【正文】 反映的主要內(nèi)容。，也可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行在線歸檔。各單位可根據(jù)實(shí)際情況選擇相應(yīng)的歸檔方式。，應(yīng)對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行真實(shí)、完整、可用、安全方面的鑒定、檢測(cè)。，應(yīng)轉(zhuǎn)換出一套紙質(zhì)照片同時(shí)歸檔。5照片檔案命名方式數(shù)碼照片文件采用“保管期限——年度——組（類目）——張?zhí)枴备袷矫?。提?wèn)：為什么要這樣命名，也不是按剛才講的文件結(jié)構(gòu)那種年度—保管期限的結(jié)構(gòu)?因?yàn)閿?shù)碼照片的命名是為了對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行排序，就是歸檔章一樣，必須采用《歸檔文件整理規(guī)則》定下的規(guī)則。示例永久—2009—會(huì)議—永久—2009—會(huì)議—…30年—2009—日常活動(dòng)—說(shuō)明：數(shù)碼照片檔案管理辦法在不同單位的應(yīng)用 針對(duì)同一個(gè)數(shù)碼照片檔案管理辦法，由于單位情況不同，有不同的歸檔和錄入方法。檔案員自己整理的單位 指檔案員自己收集照片，自己寫目錄的單位。 檔案員用U盤或光盤在各處室收集照片，在電腦硬盤的根目錄上建“數(shù)碼照片檔案”總文件夾，在總文件夾內(nèi)按不同保管期限和不同年度建立層級(jí)文件夾，并以保管期限和年度命名層級(jí)文件夾，將同一年度的照片放在一個(gè)文件夾中，統(tǒng)一命名，命名時(shí)體現(xiàn)組的概念。檔案室把“數(shù)碼照片檔案”總文件夾上的同一年度，不同管理期限的照片拷貝到一個(gè)文件夾中，瀏覽文件夾內(nèi)的照片，確認(rèn)不再增加照片后，刻錄到光盤上，編光盤號(hào)，做兩份光盤，一份歸檔，一份提供利用。打印光盤封面，填寫光盤封面。在軟件內(nèi)填寫完目錄后。完成歸檔任務(wù)。數(shù)碼照片歸檔的復(fù)雜之處 通過(guò)上面的例子可以歸納出，數(shù)碼照片歸檔的條件有4個(gè)，即所有照片正確地通過(guò)命名（正確的類目、年度、保管期限、順序號(hào)）固定了在光盤中的順序，所有照片已保存到一個(gè)文件夾內(nèi)，錄入目錄的人知道照片的內(nèi)容。為便于理解，講一講照片檔案管理和歸檔文件整理規(guī)則的關(guān)聯(lián)。數(shù)碼照片的整理與紙質(zhì)照片不同，是按歸檔文件整理規(guī)則整理的，而不是按紙質(zhì)照片檔案的原則整理的，沒(méi)有案卷的說(shuō)法。數(shù)碼照片檔案文書檔案照片號(hào)歸檔號(hào)文件名歸檔章沒(méi)有案卷級(jí)，也無(wú)案卷級(jí)目錄沒(méi)有案卷級(jí)，也無(wú)案卷級(jí)目錄不對(duì)光盤編目錄不對(duì)盒編目錄按照片號(hào)確定在哪個(gè)光盤內(nèi)按順序號(hào)確定在哪個(gè)盒內(nèi)歸檔時(shí)攝影者不知數(shù)碼照片在光盤內(nèi)的排列位置歸檔時(shí)處室人員不知文件在盒內(nèi)的位置檔案員光看照片不一定能寫目錄檔案員可看著文件寫目錄 強(qiáng)調(diào)一下光盤的刻錄。光盤一次只能一次刻成，不能追加，光盤有容量限制，一般的CD存100400多張相片，DVD存7002800張相片；要刻在光盤上的文件要先在硬盤上收集好，命名完畢后，或先錄入電腦，再刻盤，或先刻盤，再編目錄，不管怎樣，錄入完成后再增加新的照片就麻煩了。 不同處室的人形成同一類目（組）的照片。同一次會(huì)議，可能會(huì)有幾個(gè)人照相，形成的照片要放在命名時(shí)以同一類目（組）命名。文書檔案一般是，一個(gè)處室的文件不與其它處室混。這個(gè)處室的人不參與別的處室的事。要有一個(gè)辦法，讓不同處室的人照的同一類目的照片歸在一起。 在歸檔前，照片和照片說(shuō)明不能“裝訂”（固定）在一起。在使用紙質(zhì)照片的時(shí)代，當(dāng)檔案員自己不寫說(shuō)明，而由攝影者寫說(shuō)明時(shí)，攝影者寫的說(shuō)明可以用別針固定在照片上，而在數(shù)碼時(shí)代，沒(méi)有這樣的別針。在刻錄在光盤之前，照片的存儲(chǔ)的位置會(huì)多次變動(dòng)。把一張光盤的內(nèi)容分別刻錄在兩張盤時(shí)，會(huì)導(dǎo)致重新編制光盤號(hào)，更改目錄，而因?yàn)槭侵蛔x光盤，對(duì)光盤上的檔案進(jìn)行更改光盤號(hào)和目錄很難。 與文書檔案不同，檔案員不一定能自己為照片編目錄。文件上有字，處室送來(lái)的文件經(jīng)整理后，檔案員一看便知題名、責(zé)任者是什么，自己就能登記，但對(duì)照片卻不行，檔案員常常不知道主席臺(tái)上坐著的經(jīng)常上鏡的領(lǐng)導(dǎo)參加的是哪次會(huì)。如果沒(méi)有會(huì)標(biāo)，有時(shí)攝影者也不知道。一般讓攝影者錄目錄比較好。 