【正文】 與計(jì)劃的關(guān)系工作不能沒(méi)有目標(biāo)的設(shè)定，設(shè)定了目標(biāo)如果沒(méi)有計(jì)劃就會(huì)變成不切實(shí)際的空想。計(jì)劃的制定必須要考慮目標(biāo)的期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結(jié)合起來(lái)考慮才能夠制定出切實(shí)可行的計(jì)劃。目標(biāo)和計(jì)劃必須設(shè)定最后的期限，不能無(wú)限期地拖延。198?！±玫诙笙迣?shí)現(xiàn)目標(biāo)【案例】某企業(yè)確定了年利潤(rùn)100萬(wàn)元的目標(biāo)以后，就朝著100萬(wàn)元的目標(biāo)猛沖，把其他問(wèn)題都留在后面。它逢山開(kāi)路，遇水架橋，兵來(lái)將擋，水來(lái)土掩。一開(kāi)始進(jìn)展得挺快，到最后是強(qiáng)弩之末，由于其他因素的制約，不僅沒(méi)有盈利，反而虧損了。實(shí)現(xiàn)目標(biāo)合理的方法是在目標(biāo)確定以后，對(duì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)要有一個(gè)規(guī)劃。然后對(duì)技術(shù)資源以及企業(yè)的資金進(jìn)行整合，這樣才能使企業(yè)以持續(xù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。案例分析：這個(gè)企業(yè)的做法是時(shí)間管理的第三象限的做法，做了好多緊急但是不重要的事情，所以出現(xiàn)了欲速不達(dá)的情況。第二象限是那些重要但不緊急的事情，這一象限的投資效益最大，要實(shí)現(xiàn)確定的目標(biāo)，投資第二象限能夠獲得強(qiáng)勁的執(zhí)行力。為達(dá)到目標(biāo)就要對(duì)其進(jìn)行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時(shí)間，然后需要做充分的準(zhǔn)備和詳細(xì)的計(jì)劃。198?！“磿r(shí)執(zhí)行完成每一項(xiàng)工作；198。　會(huì)客必須在規(guī)定時(shí)間之內(nèi)；198?！?huì)議前必須擬定會(huì)議提綱；198?！?zhǔn)備完整資料提供給客戶。實(shí)現(xiàn)高效率需要合理地調(diào)整時(shí)間以及進(jìn)行資源的分配。確定工作順序首先要確定應(yīng)該做什么事情，然后確定為什么去做，用什么標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做。下一步就是確定什么時(shí)間開(kāi)始，都有什么人參加，怎么樣分配時(shí)間。良好的工作習(xí)慣對(duì)于高效率的工作來(lái)說(shuō)是必不可少的。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習(xí)慣，能夠使工作得心應(yīng)手。198?！“阉械奈募淖雷由锨遄?；198?！“衙旁谝粋€(gè)固定的地方；198?！“阎匾募旁诠潭ǖ牡胤?；198?！〗㈦娔X及文件的歸檔系統(tǒng)；198?！≈匦職w類未審批處理的文件；198?！氐渍磙k公桌及電腦文件。維持性工作是做了以后，只不過(guò)是昨天工作的重復(fù)，沒(méi)有任何的新意，不會(huì)因此而發(fā)財(cái)，也不會(huì)因此而得到升遷，是平行移動(dòng)的工作。另外一類工作是發(fā)展性工作，就是在去做這件事情的時(shí)候，有機(jī)會(huì)向高處移動(dòng)，會(huì)獲得更好的升遷，更好的回報(bào)?！景咐坑幸晃皇澜缰那嗄昕茖W(xué)家經(jīng)歷了一個(gè)很不平凡的歷程。她小學(xué)五年級(jí)的時(shí)候，遇上文化大革命，被下放到農(nóng)村去養(yǎng)豬。在農(nóng)村的時(shí)候，她始終沒(méi)有放棄對(duì)學(xué)習(xí)的渴望，邊放豬邊自學(xué)。國(guó)家恢復(fù)高考后，憑借堅(jiān)強(qiáng)的毅力只有五年級(jí)學(xué)歷的她考上了大學(xué)。四年以后，她以全班第一名的成績(jī)畢業(yè)。