【正文】 術(shù)上的先進性和系統(tǒng)的實用性。233。 先進的客戶機服務(wù)器結(jié)構(gòu)：可監(jiān)控、可管理、具工業(yè)強度，適合各種規(guī)模的企事業(yè)；233。 可伸縮性(Scalability)及可靠性：Lotus Notes的“集群”及“劃分”技術(shù)在功能上提供了非常強大的伸縮性及可靠性保障；233。 費用低，Lotus Notes不但產(chǎn)品價格相對低廉，且其系統(tǒng)的維護和二次開發(fā)費用也很低廉。（一） 嚴(yán)格的安全控制系統(tǒng)從數(shù)據(jù)庫角度（即用戶或系統(tǒng)擁有的信息資源）按管理員、設(shè)計者、編輯者、作者、讀者、存放者、無存取權(quán)限等七級設(shè)置安全控制；對數(shù)據(jù)的密級按絕密、機密、秘密、平件設(shè)置；這些安全措施使用戶可以按業(yè)務(wù)的實際狀況設(shè)定有關(guān)文件、信件針對其他用戶的的操作權(quán)限和信息的安全級別，從而充分保證了用戶資源的安全性和可靠性。（二） 強大的工作流和離散控制相結(jié)合系統(tǒng)針對辦公業(yè)務(wù)的模式化和隨即性的特點，為實現(xiàn)業(yè)務(wù)人員之間的協(xié)同工作，通過制定工作流和離散的過程控制方式處理文件的批閱、工作督察、會議調(diào)度等工作；并以電子郵件方式輔助工作流的完成，使辦公過程具有連貫、快捷和極高的實效性。（三） 及時周全的辦公提醒系統(tǒng)成分發(fā)揮Lotus Notes本身固有特點，使用電子郵件，給參與辦公的業(yè)務(wù)人員及時準(zhǔn)確的辦公提示。對新到的電子郵件，如果用戶處于工作狀態(tài)，系統(tǒng)以聲音或其他方式提醒用戶；如果用戶處于非工作狀態(tài)，郵件將自動發(fā)到用戶的郵箱中，用戶一旦進入工作狀態(tài)，所需處理的事務(wù)便盡在眼前。（四） 良好的系統(tǒng)可擴展性系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理方面充分考慮了用戶業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，提供豐富的用戶自定義功能，使系統(tǒng)更具有彈性和適用性；另外，系統(tǒng)對聲音、圖象、動畫和HTML文檔等數(shù)據(jù)提供訪問和處理支持。（五） 友好的用戶界面系統(tǒng)運行于Windows平臺，為用戶提供GUI和NUI處理界面，滿足不同類型客戶的應(yīng)用需求。（六） 所見即所得的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)對辦公中的擬文、批文、報表等處理，采用所見即所得的方式，使辦公業(yè)務(wù)顯得親切而實際。（七） 系統(tǒng)的多平臺支持“怡海辦公”可運行于多種操作平臺，從IBM的S390系列的OS/390，到AS/400的OS/400、RS/6000的AIX(以及Sun Solaris,HPUX)、PC Server的Windows NT、Windows 9Windows 98等，從一個平臺到另一個平臺，系統(tǒng)不需做任何代碼修改和二次編譯，便可運行。（八） 全面的電子商務(wù)解決方案為適應(yīng)全球電子商務(wù)的發(fā)展需求，“怡海辦公”充分應(yīng)用WEB技術(shù)拓展系統(tǒng)的功能；系統(tǒng)所有功能模塊皆可以在瀏覽器下運行。5．3“怡海辦公”主要模塊功能介紹“怡海辦公”由公文管理、檔案管理、信息采集、督察管理、合同管理、項目管理、會議管理、外事管理、車輛管理、房產(chǎn)管理、日常業(yè)務(wù)（通訊錄，工作歷，電子郵件，電子公告）以及領(lǐng)導(dǎo)辦公等業(yè)務(wù)處理模塊組成。公文管理公文管理包括收文管理和發(fā)文管理；收文管理處理收文登記、辦理、批閱流轉(zhuǎn)、公文歸檔等業(yè)務(wù)，同時為業(yè)務(wù)人員提供對公文有關(guān)信息的多條件檢索支持。文件的登記、送批等過程皆通過本系統(tǒng)，按有關(guān)工作流程執(zhí)行、完成。發(fā)文管理主要處理發(fā)文擬稿、核稿、文稿會簽、批閱流轉(zhuǎn)和公文流程日志記錄等業(yè)務(wù)。檔案管理檔案管理可以對辦公業(yè)務(wù)中常見的各種文件、檔案、合同、會議記錄等進行歸檔保存處理。管理人員可以應(yīng)用檔案管理模塊對文件資料進行歸類、立卷、封存等業(yè)務(wù)處理；同時，可以對檔案進行借約、歸還、移卷、著錄標(biāo)引等操作。檔案管理提供豐富的檢索功能，方便實際操作。信息采集本模塊處理來自不同渠道的多向信息，如政策、法律、新聞、競爭對手資料等，對收集來的資料進行分類、編目，提供決策人員、業(yè)務(wù)人員的辦公決策以可靠、快捷的支持；系統(tǒng)保存所有歷史資料，并提供多途徑檢索支持，同時將最新信息提交電子公告板，向全單位發(fā)放。