【正文】 家版頭，也可并用幾家版頭，但主辦機(jī)關(guān)排位在前。同級機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時，一般按黨、政、軍、群順序上下居中排布。發(fā)文字號。也叫公文編號，簡稱“文號”，是由發(fā)文機(jī)關(guān)編制的文件代號。其作用是：①便于公文登記、分辦、統(tǒng)計；②在查找和引用文件時可作為文件代號使用；③有助于文件歸檔管理。發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。發(fā)文機(jī)關(guān)代字是指最能揭示發(fā)文機(jī)關(guān)、部門職能特征的文字，要求高度精練、概括。一般由發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公廳（室）統(tǒng)一編排，從機(jī)關(guān)部門名稱中選取最能體現(xiàn)機(jī)關(guān)性質(zhì)及職能的字，并避免與機(jī)關(guān)部門代字重復(fù)或雷同。機(jī)關(guān)代字一經(jīng)確定，一般不能輕易變更。機(jī)關(guān)代字一般分為三個層次：第一層次是發(fā)文機(jī)關(guān)的代字，即文件是以機(jī)關(guān)名義直接發(fā)出的，如“滬府”就是指以上海市人民政府的名義發(fā)文；第二層次是部門代字，如文件是由發(fā)文機(jī)關(guān)內(nèi)部的某一部門主辦的，則可以在機(jī)關(guān)代字后面加上部門代字，如“津中法刑”就是指文件是由天津市中級人民法院刑事審判庭主辦的；第三個層次是文種或文件類型代字，如“國發(fā)”是國務(wù)院普發(fā)性文件，“滬府請”是指上海市人民政府的報的請示。發(fā)文年份是指該文件發(fā)文所在的年度，要求用阿位伯?dāng)?shù)字寫全，并用六角方括號括入，不能寫成〔06〕或〔二00六〕。發(fā)文順序號是指某份文件在該年度發(fā)文的順序號，即一個機(jī)關(guān)在一年中發(fā)文的時間位置。順序號采用流水號方法編排。發(fā)文順序號位數(shù)不足時不加虛位號。發(fā)布性命令及公告、通告只寫順序號，不寫代字、年度。發(fā)文字號三個部分表達(dá)的是一個完整的意義，其順序不能打亂。聯(lián)合發(fā)文，只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號，黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文時只標(biāo)明黨的機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。發(fā)文字號的位置，一般在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識之下，橫隔線之上，居中排列，若無版頭，置于標(biāo)題與主送機(jī)關(guān)之間的正中或靠右側(cè)位置。發(fā)布性命令、發(fā)布性公告及通告等則在公文標(biāo)題之下，居中寫上“第號”。簽發(fā)人，是指發(fā)文機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人在發(fā)文上簽上姓名，表明文件生效并對文件內(nèi)容鄭重負(fù)責(zé)，辦適用于上行文。其位置在發(fā)文字號右側(cè)空一個字符的位置。標(biāo)注方法是：與發(fā)文字號平行，發(fā)文字號右空一字寫上簽發(fā)人，后加冒號。有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第二行起在主辦單位簽發(fā)姓名之下，按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次編排。⑵ 主體，也叫行文部分，位置在首頁紅色反線（不含）以下、末頁主題詞（不含）以上，是公文的主要內(nèi)容所在。包括公文標(biāo)題、題注、主送機(jī)關(guān)、正文、特殊情況說明、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名（印章）與領(lǐng)導(dǎo)人簽署、成文日期、附注、附件等格式要素。公文標(biāo)題。公文標(biāo)題是公文的“眉目”，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括出公文的主要內(nèi)容，一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由、文種三部分組成。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱一般用全稱或規(guī)范化簡稱，事由也叫事項，是公文內(nèi)容事實的準(zhǔn)確而簡要的概括，而不是某種精神或意義抽象概括，就是說它就實而不就虛，針對性強，事由通常一般由介詞“關(guān)于”引出，組成介詞短語，作文種的定語。