【正文】 外來咨詢、推銷或?qū)で蠛献鞯入娫?，聽?qǐng)來意后文員應(yīng)禮貌解答，主動(dòng)請(qǐng)其留下口信和聯(lián)系方式。事后應(yīng)及時(shí)將相關(guān)信息轉(zhuǎn)給行政助理或相關(guān)人員處理，詳細(xì)填寫來電登記表。每月 1 日匯總，交行政助理備案。(p) 文員收到傳真后應(yīng)立即備份并及時(shí)通知相關(guān)人員接收，同時(shí)詳細(xì)填寫傳真登記表。 公事郵件、信函、報(bào)刊管理 接收當(dāng)文員接到郵件信函等時(shí)，應(yīng)先填寫郵件信函登記表方可傳遞給相關(guān)人員。文員每日從公司報(bào)箱內(nèi)取回報(bào)刊后，應(yīng)及時(shí)填寫報(bào)刊登記表，報(bào)架內(nèi)置最近兩周的報(bào)紙，半年以上報(bào)紙放書柜保存，文員負(fù)責(zé)管理報(bào)架，隨時(shí)整理。每月 1 日前將上月接收傳真、公司信函、郵件匯總交與行政助理檢核備案。發(fā)送公司員工因工作需要發(fā)送信函時(shí)，需填寫內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單，由文員負(fù)責(zé)郵寄。 接待訪客接待人員，必須注意儀態(tài)端正、舉止大方。外來客人需進(jìn)入辦公間時(shí)，前臺(tái)文員應(yīng)禮貌安排詳細(xì)填寫外來人員登記表，給客人佩卡。 訪總經(jīng)理當(dāng)客人來訪總經(jīng)理時(shí)，分如下情況解決：已預(yù)約：當(dāng)客人與總經(jīng)理已約好，則可及時(shí)通過電話向總經(jīng)理通報(bào)。經(jīng)總經(jīng)理同意后，方可將客人帶入總經(jīng)理辦公室。未預(yù)約：當(dāng)客人事先未與總經(jīng)理約好，則應(yīng)把客人介紹給行政助理，由行政助理來解決。 訪問員工如來訪客人因公事來訪員工，文員應(yīng)及時(shí)與相應(yīng)員工聯(lián)系到前臺(tái)。根據(jù)具體情況以茶水接待，如無部門經(jīng)理以上人員核可，不可將客人帶入到工作間。9 / 15 接待事項(xiàng)(a) 文員應(yīng)積極熱情為來客服務(wù)，根據(jù)公司客人的具體要求訂房、訂票、接機(jī)、安排飲食；(b) 提前準(zhǔn)備好會(huì)議室和投影儀，客人到達(dá)后送上茶水，每隔一小時(shí)加水一次；(c) 客人離開文員應(yīng)收回投影儀，整理會(huì)議室。 票務(wù)管理公司員工出差前應(yīng)填寫出差報(bào)備單，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理和部門經(jīng)理確認(rèn)后交辦公室文員訂票。文員訂票后將票交出差人員，每月匯總一次送財(cái)務(wù)室備案。 辦公室值班管理辦公室應(yīng)保證公司每天 24 小時(shí)一直有人值班。 總務(wù)值班注意事項(xiàng)(a) 周一至周五每日早上 7：30（周末 9：00）前，值班人員應(yīng)將工作間房門打開；檢查飲水機(jī)，換水；檢查整個(gè)工作間的設(shè)備、門窗，注意有無異樣；每日晚 17：30 后（周末全天） ，值班總務(wù)關(guān)電控門；21：00 后（周末 18：00 后）除特殊情況（加班）外，所有員工均應(yīng)離開辦公室，21：30 后，值班總務(wù)鎖大門，檢查公司所有門、窗是否關(guān)閉、空調(diào)、電燈、電腦、UPS 等是否關(guān)好，認(rèn)真填寫值班檢查表。如發(fā)現(xiàn)有公用設(shè)備損壞時(shí)，第二天應(yīng)立即報(bào)主管維修；(b) 員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間離開辦公間，總務(wù)應(yīng)詳細(xì)做好登記；外來人員不得進(jìn)入辦公間，特殊情況下需由部門經(jīng)理批準(zhǔn)詳細(xì)登記后佩戴公司客人卡方可入內(nèi)。(c) 值班期間負(fù)責(zé)接聽公司總機(jī)，填寫來電登記表，詳細(xì)記錄對(duì)方姓名、聯(lián)系方式和事由等。如果是急事，應(yīng)立即與相關(guān)人員聯(lián)系告知。其它則將詳細(xì)記錄與文員做交接；(d) 如遇突發(fā)事件（如停電、漏水、漏電等）應(yīng)及時(shí)查明原因并妥善處理，同時(shí)應(yīng)立即通知相關(guān)負(fù)責(zé)人；(e) 對(duì)來公司滋事生非的人，應(yīng)堅(jiān)決將其趕走，必要時(shí)報(bào)警處理。