海運(yùn)出口客服作業(yè)指導(dǎo)書(shū)-資料下載頁(yè)
2025-05-30 00:06本頁(yè)面
【正文】 ，取得客戶已交付相關(guān)費(fèi)用的憑證后，連同第八聯(lián)和相關(guān)的簽單保函后即可簽提單。但目前有的船東自行簽發(fā)提單，有的是委托船代簽單，對(duì)于委托船代簽單的一些船東，將沒(méi)有刷好的提單送至船代處，需要我司外勤先憑確認(rèn)OK的提單到船東處先刷單，再送回船代處簽單。對(duì)于有更改的提單，還需要先到船東處確認(rèn)保函后，船代才可以接受更改。 簽單時(shí)須提供的單證a、 系統(tǒng)打印派單簽單《簽單派單條》。（HC28）b、 第八聯(lián)，提單樣單的”O(jiān)K”單。c、 要求簽發(fā)提單的保函，如《提單更改保函》（HWLB06）,電放保函,SEAWAY BILL保函,異地簽單保函等等，具體按貨主的簽單要求提供。注意：不同船公司保函格式不同。d、 向船東繳交費(fèi)用的憑證，如:1) 《外代人民幣月結(jié)保函》（HWLB13）、《中海定期結(jié)算領(lǐng)取提單申請(qǐng)書(shū)》（HWLB14）等。不同的船東，有不同的定期結(jié)算的清單格式或，如：赫伯羅特的《應(yīng)付費(fèi)用擔(dān)保書(shū)》（HWLB16）。2) 我司付款的憑證。不同的提單不一樣流程。我司常見(jiàn)提單種類(lèi)：178。 船東大提單（包括正本提單、電放提單、SEAWAYBIL等）；178。 華貿(mào)小提單（包括正本提單、電放提單、倒簽提單等）。a、 簽船東MASTER B/L大提單1) 制作打印簽單派單條打印派單條的步驟具體如下：（1） 點(diǎn)擊“外貿(mào)系統(tǒng)”下的“出口業(yè)務(wù)”/“出口資料”子菜單，如下圖320所示。 圖320（2） 在彈出窗口中，點(diǎn)擊“查找”菜單，打開(kāi)一個(gè)查詢界面，如下圖321所示。圖321（3） 輸入查詢條件和查詢內(nèi)容，找到所查詢資料的記錄，點(diǎn)擊“查看”菜單下的“工作流程”，（如下圖322所示）進(jìn)入該筆業(yè)務(wù)的工作流程的“操作資料（F4）”分界面。 圖322（4） 點(diǎn)擊“修改”，在操作流程欄目里，選擇所需的出單方式、派單時(shí)間要求，如下圖323所示。保存后，點(diǎn)擊“打印”菜單的下拉三角形，選擇“派單條”，在彈出的對(duì)話框里，按“打印”，完成打印派單條。如下圖324所示。圖323圖324打印出來(lái)的派單條內(nèi)容形式如下圖325所示，原則上不允許人工手動(dòng)更改派單條上的內(nèi)容。（簽單派單條）圖3252) “客服”/單證員整理備齊上述簽單時(shí)必須提供的單證，交操作部總調(diào)度,由操作總調(diào)度分派“外勤”去船東/船代處簽單。3) “外勤”按派單條上放單確認(rèn)內(nèi)容的指示簽出提單，并帶回公司交操作總調(diào)度簽收。4) 操作總調(diào)度整理提單并在海運(yùn)系統(tǒng)里做好標(biāo)示。若海運(yùn)系統(tǒng)顯示可以放單的，可直接讓客服簽收該票提單；若顯示不能放單的，正本提單統(tǒng)一交提單核放員簽收暫管。5) 暫存在提單核放員處的正本提單，等客人付款或辦理預(yù)借提單手續(xù)后，由“客服”/單證員找提單核放員領(lǐng)取簽收提單。6) “客服”/單證員負(fù)責(zé)與客人交接簽收提單。具體操作示意圖如下流程圖一：2. 客服/單證員整理備齊簽單必須提供的單證3. 客服/單證員將整套簽單單證交操作部總調(diào)度操作總調(diào)度安排“外勤”去船東/船代簽提單簽單“外勤”按派單條上放單確認(rèn)的內(nèi)容指示簽出提單“外勤”將簽出的提單帶回公司交操作總調(diào)度簽收暫時(shí)不能放單的，操作總調(diào)度將正本提單交核放員簽收暫管可以放單的，操作總調(diào)度直接把提單交“客服”簽收可以放單了，客服找核放員簽收正本提單客戶流程圖一注意：要求簽電放（SEAWAY等）提單，若客人未付款的，原則是不可簽。但有時(shí)為了不貽誤客戶需要提單的及時(shí)性，“客服”/單證員也可以先讓“外勤”將簽單所需的全套單證帶在身上，一旦放單條件齊全（例如客戶馬上來(lái)交現(xiàn)金等），“客服”/單證員電話高知提單核放員，提單核放員確認(rèn)后，立即通知“外勤”到船東/船代申請(qǐng)電放（SEAWAY等）。