)收、會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)單位的核準(zhǔn)。 3)以連續(xù)編號(hào)控制(訂購(gòu)單)及供應(yīng)廠商的(送貨單)。 4)會(huì)計(jì)部門(mén)須詳細(xì)對(duì)照廠商的送貨單據(jù)及發(fā)票，并對(duì)照門(mén)市的(采購(gòu)驗(yàn)收單)。 5)財(cái)會(huì)部的付款作業(yè)須和帳款復(fù)核作業(yè)劃分，以防止錯(cuò)誤或詐騙。 6)會(huì)計(jì)部門(mén)每月應(yīng)將應(yīng)付帳款明細(xì)帳與總分類帳軋平。 7)廠商個(gè)別的月結(jié)單，必須與應(yīng)付帳款明細(xì)帳相調(diào)節(jié)，并調(diào)查其中差異 13 結(jié)論 連鎖店的經(jīng)營(yíng)，并非資本密集或技術(shù)密集的產(chǎn)業(yè)，而是積沙成塔的行業(yè)，能以較少的資本，較小的網(wǎng)點(diǎn)規(guī)模，加上較便利、親切的服務(wù)，能快速的運(yùn)用倍增的力量成為中、大型企業(yè)：連鎖門(mén)市網(wǎng)點(diǎn)的經(jīng)營(yíng)大部份為現(xiàn)金交易，且交易零星，繁雜；因此，如何做好財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的管理，如何訂好企業(yè)的資金運(yùn)用計(jì)劃及訂定健全的會(huì)計(jì)制度，快速掌握正確的會(huì)計(jì)資料及財(cái)務(wù)報(bào)表分析，由正確的、有效率的會(huì)計(jì)資料，幫助經(jīng)營(yíng)總部來(lái)驗(yàn)證正確的經(jīng)營(yíng)策略方向，使連鎖企業(yè)了解真正的經(jīng)營(yíng)情況，作為策略修正的參考依據(jù)，提升經(jīng)營(yíng)效率，使連鎖企業(yè)能穩(wěn)健、永續(xù)的經(jīng)營(yíng)。