【正文】 　　的　│錯事做對　　　　　　　　　　　│錯事做錯　　　　　　　　　　　│　　事　│舉例：把一次沒必要的會議開好　│舉例：在一次沒必要召開的會議　│　　情　│　　　　　　　　　　　　　　　│上浪費(fèi)每個人的時間　　　　　　│　　　　└───────────────┴───────────────┘　　“我們做的每一件事都可以歸入上面的四類之中?；仡櫳蟽芍芎?，你會發(fā)現(xiàn)自己可以做出更好的決策。你已經(jīng)在部門中明確了主要的事務(wù)?，F(xiàn)在，把你的活動分類——你做主要的事務(wù)了嗎？做得怎么樣？　　　　“大部分主管都可以通過三個方面的改進(jìn)來更好地安排時間：理清事務(wù)的輕重緩急并進(jìn)行合理統(tǒng)籌，減少干擾、有效地管理會議?！　　霸跒闀勛鰷?zhǔn)備時，我收集了一些自己在這三個方面安排時間的最佳技巧。我們先來談?wù)劺砬迨聞?wù)的輕重緩急并進(jìn)行合理統(tǒng)籌吧?！　　澳阋苍S聽說過帕雷托法則——80%的結(jié)果緣自于20%的行為。一位名叫阿爾弗雷德?帕雷托的意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家在19世紀(jì)時發(fā)現(xiàn)了這條法則，他注意到意大利20%的人口控制了80%的財富。然后他開始研究，發(fā)現(xiàn)了適用于許多事情的80/20法則。帕雷托法則無疑也適用于時間管理。你有責(zé)任知道哪些行為的盈利最高，避免做獲利很少的事情?！　　懊课粫r間管理的權(quán)威都會告訴你只接觸文件一次。文件管理的關(guān)鍵在于不斷地傳送：把文件丟在一旁、遵照文件的內(nèi)容行事、把文件存檔，也許不分情形地只允許接觸文件一次有點不盡合理，但要記住——把文件在文件堆中塞來塞去而不做任何評價，也不采取任何行動的話，無異于浪費(fèi)時間?！　　拔矣幸徽凶钪匾募记桑好刻於剂舫鲆欢尾皇芨蓴_的時間來做計劃。堅持不懈的確有點困難，有過我發(fā)現(xiàn)拿出二十分鐘不受干擾的時間來做計劃，效果與六十分鐘總被打擾的時間相同。如果你擠不出二十分鐘的時間，留出十分鐘也可以。你對時間的投資會有豐厚的回報的?！　　皺z查放入文件柜中的每份報告。真的有必要看這份報告嗎？如果沒必要，扔到一邊去。如果你只需要報告中的幾行資料，讓寫報告的人把它拿走，只把這幾行送來?！　　扒謇磙k公桌。我想你總能看到辦公桌上大部分的東西吧。不要騙自己說，桌上堆滿東西會讓看起來像個重要的人物?；靵y不堪的辦公桌會讓人覺得你沒有條理——你不得不在桌上翻來翻去地找東西?！　　皩貜?fù)電子郵件進(jìn)行控制。你每三十分鐘都會檢查一下郵箱嗎？我每天都會收到大量的電子郵件——如果我只是回郵件的話，一天的時間都會泡在電腦前了。不過，我把回復(fù)郵件放進(jìn)了時間表中，這樣電子郵件就不會控制我的時間了。　　“集中處理——把事情放在一起做——這樣做不必整天都忙于開始和結(jié)束。把所有的語音郵件都一次做完。把所有的電話都一次回完。把備忘錄和信都一口氣寫完。盡量減少從做一件事轉(zhuǎn)到做另一件事的次數(shù)。　　“下面這種做法可以幫你輕松地從一天中擠出十分鐘，或是十五分鐘的時間。十一點或一點鐘吃午餐。為什么每個人都正好在中午十二點去吃午餐？這讓我覺得很奇怪。他們等在電梯門口，在熟食店前排隊、再在電梯門口排隊等候返回。然后還抱怨說午餐時間不夠?！　　跋旅嫖覀儊碚?wù)剷r間管理的另一個重要方面——干擾。大部分人都不知道誰在干擾他們，或是不知道他們?yōu)槭裁幢桓蓴_了。留意一下誰在干擾你，他們?yōu)槭裁催@樣。然后你就可以據(jù)此想想解決的方法了?！　　拔野l(fā)現(xiàn)，即使你沒法阻下別人的干擾，也可以縮短他們干擾你的時間。一般來說干擾的時間直接與干擾者的舒適程度成正比。不要讓干擾者坐下，不要讓他在你的辦公室中覺得輕松自在。當(dāng)有人走進(jìn)你的辦公室時，站起來。