【正文】 申請獲得行政辦批準后，由采購部門進行洽購，以適應新的業(yè)務發(fā)展。3. 部門替換舊有設備或物品－－當飯店的業(yè)務運作至一定周期時，操作設備，器材，用具，低值易耗品等物品，均需按情形更新，補充。主題：采購制度及程序 生效日期：4. 物品和飲料供應－－食物及飲料供應品因性質不同，且受客人流量和消費的影響，故每天都有極大的流量，加上品質方面的選定，需要廚房部，飲食部，采購部和成本控制部的合作，以便能以最佳的物料產出最好的食物和飲品，因此，其采購申請和程序與其他部門不同，除了批量的采購外，亦有每天補充用料的每日市場采購。5. 燃油和燃料6. 維修物料和工程零配件。7. 急用和零星用品二．貨艙存貨補充，部門新增物品及替換舊有設備或物品采購申請及程序1. 采購申請＝＝＝＝＝＝＝＝ 貨艙存貨補充各倉庫的每項存?zhèn)}物料均應設定合理的補充線，在存量接近或低于補充線時，即需要補充貨倉之存貨，貨倉主管便需填寫一份貨倉補貨表通知給有關部門，表內必須注明以上資料：貨品名稱a. 平均每月消耗量b. 庫存數量c. 最近一次訂貨數量d. 最近一次訂貨數量建議e. 提供本次訂貨數量建議f. 若有可能應隨附樣品有關部門查閱后需回復該項貨品是否需要取消或補充，如有任何轉變或更改，應予注明，然后送回貨倉主管，貨倉主管便可填寫采購申請表送交采購部。主題：采購制度及程序 生效日期： 部門新增物品 若有部門欲增置新物品，部門主管應參照每年之預算有否包括等該項目在內，如沒有預算，應連同有關報告和采購申請表一并送交采購部。 部門替換舊有設備或物品 如部門欲替換舊有設備或物品，應先填寫一份“固定資產，物品損失或損壞報告”給財務經理審批，經審批后，將一份損失或損壞報告副本和采購申請表送交采購部。2. 采購申請單＝＝＝＝＝＝＝＝ 所有的采購申請必須填寫一式四份采購申請單經部門主管核簽后，整份共四頁交給采購部。 采購申請單一共四頁，在經行政辦批準后： 第一頁：收貨部存檔（存收貨組準備收貨） 第二頁：采購部存檔 第三頁：財務部存檔（應付會計核算） 第四頁：部門存檔 填寫采購申請單時部門主管應注意的事項：a. 貨品名稱，規(guī)格，數量及數量單位必須列明b. 如貨物必須在指定日期前收到請注明c. 此申請單只限于部門主管簽署d. 部門主管必須緊記，此申請單交往采購部之日起，采購部需要找供應商之報價，選擇供應商，然后經財務經理及總經理批準方可發(fā)出采購訂單，制造至送貨需要一定的時間，故請各部門主管詳細計劃訂貨時間，及時發(fā)出申請表，以配合貨品之應用。主題：采購制度及程序 生效日期：3. 檢定申請單＝＝＝＝＝＝＝＝當采購部收到采購申請單后，應作出以下覆查，以防錯漏。 簽署核對檢定采購申請單有否部門主管簽署及核對是否準確。 數量核對覆查存?zhèn)}數量及每月消耗，決定采購申請表上之數量是否正確，因過多或過少都會產生很多不良后果。 過多存貨引起的問題有：a. 流動資金減少而束縛于存貨成本，b. 保險費及存貨成本增加，c. 貨品殘變或過期的可能性而形成損耗，d. 貨品有被盜之危險而招損存貨不足引起的問題：a. 出品產生缺項，令到客人不滿或令整個預定的供應計劃改變，影響業(yè)務素質和飯店形象b. 匆忙的定單導致價格或品質上的不可預控，4. 供應商＝＝＝＝＝＝＝ 聯絡供應商我們可以利用電話，傳真或其他通訊途徑聯絡供應商要求資料，報價及樣品，供應商資料可從以下來源獲得：a. 營業(yè)代表的來訪主題：采購制度及程序 生效日期：b. 供應商目錄及郵寄小冊子c. 刊物或電話黃頁，報刊上的廣告d. 展覽會e. 有關部門的介紹 選擇供應商在采購方面，選擇供應商是一項十分重要的環(huán)節(jié)，故我們選擇供應商時要考慮以下條件：a. 穩(wěn)固財政：最好選擇有穩(wěn)固財政能力的供應商，因這樣對保持飯店貨品水準，數量及交貨期有一定的保障，b. 品質的統(tǒng)一：所選擇的供應商必須符合飯店要求的物品，令飯店保持一貫穩(wěn)定水準，c. 