【正文】 他公務(wù)員相比，秘書人員知密早，知密多，知密深。因此，秘書人員往往是保密重點對象，是一些人打聽消息的重要渠道，甚至成為敵人竊取情報的主要對象。20世紀(jì)70年代，西德總理勃蘭特的一位秘書是克格勃特務(wù)，待發(fā)現(xiàn)時已經(jīng)使用了10多年。80年代，西德政府的幾位部長級領(lǐng)導(dǎo)人的秘書又被查知是東德特務(wù)。秘書失密、泄密的情況，不外乎有意泄密和過失泄密兩種類型。前者屬于政治品質(zhì)問題，后者屬于職業(yè)道德問題。因此，秘書人員要有極強的保密觀念和保密習(xí)慣，嚴(yán)守黨和國家的機密，不得泄露或出賣本單位和本部門的經(jīng)濟情報。秘書人員還應(yīng)該做到不泄領(lǐng)導(dǎo)尚未決定的關(guān)系群眾切身利益的事項，不得議論別人的隱私，以免制造矛盾，破壞團結(jié)。 四、善于合作 秘書工作千頭萬緒，涉及面廣，又往往環(huán)環(huán)相扣，程序緊密相連，故非單槍匹馬所能完成。秘書人員要善于與他人合作，密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務(wù)。善于合作既要求對同志的尊重和了解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔(dān)失敗的責(zé)任。 五、文明禮貌 秘書人員接近領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員之間周旋，在各界群眾之中活動辦事，人們也常常把秘書人員視為領(lǐng)導(dǎo)的代言人、機關(guān)的代表。因此，秘書人員在工作中一定要謙和待人，文明禮貌。一方面，對上級領(lǐng)導(dǎo)要尊敬；另一方面，對下級對群眾要平等。在工作中待人接物一定要文明禮貌，要舉止大方、談吐文雅、面帶微笑。在與人談話時要注視對方，專心傾聽，而不能漫不經(jīng)心、左顧右盼，不能隨便打斷別人的談話，更不能同時做其他工作。在工作中言談舉止要得體，既不傲慢、冷漠，又不阿諛、做作。 六、實事求是 秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的耳目和助手，要了解、傳遞、綜合各種信息，并根據(jù)實際情況為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議。因此，秘書人員了解情況要實事求是，要深入調(diào)查研究，對了解的情況要全面細致地進行分析。反映情況要真實準(zhǔn)確，既不夸大也不縮小。傳達領(lǐng)導(dǎo)意見要確切，不能摻雜個人意見。發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的見解與事實有出入時，不能隨聲附和，要敢于秉公直言（但要注意場合）。同時，秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)提供的方案和建議必須切合實際，不能憑空想象。解決問題要扎扎實實，一切從實際出發(fā)，做老實人，說老實話，辦老實事。 七、廉潔奉公 秘書人員經(jīng)常接觸領(lǐng)導(dǎo)，與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系密切。因此，秘書要秉公辦事，奉公守法、廉潔自律，不以權(quán)謀私，不索受賄賂，尤其是不能借領(lǐng)導(dǎo)的名義批條子、寫條子、達電話、拉關(guān)系、謀私利。廉潔奉公的秘書既是機關(guān)、企事業(yè)單位糾正不正之風(fēng)的得力干部，又是幫助領(lǐng)導(dǎo)者廉正清明的得力助手。第六節(jié) 提高秘書人員素質(zhì)的途徑 提高秘書人員素質(zhì)的途徑有兩條，其一是組織途徑，其二是個人途徑。 一、組織途徑 提高秘書人員的素質(zhì)意義重大，首先不能視為個人行為，而是一個組織管理問題。否則，采取放任的態(tài)度，不可能提高秘書人員隊伍的整體素質(zhì)。從組織管理上說，應(yīng)提供以下主要組織途徑。 優(yōu)化組織氛圍 實踐證明，人才成長與環(huán)境密切相關(guān)。組織環(huán)境惡劣，會壓抑人才，甚至摧殘人才。只有競爭與合作并重的組織氛圍，才最有利于各類人才的成長。因為，競爭意味著優(yōu)勝劣汰，這是工作動力的源泉。但是，組織的本質(zhì)是人的合作系統(tǒng)，如果只講競爭，不講合作，競爭就會變成內(nèi)耗式的爭斗。因此，組織不僅應(yīng)形成競爭機制，還要形成合作機制。 