公文文種用《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的十三種公文名稱，不可生造、變更公文文種。公文標(biāo)題的寫法有以下幾種：①發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或會議名稱＋事由＋文種，主要用于以機(jī)關(guān)或會議名義發(fā)出文件，如《中共中央關(guān)于禁止在對外活動中送禮、受禮的決定》、《民政部關(guān)于彩票管理體制情況的通報》；②事由（主題）＋文種，這主要是針對兩種情況，一種是有正式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識的；一種是機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的公文。如《關(guān)于允許政協(xié)委員持證視察的請示》、《關(guān)于廣州地區(qū)電話號碼啟用八位制的通告》。③發(fā)文機(jī)關(guān)名稱或會議名稱＋文種，主要用于內(nèi)容單一、文字較少的知照性和發(fā)布性公文，如《中華人民共和國主席令》，《全國人民代表大會公告》。④只寫文種，省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱和事由，往往只用于“通知”、“通告”這些可以張貼的公文。為了便于公文的引用、轉(zhuǎn)發(fā)、匯編和歸檔，提高公文檢索的效率，除會議紀(jì)要、章程、條例、辦法等少數(shù)文種外，公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)全稱式標(biāo)題，不應(yīng)省略發(fā)文機(jī)關(guān)；標(biāo)題中除涉及法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。標(biāo)題的位置，在文件版頭反線以下、主送機(jī)關(guān)之上居中排列。題注。題注是對文件標(biāo)題的注釋說明，用以注明法規(guī)類文件或經(jīng)會議表決通過的文件產(chǎn)生的法定程序與時間等，它屬于非指定選擇項。其位置在公文標(biāo)題之下，居中書寫，外用圓括號括入。如中華人民共和國合同法（１９９３年３月１５日第九屆全國人民代表大會第二次會議通過）主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)又稱主送單位、行文對象，也稱“上款”、“抬頭”，是公文的主要受理機(jī)關(guān)，是發(fā)文機(jī)關(guān)要求對所發(fā)公文予以辦理或答復(fù)的對方機(jī)關(guān)。以機(jī)關(guān)名義制發(fā)、并要求有關(guān)單位周知或執(zhí)行的文件，要標(biāo)明主送機(jī)關(guān)，以明確責(zé)任。一般說來，專發(fā)性公文的主送機(jī)關(guān)只有一個，如請示、報告、批復(fù)、函等。普發(fā)性公文的主送機(jī)關(guān)則根據(jù)需要往往有多個主送機(jī)關(guān)，如通知、決定、通報等。而通告、發(fā)布性命令及公告的主送機(jī)關(guān)往往不寫出?！　　≈魉蜋C(jī)關(guān)的寫法有下列幾種：①特稱或單稱。用于向一個特定的機(jī)關(guān)行文。使用特稱要注意區(qū)域限制，在本地區(qū)、本單位可稱上級為“市委”、“市政府”、“校長”、“廠長”，但跨地區(qū)、跨單位行文時，必須寫明地區(qū)或單位全稱，“湖南省人民政府”。上行公文，特別是“請示”，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)。②并稱，用于同時向兩個以上的機(jī)關(guān)行文。向兩個以上的上級機(jī)關(guān)行文時，要將主要機(jī)關(guān)寫在前面，如“黨中央、國務(wù)院”，“市委、市政府”。如果采取并報的形式，則在主要的機(jī)關(guān)后面寫“并報”。③轉(zhuǎn)稱，用于主送某一機(jī)關(guān)，同時要求轉(zhuǎn)送另一機(jī)關(guān)的公文。如“市委并轉(zhuǎn)報省委”。④統(tǒng)稱，即將同一類型的機(jī)關(guān)名稱的共同中心語抽出，前面加“各”字，如“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務(wù)院各部委”。無共同中心語的機(jī)關(guān)，可按其性質(zhì)統(tǒng)稱，如“各直屬機(jī)構(gòu)”、“各人民團(tuán)體”。⑤遞降稱。用于多級下行文，如“各市、縣、鎮(zhèn)、鄉(xiāng)人民政府”。