你可以讓禮節(jié)性的起立比他坐下的速度更快一些?！　　稗k公陳設(shè)也會引來干擾，從而占且了你的時間。我建議你重新擺放桌椅，避免桌子正對著人流。如果不斷地看走過大廳的每個人，你會浪費(fèi)大量的時間。　　“與下屬和老板安排一對一的會談。這樣每次都可以收獲頗豐。把需要談的事情集中在一起。一口氣談完，不要一出現(xiàn)問題就去打斷別人?！　　耙苍S你想問問下屬：‘我做的哪些事情浪費(fèi)了你們的時間？妨礙了你們的工作？’有些回答也許會令你大為吃驚。這將節(jié)約你和整個團(tuán)隊寶貴的時間?！　　白詈?，我們來談?wù)勎宜赖淖罾速M(fèi)時間的事情——開會?！　　敖芊?，我曾經(jīng)參加過數(shù)不清的會議。我發(fā)現(xiàn)，如果每個人都事先有所準(zhǔn)備、都很準(zhǔn)時，而且議題都很集中的話，大部分會議可能以現(xiàn)在所用時間的一半成功地開完。平均每個人每年浪費(fèi)在毫無效果的會議中的時間有２５０個小時。有太多的時間和金錢就這樣被浪費(fèi)掉了！讓會議更加有效、更加簡短吧?！　　安灰旧稀肋h(yuǎn)都定期召開的會議’綜合癥——只因為會議是周期性召開的不召開會議。每次會議都得有必要開才行。例會不是一種回報豐厚的投資，除非它有助于實現(xiàn)你們的目標(biāo)。　　“要以最重要的事務(wù)作為開場白，這樣才不會有遺漏，而且也不會過于匆忙?！　　叭藗冞t到時，不要重復(fù)你已經(jīng)講過的事情。如果你重復(fù)，其實相當(dāng)于獎勵了懶散的人，懲罰了準(zhǔn)時的人?！　　耙苍S最簡單最有效的時間管理之法是準(zhǔn)時開會、準(zhǔn)時結(jié)束。比預(yù)定的時間開始得晚是種既無禮又糟糕的投資。如果十人的會議上，每個人都遲到三分鐘的話，就會有三十分鐘的生產(chǎn)力損失。要好好地考慮一下??！　　“我只說了幾種幫你充分利用時間的方法而已。其實方法還有很多。我建議你花時間讀一本時間管理方面的書籍，找找其他節(jié)約時間的方法?！薄　　罢劦綍r間，這周會談的時間又到了，”托尼緊接著說，“那你下周會怎么做呢？”　　“唔，我要完成招聘工作，”我回答說，“這是這周的重中之重。您講話時，我對我召開的會議做了番回顧，發(fā)現(xiàn)可以更好地為團(tuán)隊和自己節(jié)省時間。我還要留心一下誰會干擾我，以及我干擾別人的次數(shù)。如果我是下屬的頭號干擾者的話，我會感到內(nèi)疚的。我要去買一本時間管理方面的書，尋找?guī)臀铱刂茣r間、控制生活的其他方法?！薄　　昂芎茫芊?！”托尼熱情的鼓勵堅定了我的決心?！皬闹泻Y選些方法。我知道你會為自己和家人擠出更多的時間的?！薄　　跋轮芤姡　鄙弦徽滦〗Y(jié)QUOTE:效率！效率！規(guī)劃時間是你自己的責(zé)任?？刂谱约旱臅r間，這樣就可以控制自己的生活了。通過清理事情的輕重緩急并進(jìn)行合理統(tǒng)籌，減少干擾，有效的管理會議來擠出一點一滴的時間。桶和勺子　　我在早晨八點半時迅速趕到托尼家。他在門口迎接著我?！　　敖芊?，今天好嗎？這周的工作進(jìn)展如何？”他邊問邊把我?guī)нM(jìn)藏書室?！疤钛a(bǔ)職位空缺的工作有進(jìn)展嗎？時間管理怎么樣？找到可以充分利用時間的方法了嗎？當(dāng)然，我還想聽聽團(tuán)隊是怎樣做的?！薄　∥艺麄€周末都在期待周一清晨的會談?！吧现芤磺卸歼M(jìn)行得非常好。金和我完成了招聘工作，招收了三名最佳應(yīng)聘者?！蔽艺f?！　　捌渲袃晌粚⒃趦芍軆?nèi)上班。還有一位不來了，他要留在目前就職的公司里。我打算把這份工作交給下一位最佳應(yīng)聘者?！　　耙驗槟f過要精挑細(xì)選，永遠(yuǎn)都不要降低標(biāo)準(zhǔn)，所以我讓金重新開始尋找合適的人先來填補(bǔ)最后一個空缺。沒錯，新來的兩個下屬讓我很興奮?！　　拔疫€嘗試了幾種管理時間的技巧。