提單核放員不通知電放許可，“外勤”不可以擅自簽單。b、 簽華貿(mào)小提單本公司HOUSE小提單的管理及其簽發(fā)流程，詳見(jiàn)《H B/L管理及簽發(fā)流程》（HC16）。注意：不論是簽正本或電放，均必須完整填寫(xiě)《H B/L簽發(fā)審批表》（HC17）后送財(cái)務(wù)部專(zhuān)人做應(yīng)收款審批。誰(shuí)簽單誰(shuí)負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁私自簽章（包括電放）。注意：倒簽提單(如果可行)需客戶提供正本《倒簽提單保函》（HC18）（留底），然后填制《提單倒簽申請(qǐng)簽書(shū)》（HC19），按《提單倒簽申請(qǐng)會(huì)簽書(shū)》要求，報(bào)公司各部門(mén)會(huì)簽批準(zhǔn)后，簽發(fā)我公司的華貿(mào)HOUSE B/L小提單。 處理超期賒賬客戶領(lǐng)取提單/核銷(xiāo)單的方法a、票結(jié)客戶票結(jié)客戶，原則是需票票結(jié)清，領(lǐng)單前付清該票所有費(fèi)用?？头?yīng)通知客戶把款項(xiàng)結(jié)清的水單傳真給我司財(cái)務(wù)部；若有美金付款，應(yīng)于船開(kāi)前一天開(kāi)取購(gòu)付匯聯(lián)給客戶。b、 月結(jié)客戶月結(jié)客戶，應(yīng)按與我司簽訂的“費(fèi)用結(jié)算協(xié)議”規(guī)定的結(jié)算期付款，無(wú)超期賒賬的客戶，才可以直接放單。c、 超期賒賬客戶（含票結(jié)和月結(jié)的客戶）為了保障我司資金安全快速地有效收回，超期賒賬的客戶要求領(lǐng)取提單/核銷(xiāo)單時(shí)，“客服”應(yīng)到提單核放部申請(qǐng)領(lǐng)單，并提供：1) 客戶提供的正本《預(yù)借提單保函》（HC20）。2) 經(jīng)相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽批的《超期賒賬客戶領(lǐng)取提單核銷(xiāo)單審批表》（XMN/XT011），一式三聯(lián)?！冻谫d賬客戶領(lǐng)取提單核銷(xiāo)單審批表》的審批流程如下：業(yè)務(wù)員/客服人員→—部門(mén)經(jīng)理—→分管副總—→財(cái)務(wù)部門(mén)；必要時(shí)再送：財(cái)務(wù)副總—→系統(tǒng)工程部—→總經(jīng)理放單審批。具體的申領(lǐng)辦法應(yīng)按《超期賒賬客戶領(lǐng)取提單/核銷(xiāo)單的規(guī)定》（CTS/XMN/XT012006）進(jìn)行控制。3) “客服”在海運(yùn)操作系統(tǒng)里錄入預(yù)借/特批申請(qǐng)記錄。進(jìn)入出口費(fèi)用里的提單核放界面，點(diǎn)擊“提單”菜單下的“預(yù)借/特批申請(qǐng)”，系統(tǒng)自動(dòng)顯示申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期，點(diǎn)選其承諾還款日期，保存即可。如下圖326所示圖3264) 提單核放員在海運(yùn)操作系統(tǒng)里對(duì)“客服”預(yù)借/特批的申請(qǐng)進(jìn)行審核操作。在出口費(fèi)用里的提單核放界面過(guò)濾出“客服”申請(qǐng)過(guò)預(yù)借/特批的那票業(yè)務(wù)，點(diǎn)擊“提單”菜單下的“預(yù)借/特批審核”，保存即可。經(jīng)審核后的提單，放單動(dòng)作才顯示可以放單。如下圖327所示圖327 文件歸檔整理完整的單票業(yè)務(wù)資料，按一定的順序歸檔并加封面。完整的單票業(yè)務(wù)資料應(yīng)包含：1) 客戶托運(yùn)單。2) 船東確認(rèn)。3) CTS托運(yùn)單留底聯(lián)。4) 客戶的發(fā)票清單復(fù)印件。5) 提單核對(duì)過(guò)程中的往來(lái)樣單。6) 正本提單復(fù)印件（簽正本單時(shí)）。7) 提單簽收單（島內(nèi)客戶，簽正本單時(shí)）。8) 費(fèi)用催繳單（票結(jié)）。9) 與客戶或船東之間往來(lái)的其他重要單據(jù)。 39 / 39
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