提供成長機會 作為組織部門來說，首先要重視對秘書人員的崗前培訓(xùn)、在崗培訓(xùn)和資格培訓(xùn)工作，為秘書人員提高素質(zhì)奠定理論基礎(chǔ)。其次，是要提供輪崗機會，以擴大視野，豐富經(jīng)驗。再次，是提供“加擔(dān)子”的機會，其中包括臨時“壓擔(dān)子”和提供合理晉升的機會。 加強工作領(lǐng)導(dǎo) 幫助秘書人員提高素質(zhì)，也是領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任。因此，領(lǐng)導(dǎo)者要加強對秘書工作的領(lǐng)導(dǎo)。要做好秘書人員的思想工作，注意對秘書工作進行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，同時要注意發(fā)揚民主，重視吸收、轉(zhuǎn)化秘書工作的成果，以產(chǎn)生秘書人員不斷努力提高素質(zhì)的聯(lián)動效應(yīng)。 二、個人途徑 組織培養(yǎng)只是秘書成才的外部條件。秘書人員的主觀努力才是提高自身素質(zhì)的關(guān)鍵。因此，秘書人員必須注重自我培養(yǎng)，以不斷完善自我、超越自我。 勤于學(xué)習(xí)，完善知識結(jié)構(gòu) 知識是發(fā)展智力和能力的基礎(chǔ)與工具。用培根的話來說，“知識就是力量”。在“知識爆炸”和面臨知識經(jīng)濟挑戰(zhàn)的當(dāng)代，“終身教育”勢在必行。因此，秘書人員必須從工作需要出發(fā)，勤奮學(xué)習(xí)，加緊“充電”。學(xué)習(xí)的內(nèi)容，既包括理論知識，也包括其他秘書人員的工作經(jīng)驗。學(xué)習(xí)的形式，既可以接受學(xué)歷教育或在職培訓(xùn)，也可以是自學(xué)。秘書人員要有強烈的求知欲望，濃厚的學(xué)習(xí)興趣，高昂的學(xué)習(xí)熱情和良好的學(xué)習(xí)習(xí)慣，同時也要制定周密的學(xué)習(xí)計劃，不斷改進學(xué)習(xí)方法。 巧于思考，強化認識能力 秘書人員能力素質(zhì)的核心是認識能力，“能說會寫”實際是以“會想”為前提的。而在秘書人員的認識能力中，思維能力比感知能力更為重要。大量事實證明，一般人思維有效性的決定因素，常常不是在智商上的差別，而是思維方法的正確與否。因此，秘書人員提高認識能力的重點應(yīng)當(dāng)是對思維方法的學(xué)習(xí)與訓(xùn)練，使之內(nèi)化為自己的思維能力。有關(guān)的思維方法主要有：正向思維與逆向思維、發(fā)散思維與聚斂思維、求同思維與求異思維、系統(tǒng)思維與全息思維、縱向思維與橫向思維、靜態(tài)思維與動態(tài)思維、再現(xiàn)思維與創(chuàng)造思維等?？傊?，關(guān)鍵是要打破思維定勢，使思維方法靈活多樣。為此，不僅要勤學(xué)，更要苦練，養(yǎng)成做“腦操”的習(xí)慣。 善于修養(yǎng)，優(yōu)化心理素質(zhì) 在我國，秘書人員的工作繁重，特別要謹(jǐn)慎處理各種復(fù)雜的人際關(guān)系，忍受許多無形的壓力，若不注意調(diào)整心態(tài)，就會導(dǎo)致心理失調(diào)和心理疾病。有的人說秘書人員是“政治上的紅人，工作上的忙人，生活上的窮人，身體上的病人”是有一定的道理的。因此，秘書人員必須善于修養(yǎng)，不斷優(yōu)化心理素質(zhì)，尤其是要注意心理健康，重點克服焦慮、壓抑、厭煩、急躁、自卑、嫉妒等心理障礙。 勇于實踐，不斷總結(jié)提高 實踐是提高素質(zhì)的最重要的途徑。因為，各種素質(zhì)只有在實踐中才能體現(xiàn)出來，并不斷磨練提高，其中知識素質(zhì)只有通過實踐才能轉(zhuǎn)化為能力素質(zhì)。 “學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆?！睂嶋H上，思而不干、學(xué)而不練也不行。毛澤東說得好：“讀書是學(xué)習(xí)，使用也是學(xué)習(xí)，而且是更重要的學(xué)習(xí)”。但是，對于提高素質(zhì)來說，“只干不想”的實踐只會事半功倍，簡單重復(fù)的實踐也不會有好結(jié)果。因此，秘書人員只有勇于實踐，敢于實踐，并善于總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，才能不斷提高自身的素質(zhì)?！