(f) 文員每日須提前 10 分鐘上崗。前臺(tái)文員到崗后與總務(wù)進(jìn)行交接，檢查總務(wù)值班期間的電話記錄、外來人員記錄、報(bào)刊信函記錄、周末加班人員記錄等，及時(shí)處理相關(guān)事宜；(g) 文員值班期間處理日常工作，處理電話接打、接待等。值班文員離開工作間時(shí)應(yīng)與總務(wù)做好交接工作，填寫工作交接表。10 / 15 鑰匙管理(a) 員工應(yīng)妥善保管書柜鑰匙，如鎖具損壞或鑰匙發(fā)生丟失，員工應(yīng)立即向主管說明并賠償同等鎖具的費(fèi)用，由總務(wù)人員重新購買更換；(b) 任何員工如無部門經(jīng)理和營運(yùn)辦公室主任許可不得擅自配備辦公間鑰匙；(c) 總務(wù)人員應(yīng)備份工作間所有鑰匙，不得擅自將鑰匙移交他人，發(fā)現(xiàn)鎖具損壞或遺失應(yīng)立即向主管說明并于一日內(nèi)重新購買新鎖。 員工卡管理(a) 外來人員如需進(jìn)入辦公間，前臺(tái)文員詳細(xì)登記后，應(yīng)讓其佩戴客人卡方允許進(jìn)入；(b) 員工進(jìn)出辦公間須刷卡。每張考勤卡均由辦公室設(shè)定固定號(hào)碼，員工應(yīng)妥善保管，未經(jīng)允許不得擅自更改卡號(hào)或轉(zhuǎn)借他人；(c) 如不甚丟失員工卡，員工需原價(jià)賠償并應(yīng)及時(shí)向辦公室說明原因并申請(qǐng)新卡。(d) 員工離職時(shí)，應(yīng)交回員工卡。(A)員工注意保持工作間衛(wèi)生，不得亂仍飯盒、果皮紙屑；(B) 員工每周五應(yīng)清潔所使用機(jī)器外設(shè)，保持辦公桌整潔；(C) 員工機(jī)箱和服務(wù)器機(jī)箱內(nèi)清潔每 3 個(gè)月或半年清潔一次，由總務(wù)或指定人員進(jìn)行；(D)員工只能在四樓兩端接待處和三樓茶水間等指定處吸煙，不得在辦公間吸煙；(E) 員工使用完會(huì)議室后，應(yīng)由相關(guān)負(fù)責(zé)人安排將所借投影儀、筆記本等完好歸還，清理會(huì)議桌上的文件、茶水杯等，將椅子擺放整齊后方可離去；(F) 員工在工作時(shí)間不得戴耳機(jī)聽音樂、觀影碟、睡覺，不得高聲喧嘩影響他人工作；(G)清潔工負(fù)責(zé)公用區(qū)域衛(wèi)生，保證衛(wèi)生間、工作間清潔，養(yǎng)護(hù)花草；(H)辦公室不定時(shí)安排總務(wù)人員對(duì)各工作間進(jìn)行抽查，首次發(fā)現(xiàn)有違規(guī)者與部門經(jīng)理確認(rèn)后給予警告，發(fā)現(xiàn)三次將對(duì)其記違規(guī)一次，與部門經(jīng)理確認(rèn)后報(bào)財(cái)務(wù)部執(zhí)行。7 輸出文件/記錄? 固定資產(chǎn)卡 （TGIR2301）11 / 15? 電腦設(shè)備一覽表 （TGIR2302）? 預(yù)算物品明細(xì)表 （TGIR2303DeptYYYYMM）? 財(cái)產(chǎn)清單 （TGIR2304）? 人員調(diào)動(dòng)單 （在人事管理作業(yè)程序中有說明）? 設(shè)備領(lǐng)用單 （TGIR2305NameYYYYMMDD ）? 影印記錄 （TGIR2306YYYY ）? 撥打長途記錄表 （TGIR2307YYYY ）? 接收、發(fā)送傳真、郵件信函、報(bào)刊雜志登記表（TGIR2308YYYY）? 外出人員登記表 （TGIR2309YYYY ）? 請(qǐng)假單 （TGIR230ANameYYYYMMDD）? 調(diào)休單 （TGIR230BNameYYYYMMDD）? 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單 （TGIR230CDeptYYYYMMDD）? 出差報(bào)備單 （在財(cái)務(wù)管理作業(yè)程序中有說明）? 出差結(jié)報(bào)單 （在財(cái)務(wù)管理作業(yè)程序中有說明）? 會(huì)議記錄 （TGIR230DDEPTYYYYMMDDnn）? 鑫訊公司傳真 （TGIR230EDEPTYYYYMMDDnn）? 鑫訊公司備忘錄 （TGIR230FDEPTYYYYMMDDnn）? 值班檢查表 (TGIR230GYYYYMMDD)輸出文件/記錄附加碼編碼規(guī)則∶Dept 部門代碼Name 姓名YYYY 表年MM 表月DD 表日8 附錄 無