督察管理督察管理人員根據(jù)項目計劃，制定督察工作計劃，記錄每一次督察工作結(jié)果，監(jiān)督重大項目的進展、相關(guān)質(zhì)量、費用發(fā)生的情況，并協(xié)助對有關(guān)工作進行及時的調(diào)整。合同管理合同管理提供業(yè)務(wù)、管理人員對建筑、購銷、合作等合同相關(guān)信息的管理，處理工作中涉及的合同信息、合同履行信息以及合同檔案信息等。處理過程包括合同分類、登記、跟蹤、歸檔等；系統(tǒng)同時提供對合同信息、合同履約信息、合同合作者信息（尤其是信譽狀況）的檢索，并為業(yè)務(wù)人員提供所見即所得的合同卡片打印支持。 項目管理項目管理有關(guān)業(yè)務(wù)人員對單位所有各類重要建設(shè)項目的管理，管理內(nèi)容包括：項目申請（包括項目計劃）、項目推薦、項目審批、項目運作（項目調(diào)研，過程控制，費用信息，質(zhì)量信息等）、項目驗收、項目評審等。通過對有關(guān)項目信息的登記，項目管理人員可以獲取以下信息：233。 項目審批信息233。 項目進度信息233。 項目費用信息233。 項目驗收報告233。 項目參評信息等。會議管理會議管理為用戶提供會議地點、會議時間、參與人的管理。由會議召集人、會議審批人、會議調(diào)度人主要負(fù)責(zé)。會議按會議運作過程，包括會議申請、批復(fù)、會議調(diào)配（時間、地點）、下達、執(zhí)行、記要等過程。會議最初由會議召集人提出申請交由審批人批準(zhǔn)，審批人同意后通知調(diào)度人，調(diào)度人根據(jù)實際情況安排會議時間、會議地點，然后通知調(diào)度人，調(diào)度人接到通知后與會議參加人協(xié)調(diào)。會議計劃確認(rèn)后，系統(tǒng)自動向每一位會議參與人發(fā)送電子郵件，通知其參與開會的時間、地點、會議名稱、會議性質(zhì)、內(nèi)容、參與人的角色等。有關(guān)管理人員可以查詢并打印年、月、周工作計劃，可以查詢主要領(lǐng)導(dǎo)的活動安排計劃，以便作好會議的調(diào)配工作。外事管理外事管理系統(tǒng)處理單位的所有涉外事務(wù)的相關(guān)信息，如人員、活動、經(jīng)費等。涉外事務(wù)分為兩類：其一為內(nèi)部人員外派，其二為外國專家來訪。外派管理主要處理為建立外派人員檔案，包括外派原因（如訪問、考察、學(xué)習(xí)等）、經(jīng)費來源、政審批件、護照等信息，跟蹤外派人員有關(guān)變動信息（何時去、何時歸、做過何事、花了多少錢等），尤其是費用信息和階段成果信息。外國專家來訪管理主要處理來訪人員檔案，主要活動日志，費用支出，活動內(nèi)容等。外事管理過程包括申請（對專家來訪，申請包括活動計劃、經(jīng)費計劃）、審批、執(zhí)行、記錄等過程；每一主要流程環(huán)節(jié)皆輔以電子郵件支持，保證外事工作的順利進行。車輛管理車輛管理包括車輛的審購、驗收、入庫、保養(yǎng)（年檢、維修等）、調(diào)度、預(yù)約、使用、報廢等業(yè)務(wù)處理。車輛管理的對象是單位公用車輛，車務(wù)管理人員通過對每一過程的主要信息登記，可以了解各車輛的狀況，以便制定合理的采購計劃、調(diào)度計劃、報損計劃、相關(guān)的經(jīng)費計劃等。各部門用戶可以通過相關(guān)的預(yù)約、查詢系統(tǒng)了解單位車輛的閑置、使用情況，并根據(jù)自己的使用需求和等級限定預(yù)約有關(guān)車輛。車輛管理人員可以獲取如下經(jīng)常關(guān)心的信息：233。 車輛在庫情況233。 車輛調(diào)度歷史233。 車輛維修歷史233。 車輛報損情況233。 車輛使用日志233。 車輛司機變動記錄等并可打印相關(guān)的報表。房產(chǎn)管理房產(chǎn)管理將為用戶提供一個管理房產(chǎn)信息、房產(chǎn)分配信息、房產(chǎn)配套信息、房產(chǎn)變動情況、住戶變動信息的工作環(huán)境。用戶可以應(yīng)用該模塊，方便地記錄、查找自己工作中所關(guān)心的本單位的各種在帳的房產(chǎn)信息，以及相關(guān)的配套、住戶、維修等信息。在住房分配方面，系統(tǒng)根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)自動給出分配粗計劃，以協(xié)助管理人員更好地作好工作。日常業(yè)務(wù)（通訊錄，工作歷，電子郵件，電子公告）日常業(yè)務(wù)面向每一用戶，內(nèi)容包括通訊錄、工作歷、電子郵件、電子公告，發(fā)文草擬等管理業(yè)務(wù)和應(yīng)用。本模塊具有極大的擴展性，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求將列車時刻表、航班表等添加進去。通訊錄：記錄與用戶業(yè)務(wù)相關(guān)的人員或單位的通訊信息。工作歷：提供業(yè)務(wù)人員查詢單位每一工作年度的工作日、節(jié)假日安排，以便制定個人的工作計劃。電子郵件：用戶可使用電子郵件收、發(fā)、轉(zhuǎn)、閱、回與自己有關(guān)的發(fā)生信息。