【正文】 工作單據(jù)存根等非管理人員不得借閱。借閱文件資料屬整套件不得分解、丟頁(yè)、丟失，凡有丟失資料者應(yīng)及時(shí)向辦公室作出報(bào)告，查明原因?qū)懗鰴z查，等候處理。在辦公室查閱資料時(shí)不得大聲喧讀，應(yīng)保持室內(nèi)安靜衛(wèi)生。各部門在借用公司相關(guān)的資質(zhì)文件時(shí)須填寫《文件借用申請(qǐng)表》并由借用部門負(fù)責(zé)人、借用人簽字，說(shuō)明借用原因。否則不能借用管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督并及時(shí)催促文件的歸還。相應(yīng)文檔存檔所有的蓋章文件，均應(yīng)在公司范圍內(nèi)留有原件或復(fù)印件存檔于辦公室的文件（1）全公司范圍內(nèi)的通告、通知。（2）對(duì)外商務(wù)外交函。（3）辦公地點(diǎn)租賃合同。（4）安裝工程協(xié)議、保潔服務(wù)合同等營(yíng)業(yè)類文件。（5）相關(guān)辦公設(shè)備的產(chǎn)品說(shuō)明書、車輛保險(xiǎn)及相關(guān)證件。管理員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)對(duì)公司新進(jìn)、借出、過(guò)期的文件做好記錄。如有公司文件的丟失責(zé)任到人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰第十二章 辦公文件、物品的申請(qǐng)、領(lǐng)用及保管管理員應(yīng)做好對(duì)辦公物品的保管，辦公室物品分類匯總，分類存放，對(duì)新近、借出、報(bào)廢的物品做好登記。申請(qǐng)規(guī)定： 　　　　各部門申請(qǐng)物品必須填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》一式兩份，申請(qǐng)單必須由部門負(fù)責(zé)人、副總、領(lǐng)料人、成本會(huì)計(jì)的簽字，一份用于去庫(kù)房領(lǐng)取辦公用品；一份另一份用于辦公室記錄。在申請(qǐng)書上要寫明所要物品、數(shù)量與領(lǐng)取時(shí)間。 　　報(bào)廢處理：對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品，要作好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)，像易耗品要拿著廢舊用品去庫(kù)房換取新用品。對(duì)印有公司資料的廢舊紙張應(yīng)在碎紙機(jī)中打碎，不得外漏。 　　辦公物品的保管： 　　填寫清單：　　所有入庫(kù)辦公用品，都必須一一填寫入庫(kù)清單?！　”９埽罕仨毲宄卣莆辙k公用品庫(kù)存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時(shí)要實(shí)行防蟲(chóng)等保全措施。 　　辦公用品應(yīng)定期清點(diǎn)。清點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，印刷品與紙張管理 　　　　印刷品與各種用紙的管理按照清單為準(zhǔn)，對(duì)領(lǐng)用的數(shù)量隨時(shí)進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計(jì)算出余量。如果消耗品用完，立即部門主管?！　〕钟辛康怯洝　　　”仨殞?duì)公司各部門所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是，定期對(duì)每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計(jì)，向上報(bào)告。辦公室對(duì)數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，檢查各部門所報(bào)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是否與倉(cāng)庫(kù)的各部門領(lǐng)用臺(tái)賬中的記錄相一致。最后把清單分部門進(jìn)行保存?！　〉怯泝?nèi)容對(duì)公司各部門進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：1．核對(duì)用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。2．核對(duì)用品申請(qǐng)書與實(shí)際使用情況。