時(shí)隔不久，她有了一個(gè)到澳大利亞墨爾本大學(xué)學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。在澳大利亞的墨爾本大學(xué)，她為了掙夠?qū)W費(fèi)及生活費(fèi)用，一天打三份工。白天中午去給人家做清潔工，下午給人家整理花園，晚上伺候一個(gè)大小便失禁的老太太。在墨爾本大學(xué)畢業(yè)后又讀了博士。現(xiàn)在是中國(guó)某大學(xué)的博士生導(dǎo)師，成了世界著名的青年科學(xué)家。案例分析：這位女士能夠有這么大的成就，就是因?yàn)樗軌蛟谧约含F(xiàn)有的工作中找到發(fā)展性的亮點(diǎn)。她在農(nóng)村邊放豬邊自學(xué)，放豬是她的維持性工作，學(xué)習(xí)是她的發(fā)展性的亮點(diǎn)。當(dāng)機(jī)會(huì)到來(lái)的時(shí)候，她發(fā)展性的亮點(diǎn)就變成了改變她的身份的魔棒?！咀詸z52】怎樣對(duì)待您工作中的維持性和發(fā)展性工作？____________________________________________________________________________________________________________________________________見(jiàn)參考答案52高回報(bào)的活動(dòng)本來(lái)就少，我們節(jié)約出來(lái)大量的時(shí)間，也不過(guò)是為了把高回報(bào)的事情做好，因此，高回報(bào)的活動(dòng)要認(rèn)真對(duì)待。198?！∫愿呋貓?bào)為原則安排低回報(bào)項(xiàng)目在高回報(bào)的項(xiàng)目短缺的情況下，可以花一些時(shí)間，爭(zhēng)取把低回報(bào)項(xiàng)目的回報(bào)率發(fā)揮到最大。198?！〖芯Ρ３指呋貓?bào)的重點(diǎn)目標(biāo)目標(biāo)也有主次大小之分。應(yīng)該集中精力確保大的目標(biāo)、主要目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。198?！》艑捵詈笃谙蓿顾惶厥饣呋貓?bào)活動(dòng)中的重要目標(biāo)如果不能按期完成的話，可以適當(dāng)延長(zhǎng)期限，使它特殊化。這樣就能夠吸引足夠的注意力去解決它。198?！∧繕?biāo)分解，循序漸進(jìn)，逐步達(dá)成在大目標(biāo)難以實(shí)現(xiàn)的情況下，可以把大目標(biāo)進(jìn)行分解，分成若干個(gè)小目標(biāo)，然后逐個(gè)解決。198?！で髱椭瑘F(tuán)隊(duì)合作，利益共享“三人齊心，其力斷金”，善于合作的人才能夠做成大的事情。198?！∮镁Ω叻鍟r(shí)間解決高回報(bào)工作每個(gè)人在一天里總會(huì)有精神最好的時(shí)候和精神最差的時(shí)候。要用精力處于高峰的時(shí)間做好高回報(bào)的工作。198。　自我激勵(lì)，自我回報(bào)，自我激發(fā)高回報(bào)的活動(dòng)往往有一個(gè)較長(zhǎng)的期待過(guò)程，要保持持續(xù)的良好的精神狀態(tài)，需要自我激勵(lì)、自我回報(bào)、自我激發(fā)。198?！”３譁贤ǎ袚?dān)責(zé)任，全速前進(jìn)保持與其他人員的溝通，互相激勵(lì)，全速前進(jìn)。低回報(bào)的活動(dòng)，有些是沒(méi)有必要做的活動(dòng)，有些是不得不做的活動(dòng)，有些是瑣碎的活動(dòng)。它們的回報(bào)率都很低，可以用不同的方式進(jìn)行處理。198?！『雎运鼈?，釋放你的時(shí)間時(shí)間有限，注意力也有限，意義不大的事情完全可以“睜一只眼，閉一只眼”。198?！『?jiǎn)化它們，將它們系統(tǒng)化有些活動(dòng)既復(fù)雜又回報(bào)率低，在必須去做的情況下，就去簡(jiǎn)化它。如果這件事情很凌亂，就想辦法把它系統(tǒng)化。簡(jiǎn)化了的和系統(tǒng)化了的事情就會(huì)比較容易處理。198?！〗档蜆?biāo)準(zhǔn)，不必追求完美有些回報(bào)率低的事情沒(méi)有必要太認(rèn)真，也沒(méi)有必要把它做得很完美。好鋼不要用在刀背上。198。　放棄它們，舍棄一些事情沒(méi)有必要做的事情干脆不要去做，舍棄做回報(bào)率低的事情，才能有做那些回報(bào)率高的事情的時(shí)間。