【正文】 查詢數據的統(tǒng)計，并把統(tǒng)計結果顯示在數據列表的頂端；選中要打印報表的數據列表，即可選用所有可打印的報表，進行打印，打印預覽時還可以調用豐富的個性調整功能優(yōu)化打印和預覽的效果。l 相關規(guī)則設定：歸檔文件的整理規(guī)則的設置也簡單明了，下圖顯示了組盒規(guī)則的設置方法：. 檔案管理檔案管理功能對歸檔后的電子檔案及檔案室的附屬管理信息進行日常管理，包括了：數據管理、綜合管理、檔案統(tǒng)計和鑒定銷毀四部份功能。檔案管理功能如下圖所示：數據管理供檔案員對檔案數據進行增、刪、改、查，實現對檔案數據的日常維護和成批導入的檔案數據的管理。綜合管理對庫房、溫濕度、資料和設備等情況進行登記和管理，是檔案部門管理檔案以外的輔助管理信息的良好工具。檔案統(tǒng)計對檔案數據進行各類統(tǒng)計，形成統(tǒng)計圖表，用戶可選擇各種檔案類型，自定義統(tǒng)計公式和表格樣式，最終形成統(tǒng)計報表。鑒定銷毀則可檢索過期或待鑒定檔案，鑒定其保存價值，銷毀無價值的檔案。具體流程見前文的業(yè)務流程設計部分。. 數據管理檔案員通過本功能實現對已歸檔檔案數據的增、刪、改、查，實現對檔案數據的日常維護、錄入；如果通過本系統(tǒng)的“數據轉換”功能轉入了用戶舊有檔案系統(tǒng)中的數據，或批量導入了新數字化加工的原文文件，可以使用本功能對其進行批量的調整；通過本功能可以將檔案加入編研專題和對特定檔案提出銷毀鑒定申請，用戶對某些檔案提出鑒定申請時并不影響對這些檔案的利用。由于整個系統(tǒng)采取模塊化的設計方法，通用的功能可以使用在不同的場合，數據管理功能使用了與收集整編類似的核心功能：本功能可以定制檔案目錄樹，并通過對目錄樹和分類表的選擇找到特定目錄和分類的檔案數據；對案卷內文件的調整、通用檢索、自動排序和件號排序、原文文件調整、批量修改、批量掛接、打印各種報表和目錄。本功能使用了與文件管理功能類似的掃描、OCR技術，可使用用戶自定義編輯錄入界面。為了減少用戶重復錄入著錄項信息，已設計實現了個性設置功能，可由操作員根據自己的習慣定制自動編輯的方式：由用戶選定某些字段，在新錄入數據時令其取默認值，或上條數據的值，或在當前值的基礎上自增，當錄入文件時還可以令該字段取所屬案卷的值），可有操作員定制眾多著錄項字段中哪些可以被顯示。為方便用戶調整檔案數據，還設計了轉入和轉出數據功能。在數據管理和收集整編過程中，系統(tǒng)使用了嚴格的權限管理，防止無權人員看到敏感檔案信息，且在這兩個過程中增加了“設定是否上網”功能，直接從源頭上控制檔案條目和原文能否出現在網上。. 綜合管理用戶管理檔案數據的同時，也需要管理與檔案實體有關的其它輔助信息或認為有必要管理的信息，如庫房、溫濕度、設備等，其中：庫房管理：庫管人員記錄實體檔案庫房的必要信息，可以包含檔案位置索引、檔案上架、進出庫登記及管理、溫濕度、日志臺帳維護管理等。存放位置索引，通過定制存放位置索引表，可以輸入和查詢檔案存放位置。檔案上架，對檔案上架過程進行管理，區(qū)分上架目錄和未上架目錄，并對上架、下架和轉移工作進行記錄。檔案出入庫管理，出入庫管理按庫房管理的觀點管理檔案的日常出入庫登記，可以完成檢索、添加、修改、刪除的功能。庫房溫濕度管理，顯示指定時段和庫房連續(xù)的溫濕度記錄或超閾值溫濕度記錄，定期（每月和每年）對庫房溫濕度進行統(tǒng)計，生成統(tǒng)計表、打印輸出。庫房溫濕度的數據可來自監(jiān)控系統(tǒng)的溫濕度記錄，也可手工錄入。庫房日志管理，建立記錄庫房日常工作的庫房日志臺帳，并對其提供登記、檢索、變更、統(tǒng)計等方面的相關功能?？砂凑沼脩粢笥喼啤旆抗芾碇С侄鄮齑?、跨地域的分布式存儲，支持檔案實體的分散式保管和集中式保管或兩者結合的保管形式，可以支持因地制宜的檔案保管工作。