地區(qū)：若品質或數量可以接收的話，最好選擇本地的供應商，從而節(jié)省稅項，運輸及保險費用，且聯系方便，易於隨時檢查合同的執(zhí)行情況，d. 價格：如所有供應商之貨品，品質，數量及交貨期都能符合飯店要求，選擇供應商便選擇價格最低的一家，若品質條件不同則應與需貨部門共同考慮，協商核定最符合飯店要求的供應商，e. 維修保養(yǎng)：如所購買之貨品是需要日后有維修保養(yǎng)的，選擇供應商便需要注意這一項，因好的維修服務能間接影響貨品的性能和成本，采購人員應向工程部門咨詢有關的自行維修的可能性及日后的保養(yǎng)維修方法，屬于機電，器材等項目的購買，事先一定要向工程部門了解所購買物品能可否與飯店的現有配套系統(tǒng)兼容，以免造成不能配套或無法安裝的情況。＝＝＝＝＝＝＝飯店的制度，報價單需要最少三家作出比較，但要視貨品質量和種類，和貨源供應而定。主題：采購制度及程序 生效日期：報價種類 口頭報價：口頭報價只可接受于經常翻訂，而質量價格與供應商最后一次訂貨完全相同，除每天市場采購外，其他采購業(yè)務應絕對避免。 書面報價：這是最完善的報價方法，新置貨品必須采用此種方法，其他采購業(yè)務應盡量以此種方法進行，以免臨時發(fā)生變化， 投標方式：對于價值大的工程項目，最好發(fā)出投標之邀請信給有潛力的供應商，并要求于指定日期內報價，過期作廢，飯店對于每一份報價要保守秘密以求取得公平競爭，擇優(yōu)選取。＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝選擇貨品時，采購部需集中有關部門意見，并詳細分析報價單中資料，以確保正確的選擇。 樣本測試a. 當需要某種貨品時，采購部可要求供應商提供樣品b. 樣品交予需求部門進行種種測試及提供意見，例如：布草洗滌的測試等c. 為求公平，供應商的名字無需提供給需求部門d. 在進行測試時，采購職員需在場證明e. 測試需由需求部門提供書面報告給采購部7. 議價＝＝＝＝＝＝＝＝＝通常物品的價值和數量較大時，我們可以和供應商作議價以進一步達成對飯店較為有利的協議，而且我們不單可在價格方面洽談，甚至物品的質量，交貨期或一切細節(jié)，通過議價，價格可減低，這樣，對飯店有直接的利益，在以下的情況中是沒有多大作用的，但是仍應盡力嘗試。a. 小數值的購買主題：采購制度及程序 生效日期：b. 唯一供應的來源c. 法律規(guī)定的價格d. 已定折扣之價目表e. 緊俏的市場商品8. 決定＝＝＝＝＝＝＝＝當一切步驟完成后，采購部便可將有關資料填寫在采購申請單的適當欄目內，連同所有的報價單和推薦供應商之報告交給財務經理及總經理批準。9. 定購＝＝＝＝＝＝＝＝采購申請表一經財務經理及總經理審批后，交回采購部，采購部可按第2項的安排分派采購申請單給規(guī)定的部門，而采購人員應立刻準備采購單給供應商，及時進行采購物料。 采購定單采購定單乃飯店正式給予供應商之授權文件，此份定單一式六份，而其中之供應商，貨品內容資料，數量及價格必須與已批準之采購申請表相同。采購定單一式六份：第一份：供應商 第二，三份：采購部 第四份：會計部 第五份：收貨部第六份：需求部門主題：采購制度及程序 生效日期：a. 采購定單必須之資料： —貨品供應商名稱，地址及有關資料 —采購申請單之號碼 —定單日期 —需求部門 —品名，質量，種類描述，數量，單價，交貨期，運輸方式及驗收標準 —總值 —付款方法b. 采購定單中的有效簽名： 采購定單中授權的有效簽署處加蓋飯店的合同專用章外，另需按飯店規(guī)定的分級授權加簽，例如： —總值在 元人民幣以下，只需 財務經理簽字批準 —總值在 元人民幣以上，需要 財務部經理 總經理或授權之付經理簽字批準 合同有關服務性質之要求，工程項目或高總值及數量大的物品之定購，我們可以用采購合同代替采購定單，采購合同是一份互相協定的有效法律文件，一經簽署，雙方便要遵守合同上的細則。a. 合同的目的： 買賣雙方經由合同來確認雙方的責任，保障雙方利益 合同經雙方蓋章及簽署后，彼此各執(zhí)一份以作為憑證，完善合同的效力合同足以約束買賣雙方的行為，減少違約事件的發(fā)生，保障合同的有效執(zhí)行主題：采購制度及程序 生效日期：b. 