198?！』ㄥX請(qǐng)人，交給別人來(lái)做古語(yǔ)云：君子性非異也，善假于物也。聰明的人會(huì)把這些低回報(bào)的事情交給別人去做。198。　工作分類，在其他時(shí)間做瑣碎無(wú)序的事情應(yīng)該先分類，然后抽出一定的時(shí)間集中完成。如何避免揀“芝麻”時(shí)間的有效管理可以避免揀“芝麻”的活動(dòng)，時(shí)間有效管理的前提是有一個(gè)良好的時(shí)間記錄。停止揀“芝麻”活動(dòng)是破，時(shí)間記錄是立，一破一立就能幫助人們確定高回報(bào)的工作并把它做好。“芝麻”的活動(dòng)停止揀芝麻的活動(dòng)需要做到：198?！“严嗤氖虑檫M(jìn)行分類把那些瑣碎的事情進(jìn)行分類，然后集中一定的時(shí)間處理這些雞毛蒜皮的事情。198?！】辞宄斑M(jìn)的方向真正去做有效益的事情，停止揀芝麻的行為，就不能只低頭拉車，不抬頭看路。也就是不僅僅要有戰(zhàn)術(shù)的應(yīng)用，還要確定合適的戰(zhàn)略計(jì)劃。很多人都有這樣的感覺(jué)，自己工作很努力，然而沒(méi)有成就感。自己的努力，沒(méi)有得到應(yīng)有的回報(bào)。這是因?yàn)椴涣嫉牧?xí)慣偷走了你寶貴的時(shí)間，使你在有限的時(shí)間內(nèi)不能做最有價(jià)值的工作。時(shí)間記錄的方法能夠幫助你發(fā)現(xiàn)所做過(guò)的事情的價(jià)值大小。198?！〕掷m(xù)時(shí)間記錄，提供精確資料做時(shí)間的記錄必須詳細(xì)，幾點(diǎn)鐘做的什么事情，都要一個(gè)不落地記錄下來(lái)。這項(xiàng)工作記的是一件一件的事和做事的時(shí)間，不必要記錄事件更為詳細(xì)的內(nèi)容。記錄的時(shí)間要有連續(xù)性，也就是一天接著一天記，不能記一天隔一天地做記錄。198。　記錄一周或30天內(nèi)的活動(dòng)內(nèi)容作記錄要有一定的時(shí)間段，或者一周或者15天或者一個(gè)月，總之，要記錄一個(gè)時(shí)間段內(nèi)的事件。198?！∮^察分析時(shí)間流程的內(nèi)容一段時(shí)間的記錄做完以后，就要對(duì)單位時(shí)間內(nèi)所做的事情進(jìn)行觀察分析?？醋龅哪男┦虑榛貓?bào)高，哪些事情回報(bào)低，是什么樣的習(xí)慣造成的。這樣經(jīng)過(guò)對(duì)時(shí)間記錄的分析，就能發(fā)現(xiàn)那些低回報(bào)的工作以及不良的習(xí)慣。就能有的放矢地去改變它。這里建議大家做一個(gè)如下的表格，記錄下來(lái)你一周之內(nèi)，每一天、每一個(gè)時(shí)間段所做的主要工作。表51 時(shí)間記錄表時(shí)間日期六 七 八 九 十 十一 十二 十三……二十四星期一星期二星期三星期四星期五記錄完以后對(duì)這個(gè)表格進(jìn)行分析，很容易就能發(fā)現(xiàn)一周之內(nèi)哪些時(shí)間被有效利用了，哪些時(shí)間被浪費(fèi)了。當(dāng)你對(duì)一周的時(shí)間管理情況進(jìn)行分析后，如果又提出了新的時(shí)間管理方案，仍然需要時(shí)間的記錄，因?yàn)椋?98?！⊥ㄟ^(guò)對(duì)時(shí)間的記錄，你會(huì)變得更清楚時(shí)間的記錄會(huì)讓你清楚地知道新的時(shí)間管理方案的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)時(shí)間方案中存在的問(wèn)題。198?！∮?jì)劃某個(gè)工作時(shí)，記錄你的預(yù)算時(shí)間在制定某個(gè)工作計(jì)劃時(shí)，也要制定相應(yīng)的時(shí)間計(jì)劃，也就是制定相應(yīng)的時(shí)間預(yù)算。時(shí)間的記錄，可以與時(shí)間的預(yù)算作比較，從而有效控制計(jì)劃的進(jìn)度。198?！‘?dāng)工作完成后，檢查你用的實(shí)際時(shí)間工作完成后，通過(guò)時(shí)間記錄可以檢查工作的實(shí)際時(shí)間，為制定下一個(gè)計(jì)劃提供堅(jiān)實(shí)有力的材料資源。時(shí)間的記錄是一個(gè)很有意義的活動(dòng)。它有利于培養(yǎng)人的良好習(xí)慣，增強(qiáng)你的洞察力，幫助你發(fā)現(xiàn)高回報(bào)的工作，并把做好。