【正文】 日 參考制度集團公司公文管理制度 分公司發(fā)文管理規(guī)定 分公司通知模板二、檔案管理（一）、檔案工作概述檔案、企業(yè)檔案 檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人在實踐活動中直接形成的保存?zhèn)洳榈母鞣N文字、圖表、聲像及其他各種形式的歷史記錄。也可簡單表述為檔案是原始的歷史記錄，可以說沒有檔案就沒有歷史。 企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)檔案為主體，生產(chǎn)經(jīng)營檔案為重點，包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應(yīng)、財務(wù)管理、人事檔案、教育衛(wèi)生和黨、政、工等方面的檔案。檔案概念的基本含義有以下四個方面：檔案是在特定的社會活動中形成。任何機構(gòu)組織或個人都會形成檔案，有什么樣的社會實踐活動就有什么樣的檔案，可見檔案存在的普遍性和社會性。檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件有條件的轉(zhuǎn)化而來的。文件轉(zhuǎn)化為檔案一般須具備三個條件：第一，現(xiàn)時使用完畢或辦理完畢的文件才能歸入檔案；第二，對日后實際工作和科學(xué)研究具有考察利用價值的文件，才有必要作為檔案保存；第三，按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件，才能最后成為檔案。檔案的形式是多種多樣的。 檔案是信息內(nèi)容與載體的統(tǒng)一。檔案的形式包括兩個方面：一是指檔案的載體形式(紙張、磁盤、磁帶、實物等)，二是指檔案信息內(nèi)容的記錄方式（手寫、打印、攝影、錄音等），隨著科技發(fā)展、社會進步，檔案的形式越來越多樣化。檔案是歷史的原始記錄。檔案不同于一般的文獻資料，它是特定的形成者當(dāng)時當(dāng)事直接使用的原始文件，而非人為事后編寫和另外收集的材料，檔案是最可靠的第一手材料，它具有很強的原始性。這也是檔案與情報、資料、圖書的主要區(qū)別。企業(yè)檔案的價值和作用 企業(yè)檔案的作用可概括為： 依據(jù)與憑證作用 企業(yè)檔案是伴隨著企業(yè)活動的進程而自然形成的，是企業(yè)各項活動的真實記錄，是第一手的材料，不是人們按照主觀意愿編寫或事后隨意杜撰的，因此，企業(yè)檔案在企業(yè)活動中具有依據(jù)與憑證的功能，可以成為查考、研究、爭辯、護權(quán)和處理問題具有法律效力的依據(jù)，是企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的資源。借鑒和參考作用企業(yè)檔案是積累和繼承企業(yè)活動經(jīng)驗的有效手段。檔案包含了過去工作中所形成和接收的各種材料，記載了各種生產(chǎn)活動的客觀過程、工藝技術(shù)、實驗數(shù)據(jù)、科研成果以及組織管理、經(jīng)驗教訓(xùn)等情況，可以為組織生產(chǎn)和經(jīng)濟管理提供參考資料和科學(xué)依據(jù)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員為了有效地開展工作，在熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗、制定計劃、研究案例、處理問題過程中，都要隨時從檔案中查考過去的有關(guān)材料，作為參考和憑據(jù)。不僅可以承上啟下、避免重復(fù)、抵觸等問題，而且有助于領(lǐng)導(dǎo)決策和計劃地科學(xué)化。企業(yè)檔案的主體——科技檔案是一種智力勞動成果，許多科技檔案是可以重復(fù)利用的，企業(yè)產(chǎn)品改型換代，擴大基本建設(shè)，改造引進新的項目等，都可以參考相應(yīng)的檔案。企業(yè)檔案是企業(yè)競爭的寶貴資源企業(yè)檔案是同企業(yè)人、財、物具有同等地位和意義的一項管理財富，企業(yè)檔案儲備實際上已經(jīng)成為企業(yè)技術(shù)儲備的一種形式，企業(yè)檔案儲備的豐富程度常常是企業(yè)技術(shù)潛力的大小和發(fā)展后勁的一種標(biāo)志。