工程合同細則應詳細列明： —工作范圍－物料供應，安裝家私設備 —規(guī)格，質量標準及驗收標準和方法 —其他費用－雜項開支，超時，利息，工人工資，保險等的承擔 —完成工期和工程進度界定方法 —延期完工之賠償 —保養(yǎng)期及維修事項的規(guī)定 —工程進度款，保障金等的付款方法和規(guī)定c. 物品或服務性采購合同細則應列明： —詳細的采購項目標的質量，規(guī)格，數量，包裝的規(guī)定 —交貨期限，運輸方法及交貨地點 —付款細則和驗收方法 —維修保養(yǎng)方法及收費 —保證的年限 —接受或拒絕貨品程度和處理方法 —什么情形下可取消合同 —合同的權利（違約賠償及其他權益保障）10. 其他＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 采購定單之跟蹤當定單發(fā)出后，采購部需跟催整個過程直至滿意收貨 主題：采購制度及程序 生效日期：以下情況乃采購部需要跟催的：a. 貨品未能依期交貨b. 交貨數量或品質與定單出入c. 新聘的供應商或改變供應商d. 唯一來源但有問題的供應商e. 供應商未能履行合同的責任 采購定單的取消a. 飯店欲取消定單： 如因某種原因欲取消已發(fā)出之定單，供應商可能提出取消的賠償，故采 購部必須預先提出有可能的問題及可行解決方法給財務經理決定解決辦法。b. 供應商欲取消定單： 如供應商欲取消定單，采購部必須能夠找到另一個供應商，并立即通知需 求部門，為保障飯店利益，供應商必須賠償飯店人力，時間及其他經濟損失。c. 違反合同： 合同上應已載明詳細細則，若有違反，便應依合同上所載作處理。 收貨 收貨乃收貨組之責任，但采購仍對貨品作出必要的檢查，以保障飯店購入 適當貨品，當送到的貨品有問題時，數量不符，品質摻假，過時未到，采購部便需被即時知會，以作進一步行動。 檔案儲存要有完善的采購資料，必須有完善之檔案儲存，這樣便有快捷之資料存查。主題：采購制度及程序 生效日期：a. 采購部需存兩份采購單，但檔案儲存編排便有不同之處 一份是以順號碼方式排列，此檔案資料永遠保留。另一份乃依據部門劃分，然后才依號碼排列，一切有關文件需要連同一 起，此檔案保存三年后經財務部經理同意后可毀滅。b. 供應商及出品資料：為方便隨時提供資料予部門參考，采購部需將所有供應商目錄，小冊子儲 入檔案備查。c. 價目記錄：每類貨品備有一份詳細的采購記錄，該記錄中將一切曾采購的供應商，價 目，采購日期，折扣，數量清楚列明，以便日后作價格走勢分析或重購時之存查。d. 存貨及用量記錄：此記錄乃由倉務提供，采購部可從報告中得知每月用量和存貨，該等資料 對采購部協助財務部預計未來用量以配合市場價，是很有幫助的。e. 供應商記錄：當選擇供應商時，采購部需考慮其過去表現，如交貨是否依時，服務水準，價格等，故此，此份記錄便是記錄供應商一切表現，方便采購部作參考及評價。f. 其他檔案：全飯店有關技術性的圖紙樣本，印刷品等均需集中儲存妥當，待有需要時翻查。 注意：為避免資料之遺失，借出之資料必須登記及退還。主題：采購制度及程序 生效日期：三．食品及飲料之采購程序11. 采購申請及訂單＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝飯店中的食品和飲料每天消耗量較大，其中有些食物可以存放較長時間，但有些食物卻不能，例如罐頭和酒類，肉類和蔬菜兩者就不同，有些物料更是規(guī)定使用日期，所以，采購部更需與廚務部，餐飲部和成本會計部密切合作，作出適當的采購。因為食物飲料需要每天都有不同種類和數量的供應，其中各廚房的用料，因營業(yè)情況比較復雜，申請購買的手續(xù)也跟其他方法不同。 蔬菜肉類蔬菜肉類之采購申請需填寫每日市場購貨表，此表并可作為訂單使用。a. 倉庫部需每天把表內存貨報告一欄填好交回廚師長b. 根據倉務部之資料，廚師長再憑自己的經驗預測，菜牌之需求，填寫適 當之數量簽署購貨表，并于指定日期前交回采購部處理，c. 采購部收到