【正文】 知道什么時候才會再打過來，這完全是浪費(fèi)時間。商業(yè)電話具有許多優(yōu)良的功能，要積極加以利用才是。 15.使用無線電話 有點(diǎn)小事打電話找人，在轉(zhuǎn)接的空檔或者對方去找資料的時候，拿著話筒等待的情況很多。如果是普通的電話，在等候時即使想做其它事，由于電話線的緣故，行動范圍總限于半徑一米之內(nèi)，再怎么也無法有效利用等待的空檔。 所以，要有效地利用等電話的時間，最方便的莫過于使用無線電話。這樣，可以拿著電話，在房間里走來走去，當(dāng)然也能夠到書架找資料，或是記下備忘錄。16.使用計(jì)時計(jì)費(fèi)的電話各企業(yè)公司在裁減經(jīng)費(fèi)時，首先應(yīng)當(dāng)整頓的就是電話。的確，長時間通話不但浪費(fèi)時間，電話費(fèi)也相當(dāng)驚人。但是，節(jié)制電話若只是嘴上說說，根本收不到效果。 因此，采用計(jì)時計(jì)費(fèi)的電話，是一種很好的方法。這樣，在打長途電話之際，眼看計(jì)費(fèi)表不斷往上跳，即使不愿意也不得不警覺到通話時間太長，自然而然就會少說廢話，而達(dá)到同時節(jié)省時間與金錢的目的。 17留話請接電話的人代為轉(zhuǎn)達(dá) 為了順利處理電話，你可以編制一本應(yīng)對電話的手冊。其中有一條原則是，打電話找人，即使對方不在，也要向接電話的人表明聯(lián)絡(luò)的目的，并請代為轉(zhuǎn)達(dá)。 通常，如果對方不在，不是說：“我再打來?！本褪钦f：“能不能請他回電話?！比缓缶蛼鞌嚯娫?，其實(shí)，大多數(shù)事情都不一定非得直接告訴當(dāng)事人，才能夠達(dá)到自己的目的。苦苦等待和對方親自說話，往往要浪費(fèi)很多時間，致使工作效率不佳，而且如果是非常緊急的事，先令接電話的人了解個中情況，他也會十分熱心代為聯(lián)絡(luò)，以盡快找到對方。 18.在電話答錄機(jī)留話，要說明打電話的目的 有些人一聽到對方是以電話答錄機(jī)留話，就只說：“我是某某人，我再打電話來。”就立刻掛上電話。而有時候，即使留話，也沒有交待好重點(diǎn)，以致對方回家后根本不清楚事情的原委，所以，對方只好再打電話來詢問，結(jié)果又得再說一遍，造成雙方時間的浪費(fèi)。 在碰到對方是以電話答錄機(jī)留話時，你最好是清清楚楚地交待打電話的日期、時間、事情的要點(diǎn)、什么時候可以與你聯(lián)絡(luò)得上及其它一時之間可以想到的細(xì)節(jié)等等。如此一來，不僅能節(jié)省時間，還能順便整理問題，真可謂一舉兩得。 19.把電話答錄機(jī)當(dāng)做“備忘錄”使用 電話答錄機(jī)的最大功能在于——在自己出外時，也能確認(rèn)留話的內(nèi)容。不過，如果換另一種使用方法，也可以當(dāng)做自己的“備忘錄”。 舉例來說，你在家里看報(bào)時，從廣告上發(fā)現(xiàn)一本好書，就可以打電話到辦公室，在電話答錄機(jī)上留話：“請順便幫我買一本書，書名是……。”這樣，你的同事外出時，就會順便幫你買回來。此外，一旦突然想到什么好點(diǎn)子，也可以先錄在電話答錄機(jī)上，事后再加以審核。把電話答錄機(jī)當(dāng)做“備忘錄”使用，甚為方便。 20.利用“電話答錄機(jī)”〖HT5”，5SS〗以前電視上有部威士忌廣告，為了安心享用美酒，而把電話收到冰箱的冷凍庫。實(shí)際上，在埋頭于重要工作之時，突然受到電話干擾而中斷，工作效率會受到很大的影響。如果把話筒拿起來，使別人打不進(jìn)來，確實(shí)可以因此而免除這些干擾，可是，萬一有重要的電話也接不到，往往因而耽誤要事。在這種情況下，可以利用電話答錄機(jī)。對忙碌而無暇接電話的人，可以每隔一定時間就聽聽來電的留話內(nèi)容，馬上回電給對方，這樣就不會有失禮之處。 21.電話接通后先報(bào)上自己姓名〖HT5”，5SS〗撥錯號碼的電話，只會令人感到莫名其妙而已，要是開始雙方都沒發(fā)覺到，等彼此說上好半天才知道打錯電話，不只造成時間的浪費(fèi)，而且，也會弄得心情格外煩躁不安。