二級(jí)秘書(shū)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估手冊(cè)(最新整理-資料下載頁(yè)
2024-10-27 13:40本頁(yè)面
【導(dǎo)讀】1 螈膅薇蚈肇芄芇袃羃芃荿蚆衿節(jié)蒁袂螅節(jié)蚄蚄膃芁莃薇聿芀蒆螃羅艿薈薆袁羋羋螁螇莇莀薄肆莆蒂蝿莆薄薂袈蒞莄螈襖莄蒆蝕膂莃蕿袆肈莂蟻蠆羄莁莁襖袀羈蒃蚇螆肇薅袃肅肆芅蚅羈肅蕆袁羇肄薀螄袃肅螞薆膁肅莂螂肇肂蒄薅羃膁薆螀衿膀芆薃螅腿莈蝿膄膈薀薁肀膇蚃袇羆膇莂蝕袂膆蒅裊螈膅薇蚈肇芄芇袃羃芃荿蚆衿節(jié)蒁袂螅節(jié)蚄蚄膃芁莃薇聿芀蒆螃羅艿薈薆袁羋羋螁螇莇莀薄肆莆蒂蝿莆薄薂袈蒞莄螈襖莄蒆蝕膂莃蕿袆肈莂蟻蠆羄莁莁襖袀羈蒃蚇螆肇薅袃肅肆芅蚅羈肅蕆袁羇肄薀螄袃肅螞薆膁肅莂螂肇肂蒄薅羃膁薆螀衿膀芆薃螅腿莈蝿膄膈薀薁肀膇蚃袇羆膇莂蝕袂膆蒅裊螈膅薇蚈肇芄芇袃羃芃荿蚆衿節(jié)蒁袂螅節(jié)蚄蚄膃芁莃薇聿芀蒆螃羅艿薈薆袁羋羋螁螇莇莀薄肆莆蒂蝿莆薄薂袈蒞莄螈襖莄蒆蝕膂莃蕿袆肈莂蟻蠆羄莁莁襖袀羈蒃蚇螆肇薅袃肅肆芅蚅羈肅蕆袁羇肄薀螄袃肅螞薆膁肅莂螂肇肂蒄薅羃膁薆螀衿膀芆薃螅腿莈蝿膄膈薀薁肀膇蚃袇羆膇莂蝕袂膆蒅裊螈膅薇蚈肇芄芇袃羃芃荿蚆衿節(jié)蒁袂
【正文】 管部門(mén)的重視。經(jīng)過(guò)七、八十年代的恢復(fù)、整頓、驗(yàn)收等，已經(jīng)逐步達(dá)到了內(nèi)部的規(guī)范、統(tǒng)一?！稒n案法》頒布后，企業(yè)檔案在組織建設(shè)、規(guī)章制度等方面都得到進(jìn)一步的加強(qiáng)和改善。我廠自成立三十年來(lái)，檔案工作機(jī)構(gòu)的組織形式一直沿用建廠之初的分立型檔案管理模式。基本情況是各職能部門(mén)負(fù)責(zé)管理、組織本部門(mén)相關(guān)門(mén)類(lèi)的檔案工作，其中主要分成四個(gè)檔案室：一是管理組織、黨務(wù)、行政、群團(tuán)等方面檔案的“文書(shū)檔案室”；二是管理企業(yè)科技資料、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面檔案的“科技檔案室”；三是管理企業(yè)職工人事方面 檔案的“人事檔案室”；四是管理企業(yè)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)憑證、帳薄等方面的“會(huì)計(jì)檔案室”。除此以外，保衛(wèi)處、基建處、機(jī)動(dòng)處、企管處等職能部門(mén)不相統(tǒng)屬，各司其職地管理各自的檔案。這些機(jī) 24 構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系是各不相同的，如文書(shū)檔案室歸廠（黨）辦領(lǐng)導(dǎo)，科技檔案室則歸工廠技術(shù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)，人事檔案歸勞資處領(lǐng)導(dǎo)等，同時(shí)，這些機(jī)構(gòu)之間也少有往來(lái)，缺乏業(yè)務(wù)上的聯(lián)系。 分立型檔案工作機(jī)構(gòu)是我廠檔案工作發(fā)展過(guò)程中自然形成的，帶有自發(fā)性的特點(diǎn)。過(guò)去工廠規(guī)模小，檔案工作內(nèi)容較單一，涉及的檔案類(lèi)型不多，利用要求不高，所以逐步形成了分立管理的模式。而今， 在新的形勢(shì)下，工廠規(guī)模擴(kuò)大，部門(mén)增多，并下設(shè)有三個(gè)分公司，這種機(jī)構(gòu)已不太適應(yīng)企業(yè)狀況和檔案工作改革發(fā)展的要求，并暴露出一些問(wèn)題。例如，在某些檔案材料的歸屬上容易發(fā)生矛盾，難以提供綜合性信息，部門(mén)之間易推諉扯皮，檔案查找利用不太方便，不便于統(tǒng)籌規(guī)劃，容易產(chǎn)生人、財(cái)、物的浪費(fèi)等等。在檔案管理的方法上，我廠一直無(wú)專(zhuān)職檔案管理人員，檔案工作由各部門(mén)辦事員具體兼管，而且一直采用傳統(tǒng)的手工管理，操作手段相對(duì)落后。