如果照片全是攝影者自己照、自己清楚照片檔案類目，自己刻盤、自己錄入電腦，就沒(méi)什么問(wèn)題。 如果照片由多人照，一個(gè)人（檔案員或一個(gè)宣傳干事）收集，這個(gè)人刻盤，就存在著有些照片需要?jiǎng)e的人寫說(shuō)明的情況。多個(gè)兼職攝影者整理且有網(wǎng)絡(luò)的單位 區(qū)分年度和保管期限，建多個(gè)網(wǎng)絡(luò)文件夾，允許別人寫入文件。網(wǎng)絡(luò)文件夾可建在單位的文件服務(wù)器上，也可以建在檔案員自己的電腦上。每天要打開(kāi)電腦。在網(wǎng)絡(luò)文件夾上建“數(shù)碼照相檔案”的文件夾， 通知各處室人員先按規(guī)則命名數(shù)碼照片，往相應(yīng)年度和保管期限的文件夾里上傳照片，并設(shè)定上傳截止日期。如果命名有沖突，可讓處室人員加漢語(yǔ)拼音等代字，但類目（組）要一直保留。各處室人員在上傳時(shí)要考慮要上傳的照片是關(guān)于一個(gè)類目的還是關(guān)于幾個(gè)類目的。如果照片都是關(guān)于一個(gè)類目的，那么數(shù)碼照片的命名都一樣，只是數(shù)字不一樣。如果有幾組照片，要按組+數(shù)字的方法命名，然后上傳。有時(shí)會(huì)有這樣的情況，一次文藝活動(dòng)有幾個(gè)處室的人照了相，這些照片都值得歸檔，用相同的組來(lái)命名數(shù)碼照片。 截止日期到后，檔案員將網(wǎng)絡(luò)文件夾的寫入權(quán)限關(guān)閉，文件上傳結(jié)束。檔案員審查收到的照片，刪除不合要求的，重復(fù)的照片。有必要時(shí)通過(guò)命名調(diào)整照片所在的組。將照片刻盤，刻一張盤或幾張盤，賦予光盤號(hào)，在光盤上寫標(biāo)記，寫光盤盒標(biāo)簽，再?gòu)?fù)制一份光盤。 檔案員通過(guò)打電話了解所傳相片的內(nèi)容，自己寫目錄，這時(shí)軟件可以是單機(jī)版的?；?qū)⒍嗫痰墓獗P交給攝影者，讓他們寫說(shuō)明，錄入照片檔案管理軟件，這時(shí)要求軟件是網(wǎng)絡(luò)版。檔案員不寫目錄，多位攝影者編目且無(wú)網(wǎng)絡(luò)的單位第一種方法單位指定一人專門負(fù)責(zé)照片檔案的收集和編目，一般是單位的宣傳干事，宣傳干事將模板文件夾、機(jī)關(guān)照片檔案分類方案分發(fā)給各處室，模板文件夾中年度—保管期限的文件夾結(jié)構(gòu)。處室配備照片檔案管理軟件。照片檔案管理軟件還應(yīng)具備導(dǎo)出功能。處室人員將照片命名，存入相應(yīng)年度和保管期限的文件夾。將從各處室收集上來(lái)的照片合并到一個(gè)文件夾中，檢查文件名是否沖突。如不沖突，刻盤，把盤返回各遞交照片的處室，讓其分別在軟件上寫目錄。宣傳干事將各處室的目錄收集起來(lái)， 在照片檔案管理軟件中編目錄。將說(shuō)明導(dǎo)出到一個(gè)文件中，起一個(gè)有意義的名字，如“一處2009年照片檔案目錄”等。將照片和目錄交給檔案員。檔案員將照片和目錄導(dǎo)入自己的照片檔案管理軟件中。要求檔案管理軟件有導(dǎo)入導(dǎo)出功能。匯集成一個(gè)文件，連同保存著照片的光盤，交檔案室。第二種方法處室不安裝軟件，利用照片的屬性頁(yè)，把目錄（說(shuō)明）寫在屬性頁(yè)中。如果沒(méi)有屬性頁(yè)，轉(zhuǎn)成有屬性頁(yè)的jpg格式。此方法正在研究之中。 高等院校在高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法的照片檔案名下，增加子類目。 企業(yè)在本企業(yè)檔案分類法之中增加照片檔案的類目。用戶管理用戶添加通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入用戶添加功能。 該頁(yè)面必須由系統(tǒng)管理員系統(tǒng)，其他用戶無(wú)權(quán)限。 該頁(yè)面用于創(chuàng)建新用戶。（操作員或其它瀏覽用戶） 登錄賬戶不得小于3個(gè)字符，必須字母開(kāi)頭且不能包含特殊字符或漢字。 按頁(yè)面的要求填寫用戶其它信息后，點(diǎn)擊頁(yè)面下方的添加按鈕，即可添加用戶。用戶列表 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入用戶列表功能。 該頁(yè)面中列出了當(dāng)前系統(tǒng)內(nèi)所有用戶的姓名、登錄名、工作單位、職務(wù)、學(xué)歷、入職時(shí)間、電話號(hào)碼、證件類型、證件號(hào)碼等信息，并可對(duì)其進(jìn)行修改。 該頁(yè)面必須由系統(tǒng)管理員操作，其它用戶無(wú)權(quán)限。管理員可在本頁(yè)面重置其他用戶密碼。用戶權(quán)限 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入用戶權(quán)限功能。 本頁(yè)面為系統(tǒng)開(kāi)發(fā)時(shí)預(yù)留的高級(jí)管理界面，用于設(shè)置用戶組權(quán)限。 不建議用戶自行更改，具體事宜請(qǐng)致電元泰公司技術(shù)部咨詢。 