【正文】 議是正式會議的一個補充，可以是會前，也可以是會后，會前是對會議的一個安排布置，會后是對會議決議的一個補充和促進，正式會議是面向參會的全部人員，非正式會議只面向參會的部份人員或骨干。會議場合的選擇：一般情況下，會議地點的選擇以正規(guī)為主，如經(jīng)理辦公室、會議室等，非正式會議就可以選擇酒桌、辦公室等地方進行。但這種溝通方一定是灌輸式的，集體式的。優(yōu)秀管理者如何開好會？(下)一、 管理者如何開好會議？會議的根本目的：開會不是走形式，也不是完成任務(wù)，會議的根本目的是要解決問題。如每天的晨會是要明確當(dāng)天的工作任務(wù)和目標(biāo)，周會是要總結(jié)一周工作成績和問題，表揚大會就是樹立榜樣、塑造典型、激勵大家。會議主題的確定：每一次會議都必須要有一個明確的會議主題，解決某一個問題，組織學(xué)習(xí)某項知識或內(nèi)容，探討某個議題或決策，或者根據(jù)目前出現(xiàn)的問題，有針對性地采取一些措施，通過會議的形式來解決問題等等，這些都是會議的主題。尤其是針對業(yè)務(wù)開展上的困境，有很多主管往往找不到原因，其實業(yè)務(wù)開展的不利，除了客觀原因之外，主觀原因大多數(shù)情況還在于業(yè)務(wù)人員自身能力的不強。針對這些問題，同樣可以開展一系列的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)會議，如：產(chǎn)品介紹、產(chǎn)品優(yōu)點、談判切入點、如何報價、如何談價、如何促成等，每一點都可以作為一個主題，并形成一個系列，通過會議的形式來進行強化訓(xùn)練，以提高銷售隊伍戰(zhàn)斗能力，達到改善銷售業(yè)績的效果。會議氣氛的控制：會議氣氛的控制也相當(dāng)重要，在一個良好、熱烈的氛圍中召開的會議，會充分調(diào)動大家的積極性，激發(fā)大家的主人翁精神，增強責(zé)任心，反之，如果會議死氣沉沉，成了一言堂，這個會議也是起不到應(yīng)有效果的。會議決議的形成：開會的目的是要解決問題，那么會議就要會而要議，議而要決，但在現(xiàn)實中，往往都是會而不議，議而未決。筆者參加過很多領(lǐng)導(dǎo)開的會議，都是會是開了，但卻未形成什么決議，開會到最后，與會者還是不知道最后的結(jié)論是什么，分工是什么，該怎么辦，結(jié)果是會開完了，沒辦法，還是要再跑到領(lǐng)導(dǎo)辦公室去問。這樣的會議是一點成效也沒有的，開了等于沒開，開的多了，會議的作用價值就會越來越小，再開會員工就會從心里上不重視，反對開會，所以，既然要開會，就一定要形成明確的決議，要么就別開。會議信息的傳達：如前所述，會議在某種時候，實際充當(dāng)?shù)氖且环N溝通工具，信息傳達載體，同樣的信息，會上宣布和會下傳達，其效果和意義是完全不一樣的。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該學(xué)會處處留心，留意公司的每一個有價值的信息，好的或壞的，激勵的或告誡的，都可以，并在會上向大家傳達和宣布，保證每次會議都要有新鮮的東西給大家，這樣就會大大提高會議的效果。培養(yǎng)員工的列席：對一些優(yōu)秀員工，你要讓他明白領(lǐng)導(dǎo)對他的重視，你不需要清清楚楚的告訴他，很簡單，你請他列席一次重要會議，并請他主動發(fā)言一次，那么比你親口告訴他，公司是多么重視效果要好的多。這個時候，會議在領(lǐng)導(dǎo)者手中又是另一種工具，一種激勵員工士氣的工具。尖銳問題的處理：有時候，有的員工會借會議提出一些尖銳的問題，或者是本不屬于此次會議的問題，故意出難題以為難領(lǐng)導(dǎo)，為了避免難堪，你可以明確告訴他，這個問題不屬于本次會議議題，下來再解決。