【正文】 與計劃的關(guān)系工作不能沒有目標的設(shè)定，設(shè)定了目標如果沒有計劃就會變成不切實際的空想。計劃的制定必須要考慮目標的期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結(jié)合起來考慮才能夠制定出切實可行的計劃。目標和計劃必須設(shè)定最后的期限，不能無限期地拖延。198?！±玫诙笙迣崿F(xiàn)目標【案例】某企業(yè)確定了年利潤100萬元的目標以后，就朝著100萬元的目標猛沖，把其他問題都留在后面。它逢山開路，遇水架橋，兵來將擋，水來土掩。一開始進展得挺快，到最后是強弩之末，由于其他因素的制約，不僅沒有盈利，反而虧損了。實現(xiàn)目標合理的方法是在目標確定以后，對目標的實現(xiàn)要有一個規(guī)劃。然后對技術(shù)資源以及企業(yè)的資金進行整合，這樣才能使企業(yè)以持續(xù)的發(fā)展狀態(tài)實現(xiàn)目標。案例分析：這個企業(yè)的做法是時間管理的第三象限的做法，做了好多緊急但是不重要的事情，所以出現(xiàn)了欲速不達的情況。第二象限是那些重要但不緊急的事情，這一象限的投資效益最大，要實現(xiàn)確定的目標，投資第二象限能夠獲得強勁的執(zhí)行力。為達到目標就要對其進行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時間，然后需要做充分的準備和詳細的計劃。198。　按時執(zhí)行完成每一項工作；198?！捅仨氃谝?guī)定時間之內(nèi)；198?！h前必須擬定會議提綱；198?！蕚渫暾Y料提供給客戶。實現(xiàn)高效率需要合理地調(diào)整時間以及進行資源的分配。確定工作順序首先要確定應(yīng)該做什么事情，然后確定為什么去做，用什么標準來做。下一步就是確定什么時間開始，都有什么人參加，怎么樣分配時間。良好的工作習慣對于高效率的工作來說是必不可少的。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習慣，能夠使工作得心應(yīng)手。198。　把所有的文件從桌子上清走；198?！“衙旁谝粋€固定的地方；198?！“阎匾募旁诠潭ǖ牡胤剑?98。　建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)；198?！≈匦職w類未審批處理的文件；198?！氐渍磙k公桌及電腦文件。維持性工作是做了以后，只不過是昨天工作的重復，沒有任何的新意，不會因此而發(fā)財，也不會因此而得到升遷，是平行移動的工作。另外一類工作是發(fā)展性工作，就是在去做這件事情的時候，有機會向高處移動，會獲得更好的升遷，更好的回報。【案例】有一位世界著名的青年科學家經(jīng)歷了一個很不平凡的歷程。她小學五年級的時候，遇上文化大革命，被下放到農(nóng)村去養(yǎng)豬。在農(nóng)村的時候，她始終沒有放棄對學習的渴望，邊放豬邊自學。國家恢復高考后，憑借堅強的毅力只有五年級學歷的她考上了大學。四年以后，她以全班第一名的成績畢業(yè)。時隔不久，她有了一個到澳大利亞墨爾本大學學習的機會。在澳大利亞的墨爾本大學，她為了掙夠?qū)W費及生活費用，一天打三份工。白天中午去給人家做清潔工，下午給人家整理花園，晚上伺候一個大小便失禁的老太太。在墨爾本大學畢業(yè)后又讀了博士?，F(xiàn)在是中國某大學的博士生導師，成了世界著名的青年科學家。案例分析：這位女士能夠有這么大的成就，就是因為她能夠在自己現(xiàn)有的工作中找到發(fā)展性的亮點。她在農(nóng)村邊放豬邊自學，放豬是她的維持性工作，學習是她的發(fā)展性的亮點。當機會到來的時候，她發(fā)展性的亮點就變成了改變她的身份的魔棒?！咀詸z52】怎樣對待您工作中的維持性和發(fā)展性工作？