為了避免這種錯誤，只要電話一接通，你可以先報(bào)上自己的姓名，這樣，如果打錯電話，對方就會馬上察覺到。此外，盡早主動提起對方的姓名、事情內(nèi)容，即使對方先前沒注意到，至此也會知道打錯了電話，因而減少時間上的浪費(fèi)。懂得打電話的要領(lǐng)，可使電話使用的效率大大提高。22.電話要放在桌子的左邊電話放在桌子的左邊是最好的，理由是，這樣可以用左手接電話，使慣用的右手永遠(yuǎn)保持自由的狀態(tài)。同時，也可以一邊用左手拿話筒，一邊用右手提筆干別的工作，這時候如果電話放在桌子的左邊，就不必特地放下右手的筆，去拿話筒。 此外，在桌子的右上方要準(zhǔn)備備忘紙，以便在接電話時能馬上記下備忘錄。只要在細(xì)節(jié)上多用點(diǎn)心，將有助于工作的持續(xù)進(jìn)行。放置電話的位置，也會對工作的流程造成影響。 23.先以對講機(jī)來應(yīng)對訪客 對講機(jī)最大的功用，就是能夠先查問身份不明的人，由于它不必直接與訪客面對面，卻能夠以聲音應(yīng)對，對打發(fā)推銷員，確實(shí)非常方便。在假日時，你可充分利用對講機(jī)的優(yōu)點(diǎn)。 舉例來說，在對付推銷員時，一旦面對面，就很難加以拒絕，非得容忍對方喋喋不休的推銷轟炸不可，如果利用對講機(jī)的話，以一句“家里還有”，馬上可以回絕掉，這樣就可以避免浪費(fèi)時間。 24.電話備忘錄須分類記載 當(dāng)經(jīng)常有很多公司來電向你請教內(nèi)容廣泛的問題時，如一律將其記在一張紙上，事后一定還要再抄一遍，以便分類，這樣就得多一次麻煩，工作效率很低。 所以，在這種情況下，最妙的方法是按類將對方的問題一一寫在不同的活頁紙上，如此，不但事后容易整理，而且也不會發(fā)生“遺漏”的情形。 25.留言條上一定要寫5W 若以基本的5W——“何時”、“何人”、“何事”、“何處”、“怎么做”來寫留言條的話，就不會浪費(fèi)許多無謂的時間。 在前面提過，你自編的電話時應(yīng)對照手冊中規(guī)定，為了謹(jǐn)慎起見，一定要一字不漏地詢問對方這五個基本問題，并且依照一定順序，將其寫在留言條上，所以，在任何的情況下，都不必再找接電話的人問一遍，只要看留言條就能處理事情。 26.隨身攜帶口述錄音機(jī) 作家邊走邊構(gòu)思小說情節(jié)，科學(xué)家在散步時獲得發(fā)明靈感，這類故事經(jīng)?？陕劇Ｗ呗反_實(shí)有刺激靈感、引發(fā)文思的功效。不過，走路中即使冒出靈感來，或在擁擠的人群中，想提筆加以記錄實(shí)在是很困難的。在這種情況下，如果隨身攜帶小型口述錄音機(jī)，就可以解決困難了。這種機(jī)器由于操作方便，可以邊走路邊把靈感錄下來，而且，也可以放在口袋中，最適合隨身攜帶。 27.以自創(chuàng)記憶記下電話號碼〖HT5”，5SS〗百位數(shù)的數(shù)字，要想在十分鐘內(nèi)記下來，你可以應(yīng)用“有意義的東西比無意義的東西，更容易進(jìn)入腦海中”的記憶原理，在無意義的數(shù)字上，加以有意義的記憶線索。舉例來說，把“六一六七八六七”想成“溜一溜，去吧溜去?！本涂梢院芸煊涀　＊? 這種變無意義為有意義的記憶法，經(jīng)常被用來記憶數(shù)字，利用這種方法，盡量將工作上用得到的電話號碼記下來，要聯(lián)絡(luò)事情時就省得再翻電話簿。 27.出差時先訂好聯(lián)絡(luò)時間 出差時，電話聯(lián)絡(luò)也是件非常重要的工作。有時是出差人要對公司進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，有時是公司要對出差人進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，但是，有時從排滿的行程中抽出時間，特地打電話回公司，但聯(lián)絡(luò)對象卻不在，即使打通電話，連一點(diǎn)簡單的聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)也無法傳達(dá)。 