【正文】 工作單據(jù)存根等非管理人員不得借閱。借閱文件資料屬整套件不得分解、丟頁、丟失，凡有丟失資料者應(yīng)及時向辦公室作出報告，查明原因?qū)懗鰴z查，等候處理。在辦公室查閱資料時不得大聲喧讀，應(yīng)保持室內(nèi)安靜衛(wèi)生。各部門在借用公司相關(guān)的資質(zhì)文件時須填寫《文件借用申請表》并由借用部門負(fù)責(zé)人、借用人簽字，說明借用原因。否則不能借用管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督并及時催促文件的歸還。相應(yīng)文檔存檔所有的蓋章文件，均應(yīng)在公司范圍內(nèi)留有原件或復(fù)印件存檔于辦公室的文件（1）全公司范圍內(nèi)的通告、通知。（2）對外商務(wù)外交函。（3）辦公地點租賃合同。（4）安裝工程協(xié)議、保潔服務(wù)合同等營業(yè)類文件。（5）相關(guān)辦公設(shè)備的產(chǎn)品說明書、車輛保險及相關(guān)證件。管理員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)對公司新進(jìn)、借出、過期的文件做好記錄。如有公司文件的丟失責(zé)任到人，進(jìn)行相應(yīng)的處罰第十二章 辦公文件、物品的申請、領(lǐng)用及保管管理員應(yīng)做好對辦公物品的保管，辦公室物品分類匯總，分類存放，對新近、借出、報廢的物品做好登記。申請規(guī)定： 　　　　各部門申請物品必須填寫《采購申請單》一式兩份，申請單必須由部門負(fù)責(zé)人、副總、領(lǐng)料人、成本會計的簽字，一份用于去庫房領(lǐng)取辦公用品；一份另一份用于辦公室記錄。在申請書上要寫明所要物品、數(shù)量與領(lǐng)取時間。 　　報廢處理：對決定報廢的辦公用品，要作好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項，像易耗品要拿著廢舊用品去庫房換取新用品。對印有公司資料的廢舊紙張應(yīng)在碎紙機(jī)中打碎，不得外漏。 　　辦公物品的保管： 　　填寫清單：　　所有入庫辦公用品，都必須一一填寫入庫清單?！　”９埽罕仨毲宄卣莆辙k公用品庫存情況，經(jīng)常整理與清掃，必要時要實行防蟲等保全措施。 　　辦公用品應(yīng)定期清點。清點要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，印刷品與紙張管理 　　　　印刷品與各種用紙的管理按照清單為準(zhǔn)，對領(lǐng)用的數(shù)量隨時進(jìn)行記錄并進(jìn)行加減，計算出余量。如果消耗品用完，立即部門主管?！　〕钟辛康怯洝　　　”仨殞靖鞑块T所擁有的辦公用低值易耗品，主要指各種用紙與印刷制品作出調(diào)查。調(diào)查方式是，定期對每月領(lǐng)用量、使用量以及余量(未用量)作出統(tǒng)計，向上報告。辦公室對數(shù)量進(jìn)行核對，檢查各部門所報統(tǒng)計數(shù)據(jù)是否與倉庫的各部門領(lǐng)用臺賬中的記錄相一致。最后把清單分部門進(jìn)行保存?！　〉怯泝?nèi)容對公司各部門進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查內(nèi)容包括：1．核對用品領(lǐng)用單據(jù)與用品清單。2．核對用品申請書與實際使用情況。3．核對用品領(lǐng)用清單與實際用品清單。以上工作由管理員負(fù)責(zé)并對辦公物品的使用進(jìn)行監(jiān)督。任何部門借用辦公室物品及文件必須填寫物品借用登記表（借用部門、事由、借用日期、歸還日期、借用人）管理員應(yīng)及時催促借用人歸還物品并作好記錄；做好各部么耗材月底報表。第十三章 檔案管理制度本公司檔案室保存的檔案，主要供本公司使用。如其它部門或個人查閱時，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人或檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)同意，并填寫檔案借閱登記表僅限于室內(nèi)閱覽，檔案管理人應(yīng)做好記錄并備案。凡因特殊需要，經(jīng)批準(zhǔn)同意借出的檔案，外借時間一般為三周左右，到期仍需繼續(xù)利用，須辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不得隨意涂改、圈劃、眉批，不得拆卷，不得增刪檔案內(nèi)容或污損檔案。凡外單位或個人查閱檔案，須經(jīng)公司董事長批轉(zhuǎn)。凡復(fù)制、摘錄檔案，須經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)同志。利用檔案的單位和個人未經(jīng)上級主管部門或檔案室同意，不得擅自公布檔案內(nèi)容。