____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案52高回報的活動本來就少，我們節(jié)約出來大量的時間，也不過是為了把高回報的事情做好，因此，高回報的活動要認真對待。198。　以高回報為原則安排低回報項目在高回報的項目短缺的情況下，可以花一些時間，爭取把低回報項目的回報率發(fā)揮到最大。198。　集中精力保持高回報的重點目標目標也有主次大小之分。應(yīng)該集中精力確保大的目標、主要目標的實現(xiàn)。198?！》艑捵詈笃谙?，使它被特殊化高回報活動中的重要目標如果不能按期完成的話，可以適當延長期限，使它特殊化。這樣就能夠吸引足夠的注意力去解決它。198?！∧繕朔纸猓驖u進，逐步達成在大目標難以實現(xiàn)的情況下，可以把大目標進行分解，分成若干個小目標，然后逐個解決。198?！で髱椭?，團隊合作，利益共享“三人齊心，其力斷金”，善于合作的人才能夠做成大的事情。198?！∮镁Ω叻鍟r間解決高回報工作每個人在一天里總會有精神最好的時候和精神最差的時候。要用精力處于高峰的時間做好高回報的工作。198。　自我激勵，自我回報，自我激發(fā)高回報的活動往往有一個較長的期待過程，要保持持續(xù)的良好的精神狀態(tài)，需要自我激勵、自我回報、自我激發(fā)。198?！”３譁贤?，承擔責任，全速前進保持與其他人員的溝通，互相激勵，全速前進。低回報的活動，有些是沒有必要做的活動，有些是不得不做的活動，有些是瑣碎的活動。它們的回報率都很低，可以用不同的方式進行處理。198?！『雎运鼈儯尫拍愕臅r間時間有限，注意力也有限，意義不大的事情完全可以“睜一只眼，閉一只眼”。198。　簡化它們，將它們系統(tǒng)化有些活動既復雜又回報率低，在必須去做的情況下，就去簡化它。如果這件事情很凌亂，就想辦法把它系統(tǒng)化。簡化了的和系統(tǒng)化了的事情就會比較容易處理。198?！〗档蜆藴?，不必追求完美有些回報率低的事情沒有必要太認真，也沒有必要把它做得很完美。好鋼不要用在刀背上。198?！》艞壦鼈儯釛壱恍┦虑闆]有必要做的事情干脆不要去做，舍棄做回報率低的事情，才能有做那些回報率高的事情的時間。198?！』ㄥX請人，交給別人來做古語云：君子性非異也，善假于物也。聰明的人會把這些低回報的事情交給別人去做。198。　工作分類，在其他時間做瑣碎無序的事情應(yīng)該先分類，然后抽出一定的時間集中完成。如何避免揀“芝麻”時間的有效管理可以避免揀“芝麻”的活動，時間有效管理的前提是有一個良好的時間記錄。停止揀“芝麻”活動是破，時間記錄是立，一破一立就能幫助人們確定高回報的工作并把它做好?！爸ヂ椤钡幕顒油Ｖ箳ヂ榈幕顒有枰龅剑?98?！“严嗤氖虑檫M行分類把那些瑣碎的事情進行分類，然后集中一定的時間處理這些雞毛蒜皮的事情。198?！】辞宄斑M的方向真正去做有效益的事情，停止揀芝麻的行為，就不能只低頭拉車，不抬頭看路。也就是不僅僅要有戰(zhàn)術(shù)的應(yīng)用，還要確定合適的戰(zhàn)略計劃。很多人都有這樣的感覺，自己工作很努力，然而沒有成就感。自己的努力，沒有得到應(yīng)有的回報。這是因為不良的習慣偷走了你寶貴的時間，使你在有限的時間內(nèi)不能做最有價值的工作。時間記錄的方法能夠幫助你發(fā)現(xiàn)所做過的事情的價值大小。198?！〕掷m(xù)時間記錄，提供精確資料做時間的記錄必須詳細，幾點鐘做的什么事情，都要一個不落地記錄下來。這項工作記的是一件一件的事和做事的時間，不必要記錄事件更為詳細的內(nèi)容。記錄的時間要有連續(xù)性，也就是一天接著一天記，不能記一天隔一天地做記錄。198?！∮涗浺恢芑?0天內(nèi)的活動內(nèi)容作記錄要有一定的時間段，或者一周或者15天或者一個月，總之，要記錄一個時間段內(nèi)的事件。198。　觀察分析時間流程的內(nèi)容一段時間的記錄做完以后，就要對單位時間內(nèi)所做的事情進行觀察分析?？醋龅哪男┦虑榛貓蟾撸男┦虑榛貓蟮?，是什么樣的習慣造成的。這樣經(jīng)過對時間記錄的分析，就能發(fā)現(xiàn)那些低回報的工作以及不良的習慣。