以上方法可結(jié)合使用，如統(tǒng)稱后還可寫單稱或并稱，如“各區(qū)縣教育局，市教育考試院、市招生辦公室”。主送機(jī)關(guān)的末位應(yīng)當(dāng)標(biāo)冒號。擬寫主送機(jī)關(guān)還要其排列順序，一般是：先黨后政，先政后軍，先外后內(nèi)，由高到低。正文。正文是公文的主體，用以表示公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文的意圖，是公文主題的具體體現(xiàn)，因此它是公文寫作的核心和關(guān)鍵。正文結(jié)構(gòu)一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。開頭部分也叫“引據(jù)”，可簡稱為“憑”，即憑什么行文，要說明發(fā)文的原因、目的或依據(jù)；主體部分可概括為“事”，即什么事情或事項。這部分主要是根據(jù)開頭行文的目的、原因，列舉材料，申述觀點，敘事說理，尤其是要把事說清楚。內(nèi)容較復(fù)雜的公文，事項較多，可采用分層或標(biāo)項撮要的方法組織安排。結(jié)尾部分可概括為“斷”即論斷，是正文的結(jié)論，多數(shù)為提出希望要求、措施或辦法等，有些公文則用規(guī)范的結(jié)束語，如“特此通知”、“特此報告”、“以上意見妥否，請批示”、“此復(fù)”等。特殊情況說明。這主要是針對因公文篇幅所限造成正文內(nèi)容與生效標(biāo)識（即發(fā)文機(jī)關(guān)署名、印章、成文日期）分離，不能同處在一個頁面而在排版上提出的技術(shù)處理要求，可采取調(diào)整行距、字距的辦法加以解決。附件說明。附件是相對于主件即正文而言的，附件說明是對主件所涉及到的需要附加的材料的名稱和件數(shù)的說明。其位置在正文之下一行，發(fā)文機(jī)關(guān)署名及印章之上左空兩字書寫“附件”，后加全角冒號，如果是單份材料，直接寫上附件材料名稱即可；如果是多份材料，就在材料名稱前逐一加上序號。附件名稱不加書名號，名稱后也不需加任何標(biāo)點符號。發(fā)文機(jī)關(guān)署名及領(lǐng)導(dǎo)人簽署。發(fā)文機(jī)關(guān)署名，也稱“下款”、“落款”，是制發(fā)公文的機(jī)關(guān)組織的名稱，是文件的法定作者，應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識中發(fā)文機(jī)關(guān)名稱保持一致。其位置在正文之下右側(cè)，同正文或附件之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g隔，以便用印。按《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，對單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文，一般不署名，可以機(jī)關(guān)印章代替；對聯(lián)合發(fā)文的機(jī)關(guān)，則應(yīng)寫明每一個發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱，并按主辦機(jī)關(guān)為先依次排名。機(jī)關(guān)名稱之間應(yīng)保持適當(dāng)間隔，以便用印。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或規(guī)范化簡稱。有的公文是以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的名義簽署的，應(yīng)注意在機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人署名前寫明相應(yīng)的職務(wù)。成文日期。成文日期是公文的制成時間，它關(guān)系到公文的形成及生效，是文件生效及日后查考的依據(jù)之一。成文日期的確定，一般情況下，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合發(fā)文以最后一個機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會議討論通過的文件，以會議通過或批準(zhǔn)的日期為準(zhǔn)，電報以實際發(fā)出的日期為準(zhǔn)。成文日期的書寫位置在發(fā)文機(jī)關(guān)署名或領(lǐng)導(dǎo)人簽署之下，經(jīng)會議討論通過的公文一般以題注的形式標(biāo)注在公文標(biāo)題之下。成文日期的年月日要寫全，因為它關(guān)系到公文的生效及日后的查考。按《辦法》的要求，成文日期要用漢字?jǐn)?shù)字寫法，不可用阿拉伯?dāng)?shù)字寫。