【正文】 司的時間表。 （二）分辨輕重緩急。 （三）約會時間留有余地。 安排上司的約會時，在時間上一定要留有充分的余地，這包括兩方面的內(nèi)容： ，不可太緊或太松。在安排約見時間時，要在每次約見之間留出 1015分鐘的機動時間；，時間不能太確定。 （四）適當(dāng)保密 上司的約會安排，一般要注意保密。 （五）內(nèi)外兼顧 （六）在領(lǐng)導(dǎo)時間比較充裕、精力比較充沛的情況下安排約會 （七）細致周到。例：約 會 卡 年 月 日星期 10:00會見張 ，商談下一年度的銷售問題，地點：公司會議室。13:00與 公司王 經(jīng)理共進午餐，地點：白云大酒店三樓。14:30與律師商談租賃位于中環(huán)大街的假日別墅事宜，地點：瑞金路 18 號。16:00去白云機場接 公司董事長周先生及其夫人，客房定在白云大酒店。19:30赴白云大酒店三樓晚宴（宴請 20 ： 00 開始）服裝：套裝，附請柬。第四節(jié) 座次禮儀一、座次禮儀的基本理念(一)概念禮儀規(guī)矩，更多用于招呼客人和正式場合。家庭成員、熟人和自己人間則不必太過嚴格。國內(nèi)政府會議及公務(wù)場合，座位講究左高。一般商務(wù)場合及國際交往中，座位以右為尊。中國人常說男左女右，體現(xiàn)出一種男尊女卑，女性的地位不高。但外國朋友如果看到中國人的結(jié)婚照片（男左女右），反而會以為女主人的地位很高。地方交往、社交活動，要按照約定俗成的做法。國際交往中，要按照國際慣例進行表達。如國內(nèi)許多地方選舉，通常以候選人姓氏筆畫多少來進行排序，而國際會議則是按照拉丁字母順序。如聯(lián)合國大會上各國的發(fā)言順序，就是按照各國國名字母排列。二、座次排序基本規(guī)則（遵循國際慣例）（中央高于兩側(cè)）（適用所有場合）（遠離房門為上）（良好視野為上）除了以上五項原則，針對不同的會場情況，還應(yīng)該以使會議合理、高效進行為原則來判斷座位次序。三、座次安排（一）會議座次B4這種會議桌適用于內(nèi)部會議或者雙邊談判的現(xiàn)場。進行內(nèi)部會議時，職務(wù)最高的人應(yīng)該位于短矩形邊的一側(cè)，并且應(yīng)該面門而坐。進行雙邊談判時，雙方可分別坐于桌子長邊的兩側(cè)。 長條桌型A1A9A7A5A3A2A4A6A8B8B6B4B2B1B3B5B7B9進 門（以九龍縣縣委1號樓613會議室為例）B3B1B2B4進門進門A3A2A4A1注：在舉行雙方會議時A代表客方，B代主方；在內(nèi)部會議時A代表主要領(lǐng)導(dǎo)，B代表一般參會人員 第四章 檔案管理檔案是國家機構(gòu)、社會組織和公民個人在實踐活動中直接形成的有一定保存價值的各種形式的歷史記文書檔案一般反映政治生活、行政事務(wù)管理活動的歷史記錄。它按照習(xí)慣分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、訴訟檔案、照片檔案、音像檔案、電子檔案等，不同種類，不同載體的檔案有不同的整理方法和要求。但整理原則是相同的，即“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。在日常的檔案管理工作中，主要涉及到檔案的收集、整理、保管和存檔等工作。一、檔案的收集收集是歸檔文書檔案管理整理的前提、根本，沒有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整；收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施： （一）立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。 （二）檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。包括：：本單位年度工作會議材料（總結(jié)、計劃）、表彰材料，專業(yè)會議材料，代表發(fā)言材料；本單位在上級工作會議上發(fā)言、匯報、經(jīng)驗材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報告。：會議記錄本（黨委、黨組會議，行政、辦公會議）等；各類花名冊、登記簿（干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊及主要業(yè)務(wù)工作登記簿）；年報表（業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計報表）；各種介紹信存根（黨團組織關(guān)系、干部調(diào)動、行政事務(wù)等）、協(xié)議、合同。 以上收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料。 二、檔案的歸檔判斷立檔單位將收集到的材料，依照《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）的歸檔范圍進行歸檔。不歸檔的文件材料主要有三方面的文件：（一）重文文件指本單位的發(fā)文及部分收文的重文文件。（二）普發(fā)性文件主要指上級、本級非隸屬單位給本單位的普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎勵非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等。（三）未生效文件如本單位代上級機關(guān)起草的未成為正式文件的稿本等。三、檔案管理裝訂用不銹鋼釘或線將需要歸檔的文書檔案文件以“件”為單位固定在一起，即單“件”裝訂，便于保管利用。