就能有的放矢地去改變它。這里建議大家做一個如下的表格，記錄下來你一周之內(nèi)，每一天、每一個時間段所做的主要工作。表51 時間記錄表時間日期六 七 八 九 十 十一 十二 十三……二十四星期一星期二星期三星期四星期五記錄完以后對這個表格進行分析，很容易就能發(fā)現(xiàn)一周之內(nèi)哪些時間被有效利用了，哪些時間被浪費了。當你對一周的時間管理情況進行分析后，如果又提出了新的時間管理方案，仍然需要時間的記錄，因為：198?！⊥ㄟ^對時間的記錄，你會變得更清楚時間的記錄會讓你清楚地知道新的時間管理方案的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)時間方案中存在的問題。198。　計劃某個工作時，記錄你的預算時間在制定某個工作計劃時，也要制定相應(yīng)的時間計劃，也就是制定相應(yīng)的時間預算。時間的記錄，可以與時間的預算作比較，從而有效控制計劃的進度。198?！‘敼ぷ魍瓿珊?，檢查你用的實際時間工作完成后，通過時間記錄可以檢查工作的實際時間，為制定下一個計劃提供堅實有力的材料資源。時間的記錄是一個很有意義的活動。它有利于培養(yǎng)人的良好習慣，增強你的洞察力，幫助你發(fā)現(xiàn)高回報的工作，并把做好?？傊?，時間的記錄能夠幫助你獲得長期的效益。第十講 如何做好時間管理工作行動的誤區(qū)進行時間管理需要一定的執(zhí)行力，但是，執(zhí)行力雖然很重要，工作和行動中只靠執(zhí)行力還遠遠不夠。工作和行動如果陷入了誤區(qū)，執(zhí)行力只能起到南轅北轍費力不討好的作用。企業(yè)往往精于戰(zhàn)術(shù)的使用而忽視戰(zhàn)略的規(guī)劃。戰(zhàn)術(shù)的使用如果沒有戰(zhàn)略的指導，這些戰(zhàn)術(shù)就不會有連續(xù)性，就難以凝聚最大的力量，產(chǎn)生最大的效益。即使是戰(zhàn)術(shù)的行動，有的企業(yè)也沒有具體的規(guī)劃，或者是搞激情工作，或者是頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳。工作沒有目標，盲目地工作，或者是為了工作而工作。即使有目標也是為了目標而工作，不以追求實際的效益為目的。連為什么做這件事都不明確。我國的企業(yè)開會都有專門的會議室，會議室里桌椅板凳，茶壺茶碗，一應(yīng)俱全。開會的時候，有早到有晚到，喝茶聊天好不熱鬧。會一開起來，你一言我一語，小事半個小時，大事兩三個小時。開會的時間長效率低?！景咐坑幸患铱鐕镜能囬g很大，車間的會議室都很小。它在車間的里面，是一個很小的房間，里面既沒桌子也沒凳子。當有人申請用這個會議室的時候，人馬上到了。一共七八個人，圍了一個圈，除了會議主持人的手不背，其他人的手都背在后面。會議主持人問原材料主管有什么問題，原材料主管馬上把手放在前面說原材料中有一項需要添加，昨天已經(jīng)申請，現(xiàn)在還沒有落實。說完又把手背到了身后。會議主持人聽的時候把手背起來，回答別人問話的時候又把手放到了前面。接著會議主持人以同樣的方式又問了技術(shù)主管、質(zhì)量檢測員遇到的問題并予以了回答。不到15分鐘，他們就把會開完了。案例分析：企業(yè)會議的目的是解決生產(chǎn)銷售方面存在的問題，會議的形式越簡單越能提高企業(yè)的效率。拖沓冗長的會議不但不能有效地解決問題，還會浪費很多工作時間。我國的企業(yè)習慣于用文件傳達計劃、通知等，這種方式是單向的行為，不能和接受計劃或者通知的對象進行溝通。計劃或者通知等文件對執(zhí)行者的意見建議不能及時反饋，更得不到認真的對待，這就會影響企業(yè)決策的科學性，企業(yè)的效益必然會受到影響?！咀詸z61】為什么工作中會出現(xiàn)事與愿違欲速不達的情況？