【正文】 須做噴嘜和薰蒸的，于船開前四天將相關的報檢資料，連同一份托運單送交報關行，告知薰蒸的堆場，柜號，貨到日期，以便預約噴嘜，薰蒸。客戶若需用指定商編報關的，須告知報關行人員；如遇需特殊處理,除書面注明外,另與相關人員口頭再次確認可行性。（2） 若無法提前,又需當天報關當天放行的,于九點前通知外勤送交報關行。（2） 若須更改已下達過的計劃,填寫《計劃更改通知書》（HC12）,通知倉裝調(diào)度人員。（3） 為了便于工廠送貨，應將五、六聯(lián)附頁及“船東確認書”交給操作部負責場裝的調(diào)度人員，在六聯(lián)附頁上注明場裝地點,預計到貨時間，費用結算情況；若發(fā)生需薰蒸，柜檢，超重，本家柜等特殊要求時，務必須注明清楚。圖310圖3114) 對于冷藏箱拖運，我司建議客戶使用帶發(fā)電機的拖車,如果客戶堅持要求使用不帶發(fā)電機的拖車，請使用《冷藏箱拖車事宜確認函》（HC11），由客服填制該確認函，然后發(fā)給客戶簽字蓋公章。3) 下拖車計劃前,應將托運單與客戶的委托書再審核一遍,尤其注意箱型和箱量。d、 使用海外同行代理時，須使用《使用同行的代理申請表》（HC09），并取得同意。船代會收取第二聯(lián)作為其制作“艙單預配”的憑證,然后在五聯(lián),六、七、八聯(lián)上加蓋訂艙章后退還外勤。（2） 打印提箱聯(lián)（5聯(lián)＋6副）。所以在訂艙前，務必與客人電話確認是否可以作排載，以避免因客人的計劃臨時發(fā)生變化而多產(chǎn)生訂艙費。（4） “客服”定要仔細檢查船東所確認的各項信息，審核其是否與托運單的要求相符；若發(fā)現(xiàn)不符合，應及時向船東提出，要求其重新確認。圖392) 船東的訂艙確認（1） 若是向船東傳真訂艙，一般會收到船東的傳真確認，如NORASIA/OOCL，馬尾/美豐等，以星叫“提箱確認書”。圖37圖38對于HANJIN和SENATOR有專門的托單格式，如：《韓進托單》（HWLB4）和《勝利托單》（HWLB05）等。如客戶自行操作,不需我司領取第八聯(lián),可錄入“待定”.上圖36中的操作信息表示：華貿(mào)報關行報關，費用由客人自行與報關行結算。注2：場拖單位的正確錄入不管場拖方式是否為自理，如果知道具體的場拖單位，請錄入場拖單位的名稱；尤其是場裝貨，應錄入堆場的名稱。注8: 代理(R/O) 凡我司自攬貨,使用海外代理, 需根據(jù)業(yè)務員填寫的《自攬貨業(yè)務使用代理會簽表》（HC06）,經(jīng)航線經(jīng)理和市場部經(jīng)理會簽后,在代理(R/O)選擇相應的代理信息。若遇到船東確認的中轉港，卸貨港和目的港各不相同時，則應將中轉港打在品名下，卸貨港和目的港顯示在托單相應的卸貨港和交貨地點處。根據(jù)公司要求，在船開航后二個工作日內(nèi)，必須正確標識當前航次所有貨物的業(yè)務狀態(tài)。由于系統(tǒng)要求所有的船名航次資料必須從已錄入的船期表中選擇，無法手工輸入，因此，必須雙擊船名或者航次欄，然后在彈出的船期表中選擇相應的船名航次，在船名航次不能確認的情況下，可暫時選擇“TEMP”錄入，等到船東《訂艙確認單》（HWLB03）后再選擇正確的船名航次。 更改的書面確認建議采用我司的《委托更改通知單》（HC27）。178。圖33c、 在“MASTER提單”頁面的相應欄目內(nèi)錄入資料，如下圖34。如下圖31所示，在“系統(tǒng)登錄”對話框中輸入密碼后按“確認”按鈕進入系統(tǒng)。m、 美線還應與客人確認選擇運輸方式（ALL WATER或MLB），因為運輸方式不同，相應的海運費也不同。