總之，時(shí)間的記錄能夠幫助你獲得長(zhǎng)期的效益。第十講 如何做好時(shí)間管理工作行動(dòng)的誤區(qū)進(jìn)行時(shí)間管理需要一定的執(zhí)行力，但是，執(zhí)行力雖然很重要，工作和行動(dòng)中只靠執(zhí)行力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。工作和行動(dòng)如果陷入了誤區(qū)，執(zhí)行力只能起到南轅北轍費(fèi)力不討好的作用。企業(yè)往往精于戰(zhàn)術(shù)的使用而忽視戰(zhàn)略的規(guī)劃。戰(zhàn)術(shù)的使用如果沒(méi)有戰(zhàn)略的指導(dǎo)，這些戰(zhàn)術(shù)就不會(huì)有連續(xù)性，就難以凝聚最大的力量，產(chǎn)生最大的效益。即使是戰(zhàn)術(shù)的行動(dòng)，有的企業(yè)也沒(méi)有具體的規(guī)劃，或者是搞激情工作，或者是頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳。工作沒(méi)有目標(biāo)，盲目地工作，或者是為了工作而工作。即使有目標(biāo)也是為了目標(biāo)而工作，不以追求實(shí)際的效益為目的。連為什么做這件事都不明確。我國(guó)的企業(yè)開(kāi)會(huì)都有專門的會(huì)議室，會(huì)議室里桌椅板凳，茶壺茶碗，一應(yīng)俱全。開(kāi)會(huì)的時(shí)候，有早到有晚到，喝茶聊天好不熱鬧。會(huì)一開(kāi)起來(lái)，你一言我一語(yǔ)，小事半個(gè)小時(shí)，大事兩三個(gè)小時(shí)。開(kāi)會(huì)的時(shí)間長(zhǎng)效率低?！景咐坑幸患铱鐕?guó)公司的車間很大，車間的會(huì)議室都很小。它在車間的里面，是一個(gè)很小的房間，里面既沒(méi)桌子也沒(méi)凳子。當(dāng)有人申請(qǐng)用這個(gè)會(huì)議室的時(shí)候，人馬上到了。一共七八個(gè)人，圍了一個(gè)圈，除了會(huì)議主持人的手不背，其他人的手都背在后面。會(huì)議主持人問(wèn)原材料主管有什么問(wèn)題，原材料主管馬上把手放在前面說(shuō)原材料中有一項(xiàng)需要添加，昨天已經(jīng)申請(qǐng)，現(xiàn)在還沒(méi)有落實(shí)。說(shuō)完又把手背到了身后。會(huì)議主持人聽(tīng)的時(shí)候把手背起來(lái)，回答別人問(wèn)話的時(shí)候又把手放到了前面。接著會(huì)議主持人以同樣的方式又問(wèn)了技術(shù)主管、質(zhì)量檢測(cè)員遇到的問(wèn)題并予以了回答。不到15分鐘，他們就把會(huì)開(kāi)完了。案例分析：企業(yè)會(huì)議的目的是解決生產(chǎn)銷售方面存在的問(wèn)題，會(huì)議的形式越簡(jiǎn)單越能提高企業(yè)的效率。拖沓冗長(zhǎng)的會(huì)議不但不能有效地解決問(wèn)題，還會(huì)浪費(fèi)很多工作時(shí)間。我國(guó)的企業(yè)習(xí)慣于用文件傳達(dá)計(jì)劃、通知等，這種方式是單向的行為，不能和接受計(jì)劃或者通知的對(duì)象進(jìn)行溝通。計(jì)劃或者通知等文件對(duì)執(zhí)行者的意見(jiàn)建議不能及時(shí)反饋，更得不到認(rèn)真的對(duì)待，這就會(huì)影響企業(yè)決策的科學(xué)性，企業(yè)的效益必然會(huì)受到影響。【自檢61】為什么工作中會(huì)出現(xiàn)事與愿違欲速不達(dá)的情況？____________________________________________________________________________________________________________________________________見(jiàn)參考答案61工作計(jì)劃的流程任何企業(yè)都有它的工作流程，有的企業(yè)沒(méi)有流程計(jì)劃，工作流程處于無(wú)意識(shí)的狀態(tài)，效率很低，內(nèi)耗很大。有的企業(yè)工作流程計(jì)劃做得很好，企業(yè)的效率很高，效益也很高。企業(yè)的管理者必須對(duì)企業(yè)的工作流程重視起來(lái)，制定合理的流程計(jì)劃提高企業(yè)效益。