【正文】 對(duì)已處理完畢的文件，要及時(shí)回收，妥善保管。．8．歸檔。對(duì)需要?dú)w檔的文件，要按照檔案部門(mén)的要求進(jìn)行整理、編制目錄，按時(shí)歸檔。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)整理、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。發(fā) 文 制 度 1．對(duì)以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的文件，要認(rèn)真做好登記、填表、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。2．登記。要設(shè)立專門(mén)的發(fā)文登記本，對(duì)已經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文稿進(jìn)行登記。登記前，應(yīng)仔細(xì)檢查領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的手續(xù)是否完備，文件版式、格式、標(biāo)注的項(xiàng)目有無(wú)遺漏和差錯(cuò)，附件是否齊全，辦文程序是否正確。同時(shí)，要按領(lǐng)導(dǎo)審批分發(fā)范圍確定印刷份數(shù)。3．填表。根據(jù)本機(jī)關(guān)發(fā)文的范圍，印制文件分發(fā)表。擬印發(fā)的文件登記后，要按“一文一表”的要求，逐項(xiàng)填好發(fā)文登記表，以備查考。定有密級(jí)的文件，應(yīng)將文件號(hào)落實(shí)到受文單位。4．送印。對(duì)擬印的文件作好登記后，要及時(shí)送文印室印制。付印時(shí)要履行文稿交接手續(xù)，向承印方講清有關(guān)注意事項(xiàng)。5．施印。除會(huì)議紀(jì)要和有特殊版頭的普發(fā)性文件外，其他文件都應(yīng)加蓋本機(jī)關(guān)的印章。文件施印必須壓蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的署名和成文日期，印痕平正。6．分裝。對(duì)印制好的文件按受文單位分揀并裝文件袋(機(jī)要信封)。分揀文件要對(duì)照文件通知單逐戶進(jìn)行。分揀完畢后，應(yīng)將文件與發(fā)文通知單一并裝入文件袋，貼好或扎好封口。裝袋前應(yīng)檢查文件與發(fā)文通知單上所填的受文單位是否一致。7．傳遞。采用內(nèi)送和外投的方式。發(fā)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的文件，采用內(nèi)送方式；受文單位較遠(yuǎn)的采用外投方式，一般通過(guò)機(jī)要郵政部門(mén)投遞到受文單位。內(nèi)送要有簽收手續(xù)，外投必須填寫(xiě)文件投遞單，以防丟失。投遞單必須保存三年，以備查考。8．歸檔。文件發(fā)出后，文件管理人員應(yīng)按檔案部門(mén)的規(guī)定，將領(lǐng)導(dǎo)批示、文件底稿和若干份數(shù)正式文件以及其他必須歸檔的資料及時(shí)收集整理，定期歸檔。文件傳閱制度所有中央、省、婁底及縣委、縣政府文件都需履行簽收手續(xù)，并及時(shí)作好收文登記。文件要及時(shí)送領(lǐng)導(dǎo)傳閱，做到當(dāng)天收文，當(dāng)天傳閱，不得積壓。送閱文件中，閱文者要做好收文、退文登記，一人閱畢，負(fù)責(zé)文件傳閱的同志要仔細(xì)查看，確定文件無(wú)遺漏后，再送下一人傳閱。所有人閱畢后，將文件分類歸放保存，以備查閱。對(duì)有領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)要求及時(shí)交有關(guān)人員閱文辦理，不得拖延。借閱文件，必須填寫(xiě)文件借閱單(須注明借閱人、借閱文件名稱、借閱時(shí)間等)。文件傳閱中，要保持文件整潔、不得污損。所有文件，每季度清點(diǎn)一次，如發(fā)現(xiàn)缺文，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并積極查找。所有中央、省、縣委文件每年清退一次，經(jīng)綜合組清點(diǎn)后，統(tǒng)一銷毀。以本機(jī)關(guān)名義制發(fā)的文件在辦公室之間實(shí)行一周文件集中傳閱。文件保管員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，須將保管的全部文件移交接替的同志，并履行簽收手續(xù)。檔案管理制度一、檔案查閱制度檔案資料、文件是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，閱文時(shí)須特愛(ài)護(hù)，不得拆散案卷或撕去其中文件、不得在文件上劃線打圈或涂改，不得撕卷和污損案卷、文件。查閱檔案，經(jīng)綜合組負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱，由檔案管理人員根據(jù)文件的閱讀傳達(dá)范圍調(diào)文查閱，借閱檔案文件要履行簽字手續(xù)，并登記好借閱時(shí)間、借閱人和單位、文件的字號(hào)和份數(shù)。同時(shí)確定歸還時(shí)間，檔案管理人員要及時(shí)收回借出的文件。未經(jīng)檔案保管人員同意，不得將檔案資料帶出閱文室，不得攝制、翻印、復(fù)制檔案資料。閱文室禁止吸煙和隨地吐痰，不得閑談和接待客人。