同時，可建立統(tǒng)一目錄數據，統(tǒng)一管理所有庫房的實體檔案。通過這種方式，能實時掌握所有檔案的保管狀態(tài)和各庫房的檔案存儲狀況。設備管理：登記檔案管理相關設備，如密集架、密集柜、底圖柜等。其它管理：管理檔案部門認為應該管理的自定義信息。. 檔案統(tǒng)計本功能應提供了符合國家檔案最新標準和要求的、滿足XXXXXXXXXXXX商業(yè)檔案工作所需的報表和科學的查詢、統(tǒng)計功能，并可以靈活的定義統(tǒng)計項和檢索條件，并可將統(tǒng)計報表和數據的導出。有關對檔案利用情況的統(tǒng)計見“檔案信息查詢和利用”中的“利用統(tǒng)計”。本功能定制的統(tǒng)計報表可在收集整編、數據管理、借閱管理等功能中隨時調用。統(tǒng)計報表功能可以對數據庫中所有檔案類型下的工程項目庫、案卷庫和文件庫中的所有字段進行自定義的統(tǒng)計和報表輸出?？梢源蛴∷袡n案管理需要的信息，例如：卷內目錄、案卷目錄、備考表等。該功能由新建統(tǒng)計項、修改統(tǒng)計項、刪除統(tǒng)計項、復制統(tǒng)計項、修改屬性、報表設計和報表模板管理等功能模塊組成。178。 給用戶充分的自定義空間，能夠根據用戶的需要提供各種形式的自定義統(tǒng)計并生成相應的統(tǒng)計報表打印輸出，檔案字段信息改變后可以在打印時重新設計報表格式。新建統(tǒng)計項，可以建立電子檔案庫中所有字段的統(tǒng)計項目，即從庫中選出那些需要統(tǒng)計和打印的字段。本功能由以下步驟來實現：選統(tǒng)計表：用戶可以選擇出要統(tǒng)計和打印的檔案庫。例如：黨群關系案卷庫、文件庫。定義關聯(lián)關系：由于可以選多個庫進行統(tǒng)計，所以要定義庫與庫之間的關聯(lián)關系。例如：案卷庫中的檔號字段應對應文件庫中的所屬卷號。選統(tǒng)計字段：在所選庫中確定要統(tǒng)計和打印的字段。排列順序：可確定報表內容的排序。定義檢索條件：定義統(tǒng)計報表統(tǒng)計和打印的記錄范圍。178。 修改統(tǒng)計項、刪除統(tǒng)計項、復制統(tǒng)計項、修改屬性?？梢苑奖阌脩羯尚碌慕y(tǒng)計項，如果對已有統(tǒng)計項做較小的改動，無須從頭開始。178。 可按不同時段進行統(tǒng)計，報表可以通過多種表達方式展現（數字表格、直方圖等）。178。 報表設計。用戶可以根據統(tǒng)計項設計各種形式的報表，滿足用戶的各種需求。該功能模塊結合了WORD的排版功能和EXECL的統(tǒng)計功能，可以輸出圖文并茂的統(tǒng)計報表?？傊?，通過報表設計功能可以實現任何復雜報表的打印和統(tǒng)計，滿足各種用戶對報表的不同要求。178。 報表模板管理用戶可通過系統(tǒng)提供的添加、刪除和編輯操作將所設計的報表格式當作模板保存起來，為用戶以后的使用提供方便。. 檔案鑒定銷毀檔案員在數據管理功能中將過期的檔案或認為應該銷毀的檔案檢索出來，提出鑒定申請；領導批示后，在檔案鑒定銷毀功能中進行鑒定和銷毀，在系統(tǒng)日志中記錄該銷毀信息（含申請人、批準人、銷毀原因、銷毀日期等），以便對歷史銷毀操作記錄進行檢索和打印。l 鑒定處理檔案管理員收到相關領導已審批的鑒定申請單，按照批示進行鑒定處理：領導批示不應銷毀的檔案可更改其密級、保管期限等還原為正式檔案；批示需要銷毀的銷毀其原文數據，保留被銷毀檔案的著錄項條目備查，并根據批示的情況手工對實物檔案繼續(xù)相應的處理。為了慎重起見，檔案銷毀前先要標記待銷毀檔案，核對無誤后再實際銷毀。l 已銷毀數據的處理如用戶認為銷毀操作不應實際刪除原文數據，則可在已銷毀數據中制作銷毀回收站，緩存原文數據，等用戶再次確認再實際刪除或退回鑒定狀態(tài)。銷毀操作后的檔案全部放在回收站內，用戶可對回收站內的檔案進行全部清空、刪除、還原、打印和檢索等操作。. 