文檔移交與保管管理制度(參考版)
2025-04-15 06:53本頁面
【正文】 9 修改日志版本發(fā)布日期編制人審閱人批準人0李娜李偉然附件1《文件歸檔范圍和保存期限表》附件2《案卷目錄》樣式附件3：《卷內(nèi)目錄》樣式附件4：《卷內(nèi)備考表》樣式。 附件3：《卷內(nèi)目錄》樣式。 附件1：《文件歸檔范圍和保存期限表》。 本管理辦法中英文如有不一致，應(yīng)以中文為準。 檔案銷毀時，須由檔案鑒定小組指派兩人以上人員到指定地點進行監(jiān)銷，鑒定人、批準人、監(jiān)銷人在文件銷毀審批表上蓋章簽名，以示負責。 對保存期限到期的檔案，檔案鑒定小組負責人應(yīng)根據(jù)到期檔案清單逐頁審查，經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限；對于保管期限已滿失去利用價值需要銷毀的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組確定后并填寫《文件銷毀審批表GDLNGJVCT018》，上報公司高管領(lǐng)導審批，待批準后方可銷毀，《文件銷毀審批表》永久保存。 文檔的保管期限定為短期、長期、永久三種。 過期文件的處理 建立由文控中心人員、業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員及業(yè)務(wù)部門文控人員組成的檔案鑒定小組，負責確定文檔保管期限和到期檔案鑒定。 借閱者須對借閱的文件保密，不得私自復印，不得向他人或外單位泄露文件信息，確保公司的利益。 借閱原件原則上需2天以內(nèi)歸還，如有特殊情況需特殊說明。g) 其它管理性文件 – 獲得申請部門總經(jīng)理簽批。利用簽批說明如下：a) 董事會文件：獲得申請部門總經(jīng)理及董事會秘書簽批；b) 資質(zhì)類文件：獲得申請部門總經(jīng)理及直線高管簽批；c) 合同類文件：1) 合同及采購合同：申請本部門合同，需獲本部門總經(jīng)理及直線高管的簽批，跨部門合同，除申請部門總經(jīng)理簽批外，需獲得合同業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理及跨部門直線高管簽批。 公司文件原則上不對第三方開放，如外單位借閱，外單位借閱人需獲 得其所在單位相關(guān)負責人提出的申請及本公司相關(guān)部門經(jīng)理及高管批準后申請查閱。 文檔利用 國家明令要求保密的檔案，應(yīng)按照國家批準權(quán)限批準后提供利用。 文檔利用 利用總則 文控中心提供文件查閱、借閱及復制等利用服務(wù)，充分發(fā)揮文件的利用價值。 對活動不頻繁的文檔采用異地存放方式存放至與公司簽約的文檔管理代理服務(wù)商處。 在文件柜上貼有標簽，注明文件的類別及序號，便于查閱。 做好保衛(wèi)保密工作。 資料室應(yīng)防塵、防潮、遮光、防火、防盜、無鼠害、無蟲蛀，并在適當位置放置防火器。 文件管理人員要求有責任心，有義務(wù)維護文件的完整性和安全性，復制文件時必須保持原貌，不得修改、變更。 例如，證書類文件、批復類文件、報告類文件、政策程序、合同類文件等文件。例如，項目可行性階段、設(shè)計階段（FEED階段、初步設(shè)計階段、基礎(chǔ)設(shè)計階段）等分別進行歸檔。 原則上一個項目的竣工檔案須整體向文控中心移交，如不能按期整體移交，可按如下內(nèi)容分批移交：a) 建設(shè)綜合管理文件b) 監(jiān)理文件c) 施工文件d) 廠商文件e) 試運行文件f) 竣工圖 更新版竣工圖自發(fā)布之日起三個月內(nèi)須向文控中心移交。例如項目竣工檔案、竣工圖更新等。例如，收發(fā)文（傳真、信函、備忘錄等）、會議紀要、會計憑證類、航標巡檢、掃海測量、變形監(jiān)測記錄等文件。 按年度移交歸檔按年度移交歸檔，就是在每年的初始階段，將上一個年度形成的文件整理歸檔，此類歸檔適用于文件形成周期較長，比階段歸檔更適合的文件以及對自然觀察或觀測活動中形成的文件。文件移交時間有兩種：定期移交和日常移交。 在EDMS線上提交的電子文檔須按照《電子文檔管理細則 GDHiPALDCCP3005》的要求進行移交。 歸檔的電子文件應(yīng)提供可編輯版本及帶簽章的掃描版本（PDF/TIF格式）；如沒有可編輯版本須特殊說明。 日常移交的文件，業(yè)務(wù)部門向文控中心原則上移交原件，無原件的文件需進行說明。b) 不需向檔案部門移交時：1) 移交公司六套竣工圖；2) 移交公司一套電子版（可編輯電子文件及帶簽章PDF/TIF掃描文件）。b) 如不需向檔案相關(guān)部門移交時：1) 移交公司兩套，其中一套原件，一套復印件；2) 移交電子光盤一套。 按工程項目歸檔的文字材料，移交要求：a) 如需向檔案相關(guān)部門移交時：1) 移交公司二套，其中一套原件，一套復印件；2) 移交公司一套電子光盤；3) 移交檔案相關(guān)部門一套紙版及一套電子光盤。 業(yè)務(wù)部門移交未中標文件時，需根據(jù)移交內(nèi)容提供清單，同
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