____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案61工作計劃的流程任何企業(yè)都有它的工作流程，有的企業(yè)沒有流程計劃，工作流程處于無意識的狀態(tài)，效率很低，內(nèi)耗很大。有的企業(yè)工作流程計劃做得很好，企業(yè)的效率很高，效益也很高。企業(yè)的管理者必須對企業(yè)的工作流程重視起來，制定合理的流程計劃提高企業(yè)效益。時間管理的各個層面企業(yè)的時間管理必須先解決戰(zhàn)略層面的問題，首先要做到做對的事情，才能夠很好地把事情做對。198?！》乐蛊髽I(yè)走彎路企業(yè)只有制定有效的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確定了清晰的目標，才能夠有明確的方向，才能夠不走或少走彎路。198?！p少企業(yè)溝通成本減少企業(yè)溝通成本主要是減少企業(yè)高層的溝通成本。有很多的企業(yè)高層溝通成本太大，他們每天在談重大問題的決策，可就是搞不清到底是投資還是不投資，是上這個項目還是不上。股東會、董事會經(jīng)常開會，討論這些重復的大方向問題，耽誤了大量的工作時間。因此，戰(zhàn)略目標的清晰，能夠在最大程度上避免因決策的失誤而造成的各種損失，同時，必然能夠減少很多企業(yè)的高層溝通成本。在企業(yè)的時間管理中，僅次于戰(zhàn)略層面的是企業(yè)的流程層面。198?！?yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程企業(yè)只有不斷地檢討和優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，尤其是優(yōu)化企業(yè)的核心業(yè)務(wù)，才能夠使企業(yè)的整個運營體系趨于合理和簡化。所以流程優(yōu)化，將會使企業(yè)降低運營成本和管理人員的溝通成本。198?！×鞒淘僭煜到y(tǒng)要避免企業(yè)的內(nèi)耗和各種各樣的低質(zhì)量成本損耗，解決的辦法就是流程再造。流程再造的概念跟ISO9000的概念不一樣。它是真正的KPI系統(tǒng)，是的的確確要通過整個公司的流程體系去優(yōu)化企業(yè)的運營程序，使得運營程序越來越趨于合理和簡單。這樣的話，就能夠節(jié)約時間，簡化工作，降低成本，加快發(fā)展的速度。組織層面的管理應(yīng)當著眼于怎樣克服寶塔式的組織結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)的扁平化、矩陣化。198?！毸浇M織結(jié)構(gòu)我國企業(yè)的組織形式以寶塔式組織結(jié)構(gòu)為主，這種組織結(jié)構(gòu)的特點是從上到下像寶塔一樣，層層往下，級別越來越小。這種組織結(jié)構(gòu)隨著企業(yè)規(guī)模的擴大而擴大，逐漸變得效率越來越差，人浮于事，臃腫不堪。198。　組織結(jié)構(gòu)的扁平化、矩陣化優(yōu)化企業(yè)的組織層面，必須克服寶塔式組織結(jié)構(gòu)的弊病，堅定地在公司實行扁平化、矩陣化。當然這樣一個組織模型是以流程優(yōu)化為導向建立的。企業(yè)只有不斷去優(yōu)化和改善組織結(jié)構(gòu)，才能夠避免組織內(nèi)部的內(nèi)耗、扯皮、推諉現(xiàn)象，才能夠有效地支持企業(yè)的發(fā)展。結(jié)構(gòu)影響行為，提高企業(yè)行為的效率，必須優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。198?！〗贤ㄇ赖谋匾云髽I(yè)只有建立健全溝通渠道，才能夠有效支持企業(yè)的發(fā)展。因為個人英雄主義的時代已經(jīng)過去。因此，建立溝通渠道，完善企業(yè)的溝通文化，必然能夠避免企業(yè)內(nèi)外部矛盾和誤會的產(chǎn)生，降低各種溝通成本和時間。198?！贤ㄇ赖慕贤▽用娌⒉皇侵改欠N無意識的隨意的溝通，而是在公司