飶?fù)習(xí)與練習(xí)關(guān)鍵術(shù)語 政治修養(yǎng) 情感意志修養(yǎng) 知識結(jié)構(gòu) 工作能力 職業(yè)道德練習(xí)題一．選擇題（不定項）1．秘書人員的政治修養(yǎng)包括 (ABCD) A．要有堅持“四項基本原則”和改革開放的信念 B．要具有強烈的事業(yè)心 C．要有較高的思想理論水平 D．要有“三服務(wù)”的信念2．秘書人員的意志修養(yǎng)，主要體現(xiàn)在培養(yǎng)秘書人員的　(ABCD) A．自覺性 B．果斷性 C．堅韌性 D．自控性3．秘書專業(yè)知識的核心部分是?。˙） A．秘書寫作知識　　　　　　　　B．秘書學(xué)知識 C．文書檔案知識 　　D．信訪調(diào)研知識4．秘書人員的知識結(jié)構(gòu)中, 屬于較高層次的是 (C) A．秘書基礎(chǔ)知識 B．秘書專業(yè)知識 C．相關(guān)輔助知識 D．公文寫作知識5．秘書人員最基本的專業(yè)特長是 (D) A．口頭表達能力 B．身勢表達能力 C．情感表達能力 D．書面表達能力 6．在下列各項中，屬于秘書人員工作能力的有 （ABC） A．辦事能力 B．應(yīng)變能力 C．操作能力 D．執(zhí)政能力7．秘書人員忠于職守，包括 （AB） A．忠于國家、民族和人民的利益 B．忠于本機關(guān)、本單位的利益 C．忠于領(lǐng)導(dǎo)人個人的利益 D．忠于秘書自己個人的利益8．秘書人員提高自身素質(zhì)的關(guān)鍵是 （D） A．組織培養(yǎng) B．領(lǐng)導(dǎo)重視 C．工作機遇 D．主觀努力二、判斷題 1．秘書人員在情感修養(yǎng)方面要做到內(nèi)向與外向相結(jié)合（對） 三、問答題 1．為什么要建立合理的秘書人員知識結(jié)構(gòu)？ 2．秘書人員工作能力包括哪些內(nèi)容？怎樣培養(yǎng)秘書人員的工作能力？ 3．秘書人員職業(yè)道德包括哪些內(nèi)容？如何培養(yǎng)秘書人員具有這些道德素養(yǎng)？第 三 章 秘書工作的管理 由于秘書工作的特殊地位和作用，所以秘書人員的工作好壞對領(lǐng)導(dǎo)部門和領(lǐng)導(dǎo)者的工作有著至關(guān)重要的影響。因此，必須加強對秘書工作的管理，使秘書人員的活動符合制度化、規(guī)范化的要求?！锬康囊? 通過本章內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解秘書工作是管理工作的一部分；作為管理工作，客觀上要有一個評價標(biāo)準(zhǔn)。在此基礎(chǔ)上，進一步了解秘書管理工作的原則、內(nèi)容?！镏攸c問題 1．評價秘書工作的客觀標(biāo)準(zhǔn)　　2．秘書管理工作的基本原則 3．秘書管理工作的具體內(nèi)容_____________________________________________________________________第一節(jié) 評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn) 秘書工作是管理工作的一部分。管理工作是人類的一種活動，而人類的活動是有意識有目標(biāo)有效果的活動。通過一定的有意識活動，追求活動目標(biāo)，獲得一定的活動效果，是人類一切活動的共同的根本特點，秘書工作自然也不例外。因此，有效性是評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)。 也有人說，應(yīng)以領(lǐng)導(dǎo)滿意不滿意作為評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)。誠然，從秘書工作主要是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)這個意義上說，它有一定的道理，但從秘書工作作為一門科學(xué)來看，這種說法值得商榷。因為： 第一，秘書工作具有從屬性，同時也具有獨立性。對于領(lǐng)導(dǎo)者的工作，秘書工作處于從屬地位，秘書人員必須按照領(lǐng)導(dǎo)者的要求進行工作，但同時秘書人員又受一定組織的領(lǐng)導(dǎo)，他的工作不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，而且要讓組織滿意。 第二，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)者之間除了存在從屬關(guān)系外，還存在制約關(guān)系。