企業(yè)檔案可以為進行生產(chǎn)、科研和基本建設(shè)等查考利用的同時，有關(guān)公司活動、取得成就等的材料又可以在宣傳企業(yè)形象、樹立企業(yè)良好精神、總結(jié)企業(yè)光榮歷史、建設(shè)企業(yè)文化中發(fā)揮作用。國外企業(yè)家都把自己企業(yè)的檔案資料看作是企業(yè)存在和發(fā)展的珍寶，企業(yè)檔案工作的地位隨著企業(yè)發(fā)展不斷提高。如企業(yè)展廳、宣傳片的制作離不開檔案，檔案管理的好壞直接影響到今后的利用。總之檔案是來之于民，用之于民，前期的收集管理工作的好壞直接影響到今后的利用。（二）兼職檔案管理員職責(zé)為了保證檔案的完整、齊全與真實，公司設(shè)立了綜合檔案室和科技檔案室，下屬總經(jīng)辦，集中統(tǒng)一保管公司的重要檔案。同時，在各分廠、各部門配備兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管、移交工作，分公司兼職檔案員一般由辦公室主任擔(dān)任。以下是兼職檔案員的具體工作要求：按《歸檔范圍和要求》及時收集、保管所在部門應(yīng)歸檔資料，保證其內(nèi)容的真實、完整、齊全，具體要求見《分公司建檔規(guī)范》。分公司歸檔范圍和要求部門科室歸檔范圍歸檔時間歸檔要求各生產(chǎn)分公司 生產(chǎn)經(jīng)營各類統(tǒng)計匯總報表； 制定的各類規(guī)章制度、工作計劃，工作匯報、總結(jié)，會議記錄、各類證書等辦公事務(wù)資料； 關(guān)于生產(chǎn)經(jīng)營方面的請示批復(fù)，對外報道，上級機關(guān)、集團內(nèi)部來往的重要文件。 財務(wù)資料、設(shè)備資料、質(zhì)檢資料、生產(chǎn)原始記錄分類自存?zhèn)洳?，公司檔案室考核驗收列出一份詳細的目錄清單以電子文檔形式交由檔案室備案分公司大事記第二年一季度歸檔　以電子文檔形式交檔案室基建檔案項目決算后移交檔案室歸檔省級以上政府領(lǐng)導(dǎo)和重要人士來分公司視察的文字、照片、聲像等材料，分公司獲得的各類榮譽及時交檔案室歸檔注意事項：內(nèi)容要齊全，有電子文檔的要一并收集。比如外報材料，要將通知、申報材料及批復(fù)文件一起歸檔；訂貨會材料，無論是會議日程、會議上發(fā)的資料還是領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話，都應(yīng)作為會議材料收集上來。隨著計算機的普及，電子文檔被列入檔案收集范圍，主要基于以下原因：一是目前已出現(xiàn)好多以下現(xiàn)象，硬盤或主機損壞，電腦中資料全部丟失，如果重要資料電子文檔沒有歸檔或備份，不僅給自身工作帶來不便，也造成公司損失，要重復(fù)勞動；二是為今后利用提供方便，提高效率。收集要及時，一般在事情結(jié)束后，資料的收集工作就應(yīng)跟進，否則時間久了，資料容易散失，若是其中有人事變動，收集起來就會更加的困難。歸檔的紙質(zhì)材料必須是原件，并有落款、蓋章、時間、責(zé)任人或領(lǐng)導(dǎo)簽名（蓋章），否則檔案的憑證作用失效。根據(jù)歸檔時間要求及時向綜合檔案室移交本部門檔案材料移交時提供移交清冊一式兩份（用et表格或excel格式打印，同時發(fā)電子郵件至），清單上列出所有的文件材料名稱、頁數(shù)，檔案室會根據(jù)移交目錄清點核對，雙方履行簽字手續(xù)。移交清單一份檔案室留存，一份由移交部門兼職檔案員留存。（移交清單格式見附件2）注意事項：移交清單必須要填，以分清責(zé)任。如有電子文檔的應(yīng)與紙質(zhì)文件同時移交。兼職檔案員可發(fā)電子郵件到檔案室郵箱或共享通知檔案室接收，并在移交清單上注明。電子文檔的版本應(yīng)該與移交的紙質(zhì)文件保持一致。照片、聲像材料包括數(shù)碼照片、圖片的移交要求：在移交清冊中標(biāo)明材料所反映的事件、背景、時間、地點、有關(guān)人物、照片拍攝者等六要素。