【正文】 員的成分劃分，分為黨委會、股東會、董事會、中層管理人員會議、員工大會、記者招待會等。3．會議的構(gòu)成要素有哪些？答：會議的要素可分為基本要素和其他要素兩大類。會議的基本要素，即所有會議必有的，包括與會者、主持人、議題、名稱、召開時間和會期、會議地點六個要素。4．會議的作用是什么？答：1．會議是實施領(lǐng)導(dǎo)的重要手段。2．會議是實行決策的必要手段。3．會議是貫徹政策、布置任務(wù)、溝通信息、協(xié)調(diào)行動的有效方法。除此之外，會議在教育宣傳、研討咨詢、動員激勵、溝通思想感情方面都起著重要作用。第二節(jié)。答：1．會場布置2．出席者的位置安排。3．主席臺席位安排。4．會議用品和設(shè)施的準(zhǔn)備。5．會議證件的準(zhǔn)備。6．其他準(zhǔn)備。？答：會議場所的選擇所依據(jù)的主要標(biāo)準(zhǔn)有：1．場地大小必須合乎會議比例。2．場地位置必須方便與會者。3．場地應(yīng)該有良好的照明、調(diào)溫以及通風(fēng)設(shè)備。4．場地應(yīng)該配備適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備。5．場地應(yīng)避免外界干擾。6．場地的租借成本必須合理。？答：會議成本包括兩部分： 一部分是“顯性成本”，即會議明顯的耗費；一部分稱作“隱性成本”。如時間成本等。8．作為一名職業(yè)秘書，應(yīng)怎樣選擇適當(dāng)?shù)臅?。答?．場地大小必須合乎會議比例。2．場地位置必須方便與會者。3．場地應(yīng)該有良好的照明、調(diào)溫以及通風(fēng)設(shè)備。4．場地應(yīng)該配備適當(dāng)?shù)拈_會設(shè)備。5．場地應(yīng)避免外界干擾。6．場地的租借成本必須合理。？秘書人員應(yīng)怎樣選擇適當(dāng)?shù)姆绞?？答：通知的傳遞可以通過當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、書面形式或電子郵件的形式進(jìn)行?？梢愿鶕?jù)會議的性質(zhì)、參加的范圍、時間的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞剑匾獣r可以同時使用兩種以上的方法，以確保通知信息的有效性。會議通知內(nèi)容的傳遞要盡可能詳盡、明確。？答：（主持人、主席）要坐在所有與會人員都能看得清楚的位置。且其位置要容易使用黑板、投影機(jī)等。 ，為了清楚地看得見發(fā)言者，一般是坐在發(fā)言席的正前方。 。他們雖然能發(fā)言，但沒有議決權(quán)。不是會議的正式成員。為不妨礙會議的進(jìn)行，是坐在會議正式人員的后方。 ，要坐在能看清楚發(fā)言者、黑板、熒屏的地方，而且盡可能看得到其他人的位置。如果必須指定座位時，桌子要放置好姓名牌。 5．重要會議需要預(yù)先擺放座位或姓名牌，并根據(jù)職位高低或上司的意圖準(zhǔn)確放置到位。？答：會場布置包括主席臺設(shè)置、座位排列、會場內(nèi)花卉陳設(shè)等許多方面，要保證會議的質(zhì)量，會議的整體布局要做到： (1) 莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)出會議的主題和氣氛，同時還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。 (2) 會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。(3) 中大型會議要保證一個絕對的中心，因此多采用半圓形，大小方形的形式，以突出主持人和發(fā)言人。中大型會場還要注意進(jìn)、退場的方便。 (4) 小型會場要注意集中和方便。，會期半天，請問該總公司的秘書在選擇會址時要考慮哪些因素？答：（1)交通便利。（2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。 (3)場地要有良好的設(shè)備配置。(4)應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。 (5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場。 (6)場地租借的成本必須合理。，具體會務(wù)工作由辦公室負(fù)責(zé)，根據(jù)分工，會場由你布置，你如何去做？答：。（1）確定會場形式。（2）合理擺放桌椅。