秘書工作有一定的規(guī)章制度，它們規(guī)范著秘書的行為，制約著秘書和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書人員只能在不違反這些制度的前提下為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，違反了，就會犯錯誤。 第三，不同的領(lǐng)導(dǎo)由于各自的素質(zhì)、閱歷、水平、習(xí)慣乃至性格的差異，對秘書工作的要求會有所不同，若以領(lǐng)導(dǎo)是否滿意作為評價秘書工作的標(biāo)準(zhǔn)，難免帶有主觀隨意性。有時會出現(xiàn)秘書工作做得很好而領(lǐng)導(dǎo)卻不滿意的情況。 第四，雖然絕大部分領(lǐng)導(dǎo)是好的，但也有錯誤的。遇到好的領(lǐng)導(dǎo)，工作容易令他們滿意。但若遇上有錯誤的領(lǐng)導(dǎo)，聽任對方不講原則，就會給工作帶來危害。 秘書工作的有效性是一個綜合指標(biāo)，它包括效益和效率兩個部分。效益是對質(zhì)的方面的要求，效率是對量的方面的要求。前者是方向和核心，后者是基礎(chǔ)和保證，兩者相輔相成，缺一不可。秘書工作本身并不直接反映出效益，對其效益性，不可能直接從其活動結(jié)果上加以衡量或計算，而只能通過秘書部門所處的一定組織或一定的組織層次的整體目標(biāo)實現(xiàn)的程度來計算或衡量。又由于影響整體目標(biāo)實現(xiàn)程度的部門不光是秘書部門，首先是領(lǐng)導(dǎo)者，還有其他部門，故這種計算和衡量必須采取綜合起來進行考慮的方法。秘書工作主要是辦事，秘書工作的效率主要體現(xiàn)在辦事效率上。第二節(jié) 秘書工作管理的原則 一、因事設(shè)職、因職求人的原則 所謂因事設(shè)職，是指設(shè)立秘書工作職位，包括確定職位的數(shù)量、類別、層次，都必須根據(jù)實際需要。我們知道，職位是工作職責(zé)的載體，職責(zé)是職位的客觀依據(jù)。只有實行因事設(shè)職的原則，才能避免濫設(shè)職位、人浮于事、忙閑不均、名實不符、勞酬失衡等弊端。 貫徹因事設(shè)職的原則，必須實行職位分析或職位分類。進行職位分析，是在職位調(diào)查的基礎(chǔ)上分析、檢查職位有無組織所需要的各種職責(zé)，防止出現(xiàn)“虛職”；二是要測評職位的工作量是否飽滿，任務(wù)不飽滿的要考慮合并職位；三是要測評職位層次與其責(zé)任大小、難易程度和所需資格是否相當(dāng)，不相稱的要調(diào)整級別層次。進行職位分類，則以工作分析為基礎(chǔ)，進一步對若干職位進行綜合評價，根據(jù)工作性質(zhì)是否相同或接近，實行統(tǒng)一歸類管理；根據(jù)職位的責(zé)任輕重、難易程度和所需資格是否相同相近，實行統(tǒng)一歸級、歸等管理；再制定職位說明書、職級規(guī)范、職等規(guī)范等規(guī)范性文件，以實現(xiàn)規(guī)范化管理。 所謂因職求人，是指在秘書人員的任用上，必須按照具體職位的任職條件，進行擇優(yōu)任用。秘書職位的工作性質(zhì)、難易程度和責(zé)任大小是有區(qū)別的，其任職資格也應(yīng)因職而定；而人的素質(zhì)也各不相同，各有長短。只有按具體職位的任職資格任用素質(zhì)合格的秘書人員，才能保證職責(zé)任務(wù)能夠順利完成。在一般情況下，人員素質(zhì)應(yīng)與任職資格平衡一致或素質(zhì)略高一點。如果素質(zhì)低于或過高于任職資格，就會出現(xiàn)無法履行職責(zé)，或者浪費人力資源和不安心工作等問題。貫徹因職求人的原則，首先必須實行科學(xué)、嚴(yán)格的考試、考核制度、擇優(yōu)錄用晉升的制度和試用期制度，其核心是重能力、比實績的競爭機制。其次，任用工作人員要注意揚長避短、適才適用，不可降低任職要求，也不應(yīng)求全責(zé)備。 因事設(shè)職、因職求人的原則要求以事為中心，反映了合理設(shè)置職位和任用人員的客觀規(guī)律。如果違反了規(guī)律，搞因人設(shè)職，就會制造諸多矛盾和弊端。 二、制度規(guī)范、權(quán)責(zé)一致的原則 所謂制度規(guī)范，是指管理必須高度重視制度建設(shè)，努力實現(xiàn)管理制度化、規(guī)范化。我們知道，在管理活動中，制度問題是決定的因素。正如鄧小平同志所說的那樣，相對與領(lǐng)導(dǎo)人素質(zhì)來說，“組織制度、工作制度等方面的問題更為重要。這些方面的制度好可以使壞人無法任意橫行，制度不好可以使好人無法充分做好事，甚至?xí)呦蚍疵妗?。同時，只