xxxx文秘四級考試復(fù)習(xí)指南-資料下載頁
2025-05-11 22:30本頁面
【正文】 2）控制與會議無關(guān)人員隨便出入會場。 3）備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式?！ ?）堅守崗位、人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。 ?。?）會議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會場和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。 ?。?）會議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法?！ 。?）會議文件收集整理工作的方法 1）責(zé)任落實到人。 2）嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時采取補(bǔ)救措施。 3）注意保密?！ 。?）會議收款的方法和時機(jī) 1）在會議通知中注明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。 2）如用信用卡收費(fèi)，要問清姓名、卡號、有效期等?！ ?）與財務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序?！ 。?）會議付款的方法和時機(jī)：演講者費(fèi)用、場租費(fèi)、租用設(shè)備費(fèi)等事先商定好費(fèi)用，會議結(jié)束后付費(fèi)?！ 。?）開放參觀活動方案的主要內(nèi)容 1）確定開放參觀活動的主題。 2）安排開放參觀的內(nèi)容?！ ?）選擇開放參觀的時機(jī)。 4）確定邀請對象?！ ?）選擇參觀路線?！ ?）策劃宣傳工作?！ ?）做好解說及接待準(zhǔn)備?！。?）安排開放參觀活動的注意事項 1）目的明確?！ ?）時機(jī)選擇要得當(dāng)?！ ?）處理好公開與保密的關(guān)系。 4）安排好細(xì)節(jié)問題?！ ?）精心做好展示工作?！ 。?）宴請活動的準(zhǔn)備工作 1）列出賓客名單，發(fā)出正式請柬。 2）確定宴請時間、選好宴請場所?！ ?）確定菜單?！ ?）排定桌次、座次。 5）宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席?！ 。?）宴請形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等?！ 。?）宴請目的：為代表團(tuán)來訪；為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日；為展覽會的開幕、閉幕；為某項工程動工、竣工等。 ?。?）商務(wù)旅行計劃的內(nèi)容：時間、啟返日期、住宿安排、會晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費(fèi)用?！ 。?）旅程表的主要內(nèi)容：日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注?！ 。?）辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請，辦理護(hù)照，辦理簽證，辦理《國際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機(jī)票，辦理保險。 ?。?）出行前的準(zhǔn)備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準(zhǔn)備隨身攜帶物品，為上司準(zhǔn)備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國的背景資料?！ 。?）出人境手續(xù)：邊防檢查；海關(guān)檢查；安全檢查；健康檢疫信息與檔案 鑒定要點與重點提示 一、鑒定要點 能對信息進(jìn)行整理、傳遞、存儲。能夠?qū)n案進(jìn)行分類、檢索，并根據(jù)檔案價值劃分保管期限。 二、重點提示 1．信息工作程序 信息工作程序包括：收集、整理、傳遞、存儲、反饋和利用。 2．信息分類的步驟 (1)辨類：對信息資料進(jìn)行分類辨別，即對信息資料進(jìn)行主題分析，分辨其所屬類別的過程。 (2)歸類：對所收集的信息按照特定的原則和方法，根據(jù)信息內(nèi)容的某種特性和管理利用的具體要求，將其分門別類地組織起來。 3．信息分類方法 常用的信息分類方法包括：字母分類法、主題分類法、地區(qū)分類法、數(shù)碼分類法和時間分類法。 4．信息校核方法 常用的校核方法包括：溯源法、比較法、核對法、邏輯法、調(diào)查法和數(shù)理統(tǒng)計法。 5．信息傳遞的基本形式 (1)信息的外向傳遞：指秘書在日常工作中有效地利用各種媒介傳遞信息。 (2)信息的內(nèi)向傳遞：指為了進(jìn)行協(xié)調(diào)和合作，企業(yè)內(nèi)部之間進(jìn)行信息交流。 (3)信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄，信件，通知和告示，傳閱單，企業(yè)內(nèi)部刊物，復(fù)印并發(fā)送文件，電子郵件，會議。 6．信息傳遞的方法 (1)語言傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成語言傳遞給信息接收者，多用于企業(yè)內(nèi)部傳遞信息。主要表現(xiàn)形式是對話、座談、講座、會議、錄音、技術(shù)交流等。 (2)文字傳遞：將信息轉(zhuǎn)化成文字、符號、圖像傳遞給信息接收者。主要表現(xiàn)形式是文本、表格、圖表等。 (3)電訊傳遞：利用現(xiàn)代化的通訊手段傳遞信息的一種方法。傳遞信息量大、速度快、效果好、抗干擾力強(qiáng)、不易失真，其傳遞途徑有電話、傳真、電子郵件。 (4)影像傳遞：利用攝影和錄像技術(shù)傳遞信息，具有真實性、直觀性和感染力。 7．信息存儲 (1)信息存儲是一個不斷積累和規(guī)范化、科學(xué)化的過程，主要由登記、編碼、存放排列、保管等工作環(huán)節(jié)構(gòu)成。 (2)信息存儲通常分為登記、編碼、存放排列和保管4個步驟。 8．信息存儲的方式 (1)手工存儲。 (2)計算機(jī)存儲。 (3)電子化存儲。 (4)微縮膠片存儲。 9．檔案管理 (1)常用的檔案分類方法；職能分類法；問題分類法；組織機(jī)構(gòu)分類法；年度分類法，型號分類法；課題分類法；工程項目分類法；專業(yè)性質(zhì)分類法；檔案形式分類法。 (2)常用的檔案檢索工具 1)按照編制方式分有：目錄、索引、指南類檢索工具。 2)按照功能分有：查找性、報道性、館藏性檢索工具。 3)按照載體分有：卡片式、書本式、活頁式、縮微式、機(jī)讀式檢索工具。 (3)檔案的保管期限：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。 1)永久保存，就是將檔案無限期地永遠(yuǎn)保存下去。 2)長期保存，一般指保存16年至50年左右。 3)短期保存，一般指保存15年(含15年)以下。 保管期限的計算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起30 / 30
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