借閱檔案須辦理借閱登記手續(xù)，并確保檔案的完整與安全。 如檔案有丟失或損壞的（非人為原因除外）追究檔案管理人責(zé)任第十四章 會議管理制度 為規(guī)范會議制度，明確參會人員責(zé)任，提高會議效率，加強(qiáng)公司績效考核管理，特制定如下會議制度要求：公司現(xiàn)實習(xí)每月度“三會”，每月29號開生產(chǎn)辦公協(xié)調(diào)會；30號開質(zhì)量分析會；5號前開上月度成本分析會。會議要求：，特殊情況除外。 ，不得無故遲到或早退。有特殊情況不能按時參加會議，需提前通知生產(chǎn)部并安排好工作代理人由其參加。無故不參加者，每人罰款50元。各部門所提交資料須清晰、詳細(xì)、規(guī)整且內(nèi)容符合公司要求，當(dāng)天不提交公司要求資料，部門主管不計當(dāng)天工資。，其它人員不得隨意打斷或惡意干擾。違反規(guī)定者每人罰款20元。違反規(guī)定者每人罰款20元。，不得隨意交頭接耳，不得抽煙。違反規(guī)定者每人罰款20元。會前至少40分鐘內(nèi)通知，并準(zhǔn)備會議資料，布置會場。會議應(yīng)準(zhǔn)時開始，參照程序進(jìn)行。遵守議事規(guī)則，發(fā)言應(yīng)簡單扼要，態(tài)度宜謙和有理。會議主辦部門應(yīng)做好會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀(jì)要，與會者簽字，印發(fā)有關(guān)部門和人員。設(shè)定專人核實貫徹落實的事項進(jìn)行催辦并反饋。逾期無法完成上報總經(jīng)理。部門內(nèi)部會議達(dá)成統(tǒng)一意見后，主管跟催落實，嚴(yán)格執(zhí)行。會議期間通訊工具開靜音或關(guān)機(jī)。1會議期間做好會議記錄，會議結(jié)束后將會議內(nèi)容及各部門需完成任務(wù)，由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并將會議記錄做成電子版發(fā)董事長郵箱。 第十五章 公司商務(wù)接待流程及標(biāo)準(zhǔn)一、目的為樹立公司良好的形象，擴(kuò)大公司對外聯(lián)系及交流，本著“熱情禮貌、服務(wù)周到、厲行節(jié)約、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理”的原則特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。二、范圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司各種接待工作和相關(guān)部門。三、管理辦公室為接待工作的對口管理部門，負(fù)責(zé)接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調(diào)相關(guān)部門落實接待任務(wù)，提供后勤保障，公司各部門在接到重要來訪預(yù)約后，可報辦公室，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、辦公室協(xié)調(diào)的重要接待，應(yīng)提前12天告知辦公室。四、準(zhǔn)備工作公司領(lǐng)導(dǎo)通知或者其他部門訪客預(yù)約時，需要填寫接待申請單。辦公室根據(jù)訪客情況通知參加會晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員，并落實好會晤時間及場所。辦公室根據(jù)來賓情況接待標(biāo)準(zhǔn)提前預(yù)定好酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標(biāo)準(zhǔn)。因特殊會議需要辦公室安排花卉、水果、香煙、音響設(shè)備、投影儀、橫幅、歡迎牌、安排禮儀人員，協(xié)調(diào)攝影錄像問題。辦公室根據(jù)情況安排接待所需車輛，保證車輛整潔，安全性能良好，司機(jī)車輛聽從主接待人員的統(tǒng)一安排。辦公室根據(jù)情況接待標(biāo)準(zhǔn)提前購買車票及機(jī)票。電話禮儀：對外界來說，無論是誰接電話，都被視為公司一員，代表公司形象，應(yīng)高度認(rèn)真。電話鈴響三次之前應(yīng)接電話，否則應(yīng)先致歉。接電話時，應(yīng)首先說“您好，東營威瑪公司，請問您找哪位？”通話完畢應(yīng)說“再見”，并等對方掛機(jī)。同事不在時，應(yīng)為其代接，說明原因后，咨詢對方是否愿意留言，并注意記錄轉(zhuǎn)述。接到打給其他部門的電話，應(yīng)盡量滿足對方找人的愿望，或耐心告知重新聯(lián)系的辦法。電話內(nèi)容，應(yīng)注意簡潔、清晰，盡量縮短時間，提高工作效率。待客禮儀：客人來訪，應(yīng)主動問候、致意或認(rèn)真回禮。