文檔移交與保管管理制度(參考版)
2025-04-15 06:53本頁(yè)面
【正文】 9 修改日志版本發(fā)布日期編制人審閱人批準(zhǔn)人0李娜李偉然附件1《文件歸檔范圍和保存期限表》附件2《案卷目錄》樣式附件3：《卷內(nèi)目錄》樣式附件4：《卷內(nèi)備考表》樣式。 附件3：《卷內(nèi)目錄》樣式。 附件1：《文件歸檔范圍和保存期限表》。 本管理辦法中英文如有不一致，應(yīng)以中文為準(zhǔn)。 檔案銷(xiāo)毀時(shí)，須由檔案鑒定小組指派兩人以上人員到指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，鑒定人、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷(xiāo)人在文件銷(xiāo)毀審批表上蓋章簽名，以示負(fù)責(zé)。 對(duì)保存期限到期的檔案，檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)到期檔案清單逐頁(yè)審查，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于保管期限已滿失去利用價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組確定后并填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀審批表GDLNGJVCT018》，上報(bào)公司高管領(lǐng)導(dǎo)審批，待批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀，《文件銷(xiāo)毀審批表》永久保存。 文檔的保管期限定為短期、長(zhǎng)期、永久三種。 過(guò)期文件的處理 建立由文控中心人員、業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員及業(yè)務(wù)部門(mén)文控人員組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)確定文檔保管期限和到期檔案鑒定。 借閱者須對(duì)借閱的文件保密，不得私自復(fù)印，不得向他人或外單位泄露文件信息，確保公司的利益。 借閱原件原則上需2天以內(nèi)歸還，如有特殊情況需特殊說(shuō)明。g) 其它管理性文件 – 獲得申請(qǐng)部門(mén)總經(jīng)理簽批。利用簽批說(shuō)明如下：a) 董事會(huì)文件：獲得申請(qǐng)部門(mén)總經(jīng)理及董事會(huì)秘書(shū)簽批；b) 資質(zhì)類(lèi)文件：獲得申請(qǐng)部門(mén)總經(jīng)理及直線高管簽批；c) 合同類(lèi)文件：1) 合同及采購(gòu)合同：申請(qǐng)本部門(mén)合同，需獲本部門(mén)總經(jīng)理及直線高管的簽批，跨部門(mén)合同，除申請(qǐng)部門(mén)總經(jīng)理簽批外，需獲得合同業(yè)務(wù)部門(mén)總經(jīng)理及跨部門(mén)直線高管簽批。 公司文件原則上不對(duì)第三方開(kāi)放，如外單位借閱，外單位借閱人需獲 得其所在單位相關(guān)負(fù)責(zé)人提出的申請(qǐng)及本公司相關(guān)部門(mén)經(jīng)理及高管批準(zhǔn)后申請(qǐng)查閱。 文檔利用 國(guó)家明令要求保密的檔案，應(yīng)按照國(guó)家批準(zhǔn)權(quán)限批準(zhǔn)后提供利用。 文檔利用 利用總則 文控中心提供文件查閱、借閱及復(fù)制等利用服務(wù)，充分發(fā)揮文件的利用價(jià)值。 對(duì)活動(dòng)不頻繁的文檔采用異地存放方式存放至與公司簽約的文檔管理代理服務(wù)商處。 在文件柜上貼有標(biāo)簽，注明文件的類(lèi)別及序號(hào)，便于查閱。 做好保衛(wèi)保密工作。 資料室應(yīng)防塵、防潮、遮光、防火、防盜、無(wú)鼠害、無(wú)蟲(chóng)蛀，并在適當(dāng)位置放置防火器。 文件管理人員要求有責(zé)任心，有義務(wù)維護(hù)文件的完整性和安全性，復(fù)制文件時(shí)必須保持原貌，不得修改、變更。 例如，證書(shū)類(lèi)文件、批復(fù)類(lèi)文件、報(bào)告類(lèi)文件、政策程序、合同類(lèi)文件等文件。例如，項(xiàng)目可行性階段、設(shè)計(jì)階段（FEED階段、初步設(shè)計(jì)階段、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)階段）等分別進(jìn)行歸檔。 原則上一個(gè)項(xiàng)目的竣工檔案須整體向文控中心移交，如不能按期整體移交，可按如下內(nèi)容分批移交：a) 建設(shè)綜合管理文件b) 監(jiān)理文件c) 施工文件d) 廠商文件e) 試運(yùn)行文件f) 竣工圖 更新版竣工圖自發(fā)布之日起三個(gè)月內(nèi)須向文控中心移交。例如項(xiàng)目竣工檔案、竣工圖更新等。例如，收發(fā)文（傳真、信函、備忘錄等）、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)計(jì)憑證類(lèi)、航標(biāo)巡檢、掃海測(cè)量、變形監(jiān)測(cè)記錄等文件。 按年度移交歸檔按年度移交歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個(gè)年度形成的文件整理歸檔，此類(lèi)歸檔適用于文件形成周期較長(zhǎng)，比階段歸檔更適合的文件以及對(duì)自然觀察或觀測(cè)活動(dòng)中形成的文件。文件移交時(shí)間有兩種：定期移交和日常移交。 在EDMS線上提交的電子文檔須按照《電子文檔管理細(xì)則 GDHiPALDCCP3005》的要求進(jìn)行移交。 歸檔的電子文件應(yīng)提供可編輯版本及帶簽章的掃描版本（PDF/TIF格式）；如沒(méi)有可編輯版本須特殊說(shuō)明。 日常移交的文件，業(yè)務(wù)部門(mén)向文控中心原則上移交原件，無(wú)原件的文件需進(jìn)行說(shuō)明。b) 不需向檔案部門(mén)移交時(shí)：1) 移交公司六套竣工圖；2) 移交公司一套電子版（可編輯電子文件及帶簽章PDF/TIF掃描文件）。b) 如不需向檔案相關(guān)部門(mén)移交時(shí)：1) 移交公司兩套，其中一套原件，一套復(fù)印件；2) 移交電子光盤(pán)一套。 按工程項(xiàng)目歸檔的文字材料，移交要求：a) 如需向檔案相關(guān)部門(mén)移交時(shí)：1) 移交公司二套，其中一套原件，一套復(fù)印件；2) 移交公司一套電子光盤(pán)；3) 移交檔案相關(guān)部門(mén)一套紙版及一套電子光盤(pán)。 業(yè)務(wù)部門(mén)移交未中標(biāo)文件時(shí)，需根據(jù)移交內(nèi)容提供清單，同
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