我對所花的時間做了記錄，發(fā)現(xiàn)大量的時間都用在了不重要的事情之上。我還發(fā)現(xiàn)我們辦公室的某個人一天至少干擾我六次。我給她看了看我們每天交談次數(shù)的記錄，她都不敢相信她給我打過那么多電話?！　　拔覀兗s好只在上午十點和下午三點交流意見。我猜您會稱之為‘集中’?！　　拔疫€把每周的會議時間砍掉了一半。以前我們一般都開一小時的會議，不管需不需要我們都會開滿一小時。這周，我說我們要進(jìn)展得快一點兒，三十分鐘內(nèi)結(jié)束會議。您知道嗎？我們做到了。我們從最重要的事情開始談起，全都討論了一遍。團(tuán)隊中的每個人那天都多了三十分鐘的時間，我們用它做了一個沒人干擾的計劃?！　　拔覀兤鹣霚y驗了一下您的理論——不被打擾的三十分鐘與被打擾的九十分鐘效果一樣。結(jié)果您說得沒錯！有些說風(fēng)涼話的下屬認(rèn)為，我們?nèi)昼娡瓿傻墓ぷ鞑豢赡芷匠Ｒň攀昼姷臅r間，不過每個人都說，我們這三十分鐘的生產(chǎn)率至少翻了一番。真是不錯啊?！　　澳?，托尼。我聽從了您的建議，您的建議真是太好了！我覺得自己現(xiàn)在對時間的控制更得心應(yīng)手了。不過還要繼續(xù)努力。我還買了一本時間管理方面的書，一有時間就閱讀。”　　“那你現(xiàn)在可以笑口常開了吧？”托尼笑道，“上周你做了許多不錯的選擇。聽起來新員工很有才干，而且愿意加入你的團(tuán)隊。你在如何利用時間方面也做得不錯。干得好！”　　“現(xiàn)在，如果我是你，就會去請查德和珍妮回來工作。你已經(jīng)知道他們是超級明星了，他們會與團(tuán)隊融為一體的。請他們回來時，也許你要降低姿態(tài)了，不過我覺得這個主意不錯。　　“打開筆記本，看一下與查得和珍妮的談話記錄。他們說要我雇傭優(yōu)秀的員工；指導(dǎo)團(tuán)隊中的每個人，讓他們更能勝任本職工作，解雇在其位不謀其政的員工。這是您要問的嗎？”　　“是的，”托尼回答，“‘我們’在這三個方面做得怎么樣？”　　“我想在雇傭優(yōu)秀員工方面我取得了很大的進(jìn)展?！蔽一卮鹫f，“托尼，你真是指導(dǎo)有方?。∥椰F(xiàn)在對員工都精挑細(xì)選。金在整個招聘過程中給了我有力的支持。我對新兩位員工真是感覺不錯?！　　爸劣谥笇?dǎo)每位員工，讓他們更加勝任工作這方面。我覺得進(jìn)展還不太大。我對超級明星和中層星更為關(guān)注了，但對他們的指導(dǎo)卻重視得不夠。　　“當(dāng)然，我必須要解雇托德。真令人驚訝，我原來一直覺得他是個超級明星，直到發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊中的其他人在為他掩飾過錯，我才發(fā)現(xiàn)自己錯了。我想這說明我在管理黑洞中浪費(fèi)了太多的時間?！　　霸诮夤透嗟娜酥?，我需要明確自己的期望，還要完善對員工的培訓(xùn)。在該過程中，我發(fā)現(xiàn)原來的業(yè)績評估不能準(zhǔn)確地反映真實的業(yè)績，所以在解雇員工方面，還有許多事情亟待解決?！薄　　芭叮芊?，至少在查德和珍妮所提出的三年事上，你已經(jīng)有了進(jìn)展。很不錯啊?！蔽业牧紟煿膭畹??！　　坝捎跁r間的關(guān)系，我們來談?wù)勗趺粗笇?dǎo)團(tuán)隊中的每位員工，讓他們更加勝任工作吧。今天我不打算討論提高業(yè)績的問題，我要談?wù)劚頁P(yáng)員工以及與團(tuán)隊中每位員工交流的問題。　　“幾周前，我們討論了‘管理黑洞’。有時我們會因為忽視團(tuán)隊中的重要問題，而陷入管理黑洞之中。不管你的頭銜或職位如何，下面的兩條內(nèi)容你要牢記不忘：　　1. 作為領(lǐng)導(dǎo)者，我的業(yè)績是團(tuán)隊共同努力的結(jié)果。員工們需要你——你是重要人物。然而，你的成功是下屬的功勞，并非完全源于你自身的努力?！　?. 你對團(tuán)隊的需要甚于團(tuán)隊對你的需要。