帶領(lǐng)客人，應(yīng)走在客人的斜前方，上樓走在客人后面。會見客人，應(yīng)用雙手遞名片，雙手接名片，并認(rèn)真查看稱呼。向客人發(fā)放名片應(yīng)雙手遞名片，名片朝外，注視對方。應(yīng)注意在客人面前的舉止，不可交叉雙臂，翹著二郎腿或把腳搭在桌子、椅子上。傾聽客人談話，應(yīng)全神貫注，身體微微向前傾。聯(lián)系客人來訪盡量安排好時間實行預(yù)約，減少客人等待的時間。正忙于工作時客人來訪，應(yīng)首先打招呼，請客人稍等，協(xié)調(diào)同室人員倒水。 宴請流程：由宴請部門到辦公室填寫宴請申請單，宴請申請單上必須寫清宴請部門及宴請對象、人數(shù)，辦公室及部門負(fù)責(zé)人簽字后由張總或趙總批示是否同意及標(biāo)準(zhǔn)。若張總和趙總無法親自簽字時，應(yīng)由辦公室給其打電話請示是否同意及宴請標(biāo)準(zhǔn)，若同意，在宴請申請單上注明：“張總或趙總委托xxx來xxx酒店可簽單”，加蓋公章，將粉紅聯(lián)撕下帶至指定消費(fèi)場所，宴請完畢后給對方打欠條（金額必須大寫）并將消費(fèi)清單帶回交至辦公室，后經(jīng)張總或趙總確認(rèn)后，消費(fèi)場所方可將欠款刷卡，并將所有欠條歸還。所有人員未經(jīng)張總或趙總同意，一律不得在外消費(fèi)簽單，否則產(chǎn)生所有費(fèi)用由個人承擔(dān)。第十六章 辦公室內(nèi)務(wù)檢查表日期： 檢查部門： 檢查人：門窗（20）墻（5）開關(guān)（5）桌面（30）檔案柜（10）地面清潔（5）辦公設(shè)備（20）飲水機(jī)（5）備注門面（10）玻璃窗臺（10）墻裙（）墻面（）清潔（）開、關(guān)（）物品擺放（10）清潔（10）文件管理（10）清潔（5）文件物品擺放（5）打印機(jī)（）電腦（）復(fù)印機(jī)（）憑證機(jī)（）掃描儀（）電話（）清潔（5）匯總：注明：檢查部門在檢查過程中要認(rèn)真、公正；在各部門應(yīng)積極配合行政部門的內(nèi)務(wù)檢查，檢查不合格者及時整理；各科室中表現(xiàn)較差的可在備注中加以注明。實行100分制，90分以上為優(yōu)秀，8590分為合格，85分以下為不合格需及時改進(jìn)。辦公室內(nèi)務(wù)檢查表日期： 檢查部門： 檢查人：門窗（20）墻（5）開關(guān)（5）桌面（30）檔案柜（10）地面清潔（5）辦公設(shè)備（20）飲水機(jī)（5）備注門面（10）玻璃窗臺（10）墻裙（）墻面（）清潔（）開、關(guān)（）物品擺放（10）清潔（10）文件管理（10）清潔（5）文件物品擺放（5）打印機(jī)（）電腦（）復(fù)印機(jī)（）憑證機(jī)（）掃描儀（）電話（）清潔（5）匯總：注明：檢查部門在檢查過程中要認(rèn)真、公正；在各部門應(yīng)積極配合行政部門的內(nèi)務(wù)檢查，檢查不合格者及時整理；各科室中表現(xiàn)較差的可在備注中加以注明。實行100分制，90分以上為優(yōu)秀，8590分為合格，85分以下為不合格需及時改進(jìn)。辦公室檢查廢品清理現(xiàn)場、（是否將碎屑一同賣掉）并將廢品區(qū)清掃干凈購買方根據(jù)實際數(shù)量跟價格找財務(wù)主管，財務(wù)主管指定誰；錢交誰那進(jìn)行掛賬、交錢，開出門單辦公室聯(lián)系好通知門崗隊長、庫房第十七章 廢品處理流程以上有生產(chǎn)部、辦公室、庫房、門衛(wèi)、財務(wù)部共同完成；辦公室負(fù)責(zé)詢價登記購買商；庫房（于永華、韓振法）負(fù)責(zé)對過磅，門崗進(jìn)行監(jiān)督；財務(wù)部負(fù)責(zé)掛賬、收款與開出門證；保安隊長與在值內(nèi)保負(fù)責(zé)對裝車現(xiàn)場監(jiān)督與離廠檢查（門崗兩人在監(jiān)督裝車過程中如清理不干凈則罰款30元/每人；清理現(xiàn)場干凈則進(jìn)行抽成獎勵按總價格的萬分之五不超50元）。以上所涉及部門在相關(guān)憑證上或單據(jù)上簽字，在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題將追究到個人并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。單據(jù)一式兩聯(lián)，一聯(lián)留財務(wù)做賬，一聯(lián)放辦公室留底。辦公室根據(jù)廢品具體情況進(jìn)行招投標(biāo)比對價格，哪家高賣給那家，并登記競標(biāo)廠家名稱、價格、聯(lián)系方式、聯(lián)系人（至少3家）生產(chǎn)部下達(dá)廢品處理通知單辦公室將價格告訴門崗保證兩人進(jìn)行監(jiān)督裝車，監(jiān)督清理現(xiàn)場。庫房、采購部負(fù)責(zé)過磅、打印磅單，門崗監(jiān)督