權(quán)限修改操作： A、點(diǎn)擊想要修改的角色后面的編輯： 例如：修改軟件測(cè)試員的權(quán)限： B、點(diǎn)擊權(quán)限對(duì)應(yīng)的文本框： C、選中想要添加的權(quán)限前面對(duì)應(yīng)的文本框，點(diǎn)擊確定。若要選中全部權(quán)限點(diǎn)擊全選，全部清空點(diǎn)擊取消。 D、確定要添加此權(quán)限，點(diǎn)擊更新。 角色添加操作： 輸入角色名稱，頁(yè)面權(quán)限（見(jiàn)上文），選擇檔案權(quán)限，說(shuō)明可以不填點(diǎn)擊添加。 例如：添加角色 測(cè)試，控制所有頁(yè)面。即可。檔案移交檔案移交文件生成 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入檔案移交文件生成功能。生成目錄文件 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入生成目錄文件功能。 生成的文件在站點(diǎn)根目錄下的res目錄中，若想要瀏覽可以自行拷貝。系統(tǒng)管理修改密碼 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入修改密碼功能。 由于添加用戶時(shí)用戶的密碼都被默認(rèn)為123，所以建議用戶在第一次登錄就進(jìn)行密碼修改，以確保系統(tǒng)安全。 此頁(yè)面僅用于修改當(dāng)前登錄用戶的密碼。方法：機(jī)構(gòu)問(wèn)題管理 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入機(jī)構(gòu)問(wèn)題管理功能。 該頁(yè)面可對(duì)系統(tǒng)中“機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”項(xiàng)目進(jìn)行添加、編輯、刪除操作。注：如果在您的單位執(zhí)行的是保管期限—機(jī)構(gòu)分類法，也就是說(shuō)，全部檔案先分保管期限，再分年度，再分機(jī)構(gòu)，就要先添加機(jī)構(gòu)；如果在您的單位執(zhí)行的是保管期限—問(wèn)題分類法，也就是說(shuō)，全部檔案先分保管期限，再分年度，再分問(wèn)題，就要在這里添加問(wèn)題，而不是添加機(jī)構(gòu)；如果您的單位小，執(zhí)行的是保管期限—年度分類法，只是檔案員一個(gè)人整理全單位的檔案，可以不添加機(jī)構(gòu)。如果添加了機(jī)構(gòu)，會(huì)在錄入界面上顯示機(jī)構(gòu)選項(xiàng)，便于以后查詢。部門信息維護(hù) 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入部門信息維護(hù)功能。 該頁(yè)面可對(duì)系統(tǒng)中“部門信息”項(xiàng)目進(jìn)行添加、編輯、刪除操作。 部門信息：是為了更詳細(xì)的了解照片素材的來(lái)源判斷是否該將此素材歸檔，也為了便于照片素材在素材庫(kù)中的檢索而設(shè)立的。照片組管理 通過(guò)左側(cè)導(dǎo)航欄內(nèi)的箭頭指示，進(jìn)入照片組管理功能。 該頁(yè)面可對(duì)系統(tǒng)中“照片組”項(xiàng)目進(jìn)行添加、編輯、刪除操作。注：照片組：有密切聯(lián)系的若干張數(shù)碼照片的集合。如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)、一個(gè)項(xiàng)目等反映同一問(wèn)題或事由的若干張數(shù)碼照片為一個(gè)照片組。1 檔案整理 前期整理合理確定檔案數(shù)字化的范圍，區(qū)分掃描件與非掃描件。對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要做出標(biāo)識(shí)。根據(jù)擬數(shù)字化檔案的數(shù)量情況，估算數(shù)字化后所需要的存儲(chǔ)空間。 目錄建庫(kù)已經(jīng)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并且使用條形碼設(shè)備和軟件的單位，可以在檔案實(shí)體上粘貼條形碼，使條形碼能夠正確反映檔案數(shù)據(jù)條目與實(shí)體的對(duì)應(yīng)關(guān)系，確保檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)掛接時(shí)的質(zhì)量和效率。沒(méi)有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的單位，可以按照集團(tuán)公司檔案管理著錄規(guī)則的要求，確定檔案著錄項(xiàng)并進(jìn)行著錄。所選定的數(shù)據(jù)格式，應(yīng)能直接或間接地通過(guò)DBF文件格式或XML文檔，與集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。 