【正文】 行政公務(wù)。從其工作內(nèi)容看，其職能作用已具現(xiàn)代秘書(shū)工作的某些特征。大城市的秘書(shū)性工作，既包括城市自身管理中的辦文辦會(huì)辦事等的內(nèi)容，也涉及外交事務(wù)中的秘書(shū)性工作；小城市的秘書(shū)性工作，主要是城市自身管理中秘書(shū)性工作。答：公證活動(dòng)中的秘書(shū)性工作的內(nèi)容十分廣泛，如商談和起草契約，辦理遺囑和有關(guān)財(cái)產(chǎn)手續(xù)，草擬公證事務(wù)文件，在法庭作記錄。公證秘書(shū)性工作雖不一定有專(zhuān)職的秘書(shū)性人員擔(dān)任，而大多數(shù)由公證人自己完成，但從其活動(dòng)的內(nèi)容來(lái)看，具有辦文、辦會(huì)、辦事的秘書(shū)性工作的特征，特別是其活動(dòng)中產(chǎn)生的大量文件材料，是當(dāng)時(shí)社會(huì)活動(dòng)的記錄，具有極為重要的憑證和查考價(jià)值，對(duì)后世研究歐洲中世紀(jì)經(jīng)濟(jì)史、法權(quán)史及了解歐洲中世紀(jì)的社會(huì)生活狀況，均是非常珍貴的歷史文獻(xiàn)。答：美國(guó)秘書(shū)人員面臨著多種選擇和發(fā)展的機(jī)會(huì)。各類(lèi)管理組織都需要秘書(shū)，各級(jí)各類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)者都十分重視秘書(shū)的作用。美國(guó)秘書(shū)人員的發(fā)展，往往十分注重以下方面：（1）不斷學(xué)習(xí)提高素質(zhì)。美國(guó)許多公司制訂助學(xué)金計(jì)劃，鼓勵(lì)秘書(shū)人員到專(zhuān)門(mén)學(xué)校，公共關(guān)系學(xué)院等或其他大學(xué)去接受繼續(xù)教育。公司內(nèi)部也對(duì)在職的各種層次的秘書(shū)設(shè)置有針對(duì)性的進(jìn)修課程。予以培訓(xùn)。此外，許多公司還舉辦研究班，請(qǐng)有關(guān)專(zhuān)家、管理行家和秘書(shū)協(xié)會(huì)的負(fù)責(zé)人來(lái)講課，以提高秘書(shū)人員水平。（2）在實(shí)踐中提高技能水平。美國(guó)經(jīng)理們強(qiáng)調(diào)秘書(shū)處理辦公室事務(wù)的技能。他們要求秘書(shū)熟悉一切辦公程序，熟練地使用復(fù)雜的通訊設(shè)備，還對(duì)打字、速記、拼寫(xiě)、文字處理等方成提出了較高的要求。美國(guó)秘書(shū)在實(shí)踐中不斷地提高自己的專(zhuān)業(yè)技能水平，才能具有諸多發(fā)展的機(jī)會(huì)。（3）良好的人際關(guān)系。秘書(shū)要建立良好的人際關(guān)系，到頭重要的是與領(lǐng)導(dǎo)建立良好的工作關(guān)系。秘書(shū)還必須與同事和睦相處，與來(lái)訪(fǎng)者及其他社會(huì)公眾建立良好的關(guān)系，有良好人際關(guān)系的忠實(shí)正派的秘書(shū)，會(huì)得到多方面的支持與合作，其迅速發(fā)展也就有了良好的基礎(chǔ)。（4）必須全面了解熟悉自己的企業(yè)。秘書(shū)所在的單位是其生存發(fā)展的具體組織環(huán)境。秘書(shū)必須全面地了解它、熟悉它、促進(jìn)它的發(fā)展，并在本單位的發(fā)展中實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展。美國(guó)秘書(shū)的挑戰(zhàn)首先是辦公現(xiàn)代化的挑戰(zhàn)。如果秘書(shū)能不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公技術(shù)，用以取代舊的技能，就能獲得最好的職業(yè)保障，而且可以獲得比現(xiàn)職更好的秘書(shū)職位；如果秘書(shū)面對(duì)新的辦公技術(shù)無(wú)能為力，或不思進(jìn)取，或失望沮喪，被時(shí)代所淘汰也就為期不遠(yuǎn)了。其次各類(lèi)管理機(jī)構(gòu)的改組幾年來(lái)影響著成千上萬(wàn)的人們。