（一）整理單位確定以件為文書檔案管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件；計算機及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的或打印出來的定稿上無領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄、介紹信存根等按其原來的裝訂方式，一個自然本（冊）為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件；來文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。（二）文件的裝訂文書檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文在前，來復(fù)在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后；有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。（三）裝訂的部位與對齊方式及注意事項文件裝訂時應(yīng)以左、下側(cè)對齊，以便裝訂和利用。裝訂時，應(yīng)將保管期限為永久的文書檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書釘，采用不銹鋼訂書釘裝訂（注意：采用不銹鋼訂書釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進行消毒，否則可能會引起火災(zāi)）?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。四、檔案管理分類文書檔案管理歸檔文件采用年度——保管期限分類法進行分類。同全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 （一）區(qū)分年度 。如2009年形成的《2008年工作總結(jié)》應(yīng)歸入2009年。 。如2008年形成的《20092010年工作規(guī)劃》應(yīng)歸入2008年度； 某單位2007年立案、2008年結(jié)案的某信訪案件，其文件材料統(tǒng)一在結(jié)案年度歸檔，即歸入2008年。 ，“件”的日期應(yīng)以裝訂時排在最前面的文件日期為準。具體地說來文與復(fù)文為一件，以復(fù)文為準等。 。 ，需要分析該文件內(nèi)容，制成材料、格式、字體以及各種標識，通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期，并據(jù)此按年度合理歸類。 （二）文書檔案管理區(qū)分保管期限 將每年的文書檔案管理歸檔文件按永久、定期分開，定期一般分為30年、10年。 永久保管檔案的的確定：屬于歸檔范圍的文件，《規(guī)定》第七條列出了八款，《文書檔案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，約占整個期限表的一半?？梢愿爬橐韵滤膫€方面： 。如：大事記、組織改革、機構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料。 、行政執(zhí)法活動的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國有資產(chǎn)管理等文件材料。 。如：黨組（黨委）、行政辦公會議記錄、會議紀要、工作會議、專題會議材料，上級機關(guān)、上級領(lǐng)導(dǎo)視察本機關(guān)工作文件材料；本機關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報告、請示、批復(fù)、外事活動文件等。 。如人事任免、獎勵材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評審、職工調(diào)動、職工名冊、黨團員名冊、黨團材料等這些文件材料在反映本機關(guān)的歷史面貌，主要職能活動，維護國家、機關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長遠的利用價值和憑證價值，是各機關(guān)形成文件的重點和核心。準確理解保管期價值的鑒定是文書檔案管理歸檔文件整理工作的難點?！兑?guī)定》把保管期限劃分為永久、定期兩種，在具體劃分文書檔案保管期限時，突出以本機關(guān)文件為主（即以我為主），在操作時，實現(xiàn)對每級文件（上級、本級、同級、下級）文件進行兩分制： （1）上級機關(guān)文件：針對本機關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級黨委、政府關(guān)于本機關(guān)機構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級機關(guān)對本機關(guān)或人員的表彰文件；上級機關(guān)對主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見、批復(fù)等。其他需要貫徹執(zhí)行或查考的保存10年。 （2）本機關(guān)文件：反映本機關(guān)主要職能活動的永久保存；一般的保存30年或10年 （3）同級機關(guān)文件：非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10年。 （4）下級機關(guān)文件：報送的重要的總結(jié)、報告保存30年，一般的保存10年。五、檔案管理排列 （一）把同一年度、同一保管期限的文件分開排在一起。即立檔單位每年只編永久、30年、10年三條流水號分開排列。