【正文】 。要高度重視安全問(wèn)題， 制定會(huì)議突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案 。 （三）分工協(xié)作、密切配合 正如前面所說(shuō)，會(huì)務(wù)接待是個(gè)系統(tǒng)工程，光靠一兩個(gè)單位或負(fù)責(zé)人是難以勝任的，各工作組的工作人員必須明確責(zé)職，分工負(fù)責(zé)，又團(tuán)結(jié)協(xié)作，配合默契，互相補(bǔ)臺(tái)，才能為完成接待任務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。 有禮有節(jié)，大方得體。 反應(yīng)迅速，靈活處理。由于會(huì)務(wù)工作 的 復(fù)雜 性 ，必然 要進(jìn)行 分組和分工，每個(gè)工作崗位都是會(huì)務(wù)活動(dòng)不可缺少的 重要 組成部分。 20 七、會(huì)務(wù)工作中一些注意事項(xiàng) （一）掌握接待總體情況、服從總體工作安排 會(huì)務(wù)接待工作是一項(xiàng)涉及面廣、程序繁多、聯(lián)系密切的系統(tǒng)工程，是由多項(xiàng)工作流程、內(nèi)容組成 ,又由 眾多部門和 大量人力共同參與完成的，工作流程包括嘉賓的迎送、嘉賓的簽到、禮品發(fā)放與接收、車輛調(diào)度、交通疏導(dǎo)、飲食住宿等方方面面的內(nèi)容。 （二）安全保衛(wèi) 安全保衛(wèi)是會(huì)務(wù)工作的重中之重，具體內(nèi)容包括 與 安全預(yù)案的制定； 有關(guān)安全、交通部門協(xié)調(diào)；安排警衛(wèi)工作；疏通道路；布置停車場(chǎng)；引導(dǎo)來(lái)賓車輛；大型群眾集會(huì)需向公安機(jī)關(guān)申報(bào) 等等 。 （一）后勤 會(huì) 務(wù)后勤工作包括接待車輛的準(zhǔn)備、禮儀工作人員的安排、配合會(huì)場(chǎng)布置做好各方面協(xié)調(diào)工作 。 六、其他 會(huì)務(wù)工作牽扯面 廣，工作繁瑣復(fù)雜。文字記者席一般布置在會(huì)場(chǎng)兩側(cè)略前的位置。如合影人數(shù)較多，可利用臺(tái)階進(jìn)行分行排序。攝影師應(yīng)提前到位檢查效果。 （八）合影的預(yù)備 首先在綜合考慮天氣、安全、光線、空間等條件后，選擇合適的合影地點(diǎn)。工作人員應(yīng) 提前 檢查話筒和音響的效果，并 準(zhǔn)備備用話筒。如會(huì)議需使用幻燈片、 DVD 放映等，也需相應(yīng)準(zhǔn)備。 （七）電器設(shè)備的調(diào)試 在會(huì)議上如需使用投影，應(yīng)提前準(zhǔn)備好筆記本電腦、投影儀和投影屏幕，由專人負(fù)責(zé)，并提前調(diào)試。應(yīng)制 18 作對(duì)方單位名稱牌和我方名稱牌，分別放在簽約臺(tái)左側(cè)和右側(cè)（面對(duì)簽約臺(tái)）。 如欲請(qǐng)來(lái)賓題詞，則需提前在適當(dāng)位置安放題詞桌，并準(zhǔn)備筆墨紙硯等應(yīng)用之物，也應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。 （五）簽到臺(tái)的擺放 簽到工作應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)。 （四）會(huì)標(biāo)與背景板的布置 會(huì)議如需要會(huì)標(biāo)（橫幅）和背景板，應(yīng)提前制作 、 懸掛、安放完畢。主持人位置一般在主席臺(tái)的一側(cè)，并放置專用話筒。貴賓室里應(yīng)安排專門的服務(wù)員，并備鮮花、茶水等。如有級(jí)別較高的領(lǐng)導(dǎo)出席，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)席兩側(cè)及前后預(yù)留警衛(wèi)人員席位。 ：一般安排領(lǐng)導(dǎo)坐在臺(tái)下中間較前排位置，以視線 清 17 晰 且不受阻擋地觀看到全臺(tái)為宜，一般建議安排在第 510 排。 在各領(lǐng)導(dǎo)座位的椅背上粘貼姓名牌以標(biāo)識(shí) ， 可在座位上放置瓶裝水和相關(guān)資料 ， 也可在 領(lǐng)導(dǎo)席前 擺放 茶幾。 應(yīng)在各領(lǐng)導(dǎo)座位前的桌上擺放姓名牌、茶水和相關(guān)資料；在主要發(fā)言領(lǐng)導(dǎo)面前擺放話筒；還可在會(huì)議桌上擺放鮮花。 （一）領(lǐng)導(dǎo)席的安排 在確定雙方領(lǐng)導(dǎo)名單后，應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)座次進(jìn)行排位和標(biāo)示。 