【導(dǎo)讀】是完成各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的重要組成部分。既熱情周到，耐心細(xì)致，又有條不紊，井然有序。同時，在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格遵守上級單位和公司的有關(guān)規(guī)定。

　　

【正文】 大型會議 ： 應(yīng)提前確定就座的領(lǐng)導(dǎo)名單 。 應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前的桌上擺放姓名牌、茶水和相關(guān)資料；在主要發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會議桌上擺放鮮花。 大型會議：一般安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺下中間前排位置 。 在各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識 ， 可在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資料 ， 也可在 領(lǐng)導(dǎo)席前 擺放 茶幾。對于級別較高的會議，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及 前后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。 ：一般安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺下中間較前排位置，以視線 清 17 晰 且不受阻擋地觀看到全臺為宜，一般建議安排在第 510 排。應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識，并在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資料。如有級別較高的領(lǐng)導(dǎo)出席，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及前后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。 （二）貴賓室的準(zhǔn)備 在召開較高級別的會議時，一般在會場旁安排 貴賓室，以供來賓和我方領(lǐng)導(dǎo)在會議前后進(jìn)行短暫休息和交流。貴賓室里應(yīng)安排專門的服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。 （三）主持人的定位 會議如需 主持人， 在會議召開前進(jìn)行簡單介紹 、 宣布會議進(jìn) 行 分段 等 。主持人位置一般在主席臺的一側(cè)，并放置專用話筒。如主持人在主席臺就座，應(yīng)在其面前擺放專用話筒。 （四）會標(biāo)與背景板的布置 會議如需要會標(biāo)（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作 、 懸掛、安放完畢。會標(biāo)與背景板上 字樣和圖案應(yīng)由會議負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審定。 （五）簽到臺的擺放 簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。簽到臺應(yīng)多備簽到本和筆；如需為與會人員佩帶胸花，應(yīng)提前選定和購買胸花，并安排專人負(fù)責(zé)。 如欲請來賓題詞，則需提前在適當(dāng)位置安放題詞桌，并準(zhǔn)備筆墨紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。 （六）簽約臺的準(zhǔn)備 如舉辦簽約儀式，一般應(yīng)以主席臺 為簽約臺，面對觀眾席。應(yīng)制 18 作對方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺左側(cè)和右側(cè)（面對簽約臺）。簽約臺后只擺放兩張椅子，見證嘉賓一般安排站立在簽約人背后；臺上應(yīng)事先放好將簽署的協(xié)議和簽字筆，并安排禮儀工作人員為雙方簽約代表翻開協(xié)議書和交換協(xié)議。 （七）電器設(shè)備的調(diào)試 在會議上如需使用投影，應(yīng)提前準(zhǔn)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負(fù)責(zé)，并提前調(diào)試。一般應(yīng)至少提前半天準(zhǔn)備好會議上將用到的 Power Point等材料，存入統(tǒng)一使用的筆記本電腦，進(jìn)行調(diào)試。