在出差之前，你可根據(jù)行程，預(yù)先定好聯(lián)絡(luò)時間及負(fù)責(zé)接聽的人。這么一來，當(dāng)你不在時，所有電話與必須和你聯(lián)絡(luò)的事，全交由專人處理，就不會發(fā)生失誤的情況，而且打電話所交待的事，也能確實(shí)傳達(dá)下去。 28.沒時間看書的人，請別人代為錄音 最近除了音樂之外，連詩詞、小說、演講、講義、精神安定法等等實(shí)用的內(nèi)容，也以卡帶的形式銷售。這是充分利用這種以“耳”為主的信息收集工具。因?yàn)椤奥牎迸c“讀”不同，能夠同時并行其它的工作，而達(dá)到很高的時間效率。 忙得沒時間看書的人，可以請家人代為錄音，然后自己再用“耳”來讀。如此一來，任何時候也可以讀書，得以更有效的利用時間。 29.電話號碼要記上隨身手冊 必要的信息并不是都可以隨身攜帶。無時無刻都在起伏變化的股市行情，堪稱是個特別的代表。這時候，電話服務(wù)就可以發(fā)揮很大的功用，所以，你最好在隨身手冊上，都記有電話服務(wù)的號碼。 大概有很多人都認(rèn)為：“光靠電話無法獲得有價值的信息?！逼鋵?shí)，目前許多信息都可以由電話咨詢獲得。打通電話就可以提供信息的電話服務(wù)，可以說是高效率的商業(yè)伙伴。 30. ICRT的新聞節(jié)目最適合短時間學(xué)習(xí)英語 一定有很多人都收聽ICRT(國際社區(qū)電臺)的廣播節(jié)目，以收集英語信息和學(xué)習(xí)英語。不過，漫無計(jì)劃的收聽，不見得有助于提高自己的英語能力。 因此，值得推薦的是， ICRT的新聞節(jié)目，從國際大事到當(dāng)?shù)貓?bào)導(dǎo)，節(jié)目中一概具全。在深夜時刻，還會播放國際新聞，也就是說，ICRT經(jīng)常播放實(shí)用性英語，只要在固定的時間收聽這個節(jié)目，就可以在短時間中學(xué)習(xí)英語且不斷獲得英語信息。 31.采用英語雙聲播放訓(xùn)練自己的聽力 由于工作忙碌，平日你可以很少顧及家庭；但是，在假日中，你最好盡可能和孩子在一起看電視，以培養(yǎng)親子之間的感情。 在電視節(jié)目中，若你的孩子最喜歡看外國動畫片，這些外國動畫片大多以英語雙聲播放，所以在觀賞影片時，你最好讓孩子聽本國語，而自己坐在旁邊戴上耳機(jī)聽英語。這樣既可以培養(yǎng)親子之間的感情，又可以同時訓(xùn)練自己的英語聽力，真可謂是“一舉兩得”。 31.想學(xué)習(xí)艱澀的科目時，從電視“講座”著手〖HT5”，5SS〗非得從自己感到棘手的范圍收集信息時，任何人都會陷入煩躁的情緒中，但是，只要有了好的開始，會不再感到棘手。 舉例來說，從電視上的各種講座開始著手，就是一個很好的方法。由于電視講座經(jīng)過精心設(shè)計(jì)，采用淺顯、有趣的講解方式，以使一般人都能夠了解、接受，所以，即使是棘手的問題，也能輕而易舉地進(jìn)入情況，亦充分地利用視聽感官，好好吸收信息。電視上的“預(yù)習(xí)”工夫，也有助于提高自己看書的效果。 32.把電影錄音下來，可達(dá)到學(xué)習(xí)與娛樂的目的 當(dāng)放映沒有翻譯字幕的電影時，你可以帶著錄音機(jī)進(jìn)去，把電影全部錄音下來。觀賞沒有翻譯字幕的電影，也能夠大概了解情節(jié)內(nèi)容，看完回家之后，可以再聽錄音帶訓(xùn)練自己的聽力。 由于觀賞沒有翻譯字幕的電影，必須全神貫注地注視銀幕上的動作，得以發(fā)現(xiàn)以前所忽略的地方，最適合用來做為同時達(dá)到學(xué)習(xí)與娛樂之目的的方法。 □ 通勤促效法 1.把手表朝向手腕內(nèi)側(cè) 一般說來，男性都習(xí)慣把手表朝向手腕的外側(cè)，而女性則朝向手腕的內(nèi)側(cè)。 但是，這不必拘泥于習(xí)慣。