3．核對(duì)用品領(lǐng)用清單與實(shí)際用品清單。以上工作由管理員負(fù)責(zé)并對(duì)辦公物品的使用進(jìn)行監(jiān)督。任何部門借用辦公室物品及文件必須填寫物品借用登記表（借用部門、事由、借用日期、歸還日期、借用人）管理員應(yīng)及時(shí)催促借用人歸還物品并作好記錄；做好各部么耗材月底報(bào)表。第十三章 檔案管理制度本公司檔案室保存的檔案，主要供本公司使用。如其它部門或個(gè)人查閱時(shí)，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人或檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并填寫檔案借閱登記表僅限于室內(nèi)閱覽，檔案管理人應(yīng)做好記錄并備案。凡因特殊需要，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出的檔案，外借時(shí)間一般為三周左右，到期仍需繼續(xù)利用，須辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得隨意涂改、圈劃、眉批，不得拆卷，不得增刪檔案內(nèi)容或污損檔案。凡外單位或個(gè)人查閱檔案，須經(jīng)公司董事長(zhǎng)批轉(zhuǎn)。凡復(fù)制、摘錄檔案，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志。利用檔案的單位和個(gè)人未經(jīng)上級(jí)主管部門或檔案室同意，不得擅自公布檔案內(nèi)容。借閱檔案須辦理借閱登記手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。 如檔案有丟失或損壞的（非人為原因除外）追究檔案管理人責(zé)任第十四章 會(huì)議管理制度 為規(guī)范會(huì)議制度，明確參會(huì)人員責(zé)任，提高會(huì)議效率，加強(qiáng)公司績(jī)效考核管理，特制定如下會(huì)議制度要求：公司現(xiàn)實(shí)習(xí)每月度“三會(huì)”，每月29號(hào)開(kāi)生產(chǎn)辦公協(xié)調(diào)會(huì)；30號(hào)開(kāi)質(zhì)量分析會(huì)；5號(hào)前開(kāi)上月度成本分析會(huì)。會(huì)議要求：，特殊情況除外。 ，不得無(wú)故遲到或早退。有特殊情況不能按時(shí)參加會(huì)議，需提前通知生產(chǎn)部并安排好工作代理人由其參加。無(wú)故不參加者，每人罰款50元。各部門所提交資料須清晰、詳細(xì)、規(guī)整且內(nèi)容符合公司要求，當(dāng)天不提交公司要求資料，部門主管不計(jì)當(dāng)天工資。，其它人員不得隨意打斷或惡意干擾。違反規(guī)定者每人罰款20元。違反規(guī)定者每人罰款20元。，不得隨意交頭接耳，不得抽煙。違反規(guī)定者每人罰款20元。會(huì)前至少40分鐘內(nèi)通知，并準(zhǔn)備會(huì)議資料，布置會(huì)場(chǎng)。會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，參照程序進(jìn)行。遵守議事規(guī)則，發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)單扼要，態(tài)度宜謙和有理。會(huì)議主辦部門應(yīng)做好會(huì)議記錄，并整理存檔。重要決議事項(xiàng)形成會(huì)議紀(jì)要，與會(huì)者簽字，印發(fā)有關(guān)部門和人員。設(shè)定專人核實(shí)貫徹落實(shí)的事項(xiàng)進(jìn)行催辦并反饋。逾期無(wú)法完成上報(bào)總經(jīng)理。部門內(nèi)部會(huì)議達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)后，主管跟催落實(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行。會(huì)議期間通訊工具開(kāi)靜音或關(guān)機(jī)。1會(huì)議期間做好會(huì)議記錄，會(huì)議結(jié)束后將會(huì)議內(nèi)容及各部門需完成任務(wù)，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并將會(huì)議記錄做成電子版發(fā)董事長(zhǎng)郵箱。 