二、檔案保密制度檔案管理人員有保守國(guó)家機(jī)密的義務(wù)，要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家的有關(guān)秘密法規(guī)，積極防范，把保密工作立足點(diǎn)放在預(yù)防工作上。查(借)閱檔案時(shí)，必須履行查(借)閱手續(xù)，并一律到閱文室閱看，不得擅自擴(kuò)大閱讀范圍，秘級(jí)案卷，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大秘級(jí)文件的閱讀范圍。外來(lái)人員查閱檔案，需有單位介紹信或合法證明才能查閱。檔案人員不得向他人泄露檔案內(nèi)有關(guān)秘密。按規(guī)定應(yīng)該銷毀的文件、案卷，必須登記造冊(cè)，監(jiān)督銷毀。檔案人員負(fù)責(zé)收發(fā)和保管全辦的文件材料，必須嚴(yán)格執(zhí)行文件收發(fā)制度，做好文件收發(fā)登記。三、檔案鑒定銷毀制度縣編委辦公室每年對(duì)文件、材料進(jìn)行一次清理、鑒定，5—15年對(duì)檔案進(jìn)行一次鑒定。鑒定檔案、文件、材料時(shí)，應(yīng)根據(jù)鑒定對(duì)象內(nèi)容使用價(jià)值的大小，再確定其保管期限和銷毀與否。鑒定時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持集體討論，集體定論的原則，切忌武斷。對(duì)應(yīng)銷毀的檔案材料，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)備案，按要求注冊(cè)，才予銷毀。銷毀時(shí)，必須由兩人或兩人以上在指定地點(diǎn)互相監(jiān)銷；待銷毀徹底后，銷毀人員才準(zhǔn)離開(kāi)銷毀現(xiàn)場(chǎng)。重要事項(xiàng)集體研究會(huì)議制度 為有效貫徹黨的民主集中制原則，進(jìn)一步提高民主決策水平，按照“集體領(lǐng)導(dǎo)，民主集中，個(gè)別醞釀，會(huì)議決定”的原則，經(jīng)主任辦公會(huì)議研究決定，在我辦推行重要事項(xiàng)集體研究會(huì)議制度。一、會(huì)議時(shí)間與組織方式1．會(huì)議由辦公室主任召集并主持。2．會(huì)議原則上每月召開(kāi)1次，一般安排在月初召開(kāi)，也可根據(jù)工作需要臨時(shí)召開(kāi)。會(huì)議時(shí)間一般控制在2個(gè)小時(shí)內(nèi)。二、出席人員：縣編委辦公室全體成員。三、會(huì)議內(nèi)容1．通報(bào)上級(jí)職能部門(mén)、縣委政府的重要工作情況，研究貫徹落實(shí)的意見(jiàn)和措施；2．研究決定需要集體決策的重大問(wèn)題。四、會(huì)議程序1．綜合組在會(huì)議召開(kāi)前2天通知與會(huì)人員；2．各分管領(lǐng)導(dǎo)將需要向會(huì)議匯報(bào)的議題及簡(jiǎn)要情況在會(huì)議前一天，填表交綜合組匯總，呈辦公室主任審定后，提交會(huì)議討論；3．凡屬分管領(lǐng)導(dǎo)職權(quán)范圍內(nèi)可以處理的問(wèn)題，不提交會(huì)議討論；未經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意以及未通過(guò)主任審定的不提交會(huì)議討論；4．嚴(yán)格按照事先確定的議題進(jìn)行，除特別緊要情況外，不在會(huì)上臨時(shí)動(dòng)議；5．會(huì)議應(yīng)有應(yīng)到與會(huì)人數(shù)的三分之二以上人員到會(huì)方能舉行，因故不能參加會(huì)議的應(yīng)提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假；6．對(duì)會(huì)議內(nèi)容需要表決時(shí)，經(jīng)充分討論，按照少數(shù)服從多數(shù)的原則進(jìn)行，以贊成票超過(guò)應(yīng)到會(huì)人數(shù)的半數(shù)為通過(guò)。表決方法可采用口頭、舉手方式，必要時(shí)可采取無(wú)記名投票或記名投票方式7．會(huì)議由綜合組長(zhǎng)負(fù)責(zé)記錄，并將記錄交辦公室檔案室保存。五、要求1．與會(huì)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，不許遲到。會(huì)議期間，除主任允許打開(kāi)通訊設(shè)備外，其他人員必須關(guān)掉通訊設(shè)備，不允許處理與會(huì)議無(wú)關(guān)的業(yè)務(wù)。2．遵守保密紀(jì)律。在決議事項(xiàng)未公布前，任何人不得向外泄漏會(huì)議決定；對(duì)違反保密紀(jì)律造成一定影響的，要按照相關(guān)紀(jì)律追究責(zé)任。3．對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)，各責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任組室要認(rèn)真抓好落實(shí)；4．綜合組對(duì)會(huì)議決定事項(xiàng)的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行督查，并將督查情況及時(shí)向主任和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。 專業(yè)整理分享