電子郵件是用戶每天都要面對的應(yīng)用，用戶一旦進入工作狀態(tài)，就可以通過電子郵件查閱到自己要處理的事務(wù)，并制定自己的工作計劃。電子公告：發(fā)布單位有關(guān)最新信息、成果等；并為每一個在網(wǎng)用戶提供一個共同討論問題的場所。領(lǐng)導(dǎo)辦公領(lǐng)導(dǎo)辦公系統(tǒng)包括通訊錄、工作歷、電子郵件、電子公告等公共事務(wù)支持，同時還包括公文閱覽、公文批復(fù)、會議查詢、項目查詢等決策查詢模塊；領(lǐng)導(dǎo)辦公以以上各辦公管理模塊和有關(guān)業(yè)務(wù)處理模塊，如財務(wù)管理、人事管理等為基礎(chǔ)。第六章 公司背景及管理服務(wù)綱要公司背景 l 項目管理綱要項目管理領(lǐng)導(dǎo)工作由學(xué)校和我公司分別委派一位負(fù)責(zé)本工程項目總體規(guī)劃，統(tǒng)籌制訂工作計劃、協(xié)調(diào)各小組之間的工作步驟和節(jié)奏及有關(guān)系統(tǒng)開發(fā)和實施過程中重大事件的決策。l 項目管理小組建議由校方和我公司領(lǐng)導(dǎo)組成，成員包括系統(tǒng)集成人員、技術(shù)人員、施工管理人員、質(zhì)量監(jiān)督人員、財務(wù)管理人員等，具體領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)以下事項：1. 方案審查：根據(jù)校方要求和實際情況隨時修改調(diào)整工程方案；2. 工程進度：制訂各階段工程進度和監(jiān)督進度完成情況；3. 質(zhì)量監(jiān)督：隨時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題并建議返工；4. 協(xié)調(diào)配合：就工程有關(guān)事項協(xié)調(diào)校內(nèi)各部門，配合工程進度；5. 后勤保障：對施工人員的主要生活起居必須提供保障和方便；6. 質(zhì)量驗收：根據(jù)國際國內(nèi)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對本項目進行驗收；7. 掃尾工作：解決本項目的有關(guān)遺留問題．l 系統(tǒng)集成小組 由我公司高級項目管理人員組成，進行貴校整個系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計方案和系統(tǒng)實施方案，負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各個部分的設(shè)備采購、測試、安裝和調(diào)試；l 施工管理小組由我公司Intel認(rèn)證工程師負(fù)責(zé)施工管理，具體領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)以下事項：1. 具體負(fù)責(zé)每天的工程進度；2. 質(zhì)量監(jiān)督和自查；3. 負(fù)責(zé)施工安全問題；4. 負(fù)責(zé)施工人員的工作紀(jì)律問題；l 售后服務(wù)小組本小組專職負(fù)責(zé)貴校項目的售后服務(wù)．在此，我公司再一次向校方承諾：所有產(chǎn)品按規(guī)定保修，終身維修。現(xiàn)場響應(yīng)，當(dāng)場解決問題。 售后服務(wù)綱要 質(zhì)量保證及維修期的承諾在系統(tǒng)的硬件及軟件安裝完成并經(jīng)雙方簽字驗收之日起,對我公司提供的Intel網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的質(zhì)保期為五年，在質(zhì)保期中，我公司承擔(dān)硬件維修、替換和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護。人員培訓(xùn)的承諾我公司在工程驗收結(jié)束后，將安排二名Intel認(rèn)證工程師為校方進行培訓(xùn)工作，包括基礎(chǔ)培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理培訓(xùn)。其間安排Intel公司的IT工程師進行專題講座。技術(shù)支持的承諾我公司將成立有專人負(fù)責(zé)的售后服務(wù)小組，做到有人可找，并有專人負(fù)責(zé)。避免拖延現(xiàn)象。我公司技術(shù)人員精通計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，為了使該系統(tǒng)正常運行，及時解決用戶遇到的問題，加快響應(yīng)時間，我公司建議，定期和用戶一起召開會議，回顧前一段工作進展情況，即設(shè)備運轉(zhuǎn)情況，維修是否及時，有無遺留問題等。以及時糾正工作中的失誤，改善服務(wù)質(zhì)量。在系統(tǒng)啟用一段時間后，我公司將配合系統(tǒng)管理員針對系統(tǒng)性能進行測試，對系統(tǒng)進行必要調(diào)整，保證系統(tǒng)在最佳運行狀態(tài)。53