負責(zé)本部門大事記的記錄，每年一季度將上一年大事記整理并到檔案室郵箱danganshi@。負責(zé)本部門自存檔案的保管和利用自存檔案范圍：凡是反映本部門、分公司工作活動，屬公司規(guī)定的歸檔范圍外且具有查考利用價值的文件材料均屬于自存范圍。包括上級機關(guān)、集團公司、其他部門發(fā)布的需貫徹執(zhí)行的文件材料和部門自制的文件材料、員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的主要文件資料。自存檔案要求：自存檔案采用產(chǎn)生即歸的方法，由指定的兼職檔案員統(tǒng)一收集、管理，并編制相應(yīng)目錄。自存檔案重要的要有紙質(zhì)留底，一般的在電腦中備份即可，但需在目錄的備注上予以注明文件所在路徑，以便日后查找。（建議各分公司自存電子文檔集中保管，也可視數(shù)量多少一年集中刻錄光盤保存）負責(zé)督促、定期檢查本廠設(shè)備科、質(zhì)檢科做好內(nèi)部資料的保管工作。（三）、外地分公司建檔規(guī)范為規(guī)范外地分公司檔案資料的管理工作，集團公司制定了《外地分公司建檔規(guī)范》，以指導(dǎo)外地分公司檔案資料管理的實際操作，希各外地分公司遵照執(zhí)行。辦公事務(wù)資料歸檔范圍各類規(guī)章制度分公司上報給集團總部的請示報告及批復(fù)集團公司下發(fā)的公文和分公司（部門）間往來的重要公文分公司行政事務(wù)工作記錄、會議紀要、工作計劃總結(jié)、分公司內(nèi)部通知通報等分公司生產(chǎn)經(jīng)營各類統(tǒng)計匯總報表員工考核檔案公司的營業(yè)執(zhí)照、批準證書、代碼證、衛(wèi)生許可證、財政登記證、會計登記證、稅務(wù)登記證等各類證書重大活動（重要人物來訪等）的文字材料和聲像材料（照片、錄音帶、錄像帶等）辦公設(shè)備（如電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、空調(diào)等）說明書、隨帶的光盤和軟盤、保修卡等當(dāng)?shù)卣掳l(fā)的各類與公司生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的文件1分公司榮譽檔案（包括上報材料及獲得榮譽）歸檔要求整理：首先將資料加以合理的分類。如分設(shè)“制度類”、“工作計劃與總結(jié)”、“報表類”、“請示批復(fù)”、“會議記錄”、“內(nèi)部通知通報”、“集團公司文件”、“人事管理”、“證書類”、“聲像材料類”、“辦公設(shè)備類”等。各分公司可根據(jù)實際情況確定檔案類別，但分類一定要準確清晰，不可存在重復(fù)交叉等情況。建議所有文件都采用產(chǎn)生即歸的辦法。具體的做法是：兼職檔案員預(yù)設(shè)幾個卷盒，外面貼上標(biāo)簽，注明類別，將新產(chǎn)生的文件隨時歸類存放，并及時更新目錄清單，以便查找。目錄格式舉例如下： 證書 目錄序號題名文號日期責(zé)任者備注1陜西娃哈哈食品有限公司營業(yè)執(zhí)照企合陜咸總字第000140號20050126咸陽市工商行政管理局正副本2陜西娃哈哈食品有限公司衛(wèi)生許可證如果資料本身就是電子文件，又無須打印保管的，可直接在電腦中設(shè)立一個文件夾（等同于保管實體用的“卷盒”），歸檔和目錄編制要求同上。借閱：公司的資料一般分絕密、機密、秘密和無密級4種，分公司要根據(jù)集團公司下發(fā)的《保密制度》或公文上確定的密級，再結(jié)合分公司的實際情況，明確借閱權(quán)限。借閱要有登記，以便對文件的去向加以控制，借閱登記表格式如下： 廠辦資料借閱登記表借閱日期資料名稱借閱人歸還日期備注責(zé)任人：以上工作由分公司辦公室主任或廠辦相應(yīng)管理人員全權(quán)負責(zé)設(shè)備資料歸檔范圍生產(chǎn)設(shè)備(包括進口設(shè)備和自制設(shè)備)的說明書生產(chǎn)線的各種布局圖、平面圖、操作規(guī)程、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄歸檔要求 設(shè)備資料可以分成三類：一類是生產(chǎn)線安裝資料，這部分包括前面提到的生產(chǎn)線的各種布局圖、平面圖、操作規(guī)程。