【正文】 講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強(qiáng)硬的與會(huì)者的信心。挑戰(zhàn)挑釁者了解誰是盛氣凌人的與會(huì)者，在會(huì)上通過強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性來對(duì)付他們?？斩吹拇笤掃@種浪費(fèi)時(shí)間的做法包括有人對(duì)與討論內(nèi)容無關(guān)的題目作大聲的夸夸其談的講話。使大聲講話者安靜下來在其他人講話之前避免與潛在的大聲說話者進(jìn)行目光接觸，準(zhǔn)備孤立他們。發(fā)怒有些人在會(huì)上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會(huì)議延期。保持平靜找出那個(gè)利用這種高度破壞性的策略的與會(huì)者，如果必要，沉著地講他們逐出會(huì)議。準(zhǔn)確掌握會(huì)議的節(jié)奏是主席的一個(gè)重要任務(wù)。始終要保證有一個(gè)議程且按照議程進(jìn)行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時(shí)間講述他們的論點(diǎn)，又不會(huì)使會(huì)議超過預(yù)定時(shí)間。小提示68：將會(huì)議安排在午餐之前，這樣會(huì)議就更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。小提示69：會(huì)議開始時(shí)，告訴與會(huì)者會(huì)議將開多久。 當(dāng)你主持會(huì)議時(shí)，要提出準(zhǔn)時(shí)開會(huì)這一點(diǎn)，并在預(yù)定開會(huì)時(shí)間之前抵達(dá)會(huì)議地點(diǎn)。若有些與會(huì)者遲到了，不等他們趕到就先開始。然而若一個(gè)關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會(huì)議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會(huì)議。如果延遲開會(huì)時(shí)間無法避免，一定要在會(huì)議記錄中注明延遲的原因。不要浪費(fèi)時(shí)間去為遲到者作扼要重述，而讓他們?cè)跁?huì)議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。如果會(huì)議的節(jié)奏拖拖拉拉，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，盡量在會(huì)議的其余部分作得最好。l 改變位置和聲調(diào)——起立，講得更響一點(diǎn)，更快一點(diǎn)，以振奮與會(huì)者。l 選擇你所知道的健談?wù)咴跁?huì)上發(fā)言，產(chǎn)生一些討論的契機(jī)。l 考慮越過議程上一些非重要事項(xiàng)，但要保證全體與會(huì)者事先同意你這樣做。l 如果議程上某些部分實(shí)際上要用更長時(shí)間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會(huì)議。就完成會(huì)議所有議程來講，對(duì)總的時(shí)間進(jìn)行分配是很重要的。研究表明，大多數(shù)與會(huì)者注意力集中時(shí)段為開頭10到15分鐘，然后注意力下降，在會(huì)議結(jié)束時(shí)再次振作。45分鐘的開會(huì)時(shí)間較理想，可使思想不集中的時(shí)間最少。主持會(huì)議時(shí)，嚴(yán)格按照議程，每項(xiàng)議程都應(yīng)有嚴(yán)格的時(shí)間限制，使會(huì)議輕松愉快地順利進(jìn)行。這樣，就能在會(huì)議進(jìn)程中建立并維持一種急迫感和動(dòng)力。l 與會(huì)者通常在會(huì)議開始時(shí)處于最善于接受的狀態(tài)。l 每隔一段時(shí)間總結(jié)一下會(huì)議的進(jìn)展。l 提醒離會(huì)議結(jié)束還有多少時(shí)間。l 不能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)招致與會(huì)者反感。