（3）布置附屬性設(shè)備。 1）音響布置：擴(kuò)音設(shè)備、耳機(jī)、同聲翻譯、麥克風(fēng)等。2）聲像布置；立體電視、電腦控制多鏡頭幻燈等。3）溫度、濕度、照明、衛(wèi)生設(shè)施等。 （4）布置裝飾。包括會標(biāo)、標(biāo)語口號、會微、花賁、字畫等的選擇和布置。 。第三節(jié)？答:會議記錄一般由標(biāo)題、會議基本情況、會議內(nèi)容、會議結(jié)尾四部分組成： （1）標(biāo)題。標(biāo)題即會議的名稱。一般寫法是單位名稱、會議事由（含屆、次）加上記錄組成。(2）會議基本情況。這部分要寫清開會時間和會議地點，出席人、缺席人和列席人，即不屬于本次會議的正式成員，但與會議有關(guān)的各方面人員；主持人，寫明主持人的姓名、職務(wù)；記錄人，寫上記錄者的姓名，必要時注明真實其職務(wù)，以示對所作記錄的內(nèi)容負(fù)責(zé)。上述內(nèi)容，要在會議召開之前寫好，不可遺漏；倘若會議記錄要在報紙上公開發(fā)表，則可刪去。 （3）會議內(nèi)容。主要寫會議議程、議題、討論過程、發(fā)言內(nèi)容、會議決議等。這一部分是了解會議意圖的主要依據(jù)，是會議成果的綜合反映，是日后備查的重要部分，要著重記錄。 （4）結(jié)尾。會議記錄沒有固定的格式。一般要另起一行，空兩格寫“散會”字樣。在會議記錄的右下方，由會議主持和記錄人簽名，以示負(fù)責(zé)。 ？答：1）簡稱法。對單位名稱、地點、人名做記錄簡稱。2)符號法。3）省略法。省略詞語和句子中的附加成份、相同成份。4)外語法。5）拼音法。？其包含有哪些形式?答：會議催辦是指對會議決議、決定等貫徹執(zhí)行的催辦，是會務(wù)管理過程中非常重要的一環(huán)。催辦形式大概有三種：一是發(fā)文催辦。這就是向執(zhí)行部門發(fā)送催辦函或催辦單。二是電話催辦。這種方式就比發(fā)文催辦更為快速、方便。同時還有兩個優(yōu)點：其一是可以直接找到當(dāng)事人，其二是可以雙向溝通。三是人員催辦。重要的、緊急的決定、決議下達(dá)之后，組織及領(lǐng)導(dǎo)往往委派文秘人員去催辦“簡、真、新、快”特點的理解。答：簡報有特點主要體現(xiàn)在真、新、快、簡四個方面?！罢妗笔莾?nèi)容真實。簡報所反映的內(nèi)容、涉及的情況，必須嚴(yán)格遵循真實性原則，時間、地點、人物、事件、原因、結(jié)果，所有要素都要真實，所有的數(shù)據(jù)都要確鑿。“新”指內(nèi)容的新鮮感。簡報如果只報道一些司空見慣的事情，就沒有多大價值和意義了。簡報要反映新事物、新動向、新思想、新趨勢，要成為最為敏感的時代的晴雨表?！翱臁笔菆蟮赖难杆偌皶r。簡報寫作要快，制作的發(fā)送也要簡易迅速，盡量讓讀者在第一時間里了解到最新的現(xiàn)實情況?！昂啞笔侵竷?nèi)容集中、篇幅短小、提綱挈領(lǐng)、不枝不蔓。簡報名目之前冠一“簡”字，可以看出簡潔對它來說是多么重要。？答：（1）主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。（2）主席臺座次排列，領(lǐng)導(dǎo)為單數(shù)時，主要領(lǐng)導(dǎo)居中，2號領(lǐng)導(dǎo)在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)在l號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時，2號領(lǐng)導(dǎo)同時居中，2號領(lǐng)導(dǎo)依然在1號領(lǐng)導(dǎo)左手位置，3號領(lǐng)導(dǎo)依然在l號領(lǐng)導(dǎo)右手位置。（關(guān)于會議主席臺領(lǐng)導(dǎo)為偶數(shù)時的座次排列，有兩種截然不同的方法(均指面向觀眾時)： 8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。）　 （3）幾個機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人同時上主席臺，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列?？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當(dāng)往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導(dǎo)同志，可適當(dāng)往后排。