辦公室實務課程講解-資料下載頁
2025-06-29 12:21本頁面
【正文】 或“不用謝，這是我應該做的”（3）客套語?！坝惺裁词卤M管吩咐”（三） 接待語的使用接待用語正確使用的意義請把下列用語改為辦公室用語（1）坐那里吧！（2）我不清楚要問問其他人。（3）我不能做這種事情（4）有什么事？（5）他不在辦公室。（四） 說話的方法說話的要領語句要簡短由結論先說利用重復的效果說話完之后要整理說話時要考慮時間、地點、場合、對象因素，使用模糊用語。說明的方法（1）把要說明的內容和目的弄清楚（2）了解對方所說明事項具有多少興趣，以及關心的程度（3）要使用彼此都容易理解的話（4）說明的順序報告的方法文秘人員所作的報告就是把上司所指示工作的結果，在上司所期望的期限以前，提供給分司。報告的基本方法：（1）不要失去報告的適當機會（2）不要弄錯報告的對象及順序聯(lián)系及調整的方法聯(lián)系及聯(lián)系時應注意的事項調整及調整時應注意的對象委托的方法委托就是請求對方協(xié)助處理自己的工作委托應注意的事項說服的方法說服是讓對方接受自己的看法而沒有勉強的感覺。說服的要領：（1）清楚地知道在所說服的事項中，最想說什么（2）要具體了解對方的立場和意向（3）以誠懇的態(tài)度為對方著想萬里發(fā)言拒絕的方法拒絕是和說服完全相反的行為一般非拒絕不可的情況有如下幾種（五）聽話的方法聽的要領指示的接受法忠告的接受法（六）社交話題的選擇合適的話題不合適的話題第十三章 印章、值班工作（一）印章的制發(fā)和使用印章的制發(fā)和使用印章的刻制印章的使用印章的保管印章停用與銷毀（二）介紹信的保管和使用介紹信的保管介紹信的使用（三）值班工作的任務和要求值班工作的任務值班工作的組織形式值班工作的制度與要求第十四章 文書與檔案實務（一） 公務文書的特點和作用公務文書的作用是黨政機關、社會團體和企事單位及其負責人，公務文書的這些特定的作用必需依據(jù)黨支部和國家方針、政策、法令，在法定的職責范圍內制作文書，不能越權越軌發(fā)布公文。公務文書體現(xiàn)的是領導機關和職能部門的工作意圖和規(guī)定要求，反映名項工作的進程和效果，其內容具有有效性，其中部分還具有權威性。公務文書在制作上應該按照常規(guī)的格式各種類的的結構寫作，在處理上有一定的程序和制度。（二）公務文書的種類和格式種類：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。 格式：版頭、發(fā)文字號、印刷順序號、密級、緊急通知、簽發(fā)人姓名、公文標題、主送機關、正文、附件、發(fā)文機關、成文日期、機關印章、注釋、閱讀范圍、主題詞、抄送單位、印發(fā)說明。（三）文書處理的內容和方法收文處理程序：簽收和拆封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦。發(fā)文處理過程：擬稿、核稿、簽發(fā)、編號、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)。（四）文書管理的內容和要求 文書數(shù)量、質量、時效管理文書數(shù)量管理的要求是精簡文件，可發(fā)可不發(fā)的文件堅決不發(fā)，可以面談、電話的書面記錄代替行文，或在報刊雜志上公布，以代替層層行文。文書的質量管理要求保證文書在內容上正確、可靠，符合政策和事實；在文字上、格式上準確、規(guī)范，不出差錯。文書的時效管理要求盡可能縮短文書處理每一道環(huán)節(jié)的周期，不延誤、不推委，及時反饋和辦理。文書的保密管理（五）檔案收集的對象和制度文秘及檔案人員在收集檔案時，應該做到：嚴格執(zhí)行收發(fā)登記制度和立卷歸檔制度注意收集零散文書落實歸檔工作的崗位責任制（六）立卷歸檔的標準和做法立卷歸檔的要求：歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。文書立卷標準：按問題特征立卷、按作者特征立卷、按文種特征立卷、按時間特征立卷、按地區(qū)特征立卷、按通訊者特征立卷（七）檔案的保管和利用檔案的利用途徑和方式有以下幾種：設置檔案室，提供檔案原件或復印件，方便借閱或直接借閱。通過一定的制度和手續(xù)，提供檔案外借。根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，實行檔案的有償交流，提供檔案利用率。利用所藏檔案中的有關記載和資料，對申請者提供核實某種事實的書面證據(jù)。以檔案為依據(jù)，文秘和檔案人員對查詢者的有關問題進行專業(yè)性的解答，提供咨詢服務。將檔案目錄負印制面冊，分發(fā)到有關部門，以交流信息。舉辦檔案展覽，充分發(fā)揮檔案的作用。15 / 15
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