小提示70：讓遲到者明白他們的行為會(huì)產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)。主席應(yīng)當(dāng)使每個(gè)與會(huì)者清楚地了解會(huì)議的目的，這很重要。不要讓與會(huì)者偏離主題而浪費(fèi)時(shí)間。如果討論開始離題，可以講“今天我們這里不討論那件事，讓我們回到主題”這樣的話，把會(huì)議拉回到主要問題上來?？偨Y(jié)爭論之前，留足時(shí)間給與會(huì)者作一個(gè)簡短的討論，并且如果恰當(dāng)，對(duì)會(huì)上提出的問題進(jìn)行一次表決。一個(gè)長會(huì)的議程中應(yīng)當(dāng)留有休息和吃點(diǎn)心的時(shí)間。這種休息有幾個(gè)目的：讓與會(huì)者以小組的形式討論問題，這可能會(huì)有助于消除一些尷尬的爭論；在特殊情況下為主席提供一個(gè)有用的緩沖時(shí)間，用于延長或縮短一個(gè)會(huì)議；使身心放松一下。中間不休息的會(huì)議要獲得最佳效果，開會(huì)時(shí)間不要超過90分鐘。點(diǎn)心：在規(guī)定的休息時(shí)間組織供應(yīng)點(diǎn)心。避免凌亂的小吃，不提倡會(huì)議上吃東西?？刂茣?huì)議的關(guān)鍵在于事先預(yù)見問題所在，如果你學(xué)者解讀與會(huì)者的身體語言，你就能鼓勵(lì)正確的行為，避免發(fā)生問題，并爭取獲得積極的富有成效的結(jié)果。小提示71：阻止任何次要爭論或個(gè)人談話。通過許多非語言信號(hào)，可以看出那些對(duì)會(huì)議過程感到不愉快的人，常常看表，朝窗子張望，揉紙片及打呵欠，這些動(dòng)作都表示不感興趣。排外的姿勢(shì)如雙肩聳起并避免目光接觸，表示不想交流，并可能提示沒有興趣，但也可能表示自信心不足。觀察這些信號(hào)，你才能做出適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)，或許需要改變會(huì)議的節(jié)奏。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個(gè)人對(duì)會(huì)議進(jìn)行的方式感到不高興。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁性地瞪著眼，握緊拳頭，頭略低。表示不感興趣：與會(huì)者內(nèi)省的樣子清楚地表明對(duì)會(huì)議缺少興趣，注意力不集中。排外的姿勢(shì)。好爭辯的姿勢(shì)：這位男士舉起他的手吸引主席的注意。他的身體語言表明一種對(duì)抗態(tài)度。挑釁性地用手指著小提示72：請(qǐng)與會(huì)者表明他們發(fā)怒的原因，以打消怒氣。有一些積極的信號(hào)明確地表示與會(huì)者對(duì)會(huì)議的進(jìn)展感到高興。手臂放松且身體前傾或朝向發(fā)言人表示熱情和鼓勵(lì)參與。來自與會(huì)者持續(xù)的目光接觸表示他們集中注意力于你，并且對(duì)你的講話持有積極的興趣。如果你自己能敏銳覺察到這些信號(hào)，就能利用這些積極的身體語言來估計(jì)一個(gè)或多個(gè)與會(huì)者何時(shí)已做出決定，這能幫助你把握結(jié)束討論或付諸表決的正確時(shí)機(jī)。小提示73：以積極的反饋去鼓勵(lì)猶豫的與會(huì)者。小提示74：尋找表明與會(huì)者感興趣的積極信號(hào)。表示感興趣：這個(gè)與會(huì)者頭側(cè)向發(fā)言者，并采取一種開放的表情。揚(yáng)起眉毛并微笑是鼓勵(lì)性的。表示熱情：一種支持性并且專注的姿勢(shì)，意味著這個(gè)人對(duì)發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣。密切注意的姿勢(shì)?？瓷先ハ嗨频纳眢w語言在不同文化中表示的內(nèi)容并不相同。例如在中東。頭向上運(yùn)動(dòng)并伴隨著舌頭發(fā)出卡塔聲表示“不”，而在其他地區(qū)，這個(gè)動(dòng)作表示點(diǎn)頭同意。類似地，在印度，搖頭可以表示“是的”，而不是“不”。地中海地區(qū)的居民比歐洲西北部人更多地用手勢(shì)表示。當(dāng)與會(huì)者來自不同的文化背景時(shí)，你要熟悉身體語言的差異。