（4）對上主席臺的領(lǐng)導(dǎo)同志能否屆時出席會議，在開會前務(wù)必逐一落實。領(lǐng)導(dǎo)同志到會場后，要安排在休息室稍候，再逐一核實，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時變化，應(yīng)及時調(diào)整座次、名簽，防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領(lǐng)導(dǎo)空缺。，擬寫一份會議議程或日程。答：1）董事長（主持人）致開幕詞；2）CEO工作主發(fā)言；3）各部門業(yè)務(wù)報告： 人事勞資工作報告，（人力資源部長） 產(chǎn)品開發(fā)工作報告，（產(chǎn)品開發(fā)部長） 收支情況報告，（財務(wù)部長） ......4）分組討論，討論CEO工作報告，討論會議決議草案；5）各子公司半年度工作報告；6）宣讀會議決議，舉手表決通過。7）董事長致閉幕詞。 單位名稱會議名稱主 持 人會議地點會議時間參加會議人員（簽名）序號簽 到 人工作單位或所屬部門序號簽 到 人工作單位或所屬部門1324？答：發(fā)放材料較多的會議，文秘人員可事先集中將材料放在材料袋內(nèi)，待與會者簽到時領(lǐng)?。话l(fā)放材料較少的會議，文秘人員可在會議正式開始前發(fā)放至與會者的席位上。會議進(jìn)行中，可以把會議文秘人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)一組的文書材料的分發(fā)和收集。？答：領(lǐng)導(dǎo)參加會議和活動排位原則:(1）會見座位的安排。通常將客人安排在主人的右側(cè)，譯員、記錄員安排在主人和主賓的后面，其他人員按禮賓次序在主賓一側(cè)就座。主方陪見人員在主人一側(cè)就座。座位不夠可在后排加座。雙方人員排序可視情況而定。（2）會談座位的安排。雙邊會談通常用長方形、橢圓形或圓形桌子，賓主相對而坐，以正門為準(zhǔn)，主人坐背門一側(cè)，客人坐面門一側(cè)。主談人居中。雙方人員的排序由雙方按照每個人的職務(wù)、地位、本次會見的內(nèi)容等綜合排定。如會談長桌一端向正門，則以入門的方向為準(zhǔn)，右為客方，左為主方。？會前、會間、會后秘書應(yīng)當(dāng)做好哪些工作？答：會議的要素可分為基本要素和其他要素兩大類。會議的基本要素，即所有會議必有的，包括與會者、主持人、議題、名稱、召開時間和會期、會議地點六個要素。 會前準(zhǔn)備：1）會議計劃和成本預(yù)算2）文件準(zhǔn)備3）會場準(zhǔn)備4)會議議程、程序的擬定5）會議通知的發(fā)送； 會間準(zhǔn)備：1）會場的組織與服務(wù)2)會議信息的收集與編發(fā)3）會議文件的起革； 會后工作：1）會后事務(wù)2）會議文書立卷3）會議傳達(dá)4)會議決議的催辦。 。答：議議程是整個會議議題性活動順序的總體安排，不包括會議期間的儀式性、輔助性的活動。 會議日程是將各項會議活動(包括儀式性、輔助性活動)落實到單位時間，凡會期滿1天(即兩個單位時間)的會議都應(yīng)當(dāng)制訂會議日程。議程、日程在會前發(fā)給與會人員；程序只供領(lǐng)導(dǎo)主持會儀時參考，不發(fā)給其他與會者。 ，定于19月31日舉行慶功祝捷活動，作為公司秘書部門應(yīng)為此安排哪些內(nèi)容？并注意哪些問題？答：應(yīng)該安排如：發(fā)布關(guān)于建設(shè)公司提前完成了某項高速公路建設(shè)任務(wù)的通告，確定慶功活動的參加人員級人數(shù)，提前發(fā)請柬，安排慶功活動的過程，確定活動時間地點，預(yù)算活動的經(jīng)費，活動場地的布置以及坐席的安排。，被邀請的來賓有上級領(lǐng)導(dǎo)、各公司代表、本廠職工代表等。將如何確定此次會議的議程？答：（1）標(biāo)題：某廠建廠三十周慶祝、表彰大會（2）內(nèi)容：①宣布大會開始；②上級領(lǐng)導(dǎo)講話；③來賓致詞；④本廠領(lǐng)導(dǎo)致答辭；⑤職工代表發(fā)言；⑥表彰先進(jìn)集體和個人；⑦宣布大會結(jié)束。（3）落款：某廠長長辦公室XXX年X月X日。27.“會場的裝飾主要是指色調(diào)的選擇、色彩的搭配?！笔欠裾_？會場的布置包括哪些主要內(nèi)容？答：不正確。裝飾性布置包括會標(biāo)、標(biāo)語口號、會徽、旗幟、花卉、字畫等的選擇和布置。