時(shí)間管理的各個(gè)層面企業(yè)的時(shí)間管理必須先解決戰(zhàn)略層面的問(wèn)題，首先要做到做對(duì)的事情，才能夠很好地把事情做對(duì)。198?！》乐蛊髽I(yè)走彎路企業(yè)只有制定有效的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確定了清晰的目標(biāo)，才能夠有明確的方向，才能夠不走或少走彎路。198?！p少企業(yè)溝通成本減少企業(yè)溝通成本主要是減少企業(yè)高層的溝通成本。有很多的企業(yè)高層溝通成本太大，他們每天在談重大問(wèn)題的決策，可就是搞不清到底是投資還是不投資，是上這個(gè)項(xiàng)目還是不上。股東會(huì)、董事會(huì)經(jīng)常開(kāi)會(huì)，討論這些重復(fù)的大方向問(wèn)題，耽誤了大量的工作時(shí)間。因此，戰(zhàn)略目標(biāo)的清晰，能夠在最大程度上避免因決策的失誤而造成的各種損失，同時(shí)，必然能夠減少很多企業(yè)的高層溝通成本。在企業(yè)的時(shí)間管理中，僅次于戰(zhàn)略層面的是企業(yè)的流程層面。198?！?yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程企業(yè)只有不斷地檢討和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，尤其是優(yōu)化企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，才能夠使企業(yè)的整個(gè)運(yùn)營(yíng)體系趨于合理和簡(jiǎn)化。所以流程優(yōu)化，將會(huì)使企業(yè)降低運(yùn)營(yíng)成本和管理人員的溝通成本。198?！×鞒淘僭煜到y(tǒng)要避免企業(yè)的內(nèi)耗和各種各樣的低質(zhì)量成本損耗，解決的辦法就是流程再造。流程再造的概念跟ISO9000的概念不一樣。它是真正的KPI系統(tǒng)，是的的確確要通過(guò)整個(gè)公司的流程體系去優(yōu)化企業(yè)的運(yùn)營(yíng)程序，使得運(yùn)營(yíng)程序越來(lái)越趨于合理和簡(jiǎn)單。這樣的話，就能夠節(jié)約時(shí)間，簡(jiǎn)化工作，降低成本，加快發(fā)展的速度。組織層面的管理應(yīng)當(dāng)著眼于怎樣克服寶塔式的組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的扁平化、矩陣化。198?！毸浇M織結(jié)構(gòu)我國(guó)企業(yè)的組織形式以寶塔式組織結(jié)構(gòu)為主，這種組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是從上到下像寶塔一樣，層層往下，級(jí)別越來(lái)越小。這種組織結(jié)構(gòu)隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大而擴(kuò)大，逐漸變得效率越來(lái)越差，人浮于事，臃腫不堪。198?！〗M織結(jié)構(gòu)的扁平化、矩陣化優(yōu)化企業(yè)的組織層面，必須克服寶塔式組織結(jié)構(gòu)的弊病，堅(jiān)定地在公司實(shí)行扁平化、矩陣化。當(dāng)然這樣一個(gè)組織模型是以流程優(yōu)化為導(dǎo)向建立的。企業(yè)只有不斷去優(yōu)化和改善組織結(jié)構(gòu)，才能夠避免組織內(nèi)部的內(nèi)耗、扯皮、推諉現(xiàn)象，才能夠有效地支持企業(yè)的發(fā)展。結(jié)構(gòu)影響行為，提高企業(yè)行為的效率，必須優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。198?！〗贤ㄇ赖谋匾云髽I(yè)只有建立健全溝通渠道，才能夠有效支持企業(yè)的發(fā)展。因?yàn)閭€(gè)人英雄主義的時(shí)代已經(jīng)過(guò)去。因此，建立溝通渠道，完善企業(yè)的溝通文化，必然能夠避免企業(yè)內(nèi)外部矛盾和誤會(huì)的產(chǎn)生，降低各種溝通成本和時(shí)間。198?！贤ㄇ赖慕贤▽用娌⒉皇侵改欠N無(wú)意識(shí)的隨意的溝通，而是在公司