主席應(yīng)注意與會(huì)者不安定或不感興趣的最微小的信號(hào)。采取行動(dòng)抑制破壞性的信號(hào)，例如，企圖主宰討論的與會(huì)者發(fā)出的信號(hào)。另一些時(shí)候，你或許還得鼓勵(lì)性格內(nèi)向的與會(huì)者發(fā)言。若你感覺到那些害羞的與會(huì)者不會(huì)通過他們的發(fā)言來促進(jìn)討論，就不要強(qiáng)迫他們發(fā)言。想要發(fā)言：這位女士正力圖在討論中發(fā)言，她那夸張的姿勢(shì)是一種吸引主席注意的表示。抬起手以獲得注意害羞地躲避：這位男士不想被人注意，他抱著手臂，并且避免目光接觸。手臂交叉抱著。主席正確到評(píng)估會(huì)議的氣氛是很重要的。會(huì)議氣氛可以迅速地從熱情友好轉(zhuǎn)變?yōu)槭謹(jǐn)骋獾摹Ｈ魵夥站o張，應(yīng)趕快行動(dòng)，改善狀況。例如，你若發(fā)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)某一個(gè)議項(xiàng)感到厭倦，則轉(zhuǎn)至議程的下一個(gè)項(xiàng)目；若你發(fā)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)這個(gè)會(huì)議厭倦了，則可通過總結(jié)討論來結(jié)束會(huì)議。若必要，建議進(jìn)行一次最后的表決。Q 每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)他們的觀點(diǎn)嗎？Q 是否遵守了組織的程序規(guī)則？ Q 你是否牢牢地控制了會(huì)議？Q 你是否通過向大家提問而鼓勵(lì)他們發(fā)言？小提示75：若有人被安排在你以后接著發(fā)言，要留意他們是否變得不耐煩。在正式會(huì)議上，保證所有問題和提議的提出都通過你，以此來維持對(duì)會(huì)議的控制。任何人想要發(fā)言，都必須引起你的注意并經(jīng)你允許。在非正式會(huì)議上，你也可以充當(dāng)提問或爭論的協(xié)調(diào)人來維持秩序。不要打斷發(fā)言者的發(fā)言，除非他們扯遠(yuǎn)了、超時(shí)了或試圖主宰會(huì)議。主席的責(zé)任是保證各個(gè)與會(huì)者以整個(gè)團(tuán)體的利益為重，必要時(shí)個(gè)人利益放在一邊，會(huì)上的每個(gè)人為著同一個(gè)目的工作。通過牢牢地控制偏離目的的那些人，并緊緊抓住議程，從而確保實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)。小提示76：點(diǎn)到個(gè)人，并直接向他們提問題，以激起辯論。在俄羅斯的會(huì)議上，倘若主席允許交流激烈地進(jìn)行，甚至某些與會(huì)者走出去，不要驚奇。這些行為通常是一些手法，并不構(gòu)成破壞。“抗議者”常常會(huì)重新進(jìn)入會(huì)議，并重新參加討論。與會(huì)者經(jīng)過表決，或者主席利用所掌握的權(quán)威而做出決定，均可達(dá)成協(xié)議。在小會(huì)上表決時(shí)，要求舉手或投票。若你要達(dá)到一致通過，則可進(jìn)行多次投票。在大會(huì)上，一致同意不太可能，所以在投票開始之前，先約定多少票數(shù)“同意”即可通過決議。估計(jì)會(huì)議的氣氛，如果你看到與會(huì)者對(duì)某一特定行動(dòng)都一致贊同，可不需投票而做出決定。如果會(huì)議因?yàn)榕c會(huì)者厭倦而停頓，或者偏離了主要議題，主席的責(zé)任是重新啟動(dòng)討論，并將它限制于正在討論的議題。為此，試著向在場的與會(huì)者提一個(gè)開放性、有多個(gè)答案的問題，例如：“讓我問一下在場的各位，在那種情況下你會(huì)怎么做？”不要問一個(gè)只要回答是或否的問題。當(dāng)尋找答案時(shí)，利用你對(duì)與會(huì)者的了解，選擇一個(gè)表達(dá)能力強(qiáng)的人，他可充滿自信地回答你的問題。或者，試著自己表達(dá)一種有爭議的意見，以引起進(jìn)一步的爭論。例如，“在那種情況下我會(huì)開除部門中的全部員工”。確保你的評(píng)論特別過分，而不僅僅是做表面文章。如果這還不能使討論再次熱烈起來，那就不要浪費(fèi)時(shí)間，轉(zhuǎn)到議程的下一個(gè)項(xiàng)目。