要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。會場的布置包括主席臺設(shè)置、座位排列、會場內(nèi)花卉陳設(shè)等許多方面。主席臺是與會人員矚目的地方，所以秘書在布置會場時，應(yīng)把主席臺的布置作為重點：一方面要注意整體性的和諧；另一方面，主席臺的座次安排要遵循慣例。會場其他人員的座位安排以保證會議有效的方便為原則，一般都要事先劃分不同的區(qū)域，方便統(tǒng)一就座和有序地進(jìn)、退場。你將如何去做？答：發(fā)放材料較多的會議，文秘人員可事先集中將材料放在材料袋內(nèi)，待與會者簽到時領(lǐng)?。话l(fā)放材料較少的會議，文秘人員可在會議正式開始前發(fā)放至與會者的席位上。會議進(jìn)行中，可以把會議文秘人員分派到各組，每人負(fù)責(zé)一組的文書材料的分發(fā)和收集。，總公司決定召開各分公司負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售的主管人員會議?？偣咀寽孛貢?fù)責(zé)分發(fā)會議通知，溫秘書將如何完成這項工作？ 答：（1）確定會議的名稱、開會的時間、地點（2）確定會議參加人員及人數(shù)（3）做好具體的會議安排，會前準(zhǔn)備。第六章 秘書寫作第一節(jié)1．秘書寫作有哪些特點？答：①代單位立言，非個人意愿；②集體成果，非個人創(chuàng)作；③內(nèi)容真實、實用、客觀，符合政策；④語言要求流暢、平實、簡潔、規(guī)范；⑤講究文體格式。2．秘書寫作的過程、步驟是怎樣的？答：秘書寫作的過程大致有立意、選材、組織結(jié)構(gòu)、文字表達(dá)、修改、審核六個步驟。第二節(jié)3．秘書寫作有哪些原則和要求？答：秘書寫作必須堅持遵循三大原則：一是符合方針、政策、法令、法規(guī)；二是忠于機(jī)關(guān)制文意圖；三是堅持實事求是的精神。第三節(jié)4. 公文的標(biāo)印格式包括哪些內(nèi)容？答：公文的標(biāo)印格式包括以下內(nèi)容：眉首、主體、版記、公文的特定格式、頁碼、用紙格式。其中，眉首包含公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等內(nèi)容。主體包含公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時間、公文生效標(biāo)識域等內(nèi)容。版記包括主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間、版記中的反線等內(nèi)容。公文的特定格式可以分為信函式格式和會議紀(jì)要格式。5. 公文的結(jié)構(gòu)有哪幾部分？答：文書的結(jié)構(gòu)元素包括標(biāo)題、稿本性質(zhì)、題注、作者姓名、稱呼、主送機(jī)關(guān)、正文、簽署、蓋章、成文時間等。第四節(jié)6. 公告與通告的區(qū)別？答：兩者區(qū)別：①內(nèi)容的重要程度不同；②對發(fā)文機(jī)關(guān)的限制性有較大不同 ；③發(fā)布范圍有所不同。？答：通報的分類：表彰性通報；批評性通報；情況通報。通報的寫法：通報由標(biāo)題、正文和落款構(gòu)成。 正文一般由基本情況、分析和評價、決定、希望和號召四部分組成。：①發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種 ②事由+文種：①表揚性通報：首先概述先進(jìn)事跡，并對其意義和經(jīng)驗進(jìn)行簡要評議和說明，然后寫明表揚決定，最后提出希望和要求。②批評性通報：寫清楚錯誤事實，分析錯誤事實的根源和教訓(xùn)，寫明處理決定， 提出希望和要求。③情況通報：寫明通報的原因和目的，然后對有關(guān)重要精神或重要情況進(jìn)行具體傳達(dá)或說明，組后提出希望和要求。：署名和成文時間，并加蓋發(fā)文單位公章。8. 請示和報告的區(qū)別與聯(lián)系？答：二者的區(qū)別：①行文目的和性質(zhì)不同；②寫作結(jié)構(gòu)不同；③內(nèi)容要求不同；④結(jié)束語不同；⑤處理方式不同；⑥發(fā)文時機(jī)不同。二者的聯(lián)系：①報告與請示兩個文種的源流大致相同，都屬于文書。②主送單位相同，從行文關(guān)系看，請示與報告均屬于上行文，即都是下級機(jī)關(guān)向上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行文，因此