開發(fā)利用檔案檢索是檔案有效利用的前提，它提供了比收集整編和數據管理過程中更高層次的更復雜的檢索功能，檔案員可以在更全面、徹底的檢索后，再完成檔案管理、打印、編研等工作，普通用戶則可以此找到自己關心的檔案材料，進一步完成檔案下載、打印、借閱預約等操作。檔案員使用借閱管理功能可簡便地完成對外借閱檔案實體的工作，完成借閱登記、歸還、催還和丟失管理；與信息服務子系統(tǒng)相結合，使廣大職工在網上檢索、查閱到檔案文件后，可以連貫、舒適地進行借閱預約、審批、前來借閱；與此同時也采取了嚴格的資格限制措施，防止了檔案失密和實體損害。檔案編研按照實際編研工作的要求，提供了高層次的檔案信息提煉和加工手段――專題庫。檔案員憑借此功能對檔案信息進行深度的提煉和加工，形成便于瀏覽和利用的專題信息，進而為XXXXXX職工提供高質量的信息服務。檔案員使用統(tǒng)計年報功能，可定制年報格式，匯總和編輯本單位的年報，累加下級單位的年報，最終生成整個系統(tǒng)的年報。利用統(tǒng)計功能，綜合查詢和統(tǒng)計借閱和網上利用情況，為準確評價檔案整理和利用的情況、掌握檔案利用動向、調整管理策略，提供了直接依據。光盤制作可以將電子檔案數據打包成符合國家標準的光盤檔案；光盤檔案可以用于脫機保管、對外數據交換、異地脫機查詢和利用；光盤檔案可以作為系統(tǒng)數據離線存儲的方式，異地存放和保管。工作量統(tǒng)計，可統(tǒng)計檔案員和其他相關人員完成工作的實際情況。. 借閱管理該子功能可以輔助手工管理，完成檔案的原件、復制件的借閱并管理它們的數量，借閱操作包括借出、歸還、催還、丟失、丟失找回；廣大職工可先在信息服務子系統(tǒng)中找到要借閱的檔案，然后提出預約申請，有關檔案員對預約申請審批后，借閱者再到檔案室辦理實際借閱手續(xù)，取走已經準備好的檔案實體。l 借閱管理：直接借閱：借閱人直接到檔案室借閱檔案時，檔案員應能根據借閱人提供的特征通過目錄樹、分類表和通用查詢等功能，迅速查詢到需要借出的檔案，并檢查檔案剩余數量和已借出情況確定其是否還可供借閱，同時檢查借閱人有無超期借閱和其它相關情況，確定他是否有權借閱該檔案。借出檔案時要求輸入借閱的目的和預計歸還的時間，最后打印出借閱單并讓借閱人手工簽字確認。預約借閱：如網上用戶預約借閱檔案，在本功能中能簡便地找到預約信息，并判斷數量和用戶本人情況確認是否允許用戶借閱檔案。無論是否允許借閱，預約用戶查詢預約結果或登錄信息服務子系統(tǒng)時都會得到相關提示，提示只能連續(xù)顯示默認允許預約的天數（該天數應在后面的“有關借閱的設定”中設定）。得到允許的借閱人來到檔案室時，檔案員能迅速找到他預約的檔案并執(zhí)行直接借閱類似的操作，將檔案借給借閱人。只有未被批準的或未在有效天數內借出檔案的預約信息才能由檔案員刪除。如借閱人需要借閱多份檔案，應能反復查找需要借閱的檔案，包括預約的檔案，最后一并借出和填寫借閱單。借閱操作記錄了借閱人代碼、姓名，借閱文件的有關信息，可以記錄借閱時間和借閱期限、每個人最多借閱文件的數量等，用戶可通過報表管理把這些信息定制到借閱單中。檔案最大的可借閱數量是檔案本身的“歸檔份數”，其中包括一份原件和其它的復制件。檔案的“歸檔份數”被修改時，其可借閱數量同時被修改。每次借閱同一份檔案只能借出一份復制件，且不允許同時借出原件和復制件。l 歸還、催還、丟失的管理：借閱人親自持檔案到檔案室歸還檔案時，可通過檔案系統(tǒng)辦理歸還手續(xù)，系統(tǒng)自動更改檔案剩余份數；如借閱人仍想續(xù)借檔案，也應持檔案到檔案館辦理續(xù)借手續(xù)，重新填寫預計歸還時間。檔案員可隨時查詢逾期未還檔案的借閱人、借閱人所在單位和借出檔案，采取本單位規(guī)定的管理措施。借閱人登錄信息服務子系統(tǒng)時也會得到催還提示。因催還涉及具體可變化的管理措施，不宜在系統(tǒng)中施以強制措施（是否繼續(xù)允許借閱除外）。