第十五章 公司商務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)一、目的為樹(shù)立公司良好的形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系及交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理”的原則特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、管理辦公室為接待工作的對(duì)口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來(lái)賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障，公司各部門在接到重要來(lái)訪預(yù)約后，可報(bào)辦公室，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前12天告知辦公室。四、準(zhǔn)備工作公司領(lǐng)導(dǎo)通知或者其他部門訪客預(yù)約時(shí)，需要填寫接待申請(qǐng)單。辦公室根據(jù)訪客情況通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員，并落實(shí)好會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。辦公室根據(jù)來(lái)賓情況接待標(biāo)準(zhǔn)提前預(yù)定好酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)。因特殊會(huì)議需要辦公室安排花卉、水果、香煙、音響設(shè)備、投影儀、橫幅、歡迎牌、安排禮儀人員，協(xié)調(diào)攝影錄像問(wèn)題。辦公室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛整潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽(tīng)從主接待人員的統(tǒng)一安排。辦公室根據(jù)情況接待標(biāo)準(zhǔn)提前購(gòu)買車票及機(jī)票。電話禮儀：對(duì)外界來(lái)說(shuō)，無(wú)論是誰(shuí)接電話，都被視為公司一員，代表公司形象，應(yīng)高度認(rèn)真。電話鈴響三次之前應(yīng)接電話，否則應(yīng)先致歉。接電話時(shí)，應(yīng)首先說(shuō)“您好，東營(yíng)威瑪公司，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？”通話完畢應(yīng)說(shuō)“再見(jiàn)”，并等對(duì)方掛機(jī)。同事不在時(shí)，應(yīng)為其代接，說(shuō)明原因后，咨詢對(duì)方是否愿意留言，并注意記錄轉(zhuǎn)述。接到打給其他部門的電話，應(yīng)盡量滿足對(duì)方找人的愿望，或耐心告知重新聯(lián)系的辦法。電話內(nèi)容，應(yīng)注意簡(jiǎn)潔、清晰，盡量縮短時(shí)間，提高工作效率。待客禮儀：客人來(lái)訪，應(yīng)主動(dòng)問(wèn)候、致意或認(rèn)真回禮。帶領(lǐng)客人，應(yīng)走在客人的斜前方，上樓走在客人后面。會(huì)見(jiàn)客人，應(yīng)用雙手遞名片，雙手接名片，并認(rèn)真查看稱呼。向客人發(fā)放名片應(yīng)雙手遞名片，名片朝外，注視對(duì)方。應(yīng)注意在客人面前的舉止，不可交叉雙臂，翹著二郎腿或把腳搭在桌子、椅子上。傾聽(tīng)客人談話，應(yīng)全神貫注，身體微微向前傾。聯(lián)系客人來(lái)訪盡量安排好時(shí)間實(shí)行預(yù)約，減少客人等待的時(shí)間。正忙于工作時(shí)客人來(lái)訪，應(yīng)首先打招呼，請(qǐng)客人稍等，協(xié)調(diào)同室人員倒水。 宴請(qǐng)流程：由宴請(qǐng)部門到辦公室填寫宴請(qǐng)申請(qǐng)單，宴請(qǐng)申請(qǐng)單上必須寫清宴請(qǐng)部門及宴請(qǐng)對(duì)象、人數(shù)，辦公室及部門負(fù)責(zé)人簽字后由張總或趙總批示是否同意及標(biāo)準(zhǔn)。若張總和趙總無(wú)法親自簽字時(shí)，應(yīng)由辦公室給其打電話請(qǐng)示是否同意及宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)，若同意，在宴請(qǐng)申請(qǐng)單上注明：“張總或趙總委托xxx來(lái)xxx酒店可簽單”，加蓋公章，將粉紅聯(lián)撕下帶至指定消費(fèi)場(chǎng)所，宴請(qǐng)完畢后給對(duì)方打欠條（金額必須大寫）并將消費(fèi)清單帶回交至辦公室，后經(jīng)張總或趙總確認(rèn)后，消費(fèi)場(chǎng)所方可將欠款刷卡，并將所有欠條歸還。