對(duì)秘書(shū)而言，有的會(huì)因機(jī)構(gòu)改組而離職，有的會(huì)因上司離職而被迫離職，有的秘書(shū)則在某些中層管理人員離去后填補(bǔ)空缺擔(dān)當(dāng)起更大的責(zé)任。而小公司可能會(huì)突然倒閉。答：經(jīng)法定程序形成的，得到有關(guān)部門(mén)確認(rèn)并且有法定效用的文書(shū)為法律文書(shū)。如有關(guān)契約、單據(jù)、章程、承認(rèn)書(shū)之類(lèi)的文書(shū)。法律文書(shū)可在有關(guān)律師的指導(dǎo)和監(jiān)督下，由秘書(shū)撰制。有的法律文書(shū)是統(tǒng)一印制的，有的則需要完全撰稿印制。美國(guó)法律文書(shū)撰擬的一般要求：一是要用質(zhì)量很高的公文紙。要求左邊垂直頁(yè)邊寬，右邊窄。二是頁(yè)邊寬度，右頁(yè)邊大約1英寸。打印法律文書(shū)通常在頁(yè)上方裝訂，并墊入背襯，必須自頁(yè)上方向下至少空白六行開(kāi)始打印，底頁(yè)邊需留1英寸寬。三是標(biāo)題，所有法律文書(shū)都含有一個(gè)用以區(qū)分公文類(lèi)別的標(biāo)題，自頁(yè)上方向下空白10行開(kāi)始打印標(biāo)題，標(biāo)題要全用大寫(xiě)字母，大寫(xiě)字母下要畫(huà)線(xiàn)，標(biāo)題要打印在標(biāo)題行中央。如有副標(biāo)題則用小寫(xiě)字母打印，實(shí)詞第一個(gè)字母大寫(xiě)字母打印。四是標(biāo)題和副標(biāo)題與第一段落之間要空四行，法律文書(shū)要隔行打印，以便于閱讀。有標(biāo)記號(hào)碼的段落之間要空兩行打印。五是段落設(shè)計(jì)要便于識(shí)別，各段第一行要以左頁(yè)邊空10格。六是公文各頁(yè)必須材料頁(yè)碼，以保證和面的連續(xù)性。七是法律文書(shū)必須準(zhǔn)確精密，一般不允許有涂抹痕跡。只有在涂抹痕跡不明顯，和沒(méi)有在重要姓名、日期或貨幣數(shù)量上涂抹時(shí)，才允許做涂改。八是法律文書(shū)中的專(zhuān)用名詞一般要全部大寫(xiě)。引導(dǎo)法律文書(shū)的一些段落的詞和短語(yǔ)要全用大寫(xiě)字母。九是法律文件中的貨幣量要大寫(xiě)，而且要用數(shù)詞和數(shù)字兩種形式，數(shù)字放在括號(hào)里。十是除引證和常用的詞外，法律文書(shū)中要避免使用縮寫(xiě)詞。避免由此產(chǎn)生可能的誤解。十一是法律文書(shū)中要避免一行末尾將詞分開(kāi)寫(xiě)。十二是法律文件上通常打印出一道直線(xiàn)作為簽字用。一般供人簽字。簽字行與它上方的行之間空四或五個(gè)空白行。十三是蓋章。一般情況下簽字可以代替蓋章，但當(dāng)一個(gè)官員代表一個(gè)組織使一份公文生效時(shí)，便要使用印章。官員將公司印章蓋在公文上，通常蓋在簽字的左邊。十四是簽字線(xiàn)不能單獨(dú)地打印在公文的最后一頁(yè)上，要將簽字線(xiàn)前的段落的至少一行，最好兩三行和簽字線(xiàn)一起移至一頁(yè)。這是為了防止越權(quán)替代和補(bǔ)加頁(yè)數(shù)。、組成部分及各組成部分的要求和作用。答：正式報(bào)告有三個(gè)顯著的特點(diǎn)：一是遵循傳統(tǒng)的呈遞報(bào)告的樣式；內(nèi)容復(fù)雜，涉及面廣；一般篇幅長(zhǎng)。一篇正式報(bào)告可能包括下列所有的組成部分，或包括其中某些組成部分。它們是：封面 襯頁(yè) 扉頁(yè) 書(shū)名頁(yè) 報(bào)告編寫(xiě)授權(quán)書(shū) 轉(zhuǎn)送函 前言 致詞 目錄表 表格目錄 圖解目錄 內(nèi)容提要 正文 腳注 附錄 書(shū)目 索引上面列舉的某些組成部分可以合并，如“轉(zhuǎn)送函”可以和“考核內(nèi)容”合并。各組成部分的要求和作用如下：封面，是用來(lái)完好地保護(hù)報(bào)告內(nèi)容的。封面要整潔、具有吸引力。封面上應(yīng)該印有報(bào)告的題目，作者的名字。題目可全用大寫(xiě)字母打印。簡(jiǎn)短報(bào)告可不加封面。襯頁(yè)。正式報(bào)告有兩張襯頁(yè)，一張?jiān)趫?bào)告的開(kāi)頭，一張?jiān)趫?bào)告的結(jié)尾。襯頁(yè)起裝飾作用。還可供寫(xiě)評(píng)語(yǔ)用。扉頁(yè)。