【正文】 申請(qǐng)獲得行政辦批準(zhǔn)后，由采購部門進(jìn)行洽購，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)發(fā)展。3. 部門替換舊有設(shè)備或物品－－當(dāng)飯店的業(yè)務(wù)運(yùn)作至一定周期時(shí)，操作設(shè)備，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，補(bǔ)充。主題：采購制度及程序 生效日期：4. 物品和飲料供應(yīng)－－食物及飲料供應(yīng)品因性質(zhì)不同，且受客人流量和消費(fèi)的影響，故每天都有極大的流量，加上品質(zhì)方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料產(chǎn)出最好的食物和飲品，因此，其采購申請(qǐng)和程序與其他部門不同，除了批量的采購?fù)猓嘤忻刻煅a(bǔ)充用料的每日市場(chǎng)采購。5. 燃油和燃料6. 維修物料和工程零配件。7. 急用和零星用品二．貨艙存貨補(bǔ)充，部門新增物品及替換舊有設(shè)備或物品采購申請(qǐng)及程序1. 采購申請(qǐng)＝＝＝＝＝＝＝＝ 貨艙存貨補(bǔ)充各倉庫的每項(xiàng)存?zhèn)}物料均應(yīng)設(shè)定合理的補(bǔ)充線，在存量接近或低于補(bǔ)充線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉之存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補(bǔ)貨表通知給有關(guān)部門，表內(nèi)必須注明以上資料：貨品名稱a. 平均每月消耗量b. 庫存數(shù)量c. 最近一次訂貨數(shù)量d. 最近一次訂貨數(shù)量建議e. 提供本次訂貨數(shù)量建議f. 若有可能應(yīng)隨附樣品有關(guān)部門查閱后需回復(fù)該項(xiàng)貨品是否需要取消或補(bǔ)充，如有任何轉(zhuǎn)變或更改，應(yīng)予注明，然后送回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請(qǐng)表送交采購部。主題：采購制度及程序 生效日期： 部門新增物品 若有部門欲增置新物品，部門主管應(yīng)參照每年之預(yù)算有否包括等該項(xiàng)目在內(nèi)，如沒有預(yù)算，應(yīng)連同有關(guān)報(bào)告和采購申請(qǐng)表一并送交采購部。 部門替換舊有設(shè)備或物品 如部門欲替換舊有設(shè)備或物品，應(yīng)先填寫一份“固定資產(chǎn)，物品損失或損壞報(bào)告”給財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，經(jīng)審批后，將一份損失或損壞報(bào)告副本和采購申請(qǐng)表送交采購部。2. 采購申請(qǐng)單＝＝＝＝＝＝＝＝ 所有的采購申請(qǐng)必須填寫一式四份采購申請(qǐng)單經(jīng)部門主管核簽后，整份共四頁交給采購部。 采購申請(qǐng)單一共四頁，在經(jīng)行政辦批準(zhǔn)后： 第一頁：收貨部存檔（存收貨組準(zhǔn)備收貨） 第二頁：采購部存檔 第三頁：財(cái)務(wù)部存檔（應(yīng)付會(huì)計(jì)核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請(qǐng)單時(shí)部門主管應(yīng)注意的事項(xiàng)：a. 貨品名稱，規(guī)格，數(shù)量及數(shù)量單位必須列明b. 如貨物必須在指定日期前收到請(qǐng)注明c. 此申請(qǐng)單只限于部門主管簽署d. 部門主管必須緊記，此申請(qǐng)單交往采購部之日起，采購部需要找供應(yīng)商之報(bào)價(jià)，選擇供應(yīng)商，然后經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時(shí)間，故請(qǐng)各部門主管詳細(xì)計(jì)劃訂貨時(shí)間，及時(shí)發(fā)出申請(qǐng)表，以配合貨品之應(yīng)用。主題：采購制度及程序 生效日期：3. 檢定申請(qǐng)單＝＝＝＝＝＝＝＝當(dāng)采購部收到采購申請(qǐng)單后，應(yīng)作出以下覆查，以防錯(cuò)漏。 簽署核對(duì)檢定采購申請(qǐng)單有否部門主管簽署及核對(duì)是否準(zhǔn)確。 數(shù)量核對(duì)覆查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購申請(qǐng)表上之?dāng)?shù)量是否正確，因過多或過少都會(huì)產(chǎn)生很多不良后果。 過多存貨引起的問題有：a. 流動(dòng)資金減少而束縛于存貨成本，b. 