如二00九年五月十三日，不可寫成200９年5月13日，要寫全，不可寫成如下形式：五月十三日；或五．十三；或二00九．五．十三。印章。機(jī)關(guān)印章是機(jī)關(guān)職權(quán)的象征和公文生效的標(biāo)志，是公文制發(fā)機(jī)關(guān)對文件負(fù)責(zé)的憑證。國家有關(guān)部門對各機(jī)關(guān)組織的印章的樣式、規(guī)格、制作程序及使用都作了嚴(yán)格規(guī)定。公文除會議紀(jì)要和以電報形式發(fā)出的公文以外，都要加蓋公章。發(fā)文機(jī)關(guān)印章應(yīng)與文件版頭、公文標(biāo)題、落款中發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱保持一致。用印總的要求是上不壓正文，下壓成文日期，多數(shù)壓六字左右，一般是將年份的最后兩位加“年”字、月份的數(shù)字加“月”字蓋上，這叫“騎年跨月”。印章要求蓋得端正，以顯示職權(quán)的嚴(yán)肅、莊重。發(fā)文機(jī)關(guān)署名或領(lǐng)導(dǎo)人簽署、成文日期、機(jī)關(guān)印章統(tǒng)稱為公文的生效標(biāo)識。附注。附注是公文的附加說明，用以說明公文中其他區(qū)域不便說明的內(nèi)容。一般用以說明公文的印發(fā)傳達(dá)范圍，如“此件發(fā)至縣、團(tuán)級”、“此件可登黨刊”，多用于下行文，另外，《辦法》規(guī)定，“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人和電話。附注的位置在成文日期和印章之下，版記之上靠左的位置，并用圓括號將附注內(nèi)容括上。附件。附件與前面所講的“附件說明”不是一回事，但兩者有密切的關(guān)系?！案郊f明”只是注明了附件的名稱和件數(shù)，而此處所說“附件”是指附件說明中材料的實體即具體內(nèi)容在頁面上所處的空間位置。也就是說附件說明中所涉及的材料在排版時應(yīng)置于“附注”之后，版記之前的位置。⑶ 版記。版記是指一份文件尾部從主題詞到公文格式最后一個要素所包括的區(qū)域。按《辦法》規(guī)定，版記必須置于公文最后一頁，版記的最后一個要素要置于最后一行。它包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、公文印制份數(shù)幾個要素。這幾個要素用三條反線隔為三欄，第一條反線上面為主題詞欄，第一、二條反線之間為抄送欄，二、三條反線之間為印發(fā)標(biāo)記欄。最后一欄下方右側(cè)標(biāo)注印制份數(shù)。主題詞。主題詞是指能準(zhǔn)確揭示文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。文件標(biāo)注主題詞，是適應(yīng)辦公自動化的需要，對文件采用主題法檢索而產(chǎn)生的，它是將大量文件存入計算機(jī)，建立文件數(shù)據(jù)庫，以提高文件檢索查詢的速度和準(zhǔn)確性，這樣有利于提高整個機(jī)關(guān)的辦事效率，加強文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，從而充分發(fā)揮各類公文的信息功能。標(biāo)注主題詞，首先，要熟悉相關(guān)的主題詞表。主題詞表是通過對自然語言加以優(yōu)選轉(zhuǎn)化為規(guī)范語言以后進(jìn)行固定編碼，在一定范圍、一定地區(qū)通用而形成的，它是文件采用主題法檢索的基礎(chǔ)。主題詞表一般由主表和附表組成，如現(xiàn)行的《國務(wù)院主題詞表》，共有15類1049個主題詞，主表有13類751個，附表有2類298個。每一類由三個層次組成，第一層是主題詞的區(qū)域分類，如“綜合經(jīng)濟(jì)”、“財政、金融”，《國務(wù)院公文主題詞表》的15類即為區(qū)域分類；第二層是類別詞，即在區(qū)域分類的基礎(chǔ)上所作的二次分類，是相對比較具體的分類，如“01．綜合經(jīng)濟(jì)”下又分為“01A計劃”、“02B綜合管理”兩類；第三層是類屬詞，即類別詞下所屬的各個具體的詞，如上舉“01A計劃”類下包括“規(guī)劃、統(tǒng)計、指標(biāo)、分配、統(tǒng)配、調(diào)撥”六個詞。第二層、第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于主題詞標(biāo)引。除國務(wù)院編制的公文主題詞表外，各省也編制了公文主題詞表。其次，對所發(fā)公文進(jìn)行主題分析，主要是從公文標(biāo)題、公文正文內(nèi)容中篩選出能涵蓋文件主要內(nèi)容的詞語。三，主題標(biāo)識，即在主題分析的基礎(chǔ)上，借助主題詞表將自然語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范語言（主題詞）。