周公式和郵件合并ppt課件-資料下載頁
2025-05-06 18:16本頁面
【正文】 由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。 ?什么是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表呢？通常是指這樣的數(shù)據(jù)表：它由字段列和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定該列存儲(chǔ)的信息，每條記錄行存儲(chǔ)著一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)信息。比如圖 1就是這樣的表，其中包含的字段為“客戶姓名”、“服務(wù)帳號(hào)”等。接下來的每條記錄，存儲(chǔ)著每個(gè)客戶的相應(yīng)信息 . ?郵件合并的三個(gè)基本過程 ? 上面討論了郵件合并的使用情況，現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個(gè)基本過程，就抓住了郵件合并的“綱”，以后就可以有條不紊地運(yùn)用郵件合并功能解決實(shí)際任務(wù)了。 ?(一 ) 建立主文檔 ? “主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。 ?(二 ) 準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源 ? 數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是 Word、Excel、 Access或 Outlook中的聯(lián)系人記錄表。 ? 在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了 Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“郵編”等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準(zhǔn)備自己建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。 ? 如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對(duì)數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用 Word、 Excel、 Access都可以，實(shí)際工作時(shí)，常常使用 Excel制作。 ?(三 ) 把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 ? 前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了，表格中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個(gè)合并操作過程將利用“郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易 . 實(shí)驗(yàn)作業(yè)小結(jié) 課后記：通過練習(xí)，學(xué)生能掌握公式的插入和郵件合并操作。
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