如果用扉頁(yè)，其作用是打印報(bào)告題目，題目全用大寫(xiě)字母，一般打印在頁(yè)上端三分之一的位置上。此頁(yè)上題目與書(shū)名頁(yè)上的題目保持一致。書(shū)名頁(yè)，書(shū)名頁(yè)用來(lái)打印書(shū)名、副標(biāo)題、作者姓名、公司名稱(chēng)、工作部門(mén)、地址、報(bào)告接收人的姓名和稱(chēng)號(hào)、工作單位、公司名稱(chēng)和地址以及報(bào)告的日期。如果一份報(bào)告沒(méi)有封面和扉頁(yè)，就用一張厚紙打印書(shū)名，以代替封面。如果報(bào)告有版權(quán)，就在書(shū)名頁(yè)背面附加說(shuō)明。報(bào)告編寫(xiě)授權(quán)書(shū)。如果作者已經(jīng)收到編寫(xiě)報(bào)告的授權(quán)書(shū)，就可把它作為報(bào)告的一個(gè)組成部分。如果作者收到的是編寫(xiě)報(bào)告的口頭允諾，就把口頭允諾的內(nèi)容引證到報(bào)告的作者說(shuō)明或者引言里去。前言。在此部分，作者向報(bào)告接收人（常常是負(fù)責(zé)指派報(bào)告編寫(xiě)人的那位負(fù)責(zé)人）說(shuō)明報(bào)告編寫(xiě)的目的、范圍和限度、報(bào)告的授權(quán)、報(bào)告調(diào)查研究使用的方法，主要評(píng)語(yǔ)、致謝詞和報(bào)告大意或內(nèi)容。前言在結(jié)束時(shí)，要向指派人一方面表示感謝，一方面表示隨時(shí)提供關(guān)于報(bào)告的補(bǔ)充內(nèi)容和回答有關(guān)報(bào)告的任何問(wèn)題。前言的語(yǔ)氣要真摯熱情，通常用帶有念頭的便箋打印，而且要簽名。致詞。答謝詞可寫(xiě)在前言中。如果答謝詞內(nèi)容較多，可用專(zhuān)頁(yè)。一切在作者完成報(bào)告中給予過(guò)指導(dǎo)、幫助和服務(wù)的人或機(jī)構(gòu)，都應(yīng)答謝。目錄表。實(shí)質(zhì)上是標(biāo)有頁(yè)碼的報(bào)告大綱，通過(guò)適當(dāng)?shù)臉?biāo)題和小標(biāo)題，可能表示出報(bào)告的主要部分和次要部分。任何正式報(bào)告的目錄表都應(yīng)注以作者所選擇的內(nèi)部使用樣式為準(zhǔn)。如果作者在報(bào)告正文里選擇了十進(jìn)位制標(biāo)題法，目錄表也應(yīng)使用十進(jìn)位制標(biāo)題法。圖解目錄。如果圖解頁(yè)數(shù)不多，可將圖解目錄附加于報(bào)告目錄之中。如果圖解甚多，則可在報(bào)告中另做圖解目錄專(zhuān)頁(yè)。圖解目錄式樣要和報(bào)告目錄所使用的式樣保持一致。內(nèi)容提要為了能迅速地、大體地和簡(jiǎn)明扼要地了解研究的成果，大多數(shù)負(fù)責(zé)人喜歡一開(kāi)始就閱讀報(bào)告的提要。一般提要都用專(zhuān)頁(yè)打印。可用單行打印，也可用隔行打印。正文。報(bào)告正文一般包括三個(gè)部分：引言、正文、結(jié)尾。引言簡(jiǎn)明扼要，概括報(bào)告的大意，預(yù)示報(bào)告結(jié)論。報(bào)告的正文較長(zhǎng)，是報(bào)告的核心部分。該部分提供了所有研究的材料以及對(duì)這些材料的分析和說(shuō)明。結(jié)尾提出結(jié)論作詳細(xì)的建議。結(jié)論來(lái)自于事實(shí)和研究成果，與研究成果有著緊密的內(nèi)在聯(lián)系。結(jié)論用阿拉伯?dāng)?shù)字順序排列。建議往往是作者對(duì)結(jié)論的說(shuō)明，是根據(jù)結(jié)論對(duì)解決問(wèn)題提出的具體方案和措施，是某些正式報(bào)告中，建議在引言中提出，在結(jié)論中只做概述。附錄。附錄的內(nèi)容包括報(bào)告正文以外的重要補(bǔ)充材料。附錄不能太雜、太多。重要的細(xì)節(jié)問(wèn)題應(yīng)編寫(xiě)到報(bào)告的正文中去。附錄應(yīng)該放在其他附加材料之前，也就是應(yīng)放在腳注、詞匯表、索引等部分之前。？答：（1）接轉(zhuǎn)電話(huà)。要注意：一是先說(shuō)公司名稱(chēng)和自己的名字；二是若有接線(xiàn)員則只報(bào)自己的部門(mén)和名字；三是簡(jiǎn)潔地傳電話(huà)。