軟件開發(fā)項(xiàng)目管理-資料下載頁
2025-04-13 02:04本頁面
【正文】 也將是個(gè)潛在的風(fēng)險(xiǎn)問題，在項(xiàng)目啟動(dòng)和團(tuán)隊(duì)組建的時(shí)候就應(yīng)該加以規(guī)避這樣的風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。項(xiàng)目會(huì)議組織會(huì)議是項(xiàng)目執(zhí)行過程中一項(xiàng)非常重要的工作任務(wù)，項(xiàng)目過程中很多重要的決定都是在會(huì)議中做出的，不成功的會(huì)議會(huì)對(duì)項(xiàng)目本身造成了不好的影響。不成功的會(huì)議通常表現(xiàn)為如下形式：會(huì)議氛圍不好，參與者發(fā)言不踴躍；會(huì)議討論常常偏離主題；會(huì)議沒有取得預(yù)期的結(jié)果；會(huì)議時(shí)間常常一拖再拖。這些不成功的會(huì)議最終的結(jié)果就是：既浪費(fèi)了大家的寶貴時(shí)間又沒有達(dá)到會(huì)議的目的，很多人都對(duì)這樣的會(huì)議都有抵觸情緒，對(duì)此也是深惡痛絕。以下是組織會(huì)議時(shí)應(yīng)該注意的問題，也可看作組織會(huì)議的最佳實(shí)踐。在列出最佳實(shí)踐之前有三點(diǎn)我們必須要清楚：會(huì)議是否會(huì)取得成功很大程度上取決于會(huì)議的組織者。只有組織得有力，會(huì)議才有可能取得成功，這是會(huì)議成功的充分條件。會(huì)議的組織者和參與者的想法通常是不一致的，有時(shí)候甚至?xí)笙鄰酵?。所以不要希望?huì)議的參與者和你一樣，對(duì)會(huì)議有著如此的期待，對(duì)大多數(shù)參與者而言，在會(huì)議中他只是一個(gè)發(fā)表想法的人，他不用對(duì)會(huì)議的成功承擔(dān)責(zé)任。以下十一條最佳實(shí)踐是形式上的約定，具體的實(shí)施可以根據(jù)實(shí)際情況來做。組織會(huì)議的十一條最佳實(shí)踐：只有需要開會(huì)時(shí)才開會(huì)。有時(shí)候兩三個(gè)人單獨(dú)小范圍溝通會(huì)更加有效。提前發(fā)出會(huì)議議程，以便會(huì)議參與者知道他們來做什么。請(qǐng)對(duì)人很重要，不要把非必要的人召來開會(huì)，當(dāng)然也不要漏掉那些關(guān)鍵人物。在確保必要人物都在的情況下一次會(huì)議參與者越少效果越好。提前預(yù)約參與者的時(shí)間，以確保他們能按時(shí)到場(chǎng)。會(huì)議的開場(chǎng)很重要。會(huì)議組織者要在開始前做好幾件事情。通常我建議有幾點(diǎn)要在開場(chǎng)時(shí)說： A、再一次強(qiáng)調(diào)會(huì)議的目標(biāo)，我們來做什么。B、強(qiáng)調(diào)會(huì)議的主題與基調(diào)。比如：本次會(huì)議是一個(gè)需求確認(rèn)會(huì)，而非需求討論會(huì)，主要是討論做還是不做以及告知大家我們要做什么，而不要把太多的精力放在討論如何做上面。C、說明一下會(huì)議的規(guī)則。如要發(fā)言，請(qǐng)舉手；不要有小圈子討論；不要打斷別人的講話，等別人說完你再說等等。會(huì)議過程中時(shí)刻注意引導(dǎo)和控制會(huì)議，以確保會(huì)議按照目標(biāo)進(jìn)行。一次會(huì)議的氛圍是否良好，討論是否充分，好的引導(dǎo)至關(guān)重要。比如多提一些開放式的問題。會(huì)議記錄很重要，把一些結(jié)論和有價(jià)值的內(nèi)容記錄下來，這些是本次會(huì)議的重要成果之一。會(huì)議要有結(jié)論。我們常在會(huì)議上聽到有人說：大家討論了這么半天，結(jié)論呢？。沒有結(jié)論的會(huì)議是沒有意義的。會(huì)議后別忘發(fā)會(huì)議紀(jì)要，以及一些Action，什么人什么時(shí)候做什么。會(huì)議后的action執(zhí)行情況的反饋很重要。反饋是對(duì)會(huì)議參與者的尊重，同時(shí)也告知了會(huì)議的效果。否則會(huì)讓大家感覺到這是一個(gè)可無可無的會(huì)議，大家以后參與的積極性也會(huì)降低。很多會(huì)議往往都不注意這一點(diǎn)。1按時(shí)結(jié)束的會(huì)議會(huì)受到所有人的歡迎。 專業(yè)整理分享
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