四，主題詞謄錄。主題詞的標(biāo)引順序，先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，標(biāo)類屬詞時，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞即文種，如《國務(wù)院關(guān)于加強水土保持工作的通知》，先標(biāo)類別詞“農(nóng)業(yè)”，再標(biāo)反映文件內(nèi)容的類屬詞“水土保持”，最后標(biāo)反映形式的類屬詞“通知”。主題詞的數(shù)量，按《國務(wù)院主題詞表》的規(guī)定，除類別詞外，最多不超過五個。主題詞標(biāo)注的位置，在版記第一條反線上頂格書寫“主題詞”，后加冒號，其后標(biāo)注主題詞詞目，詞目間應(yīng)有一個字的間距，中間不加標(biāo)點符號。抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)是與主送機(jī)關(guān)相對的一個概念，它是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對方了解文件內(nèi)容或協(xié)助其辦理所發(fā)文件的有關(guān)機(jī)關(guān)，是除主送機(jī)關(guān)以外需要執(zhí)行或知曉文件內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)與主送機(jī)關(guān)都屬于發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文的受（收）文機(jī)關(guān)，但兩者對文件所負(fù)責(zé)任是不同的，主送機(jī)關(guān)是主要受文機(jī)關(guān)，對文件辦理或答復(fù)負(fù)有直接責(zé)任，抄送機(jī)關(guān)為次要受文機(jī)關(guān)，它只是協(xié)助辦理，另外兩者在公文格式上所處的位置也不同，主送機(jī)關(guān)屬于公文主體部分的格式要素，抄送機(jī)關(guān)屬于公文版記部分的格式要素。抄送機(jī)關(guān)的確定是有嚴(yán)格限制的，它必須是與文件內(nèi)容有關(guān)、需要對方知道或協(xié)助辦理的上級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)或平行機(jī)關(guān)，不可濫報濫送，也不可漏報漏送。要注意的是，●向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)抄送直接上級機(jī)關(guān)；●向上級機(jī)關(guān)請示，一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)；一般情況下，下級機(jī)關(guān)不得越級請示、報告，也不得越級抄送文件；因特殊情況必須越級行文時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)?！袷茈p重領(lǐng)導(dǎo)的單位的請示、報告，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容確定主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)；上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)?！穹』蛟霓D(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)文件，不要再送上級機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)的標(biāo)注位置，在版記主題詞欄下一欄，左空一字，標(biāo)識“抄送”兩字，后加冒號，其后標(biāo)明應(yīng)抄送的機(jī)關(guān)組織名稱。抄送機(jī)關(guān)較多時，應(yīng)依機(jī)關(guān)的性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系依次排列。機(jī)關(guān)名稱之間用逗號隔開，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號?；匦袝r與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊。若主送機(jī)關(guān)移至抄送欄，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱用全稱或規(guī)范化簡稱。印發(fā)標(biāo)記。印發(fā)標(biāo)記也有的叫印發(fā)說明、印制版記，是指文件制發(fā)（含翻?。┣闆r