有要誤會了我的意思——你與員工彼此都離不開彼此都離不開對方，但團(tuán)隊中17位員工的貢獻(xiàn)加在一起，比你一個人的貢獻(xiàn)更大?！　　盀榱俗C明我的觀點，我們來回答兩個問題。第一，我們兩個呆在一起的這個百分之多少的工作已被完成了？”像往常一樣，托尼的問題總是切中要害。　　“我想雖然我不在公司，但員工們大概已經(jīng)完成了95%的工作了吧?！蔽页姓J(rèn)道?！　　昂玫模彝狻?5%也許是個準(zhǔn)確的數(shù)字。有些員工可能會說是105%——你不在時，他們完成的更多。也許吧，不過我們以你的95%為例。”　　“現(xiàn)在，設(shè)想你的十七位下屬與我在一起，你一個人留在辦公室中，你能做完百分之多少的工作呢？”他問?！　　皼]多少！我也許只能做完10%的工作?！蔽依侠蠈崒嵉鼗卮稹！　　澳愕哪芡瓿?5%的工作，而你只能完成10%的工作？那么誰更需要誰呢？顯然你們彼此依賴，但別忘了，你要幫助團(tuán)隊中的每個人更加勝任他們所選擇的工作。他們把生命的一部分托付給了你，你有責(zé)任幫助他們成長——在個人及職業(yè)生涯兩方面皆是如此。所以你要竭盡全力幫他們成長為杰出的人物?！　　拔覀儊泶騻€比方：每個人都有一桶動力。桶可能是滿溢的，可能是空的，也可能是空的，也可能迫切需要灌滿。有時，桶上有漏洞——你越努力，桶里的動力流失得越快。”　　“每個人還有一把勺子。實際上，有些人的勺子又大又長，總喜歡放進(jìn)別人的桶里。他們的勺子代表著玩世不恭、消極、迷惑、壓力、懷疑、恐懼、焦慮以及其他消磨他人希望和積極性的情緒?！　　白鳛橐幻I(lǐng)導(dǎo)者，你要讓每個人的桶里都是滿滿的。你是主要的裝桶人。裝桶的最佳方法是良好的溝通。實際上，要讓下屬的動力桶保持充盈，必須做到四件事?！　　暗谝唬３滞暗某溆?，需要知道哪些是要事——這對做好工作很重要。以前我們談過這個問題，你和你的團(tuán)隊已經(jīng)搞清楚了哪些是要事。但如果員工不知道的話。他們的動力桶上就會有漏洞，像滿是槍眼的桶一樣。有目標(biāo)有方向的領(lǐng)導(dǎo)會填桶。制造混亂和矛盾的領(lǐng)導(dǎo)會手持勺子，把他人桶中的東西舀光?！　　暗诙?，向提桶的人反饋意見，告訴他們應(yīng)當(dāng)怎樣做。也許你認(rèn)為對員工的表現(xiàn)稱贊一番就可以讓桶滿盈。那你就錯了，事實并非如此。贊揚(yáng)員工可以在短期內(nèi)把桶裝滿，但幾天后，桶上就有漏洞了。不要曲解了我的意思——要想記錄績效，績效評估很重要而且很有必要，但這不會形成長期的動力?！　　皢T工不僅是在績效評估時，其他時候也要知道自己該怎樣做。給你個忠告：你的初衷很好——想把桶裝滿，但若不及時有效地提出反饋意見，桶反而空了。　　“要誠摯。如果你不誠摯地提出反饋意見，員工就會當(dāng)你不存在。虛情假意的反饋是舀空他人桶中之物的一把大勺子?！　　耙氚淹把b滿，反饋意見必須明確。如果不說明贊揚(yáng)的是誰，桶也不會滿。為什么呢？因為提桶者猜測你的意圖時，禁不住會搔頭皮。桶因而傾斜了?！　　耙胺答仯阊b桶前等待的時間越長，他人把勺子伸入桶中的幾率越大。這樣你就得再次返工?！　　胺答佉庖娨欢ㄒc接受者的價值體系相一致。不要試圖以對你很重要、對別人不重要的東西來裝滿他們的桶。裝桶發(fā)生在提桶者的心中，而不是裝桶人的心中?！　　暗谌?，讓下屬知道你很在意他們，也很關(guān)心他們的工作。要表達(dá)你的關(guān)心，從而填滿團(tuán)隊之桶的方式可以有多種。當(dāng)然，薪水可以填充他們的桶，但如果你只在遞給他們薪水時裝滿了桶，它很快就又會枯竭。找一些對團(tuán)隊成員奏效的裝桶方法，以此來不時地裝滿員工們的桶?！　　跋旅媪谐龅?2種方法可以讓你的下屬們知道，你很在意他們——這些方法對我認(rèn)識的一些裝桶人來說，似乎非常奏效?！　?讓員工參與重大決策。傾聽他們的意見——他們經(jīng)常能想出最好的主意?！　?記住提桶者及其家人