所有人員未經(jīng)張總或趙總同意，一律不得在外消費(fèi)簽單，否則產(chǎn)生所有費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。第十六章 辦公室內(nèi)務(wù)檢查表日期： 檢查部門： 檢查人：門窗（20）墻（5）開(kāi)關(guān)（5）桌面（30）檔案柜（10）地面清潔（5）辦公設(shè)備（20）飲水機(jī)（5）備注門面（10）玻璃窗臺(tái)（10）墻裙（）墻面（）清潔（）開(kāi)、關(guān)（）物品擺放（10）清潔（10）文件管理（10）清潔（5）文件物品擺放（5）打印機(jī)（）電腦（）復(fù)印機(jī)（）憑證機(jī)（）掃描儀（）電話（）清潔（5）匯總：注明：檢查部門在檢查過(guò)程中要認(rèn)真、公正；在各部門應(yīng)積極配合行政部門的內(nèi)務(wù)檢查，檢查不合格者及時(shí)整理；各科室中表現(xiàn)較差的可在備注中加以注明。實(shí)行100分制，90分以上為優(yōu)秀，8590分為合格，85分以下為不合格需及時(shí)改進(jìn)。辦公室內(nèi)務(wù)檢查表日期： 檢查部門： 檢查人：門窗（20）墻（5）開(kāi)關(guān)（5）桌面（30）檔案柜（10）地面清潔（5）辦公設(shè)備（20）飲水機(jī)（5）備注門面（10）玻璃窗臺(tái)（10）墻裙（）墻面（）清潔（）開(kāi)、關(guān)（）物品擺放（10）清潔（10）文件管理（10）清潔（5）文件物品擺放（5）打印機(jī)（）電腦（）復(fù)印機(jī)（）憑證機(jī)（）掃描儀（）電話（）清潔（5）匯總：注明：檢查部門在檢查過(guò)程中要認(rèn)真、公正；在各部門應(yīng)積極配合行政部門的內(nèi)務(wù)檢查，檢查不合格者及時(shí)整理；各科室中表現(xiàn)較差的可在備注中加以注明。實(shí)行100分制，90分以上為優(yōu)秀，8590分為合格，85分以下為不合格需及時(shí)改進(jìn)。辦公室檢查廢品清理現(xiàn)場(chǎng)、（是否將碎屑一同賣掉）并將廢品區(qū)清掃干凈購(gòu)買方根據(jù)實(shí)際數(shù)量跟價(jià)格找財(cái)務(wù)主管，財(cái)務(wù)主管指定誰(shuí)；錢交誰(shuí)那進(jìn)行掛賬、交錢，開(kāi)出門單辦公室聯(lián)系好通知門崗隊(duì)長(zhǎng)、庫(kù)房第十七章 廢品處理流程以上有生產(chǎn)部、辦公室、庫(kù)房、門衛(wèi)、財(cái)務(wù)部共同完成；辦公室負(fù)責(zé)詢價(jià)登記購(gòu)買商；庫(kù)房（于永華、韓振法）負(fù)責(zé)對(duì)過(guò)磅，門崗進(jìn)行監(jiān)督；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)掛賬、收款與開(kāi)出門證；保安隊(duì)長(zhǎng)與在值內(nèi)保負(fù)責(zé)對(duì)裝車現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督與離廠檢查（門崗兩人在監(jiān)督裝車過(guò)程中如清理不干凈則罰款30元/每人；清理現(xiàn)場(chǎng)干凈則進(jìn)行抽成獎(jiǎng)勵(lì)按總價(jià)格的萬(wàn)分之五不超50元）。以上所涉及部門在相關(guān)憑證上或單據(jù)上簽字，在哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題將追究到個(gè)人并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。單據(jù)一式兩聯(lián)，一聯(lián)留財(cái)務(wù)做賬，一聯(lián)放辦公室留底。辦公室根據(jù)廢品具體情況進(jìn)行招投標(biāo)比對(duì)價(jià)格，哪家高賣給那家，并登記競(jìng)標(biāo)廠家名稱、價(jià)格、聯(lián)系方式、聯(lián)系人（至少3家）生產(chǎn)部下達(dá)廢品處理通知單辦公室將價(jià)格告訴門崗保證兩人進(jìn)行監(jiān)督裝車，監(jiān)督清理現(xiàn)場(chǎng)。庫(kù)房、采購(gòu)部負(fù)責(zé)過(guò)磅、打印磅單，門崗監(jiān)督