文件和記錄管理控制程序-資料下載頁
2025-04-12 06:52本頁面
【正文】 、歸檔、儲(chǔ)存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級管理相結(jié)合的原則進(jìn)行收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管，并做到易于查找。文控室負(fù)責(zé)建立“公司記錄表格清單”。b）負(fù)責(zé)收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對每種記錄應(yīng)按月裝訂，并加上封面和標(biāo)識按月編寫目錄，建立臺帳，以便檢索和查閱。c）記錄的儲(chǔ)存與保管，必須防火、防潮、防霉、防蟲蛀，經(jīng)常檢查，避免丟失。d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在《公司記錄清單》中標(biāo)識清楚。 文件記錄的查閱、借閱和復(fù)制a）查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進(jìn)行，不得外借，不得涂改、加批和撕頁，并嚴(yán)格遵守公司保密制度的相關(guān)規(guī)定，如果確實(shí)需要外借，要按《文件管理程序》辦理相關(guān)手續(xù)。b）其他人員需借閱或復(fù)制質(zhì)量記錄的，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 文件記錄的處理過期的及被代替的記錄，應(yīng)及時(shí)銷毀，重要文件記錄應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，在有監(jiān)控的情況下予以銷毀。、定時(shí)殺毒和定時(shí)整理歸檔；，定期交到文控室統(tǒng)一歸檔并保存（建立檔案室）。由文控室專人7 相關(guān)文件 (a) 《公司文件清單》 (b) 《文件∕圖紙∕技術(shù)資料申請單》 (c) 《文件分發(fā)∕回收記錄表》 (d) 《文件修訂記錄表》 (e) 《外來文件清單》 (f) 《文件制訂∕修訂∕廢止申請單》 (g) 附件 文件印章：受控文件章、外來文件章、作廢文件章9流程內(nèi)部受控文件工作流程圖文件編制（初稿）提出文件制訂文件審核提出文件修訂文件批準(zhǔn)提出文件作廢文件發(fā)放文件回收文件簽收、使用文件管理文件歸檔外來受控文件流程圖文件收錄文件批準(zhǔn)（領(lǐng)導(dǎo)審閱）文件發(fā)放簽收、使用文件管理文件歸檔表格的設(shè)計(jì)——各部門審定——文控室領(lǐng)用——各部門填寫記錄——各部門記錄的標(biāo)識——各部門收集——各部門編目——各部門歸檔與保存期——各部門查閱——各部門儲(chǔ)存與保管——文控室記錄的處置——文控室編制： 審核： 批準(zhǔn)： 日期： 日期： 日期：
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