文檔移交與保管管理制度-資料下載頁
2025-04-12 06:53本頁面
【正文】 維護(hù)文件的完整性和安全性，復(fù)制文件時(shí)必須保持原貌，不得修改、變更。 資料室的環(huán)境和條件 設(shè)置專門的資料室存放文件資料。 資料室應(yīng)防塵、防潮、遮光、防火、防盜、無鼠害、無蟲蛀，并在適當(dāng)位置放置防火器。 資料室必須保持清潔，不得存放與檔案無關(guān)的物品。 做好保衛(wèi)保密工作。 注意控制室內(nèi)的溫度和濕度，保證文件資料的保管條件。 文檔存放方式 文件應(yīng)按分類和單獨(dú)存放的要求配置檔案柜。 在文件柜上貼有標(biāo)簽，注明文件的類別及序號，便于查閱。 對于公司重要的文件，如電子文件、重要的紙質(zhì)文件應(yīng)實(shí)施備份管理，以防突發(fā)事件。 對活動不頻繁的文檔采用異地存放方式存放至與公司簽約的文檔管理代理服務(wù)商處。 未中標(biāo)文件將被視為不頻繁文件異地存放至文檔管理代理服務(wù)商處。 文檔利用 利用總則 文控中心提供文件查閱、借閱及復(fù)制等利用服務(wù)，充分發(fā)揮文件的利用價(jià)值。 文檔利用人員應(yīng)遵守國家法律法規(guī)及公司保密管理辦法規(guī)定要求,對所利用的文檔進(jìn)行保密。 文檔利用 國家明令要求保密的檔案，應(yīng)按照國家批準(zhǔn)權(quán)限批準(zhǔn)后提供利用。 原則上文檔原件不外借，如有特殊情況，需獲高管批準(zhǔn)。 公司文件原則上不對第三方開放，如外單位借閱，外單位借閱人需獲 得其所在單位相關(guān)負(fù)責(zé)人提出的申請及本公司相關(guān)部門經(jīng)理及高管批準(zhǔn)后申請查閱。 公司員工因工作需要可到文控中心借閱利用文件（紙版文件及電子版 文件，填寫《文件利用申請表》并獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱利用。利用簽批說明如下：a) 董事會文件：獲得申請部門總經(jīng)理及董事會秘書簽批；b) 資質(zhì)類文件：獲得申請部門總經(jīng)理及直線高管簽批；c) 合同類文件：1) 合同及采購合同：申請本部門合同，需獲本部門總經(jīng)理及直線高管的簽批，跨部門合同，除申請部門總經(jīng)理簽批外，需獲得合同業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理及跨部門直線高管簽批。2) 商務(wù)合同：申請部門需獲本部門總經(jīng)理、商務(wù)部門總經(jīng)理及商務(wù)部門直線高管的批準(zhǔn)；d) 財(cái)務(wù)類檔案：獲得申請部門總經(jīng)理、財(cái)務(wù)部門總經(jīng)理及財(cái)務(wù)總監(jiān)簽批；e) 工程項(xiàng)目檔案：獲得申請部門總經(jīng)理及直線高管簽批；f) 未中標(biāo)文件：獲得申請部門總經(jīng)理及合同采辦部總經(jīng)理簽批。g) 其它管理性文件 – 獲得申請部門總經(jīng)理簽批。 利用文件原件時(shí)，除獲得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)利用外，還需在文控中心的“文件借閱登記表“上進(jìn)行登記，填寫文件借閱的時(shí)間、借閱目的、計(jì)劃歸還日期等信息，借閱人歸還原件時(shí)須在“文件借閱登記表“簽署歸還日期及簽名。 借閱原件原則上需2天以內(nèi)歸還，如有特殊情況需特殊說明。 借閱文件（特別是原件）須借閱人本人申請，不得由他人代借。 借閱者須對借閱的文件保密，不得私自復(fù)印，不得向他人或外單位泄露文件信息，確保公司的利益。 EDMS系統(tǒng)權(quán)限的開通，由DCC處理權(quán)限的開放。 過期文件的處理 建立由文控中心人員、業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員及業(yè)務(wù)部門文控人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)確定文檔保管期限和到期檔案鑒定。 依據(jù)附件1《文件歸檔范圍和保存期限表》的歸檔范圍及保存期限作為依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行鑒定。 文檔的保管期限定為短期、長期、永久三種。其中短期分為2年、3年、4年、5年、7年；長期分為10年、15年、20年、25年、30年。 對保存期限到期的檔案，檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)到期檔案清單逐頁審查，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對于保管期限已滿失去利用價(jià)值需要銷毀的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組確定后并填寫《文件銷毀審批表GDLNGJVCT018》，上報(bào)公司高管領(lǐng)導(dǎo)審批，待批準(zhǔn)后方可銷毀，《文件銷毀審批表》永久保存。 未中標(biāo)文件的銷毀按業(yè)務(wù)部門確定的保管期限期滿后銷毀。 檔案銷毀時(shí)，須由檔案鑒定小組指派兩人以上人員到指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷，鑒定人、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人在文件銷毀審批表上蓋章簽名，以示負(fù)責(zé)。8 附則 本管理辦法的解釋權(quán)在文控中心。 本管理辦法中英文如有不一致，應(yīng)以中文為準(zhǔn)。 本管理辦法自發(fā)布之日起生效。 附件1：《文件歸檔范圍和保存期限表》。 附件2：《案卷目錄》樣式。 附件3：《卷內(nèi)目錄》樣式。 附件4：《卷內(nèi)備考表》樣式。9 修改日志版本發(fā)布日期編制人審閱人批準(zhǔn)人0李娜李偉然附件1《文件歸檔范圍和保存期限表》附件2《案卷目錄》樣式附件3：《卷內(nèi)目錄》樣式附件4：《卷內(nèi)備考表》樣式
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號-1