五、場(chǎng)地 現(xiàn)場(chǎng)布置是會(huì)務(wù)工作中的重要環(huán)節(jié)，各協(xié)調(diào)單位應(yīng)互相配合。 航班密度較大 時(shí) ， 可 計(jì)劃來(lái)賓乘坐同一輛車返回，此時(shí)要充分考慮到航班提前到達(dá)或延誤的情況。 將來(lái)賓的姓 名、單位、職位、聯(lián)系方式、到達(dá)的時(shí)間和班次列表，核實(shí)無(wú)誤后 分發(fā)給接機(jī)人員。每 位工作人員都應(yīng) 熟悉機(jī)場(chǎng)結(jié)構(gòu)和各種設(shè)施，隨機(jī)應(yīng)變，可 16 以應(yīng)付接機(jī)工作中可能的各種突發(fā)情況。對(duì)于特大型活動(dòng)，也可以在機(jī)場(chǎng)、火車站設(shè)置 指引牌 或 服務(wù)臺(tái) 。 組織大型活動(dòng)，來(lái)賓眾多，且到達(dá)時(shí)間多集中在一天之內(nèi)，接待的工作量很大，也很容易造成疏漏。交通安排的具體細(xì)節(jié)請(qǐng)參見(jiàn)《接待 工作 四、 迎送 會(huì)務(wù)工作中住宿、餐飲接待對(duì)交通安排要求較高，需協(xié)調(diào)好各地點(diǎn)間往來(lái)的車輛安排。餐飲工作的具 體細(xì)節(jié)請(qǐng)參見(jiàn)《接待 工作 如會(huì)議需要，接待人員應(yīng)要求賓館提供 “早上叫醒 ”服務(wù) 。 （一）根據(jù)《與會(huì)人員信息登記表》提前選定適宜的住宿、餐飲場(chǎng)所，要求設(shè)施齊備、交通便利，應(yīng)預(yù)留足夠的嘉賓房、重要嘉賓房、工作人員房，并提前調(diào)試各房間硬件設(shè)施 ，檢查安全事宜 。 （二）應(yīng)準(zhǔn)備的會(huì)務(wù)材料還包括：嘉賓簽到所準(zhǔn)備的簽到臺(tái)、簽到本、筆、胸花；需要領(lǐng)導(dǎo)題詞的會(huì)議需準(zhǔn)備筆墨紙張、題詞臺(tái)，如有需要還應(yīng)預(yù)備代擬參考稿；制作工作人員證、嘉賓證和記者證；制作分發(fā)會(huì)議通知、會(huì)議議程、 議題、 領(lǐng)導(dǎo)講話稿和主持人稿；準(zhǔn)備和調(diào)試有關(guān)放映材料（ Power Point、 DVD、 幻燈片等）等。 二、材料 （一）會(huì)務(wù)工作中，為明確各部門分工與協(xié)調(diào)，可制作《會(huì)務(wù)工作手冊(cè)》；為使嘉賓更方便的參加會(huì)議，可為嘉賓準(zhǔn)備《會(huì)務(wù)指南》。 （二）根據(jù)會(huì)議需要，對(duì)工作人員進(jìn)行分組分工，分別負(fù)責(zé) 各 方面的 工作。根據(jù)所掌握的信息，向與會(huì)人員發(fā)出邀請(qǐng)，并附回執(zhí)（確認(rèn)與會(huì)人員是否參加會(huì)議的各項(xiàng)具體活動(dòng)與食宿安排），最終落實(shí)確定。同時(shí)，會(huì)務(wù)工作人員 要分工負(fù)責(zé)、緊密配合， 這樣 才能順利地完成會(huì)務(wù)工作。 自助餐時(shí)要依從一般的 西餐禮儀， 還應(yīng)該注意以下幾個(gè)要點(diǎn)： １．排隊(duì)按順序取食物； ２．每次少??； ３．要分類，不要把冷熱食物同時(shí)放在一個(gè)盤子上； ４．西餐的食物先后大約是： 沙拉 → 開(kāi)胃菜 → 湯 → 主菜 → 甜品 → 咖啡／茶。 自助餐不僅可用以款待數(shù)量較多的來(lái)賓，而且還可以較好地處理眾口難調(diào)的問(wèn)題。 自助餐多以冷食為 主，不提 供 正餐，不提供高檔的菜肴、酒水，故可節(jié)約主辦者 開(kāi)支，并 避免 浪費(fèi)。這樣 既可免除座次排列之勞， 也 便于用餐者自由地進(jìn)行交際。 其一，可以免排座次。 （五）自助餐 自助餐，有時(shí)亦稱冷餐會(huì)，是目前國(guó)際上所通行的一種非正式的西式宴會(huì)。 送別： 如有司機(jī)另外進(jìn)餐，工作人員應(yīng)在進(jìn)餐即將結(jié)束時(shí)及時(shí)通知 司機(jī) 到位。 宴會(huì)一般控制在一個(gè)半小時(shí)左右為宜，最多不超過(guò)兩個(gè)小時(shí)。 開(kāi)餐后，工作人員應(yīng)留意上菜、飯的進(jìn)度，適時(shí)提醒服務(wù)員上茶水、飲料、飯菜 和水果。 進(jìn)餐： 宴請(qǐng)前，主人應(yīng)提前到達(dá)宴會(huì)地點(diǎn) 迎接客人；如果客人之間不認(rèn)識(shí)或不熟悉，主人應(yīng)熱情地為其介紹