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會(huì)導(dǎo)致會(huì)議秩序發(fā)生問題。作為主席你必須保證會(huì)議有序進(jìn)行，如果發(fā)生爭吵，要使之恢復(fù)平靜。小提示77：充分了解會(huì)議中正式的紀(jì)律程序。會(huì)議的性質(zhì)決定你作為主席的權(quán)力范圍和程度，以及你能用于維持秩序的程序類型。有兩類會(huì)議：秘密會(huì)議和公眾會(huì)議。秘密會(huì)議由從一個(gè)組織如公司的某個(gè)部門中選擇出來的成員參加，組織的章程決定主席的權(quán)力范圍。公眾會(huì)議每個(gè)人開放，會(huì)議在公共場所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會(huì)地點(diǎn)進(jìn)行，則受組織者定下的規(guī)則約束。當(dāng)正式會(huì)議的嚴(yán)密程序被破壞時(shí)，便出現(xiàn)混亂。不按照次序講話是一種常見的混亂。倘若出現(xiàn)這種情況，你應(yīng)當(dāng)設(shè)法停止這種爭論。直視講話的人，邀請(qǐng)他們給大家談?wù)勊麄兊南敕?。如果這還不能使他們安靜下來，采用紀(jì)律程序，嚴(yán)重時(shí)甚至驅(qū)逐他們。若雙方的討論過于激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。你站著，高高在上的位置會(huì)使你顯出更大的權(quán)威性。使用一種平靜的有分寸的語調(diào)。 （伸出雙手的姿勢(shì)是一種請(qǐng)求安靜的表示；目光與主要的對(duì)抗者直接接觸。）當(dāng)辯論趨于白熱化時(shí)，不加思考的或者針對(duì)個(gè)人的評(píng)論往往成為火藥庫，導(dǎo)致摩擦和爭論進(jìn)一步加劇。將討論引回主題并避免個(gè)人因素的卷入，通過調(diào)解來消除導(dǎo)火線，以平息爭論，例如“我肯定瓊不是這個(gè)意思……”小提示78：爭吵后讓大家安靜一會(huì)，以使會(huì)議恢復(fù)秩序。問題可行的處理方法借口當(dāng)談及一項(xiàng)未完成的工作時(shí)，與會(huì)者會(huì)找借口，如“我忘了”，“這不是我的責(zé)任”。l 在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作。l 約請(qǐng)某人監(jiān)督這位與會(huì)者，并保證他完成此項(xiàng)工作。l 將任務(wù)轉(zhuǎn)給他人。設(shè)伏與會(huì)者試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議沒有達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。l 通過揭露他的策略來孤立他。l 若與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，則休會(huì)。l 在極端情況下，將發(fā)難者逐出會(huì)議。對(duì)抗與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的觀點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，并挑起爭論。l 以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對(duì)者。l 緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論。l 在不損害反對(duì)者的情況下引入幽默，以緩和局面。嚴(yán)重混亂與會(huì)者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。l 要求大家遵守秩序。l 要求該與會(huì)者離開，或趕他出去。l 休會(huì)，而且不確定重新集合的時(shí)間。小提示79：你必須明確每次會(huì)議的規(guī)章。出現(xiàn)混亂時(shí)，你必須迅速解決問題，會(huì)議才能繼續(xù)進(jìn)行。會(huì)議的性質(zhì)決定用于恢復(fù)會(huì)議局面的最佳方法。