舉例來說，如果把手表朝向手腕內(nèi)側(cè)，站在車上看書時，只要稍稍瞄一眼，就可以知道時間。除此之外，在與人會面禮貌上不便公然看手表的場合上，也可以若無其事地看手表。雖然只是小事一件，只要稍加注意確切實(shí)行，就會有意想不到的方便之處。2.把手表鬧鈴定在下車的前幾分鐘 在車上看書或看資料時，由于心中掛記著下車時間，往往無法專心，如果，先把手表鬧鈴定在下車的前三分鐘，就可以安心地全神貫注在書上或資料上，而且，感到疲倦時，也可以安心休息，不必?fù)?dān)心坐過站。 在每天上下班通勤時，倒不必如此煞費(fèi)周折，不過，在出差時，且準(zhǔn)備好商談所必要的資料之后，就可以用這個方法安心的休息。此外，在有效的利用換車等零碎的時間上，這也是個十分方便的方法。 3.車內(nèi)的掛鉤處，可以暫且權(quán)充“書房” 在市區(qū)中，有不少人在通勤上花費(fèi)兩、三個小時，這段時間也能有效地加以利用。在搭車時，你可以盡量站在最靠近掛鉤之處。掛鉤附近和車廂中間不一樣，很少有人擠在一起?；蛘驹谶@里，所以可以安心地看書讀報(bào)。如果連那里也進(jìn)不去，在車門與座位之間還有大約三十英寸左右的空間，可以做為自己的“特別座”。把自己塞在這里面對座位，空間正好可容納一個人看書因此可以把車子權(quán)充“書房”。 4.在車上記備忘錄，使用鉛筆最理想出門在外要記備忘錄時，鉛筆用起來實(shí)在非常方便。鉛筆的優(yōu)點(diǎn)在于，寫錯或不要之處可以馬上加以修正，所以，在車內(nèi)記下突現(xiàn)的靈感，使用鉛筆是最理想不過的；而且，也不必把筆套取下套上的，隨意插在口袋上也不會弄臟衣服，這也是鉛筆的優(yōu)點(diǎn)之一。 5.養(yǎng)成通勤時間查看手冊的習(xí)慣 每天上班后，你首先要做的是，進(jìn)行重要的電話聯(lián)絡(luò)，交待屬下工作，然后大致看一下留言條，再按順序處理預(yù)定的工作。如果缺乏這個程序，對你的屬下來說，會浪費(fèi)很多時間，正因?yàn)槿绱耍瑳Q定工作的程序才是你的例行工作。 你最好利用通勤時間查看手冊中的預(yù)定工作欄。早上，確認(rèn)一下當(dāng)天的預(yù)定工作，決定如何去做，晚上，則一邊檢查當(dāng)天有沒有未完成的工作，一邊考慮明天的預(yù)定工作。每天花個五分鐘到十分鐘，稍稍想一下，工作的進(jìn)展速度將大大的提高。 6.提早一小時上班 在通勤車上，即使想好好地看報(bào)收集信息，若在擠得像沙子丁魚似的車上，動都無法動一下，想要看報(bào)簡直是難如登天。大都市早上的擁擠狀態(tài)，大概是在八點(diǎn)到九點(diǎn)之間達(dá)到高峰。如果錯開這一小時的時間，就不會這么擁擠。 比起提早一小時，晚一小時的效率反而比較好，不過，無法這么做的話，比平常早一小時上班，也是個很好的方法。因?yàn)椋绻e開時段上班，如果運(yùn)氣好的話，不但有位置坐，而且可以看書、寫筆記。 7.用檔案夾做墊板 在車上看資料時，經(jīng)常需要在上面寫東西，這時，如果公文包內(nèi)備有檔案夾，可當(dāng)做墊板使用，實(shí)在是再好不過。 檔案夾有布袋、紙制、塑膠制的，不過，不論哪一種，其封面一定都是硬硬的，拿來做墊板，是最適合不過的。把檔案夾的背面朝前放在膝上，在其上面寫東西。如果里面的資料太少，檔案夾的表面會稍微有點(diǎn)斜。這樣擺的話，就會保持平平的。如此一來，在搖晃不定的車上，也可以安然的寫東西了。 8.多花點(diǎn)時間，也要選換車次數(shù)少的路線 外出時，如果有好幾條通往目的地的路線，似乎大部分的人都會選擇時間最短的路線，但是，從積極利用車上時間的觀點(diǎn)來看，還是盡可能的選擇換車次數(shù)少的路線為好。 在車上，可以充分利用寶貴的時間，不過，要是換車次數(shù)太多，三番兩次打斷看書，效果自然大打折扣。，最好購買月票當(dāng)你因公經(jīng)常要往返于某地與某地時，最好是購買些地方的月票，因?yàn)檫@樣能省掉一次次買票的麻煩，實(shí)在值得。即使從費(fèi)用