如會議需使用幻燈片、 DVD 放映等，也需相應(yīng)準(zhǔn)備。 音 響 、 話筒 需 提前調(diào)試。工作人員應(yīng) 提前 檢查話筒和音響的效果，并 準(zhǔn)備備用話筒。其余如燈光、空調(diào)、風(fēng)扇等電器設(shè)備也應(yīng)提前檢查 。 （八）合影的預(yù)備 首先在綜合考慮天氣、安全、光線、空間等條件后，選擇合適的合影地點(diǎn)。隨后對參加合影的人員名單進(jìn)行確認(rèn)和排序，一般采取在前排座椅的椅背上貼姓名牌的方法來為主要領(lǐng)導(dǎo)排位。攝影師應(yīng)提前到位檢查效果。如在室內(nèi)合影，亦可在合影地點(diǎn)擺放綠色植物，以烘托效果。如合影人數(shù)較多，可利用臺階進(jìn)行分行排序。 （九）記者席的安排 攝影記者應(yīng)提前到場確定錄像機(jī)位置，電線的走線應(yīng)盡量靠墻邊，并采用地毯 遮蓋或用膠帶固定，以防絆人。文字記者席一般布置在會場兩側(cè)略前的位置。 19 （十）講臺的安排 講臺位置應(yīng)放置在主席臺的右側(cè)，略前于第一排座位；一般重要嘉賓講話要在講臺上擺放鮮花，但應(yīng)注意鮮花不可遮住講話人的面容；一般講臺要擺放兩支話筒，以備話筒出現(xiàn)故障時仍能繼續(xù)演講，話筒需提前調(diào)試，適當(dāng)音量為好；如嘉賓有講稿，需注意講臺正上方是否足夠明亮。 六、其他 會務(wù)工作牽扯面 廣，工作繁瑣復(fù)雜。 也應(yīng)注意 以下工作。 （一）后勤 會 務(wù)后勤工作包括接待車輛的準(zhǔn)備、禮儀工作人員的安排、配合會場布置做好各方面協(xié)調(diào)工作 。 后勤工作應(yīng)著重 注意硬件設(shè)施，選定適宜的會議場地，準(zhǔn)備燈光、投影、音響、麥克風(fēng)、電腦、鮮花、桌椅、茶水、水果、地毯，并保障會場的供水、供電和周圍環(huán)境的清理；按要求制作背景板和會標(biāo)（橫幅）；安排服務(wù)員；會場衛(wèi)生；如逢雨天，還需備用雨傘。 （二）安全保衛(wèi) 安全保衛(wèi)是會務(wù)工作的重中之重，具體內(nèi)容包括 與 安全預(yù)案的制定； 有關(guān)安全、交通部門協(xié)調(diào)；安排警衛(wèi)工作；疏通道路；布置停車場；引導(dǎo)來賓車輛；大型群眾集會需向公安機(jī)關(guān)申報 等等 。 （三）媒體宣傳 宣傳工作包括與有關(guān)媒體單位的聯(lián)系協(xié)調(diào)；錄像拍攝工作；宣傳報道工作；向相關(guān)工作組領(lǐng)取并發(fā)放記 者證和工作人員證等。 20 七、會務(wù)工作中一些注意事項(xiàng) （一）掌握接待總體情況、服從總體工作安排 會務(wù)接待工作是一項(xiàng)涉及面廣、程序繁多、聯(lián)系密切的系統(tǒng)工程，是由多項(xiàng)工作流程、內(nèi)容組成 ,又由 眾多部門和 大量人力共同參與完成的，工作流程包括嘉賓的迎送、嘉賓的簽到、禮品發(fā)放與接收、車輛調(diào)度、交通疏導(dǎo)、飲食住宿等方方面面的內(nèi)容。所以宏觀上對整體接待的了解和把握有助于工作人員明確自身位置及與之相銜接的種種環(huán)節(jié)。由于會務(wù)工作 的 復(fù)雜 性 ，必然 要進(jìn)行 分組和分工，每個工作崗位都是會務(wù)活動不可缺少的 重要 組成部分。 （二）外樹形象、內(nèi)強(qiáng) 素質(zhì) 作為逗留時間不長的嘉賓，主要是從工作人員的儀態(tài)舉止、談吐學(xué)識感受 ****人文積淀和精神風(fēng)貌，因此有幾點(diǎn)具體要求： 熱情、開朗、寬容 、 穩(wěn)重，與嘉賓 接觸要熱情，語言表述要到位，說話要注意分寸。 反應(yīng)迅速，靈活處理。會務(wù)工作中往往會遇到意想不到的變化，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，如時間、地點(diǎn)、場合、對象的不同而靈活處理，根據(jù)情況作出正確判斷，迅速采取措施。 有禮有節(jié)，大方得體。在會務(wù)過程中，我們要遵守 “尊重原則 ”，最大限度的使嘉賓感到滿意，但要把握一定的 “度 ”，做到有禮有節(jié)，大方得體。 （三）分工協(xié)作、密切配合 正如前面所說，會務(wù)接待是個系統(tǒng)工程，光靠一兩個單位或負(fù)責(zé)人是難以勝任的，各工作組的工作人員必須明確責(zé)職，分工負(fù)責(zé)，又團(tuán)結(jié)協(xié)作，配合默契，互相補(bǔ)臺，才能為完成接待任務(wù)奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。 21 （四）注意安全 安全是會務(wù)工作的前提。要高度重視安全問題， 制定會議突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案 。要注意嘉賓的安全，同時也要注意自身的安全。