公司辦公室工作流程(精編)-資料下載頁
2025-04-12 01:16本頁面
【正文】 做好公司內部各部門、公司與集團各部門之間的協(xié)調工作；接待來訪客戶安排商務談判；草擬公司文件及相關材料；保管公司檔案及其他物件；召集公司例會，召開辦公室例會；協(xié)助總經理健全公司規(guī)章制度；管理車輛及后勤工作，組織衛(wèi)生檢查；管理維護各種設備，保證水電供應正常，網絡、通訊設備運行良好；1處理緊急事務及突發(fā)事件；1落實總經理具體事務及時提醒總經理辦理相關事宜；1公司電腦新增、報廢的登記上報；網絡開通情況的登記、上報；1協(xié)助公司員工辦理電信手機業(yè)務。工作常規(guī)：辦公室主任日常工作常規(guī)：時間具體事項日常規(guī)工作對辦公室人員安排當日的具體工作事務；與各分公司、各營業(yè)部或集團各部門聯(lián)系落實相關事宜；詳細安排當日工作重點；日常事務處理；辦文、辦會、辦事等；后勤管理方面的監(jiān)督檢查；來人接待；社會關系維護；車輛管理使用；總結當日工作、安排明日工作；辦公室主任周工作常規(guī)：（1）每周一（幾點）召開辦公室人員工作例會（現(xiàn)場或電話方式）；（2）每周一安排本周主要重點工作任務；（3）每周一安排辦公室人員工作備忘錄；（4）每周一至周五開展正常工作并落實公司及集團交辦的各項事宜。辦公室主任月工作常規(guī)：（1）每月1日3日組織召集公司月度工作例會；（2）每月2224日對總社各部門進行月度內務大檢查并做檢查通報；辦公室主任年度工作常規(guī)：（1）年末召開公司年度總結及表彰大會；（2）每周一初組織公司經理例會；（3）6月召開各部門和各分公司半年工作總結會；（4）12月準備公司年度工作總結及下年度工作報告。辦公室主任交接內容：（1）各種印章、公司證照；（2）公司文件及外來文件；（3）各部及各處室批文；（4）各種工作手冊；（5）其它各類批件（如文件、旅游申請、合同協(xié)議等）；（6）其它在用的公共財產；（7）公司其他檔案及各種未辦事宜。崗位名稱：辦公室綜合文員匯報對象：辦公室主任主要職責：熟悉公司制度，完成領導交辦事宜；公司日常通知，與各分公司、營業(yè)部的聯(lián)絡、溝通；與集團各部門的聯(lián)系；負責集團《華天報》的通訊。公司各部門和分公司稿件的征集和通報；負責本部門日常接待；收發(fā)文件，打印、復印、登記、發(fā)放、歸檔各種材料；負責相關文件的保密，拒絕他人查閱，要求他人回避；總經理和辦公室主任交代的其他工作和臨時性工作。工作常規(guī)：綜合文員日工作常規(guī)：時間具體事項日工作常規(guī)打印復印、收發(fā)傳真、拿取報紙、分發(fā)信件衛(wèi)生茶水，接待收發(fā)文，通知領取包帽核算包帽費、辦公用品費、話費各類證照送檢、更換總結當日工作、安排明日工作辦公室綜合文員周工作常規(guī)（1）每周一（8:30）參加公司經理例會，并做好例會記錄；（2）每周一（幾點）參加辦公室工作例會，上報本周工作計劃，接受主任安排事宜；（3）每周五晚總結本周工作任務完成情況，補缺補差，及時完成。辦公室綜合文員月工作常規(guī)（1）每月1日參加辦公室月度工作會議，匯報上月計劃執(zhí)行情況，安排本月工作；（2）每月5日至10日，做好定額費用登記（差旅費、電話費、水電費、辦公室招待費、手機費、固定資產購置費、房租費等）工作；（3）月底匯總辦公室本月工作資料，撰寫辦公室工作總結；（4）每年5月底收集上半年工作小結，每月12月底收集全年工作總結；每季度末（2530日）收集各分公司、營業(yè)部季度工作小結。綜合文員交接內容（1）公司發(fā)文、字號文件、公司辦文件原件，外來文件以及其發(fā)放回收登記表；（2）公司各種證照、復印件及備份；（3）公司文員類、經營類檔案資料；（4）公司經營性合同、后勤類協(xié)議等；（5）車輛費用登記表及相關批件；（6）各種在用的公共財產；（7）各種未辦事宜。標準2：辦公室日常行為規(guī)范（1）辦公電話接聽規(guī)范響鈴時，在三聲之內接起接聽時，要致以問候，語氣要熱情，標準語為：“您好，？？？國際旅行社辦公室！”在有必要知道對方姓名時可以說：“請問您是什么單位，請問您貴姓？”并確認：“XXX先生/小姐，您好！”認真傾聽對方來電事由，如需要傳呼他人應請對方稍等，輕輕放下電話傳呼他人。如對方通知或詢問某事應按對方要求逐條記錄并復述給對方聽，重要事情要用書面答復并作記錄，不得在電話中答復了事。接聽電話時，無論對方是何等態(tài)度，何種語氣，都要心平氣和，態(tài)度和藹。中斷時，應立即掛上電話，再次接通以表歉意。通話結束時，應等對方掛斷之后再輕輕放下電話。對于打錯的電話要耐心說明或轉告相關人員，切勿生硬回絕，影響企業(yè)形象。打出電話時，應預先將通知內容整理好，語言要簡練，首先向對方致以問候并作自我介紹，標準語為：“您好，我是？？？國際旅行社辦公室XXX?！比缓蟀词孪葴蕚涞奶峋V逐步簡述電話內容。如需接電話或傳呼他人，語氣要客氣，標準語為：“請問XX處室（公司）的XX同事在嗎？”“麻煩您，我找XX同志聽電話，謝謝！”（2）常規(guī)接待規(guī)范客人來訪時，起身問好，面帶微笑，握手或行鞠躬禮。確認來訪者姓名、身份，請其到接待室或會議室入座。給客人送水，動作要輕。詢問客人來訪事由。如客人要找的人不在，詢問客人是否留下聯(lián)系方式或留言轉達，并做好記錄。21
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