工廠雖投入大量資金建立了企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但主要運(yùn)用在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等部門(mén)，而忽略了電子文明時(shí)代的檔案網(wǎng)絡(luò)管理。在人力上，檔案工作主要由各部門(mén)辦事員具體操作，由于是兼職，有的甚至一兼多職，在專(zhuān)業(yè)技能和時(shí)間精力上往往欠缺，給工廠的檔案管理工作帶來(lái)一定的負(fù)面影響，雖然有相應(yīng)的管理制度，但執(zhí)行起來(lái)很難落實(shí)。 從我廠現(xiàn)狀和發(fā)展前景來(lái)看，工廠檔案工作面臨著機(jī)遇和挑戰(zhàn)。我認(rèn)為當(dāng)前工作必須改善檔案管理模式，建立一個(gè)產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開(kāi)、管理科學(xué)的綜合型的檔案工作機(jī)構(gòu)。因?yàn)榕c 25 分立型機(jī)構(gòu)相比，它具有以下明顯的優(yōu)點(diǎn)：⑴有利于組織檔案工作機(jī)構(gòu)的穩(wěn)定；⑵有利于檔案工作職能的發(fā)揮；⑶有利于檔案工作所需人力、物力和財(cái)力的保障； ⑷有利于檔案工作業(yè)務(wù)的開(kāi)展，提高業(yè)務(wù)管理水平。 檔案管理機(jī)構(gòu)及管理方法的具體建議：設(shè)立一個(gè)綜合型的檔案室（處），編制檔案專(zhuān)業(yè)管理人員 5 人。檔案室（處）建立集中歸檔等一系列相關(guān)制度，主要負(fù)責(zé)對(duì)各職能部門(mén)的檔案收集、分類(lèi)、整理、立卷，歸檔、保管、銷(xiāo)毀和借閱、利用工作，并對(duì)全廠檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，切實(shí)加強(qiáng)檔案保密工作，尤其是嚴(yán)格科技檔案管理制度。由于近年來(lái)工廠重心轉(zhuǎn)移在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上，檔案保密工作比較薄弱，這對(duì)工廠未來(lái)前途是一個(gè)不可掉以輕心的威脅。在檔案管理設(shè)施上，與時(shí)俱進(jìn)，配備相關(guān)設(shè)備，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行檔案 信息的收集、整理與傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，加快對(duì)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，以使科學(xué)、有效地為我廠的科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)服務(wù)。 針對(duì)上述建議，在廠領(lǐng)導(dǎo)的支持下，辦公室召集技術(shù)處、勞資處、財(cái)務(wù)處、保衛(wèi)處、基建處等相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人在會(huì)議室開(kāi)會(huì)，就如何搞好檔案管理及具體實(shí)施方案進(jìn)行了交流和探討。通過(guò)熱烈地討論和發(fā)言，最后一致達(dá)成如下方案： 一、領(lǐng)導(dǎo)重視，體系健全：檔案工作明確一名廠長(zhǎng)主管，綜合型檔案室（處）由廠（黨）辦主任和總師辦主任直接領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)檔案管理員 5 人，其中可指定一名業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人任組長(zhǎng)。這 5 人可在 26 各職能部 門(mén)中選派。我廠原分立型檔案室都集中設(shè)在辦公大樓第四樓，這已具備了綜合型檔案室統(tǒng)一管理的辦公環(huán)境。另外再增添必要有效設(shè)施，如：配備專(zhuān)用滅火器，放置防蟲(chóng)劑，安裝防盜門(mén)窗，庫(kù)房配備空調(diào)、去濕機(jī)，保證庫(kù)房溫濕度的要求。 