保險(xiǎn)費(fèi)及存貨成本增加，c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗，d. 貨品有被盜之危險(xiǎn)而招損存貨不足引起的問題：a. 出品產(chǎn)生缺項(xiàng)，令到客人不滿或令整個(gè)預(yù)定的供應(yīng)計(jì)劃改變，影響業(yè)務(wù)素質(zhì)和飯店形象b. 匆忙的定單導(dǎo)致價(jià)格或品質(zhì)上的不可預(yù)控，4. 供應(yīng)商＝＝＝＝＝＝＝ 聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商要求資料，報(bào)價(jià)及樣品，供應(yīng)商資料可從以下來源獲得：a. 營(yíng)業(yè)代表的來訪主題：采購制度及程序 生效日期：b. 供應(yīng)商目錄及郵寄小冊(cè)子c. 刊物或電話黃頁，報(bào)刊上的廣告d. 展覽會(huì)e. 有關(guān)部門的介紹 選擇供應(yīng)商在采購方面，選擇供應(yīng)商是一項(xiàng)十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應(yīng)商時(shí)要考慮以下條件：a. 穩(wěn)固財(cái)政：最好選擇有穩(wěn)固財(cái)政能力的供應(yīng)商，因這樣對(duì)保持飯店貨品水準(zhǔn)，數(shù)量及交貨期有一定的保障，b. 品質(zhì)的統(tǒng)一：所選擇的供應(yīng)商必須符合飯店要求的物品，令飯店保持一貫穩(wěn)定水準(zhǔn)，c. 地區(qū)：若品質(zhì)或數(shù)量可以接收的話，最好選擇本地的供應(yīng)商，從而節(jié)省稅項(xiàng)，運(yùn)輸及保險(xiǎn)費(fèi)用，且聯(lián)系方便，易於隨時(shí)檢查合同的執(zhí)行情況，d. 價(jià)格：如所有供應(yīng)商之貨品，品質(zhì)，數(shù)量及交貨期都能符合飯店要求，選擇供應(yīng)商便選擇價(jià)格最低的一家，若品質(zhì)條件不同則應(yīng)與需貨部門共同考慮，協(xié)商核定最符合飯店要求的供應(yīng)商，e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應(yīng)商便需要注意這一項(xiàng)，因好的維修服務(wù)能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應(yīng)向工程部門咨詢有關(guān)的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機(jī)電，器材等項(xiàng)目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與飯店的現(xiàn)有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。＝＝＝＝＝＝＝飯店的制度，報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，但要視貨品質(zhì)量和種類，和貨源供應(yīng)而定。主題：采購制度及程序 生效日期：報(bào)價(jià)種類 口頭報(bào)價(jià)：口頭報(bào)價(jià)只可接受于經(jīng)常翻訂，而質(zhì)量?jī)r(jià)格與供應(yīng)商最后一次訂貨完全相同，除每天市場(chǎng)采購?fù)?，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)絕對(duì)避免。 書面報(bào)價(jià)：這是最完善的報(bào)價(jià)方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡量以此種方法進(jìn)行，以免臨時(shí)發(fā)生變化， 投標(biāo)方式：對(duì)于價(jià)值大的工程項(xiàng)目，最好發(fā)出投標(biāo)之邀請(qǐng)信給有潛力的供應(yīng)商，并要求于指定日期內(nèi)報(bào)價(jià)，過期作廢，飯店對(duì)于每一份報(bào)價(jià)要保守秘密以求取得公平競(jìng)爭(zhēng)，擇優(yōu)選取。＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝選擇貨品時(shí)，采購部需集中有關(guān)部門意見，并詳細(xì)分析報(bào)價(jià)單中資料，以確保正確的選擇。 樣本測(cè)試a. 當(dāng)需要某種貨品時(shí)，采購部可要求供應(yīng)商提供樣品b. 樣品交予需求部門進(jìn)行種種測(cè)試及提供意見，例如：布草洗滌的測(cè)試等c. 為求公平，供應(yīng)商的名字無需提供給需求部門d. 在進(jìn)行測(cè)試時(shí)，采購職員需在場(chǎng)證明e. 