信息服務(wù)部門的組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)方案-資料下載頁(yè)
2025-05-09 22:59本頁(yè)面
【正文】 個(gè)成員的時(shí)間。 ②應(yīng)該有多少人在委員會(huì)里工作? 一個(gè)處理如此復(fù)雜和政策性很強(qiáng)的課題的委員會(huì)，如果超過了八、九個(gè)人，那就可能變得很呆滯，太多的成員會(huì)使決策過程帶來不必要的困難，因此建議有六、七個(gè)參加表決的成員就行了。 ③每一個(gè)成員的任期應(yīng)該多長(zhǎng)? 因?yàn)榇蠖鄶?shù)主要項(xiàng)目需花費(fèi)一年多時(shí)間，所以任期最短也得一年，兩年或更長(zhǎng)一點(diǎn)更好。如果公司只有六個(gè)到九個(gè)可能勝任的成員，則永久性任職也是可以的。其它較大的或更多的同行業(yè)組織起來的公司需要輪換這一重要的職責(zé)。這種任職應(yīng)該以這樣的方式來輪換，即委員會(huì)的核心人物必須在每個(gè)任職周期到期后留任。 ④負(fù)責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的一員嗎? 關(guān)于負(fù)責(zé)信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人是否應(yīng)是信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的成員這一問題，是公司應(yīng)首先考慮的。可笑的是，某些人認(rèn)為信息服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)是其中一員，而另一些人則認(rèn)為提出這個(gè)問題是荒謬的。指派信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)入信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的基本思想是這樣的：信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人一般情況下是由副總裁兼任的，如果他是信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的成員，就很容易使信息系統(tǒng)政策委員會(huì)成為有權(quán)力的機(jī)構(gòu)。也許最能使人信服的理由是因?yàn)閿?shù)據(jù)中心和信息服務(wù)部門本身是服務(wù)的主要用戶，并且認(rèn)為應(yīng)該掌握遠(yuǎn)景方面、項(xiàng)目開發(fā)和優(yōu)先權(quán)的輸入信息，所以信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該是該委員會(huì)成員。 那些認(rèn)為信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人不應(yīng)該是委員會(huì)的成員的主要理由是：信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人的出席會(huì)在決策過程中帶進(jìn)很多偏見。執(zhí)委會(huì)如不能解決這個(gè)爭(zhēng)論，就可以選擇一項(xiàng)折衷的辦法，那就是使信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人成為一個(gè)無表決權(quán)的成員。甚至有些人建議信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人成為一個(gè)無表決權(quán)的主席。 ⑤誰能擔(dān)任主席? 也許選擇信息系統(tǒng)政策委員會(huì)主席的最好辦法是允許全體成員提名并選舉他們自己所喜歡的主席。主席的最短任期為兩年。當(dāng)主席由總裁任命時(shí)，委員會(huì)要保持中立就很困難了。事實(shí)上，這種中立往往受到來自上級(jí)管理部門壓力的影響。另一個(gè)可供選擇的方案是在公司的高級(jí)職員(例如，總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、信息服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)人、審計(jì)員等等)中物色合適的人選來?yè)?dān)任主席。 ⑥主席的職位應(yīng)該輪換嗎? 如果主席是選舉產(chǎn)生的，則該職位應(yīng)該在全體委員中輪換。如果是指派的，只有當(dāng)占據(jù)該主席職位的人被提升，或者是調(diào)任時(shí)才能更換。 ⑦委員會(huì)應(yīng)該多長(zhǎng)時(shí)間碰頭一次? 