（2）替同事接電話(huà)。要注意：一是要同時(shí)說(shuō)出峿的姓名與自己的姓名；二是若對(duì)方要打的人不在，即問(wèn)對(duì)方愿意等一會(huì)兒，或留下口令或回電；三是要保證對(duì)方打電話(huà)的人盡快收到電話(huà)者留下的口信。（3）轉(zhuǎn)電話(huà)。要注意：一是如果秘書(shū)本人能夠處理，不要把電話(huà)轉(zhuǎn)給別人；二是如果必須把電話(huà)轉(zhuǎn)給別人，要對(duì)打電話(huà)者說(shuō)明轉(zhuǎn)電話(huà)的原因；三是如果不知道應(yīng)該轉(zhuǎn)給誰(shuí)，便通知對(duì)方“等一會(huì)兒就有知情人給你打電話(huà)”。（4）領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室時(shí)秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)接電話(huà)。應(yīng)注意：一是當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者不在辦公室時(shí)，秘書(shū)要記下來(lái)電話(huà)的內(nèi)容，來(lái)電者的姓名、電話(huà)號(hào)碼，來(lái)電目的及其他信息；二是當(dāng)來(lái)電話(huà)者想留言時(shí)，秘書(shū)要逐字逐句地精準(zhǔn)記錄，若未聽(tīng)清或不甚理解，應(yīng)請(qǐng)對(duì)方重復(fù)一遍；三是如果不熟悉來(lái)電話(huà)者的姓名，要請(qǐng)對(duì)方拼寫(xiě)一遍，而且要確切地弄清口信留給誰(shuí)；四是電話(huà)記錄最后一行下邊要簽上記錄記錄者姓名縮寫(xiě)；五是電話(huà)記錄應(yīng)話(huà)在領(lǐng)導(dǎo)的辦公桌上。（5）打電話(huà)者的秘書(shū)撥通電話(huà)要求領(lǐng)導(dǎo)通話(huà)，應(yīng)注意：一是以禮相待：“謝謝，請(qǐng)等一會(huì)兒”；二是通知領(lǐng)導(dǎo)接電話(huà)；三是可能先讓領(lǐng)導(dǎo)與對(duì)方秘書(shū)通話(huà)，然后與對(duì)方通話(huà)，也可去掉對(duì)方秘書(shū)這一環(huán)節(jié)（如果對(duì)方愿意的話(huà)）。（6）領(lǐng)導(dǎo)在辦公室。為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話(huà)。應(yīng)注意：一是要準(zhǔn)確判斷是否傳電話(huà)會(huì)打擾領(lǐng)導(dǎo)；二是要極其機(jī)敏，以免激怒對(duì)方；三是要委婉地詢(xún)問(wèn)對(duì)方的姓名；四是對(duì)方若不愿說(shuō)姓名，秘書(shū)應(yīng)解釋領(lǐng)導(dǎo)不能接匿名電話(huà)，并建議對(duì)方寫(xiě)封信來(lái)；五是對(duì)直呼領(lǐng)導(dǎo)名字并告訴秘書(shū)要談的問(wèn)題時(shí)，秘書(shū)應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)商量，是將電話(huà)回避掉，還是立刻接通電話(huà)。（7）不必為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話(huà)的情況。要注意：一是當(dāng)一筆生意剛剛開(kāi)始時(shí)，許多經(jīng)理歡迎所有的電話(huà)，不愿將潛在的客戶(hù)拒之門(mén)外，秘書(shū)應(yīng)答并轉(zhuǎn)接電話(huà)就行了；二是秘書(shū)是否為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話(huà)，必須遵從領(lǐng)導(dǎo)的意愿，不能自作主張而違背領(lǐng)導(dǎo)的工作思路。（8）沒(méi)有要求特定聽(tīng)電話(huà)人的電話(huà)。應(yīng)注意：一是要問(wèn)清對(duì)方電話(huà)的性質(zhì)，以便將電話(huà)轉(zhuǎn)給適當(dāng)?shù)牟块T(mén)或個(gè)人；二是弄清來(lái)電話(huà)者要求后立即轉(zhuǎn)電話(huà)。