信息化條件下的檔案管理與檔案利用效率-資料下載頁(yè)
2024-11-06 01:09本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】檔案的電子檢索系統(tǒng)在檔案利用中能夠極大提高檔案。氣氣息，檔案管理工作亦不例外。傳統(tǒng)的檔案管理圍繞紙質(zhì)檔案展開(kāi)，體，憑借人力經(jīng)驗(yàn)化、“經(jīng)驗(yàn)系統(tǒng)化”地進(jìn)行管理。信息時(shí)代來(lái)臨后，人。力檔案利用逐漸不能適應(yīng)節(jié)奏日益加快的社會(huì)發(fā)展。率的提高具有關(guān)鍵性作用。成敗的量化標(biāo)準(zhǔn)。權(quán)而衡之，不難發(fā)現(xiàn)，最終表現(xiàn)檔案工作質(zhì)量的是。這一環(huán)節(jié)中的檔案工作，完全立足于已經(jīng)歸檔的系統(tǒng)。參加檔案工作的所有人必須密切配合才能有效完成檔案工作。但是，由于人力的先天局限，檔案工作的局限仍然會(huì)顯而易見(jiàn)。文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)處理后，就可把按“卷”立卷。微機(jī)管理將其改為單份文件提供利。用，利用者就無(wú)法接觸其他無(wú)關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來(lái)了許多不便。理想的管理系統(tǒng)應(yīng)該是全方位、人性化的。于緩解人力不足的矛盾，節(jié)約經(jīng)費(fèi)。
【正文】 的電子檔案系統(tǒng) 理想的管理系統(tǒng)應(yīng)該是全方位、人性化的。 檔案 信息化 的效率 標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是 ：建設(shè)具有掃描、自動(dòng)識(shí)別 、自動(dòng)分類(lèi)存儲(chǔ)、自動(dòng)生成、自動(dòng)形成索引目錄等檔案信息資料的高效電子檔案管理系統(tǒng)，免去人力所帶來(lái)的準(zhǔn)確率、速率不高的問(wèn)題，還有利于緩解人力不足的矛盾，節(jié)約經(jīng)費(fèi)。熟悉使用這樣的電子檔案管理系統(tǒng)，檔案工作者需要做的工作很大一部分得到了機(jī)器的分擔(dān)，檔案工作者的主要任務(wù)轉(zhuǎn)化為甄別信息、監(jiān)督信息正誤、根據(jù)電子分類(lèi)結(jié)果進(jìn)行檔案歸類(lèi)校對(duì)、熟悉庫(kù)藏、 熟悉不同利用需求和的檔案利用方式[3]，除少部分精力指向檔案信息初級(jí)開(kāi)發(fā)外，主要精力直接指向檔案利用（并非割裂信息開(kāi)發(fā)與檔案利用的關(guān)系，只是為了方便說(shuō)明）。 這需要信息工作者結(jié)合 管理實(shí)踐進(jìn)行開(kāi)發(fā)。 五 、 結(jié)論 檔案管理信息化已經(jīng)成為時(shí)代的主流，安全、高效的電子檔案管理對(duì)于減少檔案工作工作量、提高檔案利用效率 具有不可替代的作用。然而，紙質(zhì)物理檔案仍然是檔案資料最重要的核心，檔案電子信息系統(tǒng)、電子檔案等都是圍繞紙質(zhì)檔案展開(kāi)的完善性補(bǔ)充。只有對(duì)檔案進(jìn)行以紙質(zhì)檔為中心的信息化管理，才能以最高的效率服務(wù)檔案利用，在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。 第 5 頁(yè) 共 5 頁(yè) 注釋 ： [1]該矛盾理論參考 [2]參考《 信息時(shí)代電子檔案管理淺析 》 作者：楊彩虹 張馨木 中國(guó)論文聯(lián)盟。 [3]參考《秘書(shū) —— 國(guó)家職業(yè)資格培訓(xùn)教程 —— 三級(jí)秘書(shū)》 第三章第三節(jié) ， ISBN7304036680 中國(guó)就業(yè)培訓(xùn)技術(shù)指導(dǎo)中心組織編寫(xiě)，中央廣播電視大學(xué)出版社 2020 年 8月第一 版 。
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