不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。（二）在同一保管期限內(nèi)，把同一機構(gòu)（或問題、文號）有內(nèi)在聯(lián)系（如同一次活動、同一項工作，同一個會議）的文件排在一起，即同一事由的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)排列在一起。是“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”整理原則的體現(xiàn)。排列順序應(yīng)保持相對固定。 （三）最后在同一保管期限、同一機構(gòu)、問題或文號內(nèi)按成文時間的先后順序排列。 六、檔案管理編號 編號是編目工作的起點和基礎(chǔ)，其目的是反映分類、排列這些系統(tǒng)工作的成果。通過編號，使文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置得以確定，并為后續(xù)的編目工作以及將來查找利用時的實體存取提供了條件。件號即文件的排列順序號，它是反映文書檔案管理歸檔文件在全宗中的位置和固定文書檔案管理歸檔文件的排列先后順序的重要標識。 文書檔案管理歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。文件處理單隨同歸檔的，歸檔章蓋在文件處理單上，以保護文件正本的原貌。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項目。 （一）全宗號檔案館給立檔單位編制的代號。檔案室如沒有全宗號可暫時不填。 （二）年度文件形成年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標注公元紀年，如2008。 （三）保管期限文書檔案管理歸檔文件保管期限的填寫為永久、30年、10年。 （四）件號文書檔案管理歸檔文件的排列順序號。以年度為界，每年必須從1編起，不能跨年度連續(xù)編號，各期限分別編流失號（即每年分期限共編三條流水號）。 件號包括室編件號和館編件，分別在文書檔案管理歸檔文件整理和檔案移交后編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)；按文件排列順序從“1”開始標注，每種保管期限各編一個流水順序號，如2007年永久件號：3……82；30年件號：3……73；10年件號：3……243 館編件號待檔案移交給檔案館后，由檔案館根據(jù)需要填寫。 七、檔案管理編目 文書檔案管理歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文為一件時，只對復(fù)文進行編目，通過檢查復(fù)文來實現(xiàn)對相應(yīng)來文的查找。 文書檔案管理歸檔文件目錄包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)和備注等項目。 （一）件號填寫室編件號。 （二）責(zé)任者指發(fā)文的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。，不能使用含義不明，難判斷的簡稱。，可適應(yīng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。以體現(xiàn)“以我為中心”的精神。，編目時應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容形式等特征加以考證并填寫。 （三）文號文件的發(fā)文字號，是由發(fā)文機關(guān)按發(fā)文次序編制的順序號，一般由機關(guān)代字、年度、順序號組成。如九府辦〔2008〕198號，沒有發(fā)文字號的不填寫。文號欄內(nèi)不得填寫諸如“會議文件之一”等文件順序號，亦不得填寫“情況反映”等刊物名冊。 （四）題名即文件標題，一般應(yīng)照實抄錄。沒有題名或題名不規(guī)范的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容，重新擬寫或補充標題，外加“〔〕”號附于原標題之后。 （五）日期文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標注年、月、日，如200807020081112表示月、日的數(shù)字可回行填寫，如20080708。（六）頁數(shù)每一件文書檔案管理歸檔文件的總頁數(shù)、文件中有圖文的頁面為一頁。（七）備注用于填寫文書檔案管理歸檔文件需要補充和說明的情況。包括密級、缺損、修改、補充、移出、銷毀等等。如果有些條目須說明的情況較多，備注欄難以填寫時，可在備注欄中加注“*”號，將具體內(nèi)容填寫入備考表中。 八、檔案管理裝盒 裝盒是將文書檔案管理歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，填寫備考表、編制檔案盒封面及盒脊。不同年度，不同保管期限的文件不能裝在同一檔案盒內(nèi)。 （一）裝盒要求文書檔案管理歸檔文件應(yīng)嚴格按照件號的先后順序裝入檔案盒，與文書檔案管理歸檔文件目錄中相應(yīng)條目的排列順序相一致，保證檢索到文件條目后能對應(yīng)找到文件實體。 檔案利用完畢后歸位時，同樣要注意將其按件號順序裝入相應(yīng)檔案盒中，否則，在以件為單位進行管理的情況下，一旦歸位錯誤，將很難再找回，甚至可能從此成為“死檔”。 （二）檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，各立檔單位應(yīng)到各級檔案行政管理部門購買。以保證檔案盒制成材料的質(zhì)量。