第二類是設(shè)備隨機說明書；第三類是設(shè)備維修保養(yǎng)記錄。建議按類別分開，按一定的規(guī)律排列，然后編目保存。以設(shè)備隨機資料為例，最好將所有的資料按一定的規(guī)律排放好，然后在資料的側(cè)立面貼上編號（考慮到分公司的設(shè)備資料一般比較少，所以編號為大流水號3……即可，同樣的資料，如K745701貼標(biāo)機電控1/3手冊如有兩本，這兩本資料只能有一個編號，但要在份數(shù)這一項目標(biāo)明數(shù)量。新到的資料按流水號編下去），同時要用ET或EXCEL表格列一份清單，清楚地標(biāo)明資料的編號、資料名稱、設(shè)備型號、使用部門和資料的數(shù)量，以方便查找。格式舉例如下：設(shè)備隨機資料清單設(shè)備資料編號設(shè)備型號設(shè)備資料名稱使用部門或資料所屬的設(shè)備份數(shù)備注1K745701KRONES貼標(biāo)機電控?zé)峁扪b車間22K745701KRONES貼標(biāo)機操作手冊熱罐裝車間1借閱：借閱要有登記，以防丟失，借閱時間的長短可視資料的重要程度和實際工作需要而定，設(shè)備科長要根據(jù)借閱記錄做好資料的管理工作，防止資料丟失和損壞。借閱清單格式如下：設(shè)備資料借閱登記表借閱日期設(shè)備資料名稱借閱人歸還日期備注責(zé)任人：以上工作由分公司設(shè)備科長全權(quán)負責(zé) 質(zhì)檢資料歸檔范圍產(chǎn)品質(zhì)檢記錄(包括包裝材料檢驗)質(zhì)控點、質(zhì)檢規(guī)程、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準產(chǎn)品工藝配方、工藝操作規(guī)程等技術(shù)文件歸檔要求整理：分類保存好所有檢驗記錄，如質(zhì)量原始記錄、巡檢記錄等，建議按月用訂書機裝訂成冊，然后在每年的一季度前將去年的質(zhì)檢材料按類別和時間順序打包整理，附一份簡單的目錄留存。質(zhì)控點、質(zhì)檢規(guī)程和產(chǎn)品工藝配方等技術(shù)文件要求分別列出目錄清單，格式舉例如下：技術(shù)文件目錄序號文件名稱文件編號責(zé)任者下發(fā)時間接收人1杭州娃哈哈集團公司AD鈣奶飲料企業(yè)標(biāo)準Q/WHJ 02472003科委20030228***2關(guān)于Q/8WHJ04472001《全脂奶粉內(nèi)控指標(biāo)》的補充通知QSJ081202(05)科委20020110***借閱：質(zhì)檢資料、特別是產(chǎn)品工藝配方等技術(shù)文件由質(zhì)檢科長親自保管，嚴格控制借閱范圍，更不能在車間里張貼，以防泄密。責(zé)任人：以上工作由分公司質(zhì)檢科長全權(quán)負責(zé)。財務(wù)資料歸檔范圍會計憑證、帳冊、報表驗資報告、審計報告、資產(chǎn)評估報告等歸檔要求整理：會計檔案應(yīng)裝入財務(wù)統(tǒng)一使用的會計檔案盒內(nèi)，檔案盒封面和長立面要書寫清楚各項內(nèi)容，便于查找(具體見檔案管理制度第6頁）。每一卷盒的長立面都應(yīng)標(biāo)注會計檔案代號。集團公司各類會計檔案代號如下：P—會計憑證；Z—會計帳冊；B—會計報表；G—工資、獎金、補貼、分紅等各類報表；T—銷售公司內(nèi)勤臺帳；F1—增值稅發(fā)票存根；F2—普通發(fā)票存根；F3—增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)；F4—出庫單、入庫單；F5—領(lǐng)料單；Q—其他。標(biāo)號格式是：代號－年份—順序號。比如：2000年會計憑證一共有8卷（盒），第一卷（盒）的編號是：P—2000—1，其余的以此類推；又比如會計帳冊與報表一起組卷（裝在一個卷盒里）的，應(yīng)在卷盒上標(biāo)注兩個編號，即所有的內(nèi)容都應(yīng)該反映在卷盒表面。借閱：財務(wù)資料一般除財務(wù)人員外，不允許外人借閱。責(zé)任人：以上工作由分公司財務(wù)科長全權(quán)負