（9）電話(huà)會(huì)議準(zhǔn)備。應(yīng)注意：一是告訴有關(guān)接線(xiàn)員參加會(huì)議斱姓名和電話(huà)號(hào)碼；二是通知參加會(huì)議者開(kāi)會(huì)通話(huà)的準(zhǔn)確時(shí)間；三是接線(xiàn)員接通全部線(xiàn)路后，立即按預(yù)定議程開(kāi)會(huì)，費(fèi)用從此時(shí)算起。（10）對(duì)方付費(fèi)的電話(huà)。應(yīng)注意：一是應(yīng)先對(duì)接線(xiàn)員說(shuō)明：“這是由對(duì)方付費(fèi)的電話(huà)，我是XXX公司的XXX先生”；二是如果第一對(duì)象不在，可與第二對(duì)象通話(huà)的話(huà)，應(yīng)在接線(xiàn)員接通電話(huà)就告訴他這個(gè)信息。如果知道通話(huà)人的另一個(gè)處所的電話(huà)號(hào)碼，也可事先告訴接線(xiàn)員。答：美國(guó)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)會(huì)議的種類(lèi)有：定期經(jīng)理會(huì)議、特別的經(jīng)理會(huì)議、年度股東（或代理人）會(huì)議、公司董事會(huì)議和其他會(huì)議和會(huì)談。各類(lèi)內(nèi)部業(yè)務(wù)會(huì)議請(qǐng)柬通知的制作要領(lǐng)如下：定期經(jīng)理會(huì)議：通知的內(nèi)容包括時(shí)間、地點(diǎn)、議題、主持人、提出議事事項(xiàng)人及所有與會(huì)姓名、職務(wù)等。特別的經(jīng)理會(huì)議：秘書(shū)要另寫(xiě)一份通知，說(shuō)明星期、日期、時(shí)間、地點(diǎn)和會(huì)議的議題及議程。年度股東（或代理人）會(huì)議：一是請(qǐng)柬或通知是正式的，必須符合規(guī)定的法律要求；二是由公司秘書(shū)打印發(fā)出；三是代理人聲明書(shū)按慣例在會(huì)前三、四個(gè)星期與年度會(huì)議通知一起寄出，股東者不能參加會(huì)議可填寫(xiě)并寄回委托書(shū)由代理人代其投票。復(fù)信卡及代表人委托書(shū)與通知書(shū)一并寄出。公司董事會(huì)議：一是私營(yíng)公司定期會(huì)議可以發(fā)書(shū)面通知，為了讓董事準(zhǔn)時(shí)參加，還是發(fā)通知為宜；二是秘書(shū)可用電話(huà)通知董事；三是在通知上要有董事名單，并要求標(biāo)明是否出席會(huì)議。其他會(huì)議和會(huì)談：一是機(jī)構(gòu)內(nèi)部會(huì)議的通知，一般在會(huì)前兩個(gè)星期就發(fā)下去；二是與會(huì)者甚多的會(huì)議通知要負(fù)責(zé)印制和復(fù)制；三是內(nèi)部會(huì)議或例會(huì)通知書(shū)可用專(zhuān)用通信紙張復(fù)制；四是會(huì)議通知中常要求被邀請(qǐng)者如不能參加應(yīng)給會(huì)議主席打電話(huà)說(shuō)明；五是秘書(shū)要定會(huì)議的重要性、規(guī)模，給有關(guān)人員送一份原件；六是要將星期、日期、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、與會(huì)都所帶特殊資料做出說(shuō)明；專(zhuān)題會(huì)、研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)等內(nèi)容特別會(huì)議要印制引人注目的請(qǐng)?zhí)?，版式新穎，要有精美的圖案和色彩。？答：美國(guó)秘書(shū)的財(cái)務(wù)輔助主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是財(cái)務(wù)記錄資產(chǎn)管理輔助；二是領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人工作的輔助；三是工資處理方面的輔助。下面逐項(xiàng)論述。財(cái)務(wù)記錄資產(chǎn)管理輔助。美國(guó)秘書(shū)都要受過(guò)財(cái)務(wù)管理方面的專(zhuān)門(mén)訓(xùn)練。