保持低調(diào)的小型非正式會(huì)議，容易控制，倘若會(huì)議陷入混亂，你可行使紀(jì)律程序，休會(huì)直到恢復(fù)秩序，或者在嚴(yán)重混亂時(shí)，驅(qū)逐鬧事者?；謴?fù)大型會(huì)議的秩序，是困難的，尤其當(dāng)破壞是有預(yù)謀的時(shí)候。從一開始就緊緊控制會(huì)議，以建立你的權(quán)威，并減少麻煩。l 會(huì)議的規(guī)章會(huì)隨會(huì)議的地點(diǎn)和參加者不同而變化。l 會(huì)議中的某些行為，如誹謗，可能違反刑法和會(huì)議本身的規(guī)章。l 法律程序可用于阻止或促進(jìn)一個(gè)會(huì)議的事宜。l 規(guī)章只有當(dāng)被嚴(yán)格執(zhí)行并一貫遵循時(shí)方才有效。小提示80：把與會(huì)者中的大多數(shù)爭取到自己一邊，孤立會(huì)議中的擾亂者。法律程序可用于控制或指導(dǎo)會(huì)議的事宜，這些程序反映了根據(jù)會(huì)議規(guī)則而授予主席的法律權(quán)力。會(huì)前你必須充分了解有關(guān)法律程序，這樣，你就能有效地主持會(huì)議。合法控制投票是一個(gè)十分重要的權(quán)力，所以開會(huì)前與你公司的律師預(yù)先核對(duì)你所擁有的權(quán)力。如果一場激烈的爭辯將會(huì)失控，你可以堅(jiān)持通過投票解決問題。作為主席，在僵持局面中你可能還有第二次或起決定作用的投票權(quán)。法律程序可以規(guī)范與會(huì)者的行為，規(guī)則能夠限制某些言行舉止。必要時(shí)，實(shí)施結(jié)束程序來結(jié)束會(huì)議。在日本，主席的作用是取得意見的一致。主席常常退出會(huì)議，讓與會(huì)者慢慢地進(jìn)行討論來獲得解決辦法。然而在美國，與會(huì)者希望主席用個(gè)人魅力和領(lǐng)導(dǎo)才能加與會(huì)以來取得一致意見。全力被明顯地用來維持秩序。積極結(jié)果 消極結(jié)果鬧事者立刻安靜下來鬧事者停止無禮行為鬧事者自愿退出會(huì)場鬧事者被住處后平靜地離開鬧事者以擾亂治安而被控告鬧事者拒絕離開并引起混亂鬧事者進(jìn)一步引起混亂鬧事者繼續(xù)挑起混亂要求鬧事者安靜正式要求鬧事者遵守規(guī)則要求鬧事者退出會(huì)場強(qiáng)制鬧事者離開小提示81：通過改變會(huì)議的主題來改變會(huì)議的氣氛。小提示82：萬不得已才驅(qū)逐鬧事者。如果某些與會(huì)者因妨礙治安的行為而被排斥，因而達(dá)不到法定人數(shù)（正式會(huì)議所要求的最少人數(shù)），則可以休會(huì)。有特殊的處理規(guī)則用于在爭吵或爆發(fā)混亂時(shí)休會(huì)。然而，當(dāng)你決定休會(huì)長短時(shí)，你可運(yùn)用你的處理權(quán)。可以短暫休會(huì)，如半小時(shí)，讓怒氣平息下來。對(duì)于更加嚴(yán)重的混亂情形，會(huì)議可無限期延期。這種情況下，不確定繼續(xù)開會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)。當(dāng)議程上的全部事項(xiàng)均已討論過，并一致同意采取必要的行動(dòng)時(shí)，主席該履行其結(jié)束會(huì)議的職責(zé)了。確保全部決定均被正確記錄，并且所有后續(xù)程序均在動(dòng)議中立項(xiàng)。小提示83：全體與會(huì)者在場時(shí)安排下一次會(huì)議。1． 結(jié)束其他事宜。2． 總結(jié)討論并扼要重述決定。3． 通知與會(huì)者下次會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)。4． 所有重要的事項(xiàng)都被記下并列入下次會(huì)議中。大部分會(huì)議議程的最后議項(xiàng)是其他事宜，這就為與會(huì)者提供一個(gè)機(jī)會(huì)，提出會(huì)前未曾預(yù)料到的問題，如在討論中引出的一些觀點(diǎn)。與會(huì)者有時(shí)策略性的應(yīng)用“其他事宜”向會(huì)議提出有爭議的問題，或引入驚人的或未曾預(yù)料到的項(xiàng)目。作為主席你必須決定是否允許這么做。你可以允許討論，也可以就提出的問題進(jìn)行表決，還可以將這個(gè)問題列入下次會(huì)議的議程，以便在做出決定之前能夠進(jìn)行充分的討論。案例研究