i、 費用結算，即該筆業(yè)務費用的結算方式，如委托人付款、發(fā)貨人付款或者第三方付款。f、 應注明海運費付款方式，如：預付、到付或第三地付款。因為各船東對超重柜有控制，且運價和小柜相比也會有差別。b、 應清楚列明開航日期、目的港、中英文品名及是否指定船東。b、 指定貨 收到市場部提供的《業(yè)務交接單》（HC04）和客戶自選的《托運單》（HWLB01）。 掌握客戶情況。2 服務規(guī)范“客戶服務”（簡稱“客服”）是海運出口的關鍵環(huán)節(jié)，直接與客戶、船公司或船代發(fā)生業(yè)務聯(lián)系。本指導書適用于海運出口整箱客戶服務環(huán)節(jié)。 負責查詢、審核聯(lián)網(wǎng)電腦中各方的互聯(lián)信息數(shù)據(jù)和其他業(yè)務環(huán)節(jié)移交的各種單證，并將業(yè)務操作信息及時正確地反饋給客戶?？蛻粑幸部勺赃x《集裝箱貨物托運單》（HC03）的格式。 審核客戶的《海運出口委托書》，包括以下內(nèi)容：a、 應加蓋公章或業(yè)務章，并有委托人簽名，否則，應有航線經(jīng)理簽字同意。另外，接受小柜委托時，毛重超過22T或品名是石頭或罐頭等重貨時，應向客戶確認是否要使用超重柜，以便訂艙時向船東提出正確要求。e、 審核運價及相關雜費是否與《業(yè)務交接單》的一致，如差異，應立即請求業(yè)務員處理。h、 報關報檢要求，如：代理報關、報檢或自理。l、 客戶做信用證或應目的港要求,需出具船證,提單上加注條款等,應事前征得船東同意。 將業(yè)務資料錄入系統(tǒng)a、 雙擊桌面上的海運系統(tǒng)圖標 , 啟動“貨代管理系統(tǒng)”應用程序。圖32b、 在彈出窗口中（如下圖33所示），點擊“新增”按鈕打開一個新的業(yè)務輸入界面，即：“《MASTER提單》（HWLB02）”頁面。 客人要求更改時，應有客人的書面確認，并由“原客服”人員對更改內(nèi)容進行評審。 更改后的《委托書》及更改書面確認應及時通知到相關環(huán)節(jié)或部門；178。系統(tǒng)錄入小提示： 注1：訂艙重要信息開航期、船東、卸貨港、交貨地等，及定艙箱量等信息是訂艙所必需的重要業(yè)務內(nèi)容，請認真填寫以免發(fā)生訂艙錯誤。注4：業(yè)務狀態(tài)正常情況下，船舶開航后，該航次已訂艙的貨物狀態(tài)只能是“出運”和“退載”兩種狀態(tài)，不可能再出現(xiàn)“未出運”狀態(tài)；對一些單報關、拖車的操作貨，業(yè)務狀態(tài)設置為“未出運”。較多情況下是錄在“卸貨港”欄內(nèi)或者在品名欄內(nèi)顯示“W/T AT XXXX”字樣(海滄海關不允許中轉港體現(xiàn)在品名下)，應顯示在PORT OF DISCHARGE。如：排HAPAGLLOYD的船，因目前均通過泉州外代訂艙，這種情況下，船東欄應選擇錄入“HAPAGLLOYD”，承運人應選擇錄入“泉州外代”；“現(xiàn)代”預付貨的訂艙代理為“萬里達”或“全通”或“乾坤元”。圖36系統(tǒng)錄入小提示：注1：場拖方式的正確標識場拖方式的判別是以費用結算方式為基準的，凡是費用由客人自行與堆場或者拖車公司結算的，均應判別為“自理”；凡是費用由我司海運部代墊給堆場或者拖車公司的，請根據(jù)具體情況選擇錄入“場裝”、“拖裝”或“倉裝”。對自理報關的，應錄入報關行名稱，以便統(tǒng)計客人報關情況，方便外勤遞送報關資料及提高取回八聯(lián)的效率。 訂艙及排載a、排船東1)