規(guī)模小的公司一般由秘書(shū)處理財(cái)務(wù)記錄和資產(chǎn)管理方面的工作；規(guī)模大的公司雖有專(zhuān)門(mén)人員管理財(cái)務(wù)，但秘書(shū)仍承擔(dān)著一些財(cái)務(wù)輔助方面的任務(wù)。美國(guó)大公司一般由會(huì)計(jì)人員編制，但秘書(shū)必須利用財(cái)務(wù)報(bào)表，撰擬許多報(bào)告、編制有關(guān)反映公司整體狀況的表格和資料，除此，秘書(shū)還參與編制辦公預(yù)算。通過(guò)恰當(dāng)?shù)呢?cái)務(wù)記錄來(lái)控制辦公預(yù)算的有效執(zhí)行，是秘書(shū)的責(zé)任。如果一個(gè)項(xiàng)目基金不足，就有可能把其他項(xiàng)目的基金轉(zhuǎn)移到這個(gè)項(xiàng)目上來(lái)。因?yàn)榻?jīng)營(yíng)管理及辦公事務(wù)在不斷地變化，某個(gè)項(xiàng)目的需要減少，這個(gè)項(xiàng)目資金也就相應(yīng)減少，秘書(shū)可以根據(jù)定期編制的預(yù)算費(fèi)用報(bào)表了解是否可以允許增加辦公預(yù)算。秘書(shū)可以根據(jù)損益，在撰擬的報(bào)告中分析公司特定時(shí)期的凈利潤(rùn)率，并對(duì)不同年份、季度凈利潤(rùn)率進(jìn)行比較，或者對(duì)不同時(shí)期的費(fèi)用率進(jìn)行比較，或者對(duì)不同時(shí)期的收入進(jìn)行比較。通過(guò)比較分析，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，研究對(duì)策，改進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理措施?？傊镜呢?cái)務(wù)報(bào)表、債券和票據(jù)，都是公司財(cái)務(wù)營(yíng)運(yùn)中的重要因素，秘書(shū)悄僅要全面了解這一方面的情況，而且要參與這方面的管理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，特別在撰擬工作報(bào)告，組織特別會(huì)議和董事會(huì)議材料準(zhǔn)備時(shí)，均要對(duì)此方面的情況進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，全面系統(tǒng)精要地反映到有關(guān)文字材料中。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人工作的輔助，作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的助手，在伴隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)中，領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的差旅、交際及其他方面的往來(lái)，也往往由秘書(shū)負(fù)責(zé)辦理。工資處理方面的輔助。美國(guó)的公司經(jīng)理經(jīng)常處理工資事宜，秘書(shū)必須迅速提供恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)，因而必須了解工資法和工資處理程序。，應(yīng)注意哪些方面？答：秘書(shū)要與首長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)保持協(xié)調(diào)一致，主要要主意以下幾個(gè)方面﹕（1）明確工作目的。秘書(shū)必須明確各項(xiàng)工作的最終目的，要充分理解首長(zhǎng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的、中期的和近期的工作目的，根據(jù)目標(biāo)的重要性、時(shí)間性，確定日期，了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、其他機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)和有關(guān)方面完成相關(guān)任務(wù)的方法、措施