測(cè)試需由需求部門提供書面報(bào)告給采購部7. 議價(jià)＝＝＝＝＝＝＝＝＝通常物品的價(jià)值和數(shù)量較大時(shí)，我們可以和供應(yīng)商作議價(jià)以進(jìn)一步達(dá)成對(duì)飯店較為有利的協(xié)議，而且我們不單可在價(jià)格方面洽談，甚至物品的質(zhì)量，交貨期或一切細(xì)節(jié)，通過議價(jià)，價(jià)格可減低，這樣，對(duì)飯店有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍應(yīng)盡力嘗試。a. 小數(shù)值的購買主題：采購制度及程序 生效日期：b. 唯一供應(yīng)的來源c. 法律規(guī)定的價(jià)格d. 已定折扣之價(jià)目表e. 緊俏的市場(chǎng)商品8. 決定＝＝＝＝＝＝＝＝當(dāng)一切步驟完成后，采購部便可將有關(guān)資料填寫在采購申請(qǐng)單的適當(dāng)欄目?jī)?nèi)，連同所有的報(bào)價(jià)單和推薦供應(yīng)商之報(bào)告交給財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)。9. 定購＝＝＝＝＝＝＝＝采購申請(qǐng)表一經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及總經(jīng)理審批后，交回采購部，采購部可按第2項(xiàng)的安排分派采購申請(qǐng)單給規(guī)定的部門，而采購人員應(yīng)立刻準(zhǔn)備采購單給供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行采購物料。 采購定單采購定單乃飯店正式給予供應(yīng)商之授權(quán)文件，此份定單一式六份，而其中之供應(yīng)商，貨品內(nèi)容資料，數(shù)量及價(jià)格必須與已批準(zhǔn)之采購申請(qǐng)表相同。采購定單一式六份：第一份：供應(yīng)商 第二，三份：采購部 第四份：會(huì)計(jì)部 第五份：收貨部第六份：需求部門主題：采購制度及程序 生效日期：a. 采購定單必須之資料： —貨品供應(yīng)商名稱，地址及有關(guān)資料 —采購申請(qǐng)單之號(hào)碼 —定單日期 —需求部門 —品名，質(zhì)量，種類描述，數(shù)量，單價(jià)，交貨期，運(yùn)輸方式及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn) —總值 —付款方法b. 采購定單中的有效簽名： 采購定單中授權(quán)的有效簽署處加蓋飯店的合同專用章外，另需按飯店規(guī)定的分級(jí)授權(quán)加簽，例如： —總值在 元人民幣以下，只需 財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字批準(zhǔn) —總值在 元人民幣以上，需要 財(cái)務(wù)部經(jīng)理 總經(jīng)理或授權(quán)之付經(jīng)理簽字批準(zhǔn) 合同有關(guān)服務(wù)性質(zhì)之要求，工程項(xiàng)目或高總值及數(shù)量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采購合同是一份互相協(xié)定的有效法律文件，一經(jīng)簽署，雙方便要遵守合同上的細(xì)則。a. 合同的目的： 買賣雙方經(jīng)由合同來確認(rèn)雙方的責(zé)任，保障雙方利益 合同經(jīng)雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行主題：采購制度及程序 生效日期：b. 工程合同細(xì)則應(yīng)詳細(xì)列明： —工作范圍－物料供應(yīng)，安裝家私設(shè)備 —規(guī)格，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法 —其他費(fèi)用－雜項(xiàng)開支，超時(shí)，利息，工人工資，保險(xiǎn)等的承擔(dān) —完成工期和工程進(jìn)度界定方法 —延期完工之賠償 —保養(yǎng)期及維修事項(xiàng)的規(guī)定 —工程進(jìn)度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務(wù)性采購合同細(xì)則應(yīng)列明： —詳細(xì)的采購項(xiàng)目標(biāo)的質(zhì)量，規(guī)格，數(shù)量，包裝的規(guī)定 —交貨期限，運(yùn)輸方法及交貨地點(diǎn) —付款細(xì)則和驗(yàn)收方法 —維修保養(yǎng)方法及收費(fèi) —保證的年限 —接受或拒絕貨品程度和處理方法 —什么情形下可取消合同 —合同的權(quán)利（違約賠償及其他權(quán)益保障）10. 