有些問題可以公開討論，那么就大家表態(tài)，有些問題不能公開討論，那么一定不能公開。二、 一個成功會議的基本流程會前準(zhǔn)備：不打準(zhǔn)備無準(zhǔn)備之仗，會議亦如此。無論是大的、小的，正式的、非正式的會議都一樣，在開會前，主持會議人員都應(yīng)該做好充分的準(zhǔn)備，并提前安排通知與會人員、會議時間、會議主題和準(zhǔn)備事宜?，F(xiàn)實中我們看到的往往都是開會前才通知，除例會之外，基本上會議只有召集人知道會議的主題和內(nèi)容，與會者一無所知，什么準(zhǔn)備都沒有，全憑臨場發(fā)揮。這樣的會議，其質(zhì)量與充分準(zhǔn)備過的會議是相差甚遠的，執(zhí)行力、管理效果的流失，也許正是從這些細節(jié)中一點點漏掉的。會議控制：一個成功的會議，會議的控制是非常重要的。主持人要讓所有人都發(fā)揮自己的主觀意見，積極表態(tài)，并在氣氛陷入僵局或冷場的時候適時調(diào)節(jié)，甚至可以講個笑話活躍下氣氛，或者唱個歌激發(fā)一下士氣，這些小插曲都是完全可的，以避免把會議搞成沒有一點生機，框框套套式的“老三曲”。同時，要控制好會議時間，會議進程等，這些，都要求會議主持人始終保持冷靜、清醒的頭腦，討論既要放得開，但也不能偏離主題太遠，既不能翻陳年舊帳，但也不能因有所顧慮而不敢言語。會后跟進：會議開完了，形成決議，并不意味著會議就結(jié)束了。會議形成的決議最終要執(zhí)行下去，落實到位，會議的效果才能真正顯現(xiàn)出來。所以管理對會議形成決議的執(zhí)行情況、執(zhí)行成績，以及存在問題也要及時進行了解，并根據(jù)情況適當(dāng)調(diào)整，會后的跟進才是保證會議效果的根本和重中之重。三、 會議大忌會上吵架：會上吵架的情況應(yīng)該不算少見，就連國家議會上，也有因意見相左者而大吵會場，甚至大打出手者都不絕于耳，企業(yè)會議上，吵架的情況更是司空見慣了。會上吵架應(yīng)該是影響最不好的情況了，吵架不僅僅影響的是會議效果，更嚴(yán)重的是影響了與會者的情緒，甚至是把矛盾的雙方公之與眾，從私下到公開，你敢保證會沒有人因此而看笑話？竊竊私語，議論紛紛？甚至一傳十，十傳百，影響的面之廣、之壞是不可估量的。冗長無果：筆者與到過這樣的一位主管，每次開會，都幾乎是冗長無比，且每次都沒有明確結(jié)果。本來一個小時的事情，在他的會上，說著說著，就說成了別的事情，而且是七口八舌，議論紛紛，他自己也說的不亦樂乎，結(jié)果時間一分一分的過去了，要下班了，才發(fā)現(xiàn)會議問題還沒有討論完，只有延長會議，可這個時候，員工不干??？加班又沒有加班費，家里還有一大攤事情，要不就還是有自己的私事，他還在不停的講，下邊卻在不停的看表，焦急萬分，問問題，沒有表態(tài)，他說一個什么，下面都是OK，無一票否決全票通過，最后的結(jié)果呢？是可想而知的了。所以領(lǐng)導(dǎo)者一定要注意會議時間，既要放得開，也要拿得住。老生常談：會議多了，就要增強會議的新鮮性，避免老生常談，沒有新鮮。當(dāng)然，如果每次會議，都是談?wù)撏粋€問題，那么，這個領(lǐng)導(dǎo)肯定也是存在問題的，一個問題怎么可以多次談?wù)摱吹玫浇鉀Q呢？同一個問題，出現(xiàn)一次二次可以原諒，三次四次，甚至不斷說，而不斷重復(fù)發(fā)生，就不正常了。局面混亂：有時候會議討論，針鋒相對是難免的，各抒己見是必須的，但一定要注意，不能亂成一團糟，不能所有人都同時說話，這個時候，主持人一定要出面協(xié)調(diào)，掌握好大局，對一些影響極壞者，甚至可以請他出去，毫不猶豫，毫不留情，以保證會議的嚴(yán)肅性。