二、提高檔管人員素質(zhì)，健全檔案管理制度，確保檔案材料齊全、完整。我廠檔案管理人員必須參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，持證上崗。根據(jù)《檔案法》參照原有制度制定了“檔案借閱制度”、“檔案保密制度”、“獎(jiǎng)懲規(guī)定”、“檔案人員崗位責(zé)任制”等等，使檔案的收集、整理、建卡、歸檔、保管、利用、銷(xiāo)毀、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都有必要的 制度，事事有章可循，嚴(yán)格了管理，加強(qiáng)了控制。 三、建立現(xiàn)代化的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。過(guò)去那種傳統(tǒng)的手工管理方式已跟不上工廠發(fā)展的步伐，將嚴(yán)重影響檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。建立計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)軟件，加快對(duì)檔案信息運(yùn)用，更準(zhǔn)確、及時(shí)、方便地為工廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。 四、嚴(yán)格把好保密關(guān)、安全關(guān)，做好警鐘常鳴。檔案是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，無(wú)價(jià)之寶。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，檔案，尤其是科技檔案的保密工作越來(lái)越重要，檔案及文件資料的保密制度、借閱制度必須嚴(yán)格履行手續(xù)，非檔案人員不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。 另外把好安全關(guān)： ⑴做好閱覽室的安全管理工作，嚴(yán)禁在室內(nèi)吸煙；⑵對(duì)借閱者進(jìn)行檔案保護(hù)知識(shí)的宣傳，并對(duì)歸還資料進(jìn)行檢查避免人為損壞；⑶對(duì)工作調(diào)動(dòng)、辭職和離退休人員在辦理離崗手續(xù)時(shí)督促他們還清資料。 27 以上方案實(shí)施后，收到明顯成效：我廠檔案管理?xiàng)l件有了一個(gè)根本性的改變，檔案管理制度更科學(xué)、系統(tǒng)和完善，檔案管理水平上了一個(gè)新臺(tái)階。但在具體實(shí)施過(guò)程中主要出現(xiàn)的問(wèn)題是： 一、由分立型轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合型檔案室，由部門(mén)歸檔轉(zhuǎn)變?yōu)榧袣w檔出現(xiàn)不適應(yīng)情況。 二、實(shí)施計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，在如何建立檔案管理系統(tǒng)，如何對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔、保存、維護(hù)等需要進(jìn)一步 思考和解決、針對(duì)以上兩個(gè)問(wèn)題作適當(dāng)調(diào)整：⑴領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心支持，各部門(mén)積極配合，使檔案工作盡早走上正軌。 三、不斷提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技能，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)老師到廠現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)指導(dǎo)，同時(shí)積極向其他檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)
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