拆除裝訂物去除影響掃描工作的裝訂物，保證掃描的順序，確保數(shù)字化后正確歸卷并不損壞檔案。 檔案修復(fù)破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或熨平等）后再進(jìn)行掃描。 建立作業(yè)單制作并填寫數(shù)字化加工作業(yè)單，全程監(jiān)控掃描過(guò)程，并記錄整理數(shù)字化過(guò)程中各種相關(guān)情況。 裝訂圖像質(zhì)檢完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)該按檔案原貌及保管的要求重新裝訂，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。2 技術(shù)要求 檔案掃描 掃描方式根據(jù)檔案幅面的大小（AAA0等）和紙張質(zhì)量選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀進(jìn)行掃描。數(shù)量較少的大幅面檔案，可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理；如果數(shù)量較多則使用寬幅工程掃描儀進(jìn)行掃描。紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，或者不宜拆裝的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式。紙張狀況好并且可以拆裝的檔案，可采用高速掃描方式以提高工作效率。 掃描色彩模式掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。頁(yè)面中插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖、印章等帶色彩標(biāo)志的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。底圖可視需要采用灰度或彩色模式進(jìn)行掃描。如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，應(yīng)采用黑白二值掃描。 掃描分辨率采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率應(yīng)≥200DPI。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，掃描分辨率應(yīng)≥300DPI。 掃描登記認(rèn)真填寫檔案掃描情況登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。 圖像處理 對(duì)掃描圖像偏斜度、清晰度、失真度、完整情況等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理或重新掃描。 發(fā)現(xiàn)文件漏掃、掃描圖像排列順序有誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像，調(diào)整排列順序。 對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì)方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。 對(duì)掃描圖像中影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)（黑點(diǎn)、黑線）、多余邊框等，進(jìn)行去污和裁邊處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。 對(duì)大幅面檔案分區(qū)掃描形成的多幅圖像，進(jìn)行拼接處理，合并為一個(gè)完整的圖像。 認(rèn)真填寫圖像處理情況表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。 圖像存儲(chǔ) 長(zhǎng)期保存格式采用黑白二值模式掃描的圖像文件，使用TIFF（G4）格式存儲(chǔ)。采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，使用JPEG格式存儲(chǔ)。如需要進(jìn)行OCR識(shí)別的，識(shí)別后可存儲(chǔ)為雙層PDF格式。 網(wǎng)絡(luò)利用格式不需要進(jìn)行DRM保護(hù)的掃描圖像，可直接以TIFF、JPEG、PDF格式在網(wǎng)上提供利用。需要進(jìn)行DRM保護(hù)的掃描圖像，可由集團(tuán)公司檔案管理系統(tǒng)批量轉(zhuǎn)換為XPS格式后再行發(fā)布。 存儲(chǔ)方式和命名規(guī)則按“檔號(hào)”建立文件夾方式存儲(chǔ)。以檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中每份文件的檔號(hào)，命名該份文件的圖像存儲(chǔ)文件夾；以每份文件的題名，命名該圖像存儲(chǔ)文件夾下所保存的掃描圖像文件。通過(guò)檔號(hào)的一致性和唯一性