其他＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購定單之跟蹤當(dāng)定單發(fā)出后，采購部需跟催整個(gè)過程直至滿意收貨 主題：采購制度及程序 生效日期：以下情況乃采購部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數(shù)量或品質(zhì)與定單出入c. 新聘的供應(yīng)商或改變供應(yīng)商d. 唯一來源但有問題的供應(yīng)商e. 供應(yīng)商未能履行合同的責(zé)任 采購定單的取消a. 飯店欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采 購部必須預(yù)先提出有可能的問題及可行解決方法給財(cái)務(wù)經(jīng)理決定解決辦法。b. 供應(yīng)商欲取消定單： 如供應(yīng)商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個(gè)供應(yīng)商，并立即通知需 求部門，為保障飯店利益，供應(yīng)商必須賠償飯店人力，時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。c. 違反合同： 合同上應(yīng)已載明詳細(xì)細(xì)則，若有違反，便應(yīng)依合同上所載作處理。 收貨 收貨乃收貨組之責(zé)任，但采購仍對(duì)貨品作出必要的檢查，以保障飯店購入 適當(dāng)貨品，當(dāng)送到的貨品有問題時(shí)，數(shù)量不符，品質(zhì)摻假，過時(shí)未到，采購部便需被即時(shí)知會(huì)，以作進(jìn)一步行動(dòng)。 檔案儲(chǔ)存要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲(chǔ)存，這樣便有快捷之資料存查。主題：采購制度及程序 生效日期：a. 采購部需存兩份采購單，但檔案儲(chǔ)存編排便有不同之處 一份是以順號(hào)碼方式排列，此檔案資料永遠(yuǎn)保留。另一份乃依據(jù)部門劃分，然后才依號(hào)碼排列，一切有關(guān)文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意后可毀滅。b. 供應(yīng)商及出品資料：為方便隨時(shí)提供資料予部門參考，采購部需將所有供應(yīng)商目錄，小冊(cè)子儲(chǔ) 入檔案?jìng)洳椤. 價(jià)目記錄：每類貨品備有一份詳細(xì)的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應(yīng)商，價(jià) 目，采購日期，折扣，數(shù)量清楚列明，以便日后作價(jià)格走勢(shì)分析或重購時(shí)之存查。d. 存貨及用量記錄：此記錄乃由倉務(wù)提供，采購部可從報(bào)告中得知每月用量和存貨，該等資料 對(duì)采購部協(xié)助財(cái)務(wù)部預(yù)計(jì)未來用量以配合市場(chǎng)價(jià)，是很有幫助的。e. 供應(yīng)商記錄：當(dāng)選擇供應(yīng)商時(shí)，采購部需考慮其過去表現(xiàn)，如交貨是否依時(shí)，服務(wù)水準(zhǔn)，價(jià)格等，故此，此份記錄便是記錄供應(yīng)商一切表現(xiàn)，方便采購部作參考及評(píng)價(jià)。f. 其他檔案：全飯店有關(guān)技術(shù)性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲(chǔ)存妥當(dāng)，待有需要時(shí)翻查。 注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。主題：采購制度及程序 生效日期：三．食品及飲料之采購程序11. 采購申請(qǐng)及訂單＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長(zhǎng)時(shí)間，但有些食物卻不能，例如罐頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購部更需與廚務(wù)部，餐飲部和成本會(huì)計(jì)部密切合作，作出適當(dāng)?shù)牟少彙Ｒ驗(yàn)槭澄镲嬃闲枰刻於加胁煌N類和數(shù)量的供應(yīng)，其中各廚房的用料，因營(yíng)業(yè)情況比較復(fù)雜，申請(qǐng)購買的手續(xù)也跟其他方法不同。 蔬菜肉類蔬菜肉類之采購申請(qǐng)需填寫每日市場(chǎng)購貨表，此表并可作為訂單使用。a. 倉庫部需每天把表內(nèi)存貨報(bào)告一欄填好交回廚師長(zhǎng)b. 根據(jù)倉務(wù)部之資料，廚師長(zhǎng)再憑自己的經(jīng)驗(yàn)預(yù)測(cè)，菜牌之需求，填寫適 當(dāng)之?dāng)?shù)量簽署購貨表，并于指定日期前交回采購部處理，c. 采購部收到