如借閱人丟失檔案，則應到檔案室辦理丟失手續(xù)，系統(tǒng)核減檔案剩余份數。如丟失后找回，借閱人應到檔案室辦理找回手續(xù)，系統(tǒng)恢復正確的剩余份數。系統(tǒng)預留利用條碼（二維或一維均可）技術輔助借閱的擴展能力，這不在本次招標的范圍之內。l 有關借閱的設定：系統(tǒng)能完成針對檔案類型的借閱缺省設置，簡化和規(guī)范借閱管理，包括：逾期不還是否禁止借閱、一次最多的借閱份數、默認允許預約的天數、默認允許預約的份數等。l 借閱的統(tǒng)計借閱的統(tǒng)計部分合并到后面的“利用統(tǒng)計”部分。. 檔案編研系統(tǒng)可實現各種編研專題的編寫，提供情報功能，并提供與檔案原件的掛接，提高編寫效率?？删帉懙膶ｎ}如金融或資本運作專題匯報、組織延革、人事任免等專題。系統(tǒng)具有定制編研庫的能力，確定編研專題和該專題下條目的著錄項；在數據管理功能中，可以抽取檔案案卷或文件加入到編研庫中；可方便地檢索、整理和瀏覽已納入編研庫的檔案，可瀏覽檔案的條目和原文，可將編研的結果導出到EXCEL或WORD文檔中，也可進行專題內容目錄打印。. 統(tǒng)計年報統(tǒng)計年報功能實現年報的格式建立、統(tǒng)計數據生成和上報功能：按國家和XXXXXX系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)定，每年每個單位都應向上級管理單位提交若干具有固定格式和確切內容的相對復雜的檔案年報，本單位的年報應匯總下屬檔案單位的年報。年報功能應提供年報格式編輯器，輸入每項統(tǒng)計內容的統(tǒng)計方法，輸入每項固定內容的的字段，定制和保存好本單位或本系統(tǒng)的檔案年報格式。年報格式編輯器應支持導入、導出功能，便于年報格式在同系統(tǒng)單位間傳播，不必重復制作。在確定了格式和統(tǒng)計內容的年報中，輸入統(tǒng)計的年度，操作員編輯需要自行輸入的內容，系統(tǒng)會完成自動統(tǒng)計。每個對外可導入并累加下屬單位的年報，形成匯總年報。本單位的年報生成后可打印年報，可導出年報形成上報盤。如此反復生成、導出、導入、匯總，最終生成整個省公司的匯總年報。. 利用統(tǒng)計為了準確評價檔案整理和利用的情況，調整管理策略，需要對檔案的利用情況：對借閱和網上利用情況進行綜合查詢和統(tǒng)計。l 借閱的查詢和統(tǒng)計：提供豐富的查詢和統(tǒng)計條件：借閱人、借閱人所屬機構、借閱和歸還時間、借閱檔案的檔案類型和檔號、借出人、歸還人，顯示內容可由用戶根據需要自行設置。借閱的統(tǒng)計條件應包括：檔案類型、密級、借閱日期、歸還日期，可按借閱人、按借閱單位、按借閱文件分別統(tǒng)計，統(tǒng)計結果可包括借出和歸還人次數。l 網上利用的查詢和統(tǒng)計：信息服務子系統(tǒng)對每次用戶的利用均記錄日志，供查詢和統(tǒng)計使用。網上利用查詢統(tǒng)計的選項應包括：利用人、利用單位、利用時段、利用方式（瀏覽原文、下載原文、打印原文）、利用檔案的檔案類型及題名和檔號。查詢結果顯示內容可由用戶根據需要自行設置?？砂蠢萌藛T、利用檔案類型、利用單位進行統(tǒng)計，統(tǒng)計結果包含各種利用方式的人次數。l 綜合統(tǒng)計系統(tǒng)提供各種利用方法的總體統(tǒng)計。為靈活起見，借閱和網上利用的諸項條件可以組合使用。. 光盤制作為了實現檔案數據的對外數據交換、異地脫機利用和異地存儲，完全支持國家科技部、國家檔案局、國家技術質量監(jiān)督局等幾家單位聯(lián)合制定的CAD 文件光盤存儲標準（XXXXXXXXXXXX是制定該標準的起草單位），本功能實現了光盤制作、瀏覽、導入功能。根據檔案員的選擇將檔案目錄下的檔案條