委員會(huì)應(yīng)經(jīng)常碰頭以保持與項(xiàng)目進(jìn)展同步，并履行信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的職責(zé)。信息服務(wù)的使用和發(fā)展是隨公司的不同而不同的。一般建議：委員會(huì)的碰頭每?jī)蓚€(gè)月至少一次，而每個(gè)月不超過一次。這個(gè)碰頭次數(shù)的限度已被證明是有效的。在信息服務(wù)活動(dòng)的非常時(shí)期，應(yīng)安排專門的會(huì)議。 ⑧應(yīng)該有一個(gè)鼓勵(lì)出席會(huì)議的政策嗎? 為使信息系統(tǒng)政策委員會(huì)成為一個(gè)有效的工作團(tuán)體，每個(gè)有投票權(quán)的成員必須積極地參加其活動(dòng)。建議由總裁制定鼓勵(lì)出席會(huì)議的政策。舉一個(gè)例子，政策可以要求一個(gè)投票成員保持至少75%的出席次數(shù)，而指定為代表的成員保持至少90%的出席次數(shù)。如果參加次數(shù)不足，就失去委員會(huì)的席位?？梢灾贫ㄟ@樣的政策，當(dāng)一個(gè)成員累計(jì)出席次數(shù)低于最低要求限度時(shí)，就自動(dòng)地任命新的委員會(huì)成員。信息系統(tǒng)政策委員會(huì)會(huì)員職務(wù)應(yīng)該由具有特殊興趣的愿接受此職位的高水平的人擔(dān)任。任何關(guān)于出席政策的建議都不完全是可取的，但是過去的經(jīng)驗(yàn)表明：這個(gè)不積極的成員必然造成委員會(huì)的惰性，所以，必須不惜代價(jià)來避免這樣的成員參加委員會(huì)。 另一個(gè)與信息服務(wù)有關(guān)的公司委員會(huì)是用戶委員會(huì)，這個(gè)委員會(huì)的目的就是促進(jìn)在信息服務(wù)和用戶團(tuán)體之間不斷地積極聯(lián)絡(luò)。這個(gè)委員會(huì)是由專業(yè)領(lǐng)域的管理人員所組成的，他們與以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。這個(gè)委員會(huì)定期碰頭以便能提供關(guān)于信息系統(tǒng)的運(yùn)行的口頭和書面反饋。 常設(shè)或特設(shè)委員會(huì)在公司信息服務(wù)部門的暫時(shí)性日常工作中起主要的作用。在某些機(jī)構(gòu)中，非正式聯(lián)系網(wǎng)是獲得集中意見和請(qǐng)求外部輸入的唯一工具。相比之下，而其它部門則可自由地利用這種委員會(huì)。下面介紹信息服務(wù)中典型的常設(shè)或特設(shè)委員會(huì)。 (1)硬件選擇委員會(huì)負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)和挑選所有計(jì)算機(jī)硬件。在挑選過程中常常邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的用戶參加，尤其是當(dāng)用戶要付款時(shí)，更應(yīng)該邀請(qǐng)他們參加。 (2)軟件選擇委員會(huì)負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)和挑選所有的軟件產(chǎn)品(系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件)。專業(yè)領(lǐng)域的代表參加應(yīng)用軟件包(專用軟件)的選擇。 (3)項(xiàng)目指導(dǎo)和審查委員會(huì)負(fù)責(zé)監(jiān)督和審查主要的、正在進(jìn)行中的信息服務(wù)項(xiàng)目進(jìn)展情況。這項(xiàng)任務(wù)與信息系統(tǒng)政策委員會(huì)的職責(zé)有些重疊，但項(xiàng)目指導(dǎo)和審查委員會(huì)能更詳細(xì)地審查項(xiàng)目。這個(gè)委員會(huì)并不負(fù)責(zé)項(xiàng)目的管理；但是，該委員會(huì)主要任務(wù)之一是為了項(xiàng)目經(jīng)理提供有意義的反饋信息。 (4)信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃委員會(huì)可以由信息服務(wù)管理組、一名懂技術(shù)的職工(也許是一個(gè)高級(jí)系統(tǒng)分析員兼信息服務(wù)遠(yuǎn)景規(guī)劃員)、一個(gè)或兩個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的用戶(不一定要管理人員)組成。該委員會(huì)的目的是提供關(guān)于信息服務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃的價(jià)值和可行性以及一般規(guī)劃進(jìn)程的反饋信息。
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